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Planejamento Estratégico Um estudo de caso em uma microempresa do sul de Minas Gerais LARISSA FIRMINO MESSIAS Centro Universitário do Sul de Minas larissamessiasunisedubr SIDNEY VERGINIO DA SILVA Universidade Federal de Lavras sidsihotmailcom SHELDON WILLIAM SILVA Centro Universitário do Sul de Minas sheldonwilliamsilvagmailcom LUCIO GARCIA CALDEIRA Centro Universitário do Sul de Minas luciocaldeiraunisedubr Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 1 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO UM ESTUDO DE CASO EM UMA MICROEMPRESA DO SUL DE MINAS GERAIS Resumo Este trabalho descreve o planejamento estratégico em uma microempresa com base em um estudo de caso de uma sorveteria Houve a necessidade dessa análise e estruturação devido a empresa apresentar alguns problemas relacionados a atendimento e por não possui um planejamento a longo prazo Dessa forma foram criadas a estratégia coorporativa missão visão e valores realizadas análises estratégicas e a proposta de um plano de ação baseado nestas Vale ressaltar que independente do porte em que a empresa é classificada é necessário um planejamento estratégico e no caso das micro e pequenas empresas esse planejamento auxilia a administrar seus recursos traçar e deixar bem claro os objetivos e metas dos seus negócios O planejamento estratégico trouxe para a sorveteria diversas vantagens como um melhor direcionamento para seus negócios principalmente com a utilização de indicadores de desempenho para medir e projetar as metas a médio e longo prazo e implantação de algumas tarefas rotineiras para melhorar o atendimento gerando assim satisfação do cliente e crescimento da organização Palavraschave Planejamento Estratégico Micro e Pequena Empresa Análises Estratégicas Abstract This paper describes strategic planning in a microenterprise based on a case study of an ice cream shop This analysis and structuring was necessary due to the company presenting some problems related to the service and because it does not have a long term planning In this way the corporate strategy mission vision and values were created strategic analyzes were carried out and the proposal of an action plan based on these It is worth mentioning that regardless of the size of the company strategic planning is necessary and in the case of micro and small companies this planning helps to manage its resources to draw up and make clear the objectives and goals of its business The strategic planning brought to the ice cream shop several advantages such as better targeting its business mainly with the use of performance indicators to measure and design the goals in the medium and long term and implementation of some routine tasks to improve service thus generating Customer satisfaction and growth of the organization Keywords Strategic Planning Micro and Small Business Strategic Analyzes Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 2 1 Introdução Na década de 1970 surgem as primeiras ideias sobre o planejamento para que as empresas pudessem sobreviver em situações inesperadas Isso trouxe como resultado a necessidade de um novo processo administrativo tencionado a manter as organizações em uma boa posição dando assim origem ao planejamento estratégico O planejamento estratégico é o ato de analisar a organização como um todo para utilizar bem seus recursos e estabelecer ações que ajudem a alcançar seus objetivos e metas É muito utilizado na maioria das empresas porém em algumas principalmente micro e pequenas empresas é desconhecido ou considerado de difícil implantação As empresas de micro e pequeno porte respondem por 27 do PIB e 52 dos empregados com carteira assinada de acordo com estudo apontando pelo Sebrae 2014 Também é conhecido amplamente na literatura que a taxa de mortalidade destas empresas é grande dentre outros fatores devido principalmente à falta de planejamento Desta forma o presente trabalho apresenta um estudo de caso realizado em uma microempresa do setor comercial situada na cidade de Ilicínea sul do Estado de Minas Gerais Tal estudo trata de análises estratégicas estratégias coorporativas missão visão e valores da organização e propõe um plano de ação baseado nessas premissas O planejamento surgiu devido ao crescimento competitivo do mercado e após a empresa observar a necessidade de traçar suas metas e efetuar melhorias em seus processos O objetivo principal dessa pesquisa é demonstrar os procedimentos que a empresa utilizou para elaborar seu planejamento apresentando os problemas que levaram a traçar este plano e o que ela deseja para o futuro Também se espera que este trabalho sirva para complementar o campo de discussões sobre planejamento estratégico em micro e pequenas empresas servindo ainda de orientações a outras organizações do mesmo segmento que desejam ou precisam traçar um planejamento Este artigo apresenta após esta introdução uma revisão teórica sobre planejamento estratégico e micro e pequenas empresas Posteriormente apresentase a metodologia de pesquisa seguida da discussão do estudo de caso realizado para por fim apresentar as considerações finais e referências