Modelo de Gestão da Informação para Aprendizagem Organizacional em Projetos Empresariais

Um modelo de gestao da informagao para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais Um modelo de gestao da informacao para aprendizagem organizacional em projetos empresariais Nabor Alves Monteiro Mestre em Ciéncia da Informagao pela PUC Campinas Docente da graduag4ao e da especializacao da Universidade Guarulhos Docente da graduacgao da Universidade Sao Francisco Orandi Mina Falsarella Doutor em Engenharia Mecanica pela UNICAMP Docente da graducdao de do Programa de Mestrado em Ciéncia da Informacao da PUC Campinas O objetivo deste trabalho foi apresentar um modelo de gestao da informacao de modo a se obter aprendizagem organizacional em projetos Tratase de um estudo teorico no qual procurouse enfatizar a interface entre a Ciéncia da Informacao com o campo de conhecimentos da Area de Administracao que trata de projetos A pesquisa conclui que uma adequada gestao da informacao na gestao de projetos pode favorecer a aprendizagem organizacional com conseqtiente formacao de uma substancial base de conhecimentos Palavraschave Gestao da informacao Gestdo de projetos Sistema de informacao Aprendizagem organizacional A model of information management on project management to organizational learning The objective of this study was is to propose a model of information management in such a way that it leads to an organizational learning in project management This research is a theoretical study that emphasizes the interface between the Information Science and the Administration field that deals with projects It has reached the conclusion that an adequate information Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 81 Um modelo de gestao da informagdao para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais management applied to project management may favor the organizational learning and consequently form a substantial knowledge base Keywords Information management Project management Information system Organizational learnin Recebido em 07122006 Aceito em 24042007 Consideracoes iniciais O ambiente vivido pelas empresas atualmente apresentase caracterizado por mudancas aceleradas Novas tecnologias surgem a cada dia a economia esta globalizada a concorréncia extremamente acirrada diversas exigéncias sdo geradas por normas e legislagdes e existe a preocupacao com o meio ambiente e com a responsabilidade social Este cenario de constantes e rapidas mutacdes representa para as empresas ameacas e oportunidades Com o objetivo de se adaptarem a este ambiente as empresas sao obrigadas a implementarem mudangas no seu processo de negocio E neste contexto que despontam os projetos pois a implantacdo de mudancas foge das atividades rotineiras de uma empresa Como a implementacao de mudancas nao faz parte da gestao da rotina surge a necessidade da gestao de projetos que por sua vez necessita de informacdes para ser gerido Além disso 0 projeto também produz informacdes com valor agregado E tanto as informacdes prospectadas quanto as informacdes produzidas se bem geridas podem levar a aprendizagem organizacional Assim a gestao da informacao desponta como um importante fator de competitividade nas empresas pois a empresa que aprende adquire maturidade e tem maior chance de sobrevivéncia num ambiente atribulado Esta pesquisa surgiu em funcao de uma lacuna existente na literatura que diz respeito a relacdo entre a gestdo de projetos e a Ciéncia da Informacao mais especificamente no tocante a gestao da informacao em projetos Tratase de uma pesquisa tedrica que tem como preocupacao o desenvolvimento de um modelo de gestao da informacao que possa ser aplicado na gestao de projetos O artigo faz uma breve descrigdo da gestao de projetos e da gestao da informacdao para em seguida fazer uma juncdao destas duas areas do conhecimento Os projetos empresariais Os projetos existem desde a antiguidade Se olharmos para grandes empreendimentos como a construcao das piramides do Egito o Exodo dos hebreus e as grandes navegacoes podemos observar que existiu uma gestao de projetos Apesar de remontar a antiguidade a gestao de Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 82 Um modelo de gestao da informagdao para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais projetos sO comecou a ser sistematizada no século XX com projetos como a construcdo da bomba atémica e 0 programa espacial norte americano Sao varias as definicdes de projetos Maximiano 1997 p 20 por exemplo define projetos como empreendimentos finitos que tém objetivos claramente definidos em funcao de um problema oportunidade ou interesse de uma pessoa ou de uma organizacao Para o PMI Project Management Institute PMIPMBOK 2004 p 1 projeto um esforco temporario para criar um produto servico ou resultado unico Em nosso entendimento consideramos projetos como um conjunto de atividades concentradas em torno de um objetivo comum gerado por uma demanda interna ou externa ou ambas a organizacdo que necessita de recursos especificos e que tem inicio e fim determinados Um projeto é uma estrutura provisoria dentro da organizacao ou seja para a realizacdo de um projeto 6 montada uma estrutura que sera extinta ao final do mesmo Nos projetos encontramos diversos componentes que passaremos a descrever a seguir Todo projeto possui uma série de