utilizadas 2 Planejamento Estratégico Oliveira 2010 entende a estratégia como um caminho ou ação formulada e adequada para alcançar preferencialmente de maneira diferenciada os desafios e objetivos estabelecidos no melhor posicionamento da empresa perante seu ambiente Tratase de um processo que busca melhorar as ações da organização de forma a atingir seus objetivos propostos Uygun Altin 2011 Greco Cricelli Grimaldi 2013 Os principais objetivos ao se elaborar um planejamento estratégico são Determinar o destino organizacional em termos de objetivos a longo prazo planos de ação e prioridades para alocação de recursos Estabelecer o domínio competitivo da organização Responder às oportunidades e ameaças externas e aos pontos fracos e fortes internos de modo a atingir vantagem competitiva Determinar tarefas gerenciais em níveis estratégicos táticos e operacionais Definir um padrão de decisões coerente unificado e integrado Desenvolver competências críticas para a organização Aplicar em recursos tangíveis e intangíveis para desenvolver capacitações que assegurem a vantagem competitiva de organização Hax Majluf 1996 Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 3 Uma etapa importante no estabelecimento de diretrizes de qualquer empresa é a elaboração de uma missão organizacional que reflita os resultados da análise do ambiente A missão organizacional é uma proposta da razão pela qual a organização existe Em geral apresentam informações como os tipos de produto ou serviço que a empresa oferece quem são seus clientes e que valores importantes possuem Certo et al 2005 p48 Visão é marcada como os limites que os proprietários e principais executivos da empresa conseguem ver dentro de um período de tempo mais longo e uma abordagem mais ampla Oliveira 2010 Já os valores são os ideais de atitude procedimentos e resoluções que devem estar presentes nos colaboradores e nas relações da empresa com seus clientes fornecedores e parceiros conforme Nakagawa 2012 Para criar todo o planejamento estratégico são necessárias algumas análises estratégicas que serão apresentadas nos próximos tópicos 21 Análises estratégicas De acordo com Marques e Carvalho 2008 na análise da organização podese aplicar o modelo de 5 forças de Porter É sempre importante analisar a vantagem competitiva para a organização dentro do seu escopo de negócios e como estas são geradas a partir dos recursos e capacitações da organização Uma análise ambiental é de suma importância pois fornece sabedoria dos tipos de serviços para o mesmo mercado A aplicação e o uso do modelo das 5 forças de Porter permitem o reconhecimento e análise em 5 esferas clientes fornecedores novos entrantes produtos substitutos e concorrentes Algo a ser aplicado também dentro das organizações é a ferramenta administrativa 5W2H que segundo Seleme e Stadler 2012 p 42 A ferramenta 5 Ws e 2 Hs traduz a utilização de perguntas elaboradas na língua inglesa que se iniciam com as letras W e H no qual também se encontra o significado de cada uma delas As perguntas têm como objetivo gerar respostas que esclareçam o problema a ser resolvido ou que organizem as ideias na resolução de problemas O detalhamento do 5W2H pode ser visto no Quadro 1 Pergunta Significado Pergunta Instigadora Direcionador What O quê O que deve ser feito O objeto Who Quem Quem é o responsável O sujeito Where Onde Onde deve ser feito O local When Quando Quando deve ser feito O tempo Why Por quê Por que é necessário fazer A razãomotivo How Como Como será feito O método How much Quanto custa Quanto vai custar O valor Quadro 1 5W2H Fonte Seleme e Stadler 2012 p42 Além da ferramenta 5W2H que ajuda a organização a aplicar os objetivos é interessante também analisar os ambientes internos e externos da organização conforme será demonstrado na análise SWOT Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 4 22 Análise SWOT A análise SWOT strengths weaknesses opportunities e threat que significam respectivamente forças fraquezas oportunidades e ameaças se trata de uma ferramenta estrutural da administração que possui como principal finalidade analisar os ambientes internos e externos criando estratégias de negócios para a empresa com o objetivo de aprimorar seu desempenho no mercado conclui Oliveira 2010 Também de acordo com Paula 2015 análise SWOT é uma das ferramentas mais fáceis e ao mesmo tempo úteis que uma empresa tem as suas ordens para compreender o ambiente em que está introduzida e criar a base de informações necessárias para preparar e planejar seu futuro Segundo Seleme 2012 p 50 as possibilidades permitidas através da análise SWOT são imensas e essenciais Ela deve ser usada por qualquer empresa que deseja se tornar competitiva no mercado em que atua A matriz consegue produzir uma capacidade clara e transparente de visualização externa e interna da organização possibilitando ao seu gestor maximizar suas atividades de forma que consiga tirar proveito das oportunidades e ao mesmo tempo se proteger das ameaças que possam surgir Após feita a análise SWOT e identificar seus pontos fortes e fracos é necessário definir estratégias e medir o desempenho das mesmas sendo assim um método para criar e gerenciar indicadores estratégicos é utilizar o Balanced Scorecard que será apresentado a seguir 23 Balanced Scorecard O BSC Balanced Scorecard é uma metodologia voltada à gestão estratégica das organizações Para Kaplan e Norton 1994 o propósito com a construção do Balanced Scorecard era ter um conjunto de medidas de desempenho que monitorasse a capacitação e a conquista de ativos intangíveis necessários para o crescimento O BSC não é um conjunto de indicadores específicos para algumas áreas da empresa As medidas de desempenho devem ser desenhadas a partir de uma concepção geral da estratégia da empresa e não das necessidades específicas de cada área No entanto o BSC considera as necessidades específicas de cada área se elas forem determinantes do desempenho da empresa no cumprimento da estratégia desenhada Bimbatti Toledo 2002 Assim um Balanced Scorecard construído adequadamente deve contar a história da estratégia da unidade do negócio Ele deve identificar e deixar explícita a seqüência de hipóteses sobre as relações de causa e efeito entre as medidas de resultado e os condutores da performance daqueles resultados Cada medida selecionada para um Balanced Scorecard deve ser um elemento em uma corrente de relações de causa e efeito que comunica o significado da estratégia da unidade do negócio para a organização Kaplan Norton 1994 p 31 Ao utilizar essa metodologia criase então os indicadores de desempenho sendo utilizados como metas estratégicas da organização Uma vez apresentadas algumas ferramentas de gestão estratégica passase à discussão no próximo tópico sobre a importância do planejamento estratégico dentro das micro e pequenas empresas Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 5 3 Planejamento estratégico em micro e pequenas empresas As micro e pequenas empresas dentro da economia de um país são de grande relevância principalmente no que se refere à produção de serviços e bens Garantem a geração de força de trabalho e riqueza à nação que as possui além de ajudar financeiramente as grandes indústrias nos dias atuais Teixeira et al 2015 Segundo Oliveira 1998 apud Teixeira et al 2014 as pequenas empresas em função das suas fraquezas próprias e dos modelos de negócio não devem atuar em várias frentes ao mesmo tempo pois devem assim analisar e direcionar estrategicamente suas ações para otimizar os recursos diversos investidos recursos financeiros tempo mão de obra entre outros Nas pequenas empresas na maioria dos casos se direciona a atenção para o atendimento a uma série de eventos que dizem respeito somente ao cotidiano pois além do aspecto multifuncional verificado entre os seus profissionais destacase ainda o fato do processo de gestão ficar a cargo dos sóciosproprietários SILVA 2007 p38 Para Santos 2004 apud Oliveira 2010 o estudo de metodologias disponíveis para que as empresas em especial as micro e pequenas empresas realizem o acompanhamento do ambiente para a constatação de tendências e se reorganizem são de grande importância para a busca do sucesso da organização sendo que o planejamento estratégico mostrase como a ferramenta mais acessível e eficaz para a micro e pequenas empresas capaz de preencher os requisitos do acompanhamento necessário As empresas possuem algumas particularidades que influenciam na atuação e demandam um processo diferenciado de gestão Estas particularidades se bem aproveitadas e administradas podem ser consideradas uma vantagem competitiva às empresas de pequeno porte Terence 2002 apud Oliveira 2010 As empresas devem fazer o monitoramento do planejamento estratégico para que não voltem a ser levadas ao cotidiano caracterizado pela urgência e pela realização de atividades que não dão sentido à sua existência e que ainda ameacem a sua permanência em um mercado altamente competitivo Ribeiro 2015 4 Metodologia de pesquisa Este trabalho foi estruturado como um estudo de caso que de acordo com Gil 2009 fundamentase no estudo amplo e completo de um ou mais elementos de forma que possibilite seu profundo e minucioso conhecimento No campo da ciência pode ser utilizado para diferentes propósitos tais como investigar acontecimentos da vida real que não estão evidentemente definidos relatar a situação do cenário em que está sendo feita determinada pesquisa ou esclarecer as diferenças do porquê de determinados acontecimentos em situações muito difíceis que não viabiliza a utilização de levantamentos e experimentos Gil2009 O estudo apresentado neste trabalho foi realizado entre os meses de maio a dezembro do ano de 2016 numa empresa que necessitava realinhar seus objetivos e traçar um planejamento estratégico O estudo se deu por meio de observação participante onde o pesquisador pode coletar dados e participar da implantação do planejamento estratégico da empresa A empresa estudada foi criada em julho de 2009 na cidade de Ilicínea Minas Gerais Inicialmente trabalhava com vendas de açaí e sorvete expresso Nesse mesmo ano surgiu a Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 6 oportunidade de terceirizar os sorvetes e a parceria com uma rede de milk Shakes para oferta de diversos sabores Em 2011 foi criada a linha de fabricação de sorvetes