atividades que devem ser desempenhadas de modo que os objetivos sejam atingidos Em funcgao dessas atividades os projetos requerem um cronograma e um controle Os projetos possuem um escopo que na definigao de Dinsmore e Silveira Neto 2005 p 42 referese a definicao das fronteiras entre determinadas tarefas atividades contratos atribuicdes responsabilidades e missdes Para seu funcionamento os projetos devem ter uma estrutura Organizacional que varia de acordo com o seu porte Dentro dessa estrutura existe a comunicacao Como qualquer empreendimento organizacional os projetos necessitam de recursos humanos financeiros e materiais Outro componente importante dos projetos é a qualidade Para Dinsmore e Silveira Neto 2005 p 141 os padrdes de qualidade sdo ditados pelos requisitos do projeto especificacdes e adequacdes ao uso Como parceiro constante em projetos encontramos o risco Valeriano 1998 p 63 conceitua risco em projetos como a possibilidade de ocorréncia de um resultado indesejavel como conseqiéncia de qualquer evento O resultado de todo projeto 6 um produto ou servico Todo projeto se caracteriza por ter objetivos definidos por nao ser repetitivo nado existem dois projetos iguais por ter um periodo limitado inicio e fim bem definidos e por ocasionar mudancas na organizacao Para atendimento dos objetivos uma equipe é designada e esta pode ser da propria organizacao ou de fora dela Uma caracteristica importante dos projetos diz respeito a incerteza quanto aos resultados 0 que representa um risco ao seu sucesso Moresi 2001a p 73 afirma que a incerteza ambiental 6 determinada pela complexidade e pela variagao do ambiente quanto mais complexo e dinamico for o ambiente maior sera o nivel de incerteza ambiental Sobre a incerteza em projetos Maximiano 1997 aponta que ela tem a ver com o grau de desconhecimento a respeito de seus resultados ou a forma de atingilos ou ambos Os projetos possuem um ciclo de vida que vai da sua concepcao até oO seu encerramento Os diversos autores dividem o ciclo de vida de um projeto de forma diferente dando nomes as fases Apenas para melhor compreensao deste texto apresentamos a classificacao feita por Dinsmore Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 83 Um modelo de gestao da informagdao para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais e Silveira Neto 2005 Para estes autores o ciclo de vida de um projeto compreende as seguintes fases e Fase de iniciagao concepcao Consiste na identificacao de necessidades estabelecimento de viabilidade busca de alternativas elaboracao de orgamentos e cronogramas iniciais nomeacao da equipe e preparacao da proposta e Fase de planejamento Envolve a realizacao de estudos e analises a programacao de recursos humanos materiais e financeiros o detalhamento do projeto e a preparacao do plano do projeto de modo a se obter a aprovacao para execucao do projeto em instancia superior e Fase de execucao monitoramento e controle E a fase do cumprimento das atividades planejadas Concomitantemente a execucao sao feitos o monitoramento e o controle das atividades programadas e as devidas correcgoes no curso do projeto e Fase de encerramento E quando o projeto vai chegando ao seu final e as atividades vao sendo concluidas Inclui o treinamento do pessoal operacional 0 comissionamento e a realocagao dos membros da equipe do projeto Quanto a gestao de projetos o PMI esclarece que se refere a aplicagdo de conhecimentos habilidades ferramentas e técnicas as atividades do projeto para atender aos seus requisitos PMIPMBOK 2004 p 8 Ressaltamos o carater estratégico dos projetos na atualidade pois é através deles que as organizacdes implementam as mudancas necessarias a sua sobrevivéncia Essas mudancas muitas vezes dizem respeito a busca de inovacodes tecnolégicas que sem um projeto bem gerido podem fracassar Gestao da informacao Com a finalidade de contextualizarmos nosso modelo faremos uma breve discussao sobre informacao e conhecimento Sem menosprezar outras definicdes damos énfase as definicdes voltadas para a gestdo Dessa forma comecamos citando Aldo Barreto 1994 que define informacgao como estruturas significantes com a competéncia de gerar conhecimento para o individuo e seu grupo O autor enfatiza que a informacao esta associada ao conceito de ordem e reducao da incerteza Esta afirmacao vem ao encontro da gestdao de projetos que tem como uma das caracteristicas a incerteza No contexto da gestao entendemos que informacgao é um insumo basico para a tomada de decisdo e reducao de incertezas Outro conceito importante é o de conhecimento McGarry 1999 p 4 afirma que a informacgdo é a matéria prima da qual se extrai o conhecimento Para Capurro 2003 o valor da informacdao sua mais valia Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 84 Um modelo de gestao da informagdao para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais com respeito ao mero conhecimento consiste precisamente da possibilidade pratica de aplicar um conhecimento a uma demanda concreta Um conceito atual é o de capital intelectual referindose ao conhecimento das pessoas nas empresas Rezende 2002 p 126 explica que sob esta optica a informacao passa a ser vista como um insumo gerador de conhecimento Garvin et a 1998 conceituam conhecimento organizacional como a capacidade de executar coletivamente as tarefas que as pessoas nao conseguem fazer