em massa e açaí e também a alteração do nome da loja e da fábrica A partir de então os produtos são próprios e com diversos tipos de sabores No decorrer dos anos houve demanda para outras lojas e em 2013 foi inaugurada a segunda unidade da empresa Em agosto de 2016 foi inaugurada em parceria com uma lanchonete a nova filial na cidade de Guapé que possui todos os produtos que são ofertados nas demais lojas Uma vez que a empresa passou a ter mais unidades foi necessário repensar como estava toda a estrutura e realizar um planejamento estratégico pois não havia nenhum na organização além disso é importante ter metas projetos e processos a fim de ter como medir o que se almeja para o futuro onde a organização está e aonde quer chegar ter um norte para alcançar os objetivos 5 Análise dos Resultados Toda organização independentemente do porte em que se encontra depende de um planejamento estratégico De acordo com Ribeiro 2015 o planejamento estratégico mais do que a busca de um plano formal é um rico processo de debates de chances de análise da realidade da empresa Para isso os primeiros passos para realizar o planejamento são a definição de missão visão e valores da empresa A partir dessa ideia discutese e analisase o cenário em que a empresa está as tendências objetivos a serem alcançados tipo de negócio abrangência e os recursos disponíveis Primeiramente foi definida a missão da organização estudada tendo como norte o que a empresa oferece a sua razão de ser Com isso o fundador estabeleceu como missão da empresa Propiciar um momento marcante ao saborear nossos produtos fazendo com que seja único e saboroso A missão foi decidida levando em conta o que a empresa já oferece e propõe aos seus clientes Foi definida posteriormente a visão em uma concepção para três anos qual é Até 2019 ser uma empresa reconhecida em distribuição de sorvetes na região em que atua e ter o reconhecimento obtido através de seus produtos buscar sempre a satisfação dos clientes e parceiros Tal visão levou em consideração os recursos que a empresa tem disponíveis e a sua situação de momento para que consiga alcançar o futuro desejado Por fim os valores os princípios da organização o que movem as atitudes de sua gente sendo definido Qualidade Inovação Satisfação Foi feito a análise estrutural das cinco forças competitivas a concorrentes trabalham diretamente com o mesmo produto açaí sorvetes e milk shakes porém todos tem espaço físico menor e não possuem fabricação própria b fornecedores empresas terceirizadas fornecedoras de produtos para produção têm fácil acesso em caso de urgência as formas de pagamento são variadas A depender da demanda dos produtos os prazos são maiores e a entrega é gratuita c produtos substitutos picolés milk shake sobremesas em geral d clientes exigência de diversos sabores novidades e descontos dependendo do tamanho da compra e novos entrantes as máquinas para fabricação de sorvetes conseguem ser facilmente adquiridas dessa forma pode haver futuramente novos entrantes no mercado na região em que atua Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 7 A partir das informações obtidas realizouse uma análise SWOT conforme Quadro 2 Forças Fraquezas Qualidade nos produtos Capacidade de inovação Conhecimento do próprio Negócio Parcerias Disponibilidade de crescimento Localização Quadro de funcionários reduzidos Falta de organização do tempo Demora na entrega dos produtos Equipe despreparada Oportunidades Ameaças Convênio com Escolas semana da criança Lançamento de novos sabores Distribuição em alguns pontos da cidade que não tenha Ex Campo de Futebol Fortalecimento da marca Concorrência rede de sorvete na cidade Clima temperatura Crises econômicas Quadro 2 Análise SWOT Fonte dados da pesquisa Depois de realizada a análise e ter o conhecimento dos pontos fracos foram traçadas as seguintes estratégias a O quadro de funcionários é reduzido observase que o produto mais pedido é o açaí e o mesmo é feito de acordo com os adicionais leite condensado frutas leite ninho chocolates solicitados pelos clientes o que requer mais pessoas na cozinha para fazer o produto Assim a proposta é inserir uma bancada que possua todos os adicionais necessários para montagem Isso dará opção aos clientes fazerem o seu próprio açaí reduzindo a demanda na cozinha e a sobrecarga nos funcionários b criação de um checklist de todos os itens utilizados diariamente nas lojas para que no inicio do dia façase a conferência de todos os produtos pois na falta de algum produto este pode ser solicitado com antecedência c para redução do tempo de entrega e para controle de ordem de chegada foi feito um levantamento das atividades realizadas durante o atendimento aos clientes Após esta análise foram elaborados fluxogramas descrevendo cada etapa das atividades de forma a estabelecer procedimentos padrão e melhorar o atendimento aos clientes A Figura 1 apresenta um dos fluxogramas elaborados Figura 1 Fluxograma de atendimento Fonte dados da pesquisa 2017 Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 8 Todo esse processo era feito manualmente e registrado em papeis muitas vezes se perdia o controle de ordem de chegada Houve então a necessidade de implantação de um sistema que gerenciasse esses pedidos dessa forma foi implantado o software onde o cliente solicita e efetua o pagamento no caixa recebe uma senha e é então chamado pelo painel a Realizar workshops mensais para alinhar a equipe de todos os processos a serem feitos demonstrações de novos produtos e ouvir sugestões e criticas b Estudo e implantação do Balanced Scorecard O quadro 3 apresenta as atividades a serem realizadas segundo o 5W2H What Why Where When Who How How much O que Por que Onde Quando Por quem Como Quanto vai custar Bancada Quadro de funcionários reduzidos e variedade Em todas lojas Dezembro Empresa terceirizada Fazendo as instalações nas lojas R 200000 Checklist Prevenção Em todas lojas Cada dois dias Gerente Fazer a listagem de tudo que se utiliza e checar R 000 Software Controle Atendimento nas lojas Novembro Larissa Implantação do mesmo R 20000 Workshops Treinamento Aos Funcionários das lojas Dezembro Empresas parceiras fornecedores Na segundafeira a cada dois meses R 000 BSC Desempenho Em todas lojas Janeiro Proprietário Gerente Com objetivos medir o desempenho R 000 Quadro 3 5W2H Fonte Dados da pesquisa A partir dessas ações estratégicas montouse um mapa estratégico BSC conforme figura 2 Figura 2 Mapa Estratégico Fonte dados da pesquisa 2017 Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 9 Por fim para medir o desempenho e alcançar as estratégias estabelecidas foram criados os indicadores de desempenho conforme apresentado no Quadro 4 Objetivo Indicador Periodicid ade Responsável Meta 2017 2018 2019 Verão Jan Fev Mar Ago Set Out Nov Dez Inverno Abr Mai Jun Jul Verão Jan Fev Mar Ago Set Out Nov Dez Inverno Abr Mai Jun Jul Verão Jan Fev Mar Ago Set Out Nov Dez Inver no Abr Mai Jun Jul Agilidade no atendimento Número de atendimento Todos os dias Gerente 150 70 200 90 220 100 Tempo de espera 3 min 2 min 2min 1 min 2 min 1 min Tempo gasto para montagem 4 min 4 min 35 min 35 min 3 min 3 min Interação com cliente Quantidade de papéis depositados na Caixa de Sugestões Semanal Gerente 40 30 50 45 70 55 Distribuição em outras localidades Quantas lojas foram distribuídos os produtos Semestral Proprietário 3 5 7 Aumento da produtividad e Volume de trabalho Anual Proprietário 20 35 50 Ofertas Trimestral 1 2 1 3 1 3 Colaborador satisfeito Questionário de clima organizacional Semestral Proprietário 70 80 95 Quadro 4 Indicadores de desempenho Fonte dados da pesquisa 2010 Com o quadro de indicadores apresentado é possível para a empresa medir suas tarefas e definir a partir dessas suas metas por período de médio e longo prazo a partir da visão proposta 6 Considerações finais Uma vez estruturado o planejamento estratégico há necessidade de se fazer alterações na forma de trabalho visando executar acompanhar e medir as atividades propostas No primeiro momento não é tão fácil pois a empresa pode não possuir nenhuma direção Após a elaboração da estratégia coorporativa missão visão e valores já ficam mais claros os seus objetivos e que elementos trabalhar para alcançar o que se almeja Destacase que o planejamento estratégico não é engessado fatores internos e externos influenciam e sempre exigirão alterações no mesmo e isso deve ser levado em conta por aqueles que fazem parte desse processo Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 10 A importância de analisar a organização não está apenas em seus processos mas também na sua concorrência no que pode ser de melhor entregue ao cliente quais os diferenciais que podem ser trabalhados e que oportunidades enxergar e aplicar No caso da empresa estudada após a implantação do programa e algumas tarefas simples que fazem a diferença no diaadia da organização como o checklist houve a diminuição da sobrecarga dos funcionários e agilidade no atendimento Com os indicadores apresentados foi possível medir o desempenho e através do mesmo estipular metas para serem alcançadas Contudo a organização de uma forma geral ainda precisa melhorar no aspecto da cultura empresarial e em como lidar com certas situações algo que com o passar do tempo será madurecido Por fim cabe ressaltar que todo planejamento estratégico não só deve ser implantado com envolvimento da gestão mas também acompanhado pois o sucesso se deve a isso Ainda há muitos aspectos que podem ser melhorados mas isso acontecerá através da experiência com a implantação do planejamento e apenas com esse acompanhamento que se poderá definir essas mudanças e efetuar melhorias Esperase que este estudo possa servir de apoio a outras micro e pequenas empresas de forma a compreenderem que o planejamento pode ser o diferencial para seu sucesso Para pesquisas futuras sugerese o relato da implantação concluída ou mesmo as dificuldades encontradas ao se estabelecer um planejamento em micro e pequenas empresas 7 Referências Certo S C Peter J P Steffen F D 1993 Administração estratégica planejamento e implantação da estratégia Gil A C 2002 Como elaborar projetos de pesquisa São Paulo 561 1617 Greco M Cricelli L Grimaldi M 2013 A strategic management framework of tangible and intangible assets European Management Journal 311 5566 Hax A C Majluf N S 1996 The