atuando de forma isolada tarefas essas projetadas para criar valor para as partes interessadas na organizacao Nonaka e Takeuchi 1997 p 65 classificam o conhecimento em explicito e tacito O primeiro referese ao conhecimento transmissivel em linguagem formal e sistematica codificado O conhecimento tacito é o pessoal especifico ao contexto e assim dificil de ser formulado e comunicado Neste trabalho levamos em consideracao apenas o conhecimento explicito por entendermos que o conhecimento tacito permanece a servico da organizacdo apenas enquanto o individuo nela atua nao sendo portanto perene Na esteira destes conceitos surge a idéia de inteligéncia Para Moresi 2001c p 119 inteligéncia é entendida como a informacgao como oportunidade ou seja o conhecimento contextualmente relevante que permite atuar com vantagem no ambiente considerado Segundo Tarapanoff et a 2000 p 91 a premissa basica para se fazer inteligéncia agregar valor a informacao é estruturala de modo que a mesma possa ter um valor uma importancia contextual na organizacao Um outro lado importante da informacao nas organizacgoes é o monitoramento ambiental que um conceito que esta ligado a inteligncia Nas palavras de Tarapanoff et a 2000 p 91 a inteligéncia visa principalmente a imprimir um comportamento adaptativo a organizacao permitindo que estas mudem e adaptem os seus objetivos produtos e servigos em resposta a novas demandas do mercado e a mudanca no ambiente Uma das principais atividades no inicio de um projeto 6 a busca da informacao Esta busca tem origem numa necessidade informacional para tentar reduzir as incertezas quanto aos rumos do projeto Quanto a prospeccao Santos e Beraquet 2001 afirmam que no contexto da busca de informacoes consideradas estratégicas para um proposito destacase a necessidade de uma selecdo sistematica e otimizada das informacoes obtidas Na opiniao de Batista 2004 p 41 as informacodes devem apresentar algumas caracteristicas de qualidade oportunidade conteudo e qualidade Finalmente chegamos ao conceito de gestao da informacao Canongia et a 2001 explicam que a informacao necessita ser gerenciada da mesma forma que os recursos humanos e materiais de uma organizacao No entendimento de Davenport 2002 a gestao da informacao tratase de um conjunto estruturado de atividades que incluem o modo como as empresas obtém distribuem e usam a Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 85 Um modelo de gestao da informagdao para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais informacao e o conhecimento Cardoso e Pereira 2005 p 225 enfatizam que hoje a Gestao da Informacdo é uma arma estratégica para a competitividade global Em nosso ponto de vista gestao da informacao consiste num conjunto de atividades voltadas a informacgao como busca obtencao tratamento agregacao de valor armazenamento disponibilizacgao uso e retroalimentacdo Tratase portanto de um processo ciclico Assim podemos falar em um ciclo da gestao da informacao o qual parte de uma demanda por informacao que conduz a uma busca Por sua vez a busca gera uma obtencao informacao recuperada A informacao obtida ou 6 armazenada ou é tratada ou seja contextualizada e é agregado valor para em seguida ser armazenada Esta informacao tratada eou armazenada fica a disposicao para uso O uso produz novas informacdes ou gera necessidade de mais informacoes recomecando o ciclo Os projetos sao grandes consumidores e também grandes produtores de informacao Além disso apresentam um fluxo intenso de informacOoes durante sua vida Todo este potencial informativo precisa ser administrado em beneficio do projeto A gestao da informacao em projetos tem como funcgdes a prospeccao a selecao o tratamento a disponibilizacao a circulagao e oO armazenamento das informacoes necessarias a elaboracdo e ao desenvolvimento do projeto O foco principal da prospeccdo de informacdes esta no ambiente externo e interno de modo a prover os projetistas com informacoes de qualidade para que estes possam elaborar o projeto com o menor grau de incerteza possivel Estas informacdes devem estar disponiveis no tempo certo para as pessoas certas e com um custo compativel com o orcamento do projeto Como os projetos normalmente sao compostos por fases com caracteristicas prdprias a gestao da informacado deve acompanhar as particularidades de cada fase conforme a seguir 1 Na fase de concepcao a gestao da informacao tem como preocupacao primeira o levantamento das exigéncias informacionais Determinadas as necessidades partese para a prospeccao obtencao e disponibilizacao das informacdes no nivel estratégico Por ser um estudo preliminar essas informacoes sao gerais e nao especificas e tem como funcao fornecer subsidios para decisao quanto a um estudo mais aprofundado sobre a viabilidade ou nao do projeto Nesta fase oO uso que se faz da informacdo é relativo ao estudo de viabilidade do projeto 2 No planejamento do projeto a gestao da informacao deve prover os projetistas de informacdes mais aprofundadas sobre os ambientes externo e interno de modo que se possa delinear a execucao do projeto Esta profundidade deve ser adequada as necessidades do projeto obedecendo aos seguintes parametros e de custo que deve estar em acordo com o orgamento do projeto Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 86 Um modelo de gestao da informagdao para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais e de qualidade confiavel e adequada ao fim a que se destina e detempo este parametro tem dois aspectos O primeiro diz respeito ao fornecimento da informagao no momento em que dela se necessite e o segundo é relacionado com oO prazo de validade da informacao que pode afetar sua qualidade As informacdes prospectadas devem ser distribuidas a equipe responsavel pelo planejamento do projeto O uso das informacoes desta fase se refere ao como quando e por quem as atividades do projeto serao desempenhadas 3 Na fase de implementacao a gestao da informacao pode participar em duas frentes e No monitoramento ambiental de modo a detectar mudancgas no ambiente que possam afetar o desempenho do projeto Consiste na busca de informacgdes externas a organizacao e disponibilizacao aos tomadores de decisao e No controle das atividades que estao sendo desenvolvidas Referese a reuniao de informac6Oes sobre o andamento do projeto e que deverdo estar disponiveis para a equipe O uso da informacado na fase de implementacao diz respeito a decisOes sobre correcdes no curso do projeto e em casos extremos decisao sobre a continuidade ou nao do projeto 4 No encerramento do projeto a gestao da informacao também deve atuar em duas frentes e Na reuniao e consolidacdo das informacdes produzidas ao longo do projeto e Na transferéncia de informac6es aos clientes referentes ao produto do projeto A informacao usada nesta fase se refere a finalizacao das tarefas do projeto Vale ressaltar que a gestao da informacao deve atuar na catalogacado e no armazenamento das informacdes obtidas em funcao do projeto Outro destaque a ser dado nesta questao é a importante participacao dos sistemas de informacao eletrénicos Sao varios os sistemas de informacdo usados em projetos Entre eles temos o SIG Sistema de Informacdes Gerenciais que tem como fungado o apoio as atividades funcionais e aos administradores Outro sistema que aparece nos projetos é o Sistema de Informacdao Empresarial também conhecido como Business Intelligence que segundo Batista 2004 p 121 Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 87 Um modelo de gestao da informagdao para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais Tratase de um conjunto de ferramentas e aplicativos que oferece aos tomadores de decisao possibilidades de organizar analisar distribuir e agir ajudando a organizacao a tomar decisdes melhores e mais dinamicas Temos o SAD Sistema de Apoio a Decisdo que apdia a tomada de decisao pelos administradores e analistas o SPT Sistema de Processamento de Transacao que fornece suporte as atividades repetitivas vitais e ao pessoal administrativo e o Sistema de Workflow que serve para automatizar tarefas de processamento de informacao Este sistema fornece ao usuario recursos de rastreamento distribuicdo visualizacgao de documentos entre outros Também usado em projetos temos o SAG Sistema de Apoio a Grupos que apdia o pessoal que trabalha em equipe E finalmente o Sistema de Conhecimento KMS Knowledge Management System que segundo Rezende e Abreu 2006 p 313 é aquele que manipula ou gera conhecimentos estruturados com a finalidade de contribuir com os seres humanos com as organizacoes e com a sociedade Além desses ha ferramentas para gestado de projetos que fazem o acompanhamento e o controle das atividades do projeto Aprendizagem organizacional O dicionario Aurélio define aprender como sendo tomar conhecimento reter na memoria mediante o estudo a observacao ou a experiéncia Consta também que aprender é tornarse apto ou capaz de alguma coisa em conseqiéncia de estudo observacdo experiéncia adverténcia etc Para Moresi 2001c p 119 O aprendizado é a integracado de novas informacgdes em estruturas de conhecimento de modo a tornalas potencialmente utilizaveis em processos futuros de processamento e de elaboracao Para Silva et a 2002 p 131 informacao e conhecimento sao ativos indispensaveis para o processo de aprendizagem e inovacdo tecnoldgica Segundo Davenport 2002 p 194 a aprendizagem organizacional se da nao apenas pela obtencao da informacdo mas também por sua distribuigao a terceiros Em projetos empresariais a informacao precisa circular entre os membros da equipe tendo como conseqléncia a aprendizagem Na optica de Rabechini Jr e Carvalho 2003 p 3 no novo cenario competitivo delineado pelo novo milénio caracterizado pelo ritmo acelerado das mudancas tecnoldgicas e pela liberalizagao e volatilizacdo dos mercados globais as empresas sabem que para competir precisam aprender e gerar conhecimentos Garvin 1993 citado por Fleury e Fleury 1995 identifica cinco formas de aprendizagem Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 88 Um modelo de gestao da informagdo para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais 1 Resolucgado sistematica de problemas que contempla os diagnosticos elaborados através de métodos cientificos utilizacao de dados para a tomada de decisao e recursos de estatistica para organizar as informacoes e inferéncias 2 Experimentacao que se refere a procura sistematica e teste de conhecimentos novos pelo método cientifico Tem como motivacao a busca pela expansao de horizontes 3 Experiéncia passada com apoio da sistematica de revisdo e avaliagdo de situacdes de sucesso e fracasso da propria organizacao com a divulgacao dos resultados internamente 4 Circulagao de