strategy concept and process a pragmatic approach Vol 2 pp 360375 Upper Saddle River NJ Prentice Hall Kaplan R S Norton D P 1994 A estratégia em ação balanced scorecard Gulf Professional Publishing Marques G C Carvalho T C M 2007 Planejamento Estratégico para TI na USP Editora Livraria da Fisica Nakagawa M 2012 Ferramenta missão visão valores clássico Disponível em httpmovimentoempreendarevistapegnglobocomnewsferramentas201206missao visaoevalores069html Acesso em 09 de Agosto de 2017 Oliveira D D P R D 2010 Planejamento estratégico conceitos metodologias e práticas In Planejamento estratégico conceitos metodologias e práticas Atlas Paula G B de 2015 In Treasy Planejamento e Controladoria Matriz SWOT ou Matriz FOFA utilizando a Análise SWOT para conhecer as cartas do jogo e aumentar as chances de vitória de sua empresa Disponível em httpswwwtreasycombrblogmatrizswot analiseswotmatrizfofa Acesso em 05 mai 2017 Ribeiro I 2015 Planejamento Estratégico aplicado aos pequenos negócios Disponível em httpwwwsebraecombrsitesPortalSebraebisplanejamentoestrategicoaplicadoaos pequenosnegociosd2cb26ad18353410VgnVCM1000003b74010aRCRD Acesso em 01 de abr 2017 Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 11 Sebrae S B D A 2014 MICRO E PEQUENAS EMPRESAS Anuário do trabalho na micro e pequena empresa 3 Disponível em httpswwwsebraecombrSebraePortal20SebraeEstudos20e20PesquisasParticipaca o20das20micro20e20pequenas20empresaspdf Acesso em 20 mai 2017 Seleme R Stadler H 2008 Controle da qualidade as ferramentas essenciais Editora Ibpex Silva M L 2007 A importancia do planejamento estrategico para o desenvolvimento organizacional de pequenas e medias empresas Dissertação Mestrado em Comércio Exterior FAMES Santa Maria RS 2007 78p Teixeira C A C Dantas G G T Barreto C A 2015 A Importância do Planejamento Estratégico para as Pequenas Empresas Revista Eletrônica Científica da FAESB Ano 2v1 Uygun R Altın E 2011 Overview of Methodological Trends of the Last Decade in Strategic Management Research Procediasocial and Behavioral sciences 24 14751480

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sul do Estado de Minas Gerais Tal estudo trata de análises estratégicas estratégias coorporativas missão visão e valores da organização e propõe um plano de ação baseado nessas premissas O planejamento surgiu devido ao crescimento competitivo do mercado e após a empresa observar a necessidade de traçar suas metas e efetuar melhorias em seus processos O objetivo principal dessa pesquisa é demonstrar os procedimentos que a empresa utilizou para elaborar seu planejamento apresentando os problemas que levaram a traçar este plano e o que ela deseja para o futuro Também se espera que este trabalho sirva para complementar o campo de discussões sobre planejamento estratégico em micro e pequenas empresas servindo ainda de orientações a outras organizações do mesmo segmento que desejam ou precisam traçar um planejamento Este artigo apresenta após esta introdução uma revisão teórica sobre planejamento estratégico e micro e pequenas empresas Posteriormente apresentase a metodologia de pesquisa seguida da discussão do estudo de caso realizado para por fim apresentar as considerações finais e referências utilizadas 2 Planejamento Estratégico Oliveira 2010 entende a estratégia como um caminho ou ação formulada e adequada para alcançar preferencialmente de maneira diferenciada os desafios e objetivos estabelecidos no melhor posicionamento da empresa perante seu ambiente Tratase de um processo que busca melhorar as ações da organização de forma a atingir seus objetivos propostos Uygun Altin 2011 Greco Cricelli Grimaldi 2013 Os principais objetivos ao se elaborar um planejamento estratégico são Determinar o destino organizacional em termos de objetivos a longo prazo planos de ação e prioridades para alocação de recursos Estabelecer o domínio competitivo da organização Responder às oportunidades e ameaças externas e aos pontos fracos e fortes internos de modo a atingir vantagem competitiva Determinar tarefas gerenciais em níveis estratégicos táticos e operacionais Definir um padrão de decisões coerente unificado e integrado Desenvolver competências críticas para a organização Aplicar em recursos tangíveis e intangíveis para desenvolver capacitações que assegurem a vantagem competitiva de organização Hax Majluf 1996 Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 3 Uma etapa importante no estabelecimento de diretrizes de qualquer empresa é a elaboração de uma missão organizacional que reflita os resultados da análise do ambiente A missão organizacional é uma proposta da razão pela qual a organização existe Em geral apresentam informações como os tipos de produto ou serviço que a empresa oferece quem são seus clientes e que valores importantes possuem Certo et al 2005 p48 Visão é marcada como os limites que os proprietários e principais executivos da empresa conseguem ver dentro de um período de tempo mais longo e uma abordagem mais ampla Oliveira 2010 Já os valores são os ideais de atitude procedimentos e resoluções que devem estar presentes nos colaboradores e nas relações da empresa com seus clientes fornecedores e