conhecimento pautada pela circulacdo rapida e eficiente de novas idéias na organizacao como um todo 5 Experiéncias realizadas por outras organizacdes o que é feito através da observacdo do que acontece em outras organizacoes Conforme afirma Choo 2003 p 232 a construcgao do conhecimento organizacional ocorre quando a organizacao resolve problemas cria novos produtos ou processos ou dissemina tecnologias e métodos para além de suas fronteiras Solucdo de problemas criagao de novos produtos e disseminacao de tecnologias e métodos sdo todos propositos de projetos Para Davenport 2002 p 194 a aprendizagem organizacional se da nao apenas pela obtencdo da informacdo mas também por sua distribuicao a terceiros Em projetos empresariais a informacao precisa circular entre os membros da equipe tendo como conseqléncia a aprendizagem De acordo com Kerzner 2002 p 18 os projetos reunem e vendem conhecimento ReUne as informac6des e as transforma em resultado isto 6 formaliza captura e faz a alavancagem deste conjunto para produzir um ativo de valor ainda maior Entendemos que a aprendizagem organizacional se refere a capacidade que uma organizacao tem de se apropriar do conhecimento que ela mesma busca e produz Somos de opiniado que existem dois tipos de aprendizado organizacional 1 O aprendizado rotineiro quando os conhecimentos sao acumulados empiricamente no diaadia e que sao transmitidos as pessoas e registrados em manuais de processos e procedimentos Ndo existe a intencionalidade da producao de conhecimento 2 O aprendizado inovador quando os conhecimentos sao produzidos através do método de Gestao do Conhecimento extracao do conhecimento dos membros da organizacao ou através de PD com um objetivo bem definido Neste caso fica clara a intencdo de producdo de conhecimento Por este prisma enxergamos todas as organizacdes como sendo Organizacdes que aprendem seja de uma forma empirica seja de uma forma originaria de uma busca sistematica Isto porque independente do porte da organizacao elas vivem num processo continuo de adaptacao ao ambiente se quiserem sobreviver eou prosperar Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 89 Um modelo de gestao da informagdo para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais A organizacao que utiliza metodologia de projetos obrigatoriamente precisa buscar informacOes que se bem aproveitadas ou seja se houver uma gestao adequada da informacao se reverterao em aprendizado O proprio projeto gera uma série de informacdes que podem se transformar em aprendizado Tudo isto favorece a elaboracao e a gestao de novos projetos Com a experiéncia advinda de diversos projetos administrados a organizacao vai adquirindo maturidade na area de projetos o que por sua vez retorna em seu proprio beneficio satisfazendo uma das funcdes dos projetos que é o de fornecer agilidade para a organizacao Dai decorre a importancia da gestao da informacao em projetos O ponto de partida de qualquer projeto é a informacdo A idéia de um projeto surge em funcao de um problema de uma ameaca ou oportunidade e a administracao da organizacao toma conhecimento de um dos trés através da informacao Esta informacdao além de ter qualidade também precisa ser muito bem interpretada A informacao da qual se origina um projeto pode ser interna quando analisa os pontos fortes fracos e problemas da organizacao ou externas quando sao detectadas ameacas eou oportunidades A falta de informacao inviabiliza qualquer projeto A informagdo um insumo utilizado em todas as fases de um projeto tanto em termos de coleta para elaboracdo como o monitoramento ambiental que deve acompanhar o projeto como um todo Moresi 2001b p 93 defende que o monitoramento ambiental a aquisicao de informacdes do ambiente externo deve estar presente no cotidiano das organizacgoes Em nosso ponto de vista acreditamos que no caso dos projetos esta maxima deve ser ainda mais enfatizada Ao longo de sua existéncia toda organizacdo tende a acumular conhecimentos pelo aprendizado organizacional seja ele de que tipo for Este acumulo vai se constituir na base de conhecimentos da organizacao que em nosso entendimento quer dizer um conjunto de conhecimentos adquiridos interna e externamente e registrados em um suporte que pode ser material ou virtual Nela ficam registradas as melhores praticas em termos dos sucessos obtidos e também os fracassos Os sucessos para serem imitados em novos projetos e os fracassos como um alerta a fim de evitar repeticdes Esta base de conhecimentos deve ficar disponivel para recuperacao e uso em momento oportuno Modelo conceitual de gestao da informacao em gestao de projetos Somos de opinidao de que para que ocorra a aprendizagem organizacional em projetos se faz necessaria a gestao da informacao Esta gestao deve seguir um modelo de modo que seja sistematizada De inicio vamos procurar entender o termo modelo que pode assumir diversas conceituacdes conforme o contexto Considerando o ambito desta pesquisa encontramos no Dicionario Aurélio que modelo pode ser 1 objeto a ser reproduzido por imitacao 2 representacao em pequena escala de algo que se pretende executar em grande 3 aquilo Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 90 Um modelo de gestao da informagdo para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais que serve de exemplo ou norma molde Para Saydao 2001 p 83 um modelo é uma criacao cultural um mentefato destinada a representar uma realidade ou alguns de seus aspectos a fim de tornalos descritiveis qualitativa e quantitativamente e algumas vezes observaveis O modelo conceitual proposto neste trabalho tem como funcao a reuniao do conhecimento acumulado sobre a gestao da informacdao e a gestao de projetos de modo que possa ser aplicado para conduzir ao aprendizado organizacional Em nossa pesquisa entendemos que modelo conceitual é a representacdo esquematica de uma estrutura a ser seguida a qual parte de demandas a serem satisfeitas para em seguida desencadear acdes de modo a se atingir determinados resultados incluindo nesta estrutura os fluxos necessarios Um modelo tem a virtude de fornecer uma macrovisao favorecendo o entendimento do todo Para descrevermos nosso modelo partimos do principio de que os projetos podem ser enfocados por uma visao sistmica na qual temos ENTRADA DE O PROJETO INFORMACAO com PROCESSAMENTO DA valor agregado INFORMACAO INFORMACAO CONHECIMENTO APRENDIZADO FIGURA 1 Visdo sistémica de projetos Fonte Dados da pesquisa Por esta visdo temos que os projetos consomem informacao mas também geram informacgdes com valor agregado que acabam por se transformar em conhecimento e aprendizado Este novo conhecimento gerado no projeto pode ser revertido em beneficio da organizacao que o empreendeu formando um circulo virtuoso de geracdo e aplicacdo de novos conhecimentos Os projetos buscam para uso informacdes externas além de informacgoes e conhecimentos internos da propria organizacao Por sua vez oO projeto é um produtor de informacdes com valor agregado e um gerador de conhecimento que pode beneficiar a organizacao se esta tirar proveito do aprendizado decorrente O monitoramento ambiental e as informacdes geradas na organizacao vao constituindo a base de conhecimentos organizacional Esta base serve para municiar a concepcao e o planejamento do projeto Durante a fase de implementacao as informacoes vao contribuindo para a formacao do produto do projeto Em decorréncia da experiéncia adquirida vai ocorrendo a formacdao de conhecimento que devera ser incorporado a base de conhecimentos da organizacdo No encerramento ocorre a entrega do produto com a conseqgiente transferéncia de informacoes ao cliente do projeto Apdos o encerramento é formada a memoria técnica do Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 91 Um modelo de gestao da informagdo para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais projeto com sua documentacdao As informacgdes e os conhecimentos adquiridos sao incorporados a base de conhecimentos o que vai agregar valor ao diaadia da organizacao A inteligéncia empresarial com o suporte de um sistema de informacao empresarial pode detectar a necessidade de realizacao de mudancas na organizacao Para a efetivacao destas mudancas sao necessarios projetos Por sua vez os projetos necessitam de informacdes para seu planejamento e para sua implementacao E ai que entra a gestao da informacao O papel da gestao da informacdo é fazer o monitoramento e também suprir a organizacdo com informacdes de qualidade e no momento oportuno A informacao bem gerida conduz naturalmente ao aprendizado organizacional desde que haja também a preocupacao com a formacao de uma base de conhecimentos da organizacao Neste processo a existéncia de projetos forca uma busca por informacdes e também uma espontanea geracao de informacdes com valor agregado que também devem ser incorporadas a base de conhecimentos A inteligéncia empresarial através do monitoramento ambiental municia a gestao da informacao com informaco6es atualizadas Por sua vez a gestao da informacdo também fornece informacdes para o monitoramento ambiental Fluxo semelhante existe entre a gestao da informacao e a gestao de projetos Os projetos necessitam de informacdes da gestao da informacado em seu inicio Conforme ocorre seu desenvolvimento o projeto também vai fornecendo informacdes com valor agregado a gestao da informacdo A gestao da informacdo e a gestao do projeto vao fornecer insumos para a aprendizagem organizacional Por Ultimo com a aprendizagem organizacional consolidada através da base de conhecimentos havera disponibilidade de conhecimentos para uso como por exemplo em novos projetos Finalmente levando em consideracdo tudo que foi exposto até este ponto podemos apresentar um modelo conceitual cujo ponto central é a gestao da informacao como ferramenta para tratamento e fornecimentodisponibilizagcao de informacdes antes durante e depois de um projeto O modelo proposto é composto por quatro elementos a a gestao da informacao b a gestao de projetos c o ambiente para a aprendizagem e d a aprendizagem organizacional O modelo proposto esta representado esquematicamente pela FIG 2 Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 92 Um modelo de gestdo da informagdo para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais GESTAO DA INFORMACAO NECESSIDADE DE INFORMACAO SIG AMS Sistema de Informacao em projetos Necessita informacgao Fornece informagao me a Obtengao de informagao Criagao de novos produtos conhecimentos registrados Disseminagao de tecnologias e ays métodos Disponibilizago de Distribuigdo de informacdes conhecimentos registrados Boas praticas FIGURA 2 Modelo de gestao da informacao em gestdao de projetos para aprendizagem organizacional Fonte Dados