parceiros conforme Nakagawa 2012 Para criar todo o planejamento estratégico são necessárias algumas análises estratégicas que serão apresentadas nos próximos tópicos 21 Análises estratégicas De acordo com Marques e Carvalho 2008 na análise da organização podese aplicar o modelo de 5 forças de Porter É sempre importante analisar a vantagem competitiva para a organização dentro do seu escopo de negócios e como estas são geradas a partir dos recursos e capacitações da organização Uma análise ambiental é de suma importância pois fornece sabedoria dos tipos de serviços para o mesmo mercado A aplicação e o uso do modelo das 5 forças de Porter permitem o reconhecimento e análise em 5 esferas clientes fornecedores novos entrantes produtos substitutos e concorrentes Algo a ser aplicado também dentro das organizações é a ferramenta administrativa 5W2H que segundo Seleme e Stadler 2012 p 42 A ferramenta 5 Ws e 2 Hs traduz a utilização de perguntas elaboradas na língua inglesa que se iniciam com as letras W e H no qual também se encontra o significado de cada uma delas As perguntas têm como objetivo gerar respostas que esclareçam o problema a ser resolvido ou que organizem as ideias na resolução de problemas O detalhamento do 5W2H pode ser visto no Quadro 1 Pergunta Significado Pergunta Instigadora Direcionador What O quê O que deve ser feito O objeto Who Quem Quem é o responsável O sujeito Where Onde Onde deve ser feito O local When Quando Quando deve ser feito O tempo Why Por quê Por que é necessário fazer A razãomotivo How Como Como será feito O método How much Quanto custa Quanto vai custar O valor Quadro 1 5W2H Fonte Seleme e Stadler 2012 p42 Além da ferramenta 5W2H que ajuda a organização a aplicar os objetivos é interessante também analisar os ambientes internos e externos da organização conforme será demonstrado na análise SWOT Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 4 22 Análise SWOT A análise SWOT strengths weaknesses opportunities e threat que significam respectivamente forças fraquezas oportunidades e ameaças se trata de uma ferramenta estrutural da administração que possui como principal finalidade analisar os ambientes internos e externos criando estratégias de negócios para a empresa com o objetivo de aprimorar seu desempenho no mercado conclui Oliveira 2010 Também de acordo com Paula 2015 análise SWOT é uma das ferramentas mais fáceis e ao mesmo tempo úteis que uma empresa tem as suas ordens para compreender o ambiente em que está introduzida e criar a base de informações necessárias para preparar e planejar seu futuro Segundo Seleme 2012 p 50 as possibilidades permitidas através da análise SWOT são imensas e essenciais Ela deve ser usada por qualquer empresa que deseja se tornar competitiva no mercado em que atua A matriz consegue produzir uma capacidade clara e transparente de visualização externa e interna da organização possibilitando ao seu gestor maximizar suas atividades de forma que consiga tirar proveito das oportunidades e ao mesmo tempo se proteger das ameaças que possam surgir Após feita a análise SWOT e identificar seus pontos fortes e fracos é necessário definir estratégias e medir o desempenho das mesmas sendo assim um método para criar e gerenciar indicadores estratégicos é utilizar o Balanced Scorecard que será apresentado a seguir 23 Balanced Scorecard O BSC Balanced Scorecard é uma metodologia voltada à gestão estratégica das organizações Para Kaplan e Norton 1994 o propósito com a construção do Balanced Scorecard era ter um conjunto de medidas de desempenho que monitorasse a capacitação e a conquista de ativos intangíveis necessários para o crescimento O BSC não é um conjunto de indicadores específicos para algumas áreas da empresa As medidas de desempenho devem ser desenhadas a partir de uma concepção geral da estratégia da empresa e não das necessidades específicas de cada área No entanto o BSC considera as necessidades específicas de cada área se elas forem determinantes do desempenho da empresa no cumprimento da estratégia desenhada Bimbatti Toledo 2002 Assim um Balanced Scorecard construído adequadamente deve contar a história da estratégia da unidade do negócio Ele deve identificar e deixar explícita a seqüência de hipóteses sobre as relações de causa e efeito entre as medidas de resultado e os condutores da performance daqueles resultados Cada medida selecionada para um Balanced Scorecard deve ser um elemento em uma corrente de relações de causa e efeito que comunica o significado da estratégia da unidade do negócio para a organização Kaplan Norton 1994 p 31 Ao utilizar essa metodologia criase então os indicadores de desempenho sendo utilizados como metas estratégicas da organização Uma vez apresentadas algumas ferramentas de gestão estratégica passase à discussão no próximo tópico sobre a importância do planejamento estratégico dentro das micro e pequenas empresas Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 5 3 Planejamento estratégico em micro e pequenas empresas As micro e pequenas empresas dentro da economia de um país são de grande relevância principalmente no que se refere à produção de serviços e bens Garantem a geração de força