da pesquisa Na sequéncia faremos uma breve descricado do modelo Gestao da Informacao Tem o papel principal no atendimento das demandas por informacao em termos de busca e obtencao tratamento armazenamento e disponibilizacao A gestao da informacao compreende o ciclo da gestao da informacao com o suporte dos sistemas de informacao Ciclo da gestao da informacao Parte de uma necessidade informacional para percorrer a busca e obtencao tratamento armazenamento e disponibilizacgdo para uso e retorna para o armazenamento ou determina uma nova necessidade de informacao Esses itens sao descritos a seguir e Necessidade de informacao Assim que surge a idéia do projeto os projetistas se sentem num estado andmalo devido a insuficiéncia ou a inadequacao do conhecimento existente A partir dai dispara uma demanda por informac6des ao gestor da informacao na organizacao e Busca e obtencao Recebendo a demanda o gestor da informacao parte para busca nas diversas bases existentes Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 93 Um modelo de gestao da informagdo para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais procurando acessar os estoques de informacao sempre com a preocupacdo da confiabilidade das fontes Vale observar que as tecnologias de informacao e comunicacao agilizam a busca e a obtencdo das informacdes necessarias Um dos possiveis caminhos apos a obtencao pode ser 0 armazenamento e Tratamento Apds a obtencdo as informacdes precisam ser depuradas pois algumas delas nao serdo de utilidade Apds a depuracdo é dado o tratamento as informacdes selecionadas Este tratamento compreende a atribuicdo de significado interpretacao a contextualizacao e a agregacao de valor Tratada a informacao ela pode ser armazenada ou disponibilizada de imediato aos projetistas e Disponibilizacdo De posse das informacdes adequadas as necessidades dos projetistas o gestor da informacao as torna disponiveis para uso Vale ressaltar neste processo a necessidade de uma facil recuperacao da informacdo e Uso O uso das informacdes disponibilizadas da impulso ao projeto porém as informacdes usadas nao sao consumidas Por sua vez o uso da informacao pode conduzir a duas vertentes A primeira diz respeito a possibilidade de producdao de novas informacdes que devem ser incorporadas a base de conhecimentos da organizacao A segunda se refere ao aparecimento de novas necessidades de informacao dando assim reinicio ao processo Suporte dos sistemas de informacao Estes sistemas visam a dar apoio em termos de facilitar e otimizar a obtencao o tratamento o armazenamento recuperacaodisponibilizagao e o uso das informacoes Os principais sistemas informatizados em projetos sao sistema de informacao empresarial SIE sistema de apoio a decisdo SAD sistema de apoio a grupos SAG sistema de processamento de transacao SPT sistema de informacao gerencial SIG sistema de Workflow sistemas especificos para projetos e o sistema de conhecimento Gestao de Projetos Participa como um gerador de demanda por informagdes e também como um fornecedor de informacao enquanto se desenvolve As diversas etapas do projeto vao usando as informacoes disponibilizadas pelo gestor da informacado e também vao gerando novas informacoes Uteis que devem ser incorporadas a base de conhecimentos da organizacao Ambiente para aprendizagem Diz respeito ao conjunto de atividades que ocorrem nos projetos que conduzem a aprendizagem organizacional Estas atividades compreendem a obtencao de informacao a resolucao de problemas a criacado de novos produtos a transferéncia de tecnologias e métodos a visdo compartilhada as boas praticas e a distribuigdao de informacoes Aprendizagem organizacional Finalmente com esta série de atividades desempenhadas e as insercdes de informacoes chegase a formacao de um conjunto de conhecimentos registrados que vém se Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 94 Um modelo de gestao da informagdo para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais juntar ao cabedal existente na organizacado Todo este conjunto de conhecimentos registrados deve ficar a disposicdo da organizacado para uso em atividades rotineiras ou em novos projetos Importante destacar que a gestdo da informacdo é uma atividade complexa que deve ser desempenhada por um profissional da informacao em organizacoes de grande porte de modo a aliviar a carga ja extensa do gerente de projetos Consideracoes finais Ao refletir sobre o tema aqui abordado podemos deduzir algumas consideracoes Toda organizacado que pretende prosperar devera lancar mao de projetos Estes por sua vez nao podem prescindir de informacgdes bem geridas para que possam se tornar um sucesso Portanto a gestdao da informacgao um fator critico de sucesso na gestao de projetos Sem informacgao ou com informacoes mal geridas maior o risco inerente ao projeto As organizacdes precisam gerir informacdes de modo eficiente e eficaz ja que este 6 um insumo indispensavel a sua sobrevivéncia Assim precisam se preocupar com os processos de busca producao tratamento armazenamento e disseminacao das informacdes A informacao precisa fluir entre os membros da equipe do projeto e esta com os stakeholders Por envolver uma intensa atividade de busca reuniao interpretacao interagao com o ambiente e uso de informacdes o projeto gera um substancial aprendizado organizacional Toda organizacao aprende mas nem todas tiram proveito deste aprendizado Para um bom aproveitamento do aprendizado organizacional importante que a empresa adote processos de registros eficientes dos conhecimentos obtidos e dos produzidos Além disso estes conhecimentos devem ser disponibilizados para as pessoas certas no momento necessario Devido ao fato dos projetos se tratarem de empreendimentos destinados a alavancar as organizacdes reconhecemos a importancia estratégica das informacoes em projetos empresariais O modelo aqui descrito nado tem a pretensao de ser absoluto Muito pelo contrario ele carece de experimentacao e aperfeicoamento principalmente por se tratar de uma primeira abordagem desta natureza A existéncia deste modelo um primeiro passo na tentativa de possibilitar uma melhor gestao das informacgoes em projetos por proporcionar uma visao de conjunto Referéncias BARRETO A A A questao da informacao Sao Paulo em Perspectiva Sao Paulo v 8 n 4 1994 Disponivel em httpwwwe iasiorgcinforquestquesthtm Acesso em 15 maio 2005 BATISTA E O Sistemas de informacdo o uso consciente da tecnologia para o gerenciamento Sao Paulo Saraiva 2004 Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 95 Um modelo de gestao da informagdo para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais CANONGIA C et al Convergéncia da inteligéncia competitiva com construcao de visao de futuro proposta metodoldgica de sistema de informacao estratégica SIE DataGramaZero Revista da Ciéncia da Informacao Vv 2 n 3 jun 2001 Disponivel em httpwwwdatagramazeroorgbrjun01ArtO2htm Acesso em 30 mar 2006 CAPURRO R Epistemologia e Ciéncia da Informacgao In ENCONTRO NACIONAL DE PESQUISA EM CIENCIA DA INFORMACAO V 2003 Belo Horizonte Disponivel em httpwwwcapurrodeenancib phtm Acesso em 19 dez 2005 CARDOSO L H PEREIRA E C Teoria do caos e gestao da informacao uma integragao na complexidade dos negdcios e dos sistemas de informacao Transinformacao CampinasSP v 17 n 3 p 221233 setdez 2005 CHOO C W A organizacao do conhecimento como as organizagoes usam a informacao para criar significado construir conhecimento e tomar decisoes Sao Paulo Senac 2003 DAVENPORT T H Ecologia da informacdao Sao Paulo Futura 2002 FERREIRA A B H Dicionario Aurélio basico da lingua portuguesa Sao Paulo c1988 DINSMORE P C SILVEIRA NETO F H Gerenciamento de projeto e o fator humano conquistando resultados através das pessoas Rio de Janeiro Qualitymark 2005 FLEURY A FLEURY MTL Aprendizagem e inovacao organizacional as experiéncias de Japao Coréia e Brasil Sdo Paulo Atlas 1995 GARVIN DA Building a learning organization Harvard Business Review julaug 1993 apud FLEURY A FLEURY MTL Aprendizagem e inovacdo organizacional as experiéncias de Japdo Coréia e Brasil Sao Paulo Atlas 1995 GARVIN D A et a Aprender a aprender HSM Management julago 1998 Disponivel em httpwwwperspectivascombrp8htm Acesso em 20 set 2005 KERZNER H Gestao de projetos as melhores praticas Porto Alegre Bookman 2002 MAXIMIANO A C A Administracao de projetos transformando idéias em resultados Sao Paulo Atlas 1997 MCGARRY K O contexto dinamico da informacao Brasilia Briquet de Lemos 1999 MORESI E A D O contexto organizacional In TARAPANOFF K Inteligéncia organizacional e competitiva Brasilia Editora da UnB 2001a p 5991 Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 96 Um modelo de gestao da informagdo para aprendizagem Nabor Alves Monteiro Orandi Mina Falsarella organizacional em projetos empresariais MORESI E A D Monitoramento ambiental In TARAPANOFF K Inteligéncia organizacional e competitiva Brasilia Editora da UnB 2001b p 93109 MORESI E A D Gestao da informacao e do conhecimento In TARAPANOFF K Inteligéncia organizacional e competitiva Brasilia Editora da UnB 2001c p 111142 NONAKA I TAKEUCHI H Criaco de conhecimento na empresa Rio de Janeiro Campus 1997 PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMIPMBOK A guide to the project management body of knowledge Newtown Square PMI 2004 RABECHINI JR R CARVALHO M M Perfil das competéncias em equipes de projetos RAEeletrénica Sado Paulo v 2 n 1 janjun 2003 Disponivel em httpwwwraecombreletronicaindexcfmFuseActionArtigoID133 3SecaoOPERALOGIVoluma2Numero1Ano2003 Acesso em 06 abr 2006 REZENDE D A Tecnologia da informacaéo integrada a inteligéncia empresarial alinhamento estratégico e analise da pratica nas organizacdes Sao Paulo Atlas 2002 REZENDE D A ABREU A F Tecnologia da informacdao aplicada a sistemas de informacao empresariais Sado Paulo Atlas 2006 SANTOS R N M BERAQUET V S M Informacao estratégica 1 e empresa o discurso a prova dos fatos DataGramaZero Revista da Ciéncia da Informacaéo v 2 n 3 jun 2001 Disponivel em httpwwwdatagramazeroorgbrjun01ArtOihtm Acesso em 30 mar 2006 SAYAO L F Modelos teéricos em ciéncia da informaco abstracdo e método cientifico Revista Ciéncia da Informacao Brasilia v 30 n 1 p 8291 janabr 2001 SILVA J F FERREIRA M A T BORGES M E N Analise metodoldgica dos estudos de necessidades de informacao sobre setores industriais brasileiros proposicdes Ciéncia da Informacao Brasilia v 31 n 2 p 129141 2002 TARAPANOFF K et a Sociedade da informacao e inteligéncia em unidades de informacado Ciéncia da Informacéo Brasilia v 29 n 3 p 91100 setdez 2000 VALERIANO D L Geréncia em projetos pesquisa desenvolvimento e engenharia Sao Paulo Makron Books 1998 Perspectivas em Ciéncia da Informagao v 12 n 2 p8197 maioago 2007 97