de trabalho e riqueza à nação que as possui além de ajudar financeiramente as grandes indústrias nos dias atuais Teixeira et al 2015 Segundo Oliveira 1998 apud Teixeira et al 2014 as pequenas empresas em função das suas fraquezas próprias e dos modelos de negócio não devem atuar em várias frentes ao mesmo tempo pois devem assim analisar e direcionar estrategicamente suas ações para otimizar os recursos diversos investidos recursos financeiros tempo mão de obra entre outros Nas pequenas empresas na maioria dos casos se direciona a atenção para o atendimento a uma série de eventos que dizem respeito somente ao cotidiano pois além do aspecto multifuncional verificado entre os seus profissionais destacase ainda o fato do processo de gestão ficar a cargo dos sóciosproprietários SILVA 2007 p38 Para Santos 2004 apud Oliveira 2010 o estudo de metodologias disponíveis para que as empresas em especial as micro e pequenas empresas realizem o acompanhamento do ambiente para a constatação de tendências e se reorganizem são de grande importância para a busca do sucesso da organização sendo que o planejamento estratégico mostrase como a ferramenta mais acessível e eficaz para a micro e pequenas empresas capaz de preencher os requisitos do acompanhamento necessário As empresas possuem algumas particularidades que influenciam na atuação e demandam um processo diferenciado de gestão Estas particularidades se bem aproveitadas e administradas podem ser consideradas uma vantagem competitiva às empresas de pequeno porte Terence 2002 apud Oliveira 2010 As empresas devem fazer o monitoramento do planejamento estratégico para que não voltem a ser levadas ao cotidiano caracterizado pela urgência e pela realização de atividades que não dão sentido à sua existência e que ainda ameacem a sua permanência em um mercado altamente competitivo Ribeiro 2015 4 Metodologia de pesquisa Este trabalho foi estruturado como um estudo de caso que de acordo com Gil 2009 fundamentase no estudo amplo e completo de um ou mais elementos de forma que possibilite seu profundo e minucioso conhecimento No campo da ciência pode ser utilizado para diferentes propósitos tais como investigar acontecimentos da vida real que não estão evidentemente definidos relatar a situação do cenário em que está sendo feita determinada pesquisa ou esclarecer as diferenças do porquê de determinados acontecimentos em situações muito difíceis que não viabiliza a utilização de levantamentos e experimentos Gil2009 O estudo apresentado neste trabalho foi realizado entre os meses de maio a dezembro do ano de 2016 numa empresa que necessitava realinhar seus objetivos e traçar um planejamento estratégico O estudo se deu por meio de observação participante onde o pesquisador pode coletar dados e participar da implantação do planejamento estratégico da empresa A empresa estudada foi criada em julho de 2009 na cidade de Ilicínea Minas Gerais Inicialmente trabalhava com vendas de açaí e sorvete expresso Nesse mesmo ano surgiu a Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 6 oportunidade de terceirizar os sorvetes e a parceria com uma rede de milk Shakes para oferta de diversos sabores Em 2011 foi criada a linha de fabricação de sorvetes em massa e açaí e também a alteração do nome da loja e da fábrica A partir de então os produtos são próprios e com diversos tipos de sabores No decorrer dos anos houve demanda para outras lojas e em 2013 foi inaugurada a segunda unidade da empresa Em agosto de 2016 foi inaugurada em parceria com uma lanchonete a nova filial na cidade de Guapé que possui todos os produtos que são ofertados nas demais lojas Uma vez que a empresa passou a ter mais unidades foi necessário repensar como estava toda a estrutura e realizar um planejamento estratégico pois não havia nenhum na organização além disso é importante ter metas projetos e processos a fim de ter como medir o que se almeja para o futuro onde a organização está e aonde quer chegar ter um norte para alcançar os objetivos 5 Análise dos Resultados Toda organização independentemente do porte em que se encontra depende de um planejamento estratégico De acordo com Ribeiro 2015 o planejamento estratégico mais do que a busca de um plano formal é um rico processo de debates de chances de análise da realidade da empresa Para isso os primeiros passos para realizar o planejamento são a definição de missão visão e valores da empresa A partir dessa ideia discutese e analisase o cenário em que a empresa está as tendências objetivos a serem alcançados tipo de negócio abrangência e os recursos disponíveis Primeiramente foi definida a missão da organização estudada tendo como norte o que a empresa oferece a sua razão de ser Com isso o fundador estabeleceu como missão da empresa Propiciar um momento marcante ao saborear nossos produtos fazendo com que seja único e saboroso A missão foi decidida levando em conta o que a empresa já oferece e propõe aos seus clientes Foi definida posteriormente a visão em uma concepção para três anos qual é Até 2019 ser uma empresa reconhecida em distribuição de sorvetes na região em que atua e ter o reconhecimento obtido através de seus produtos buscar sempre a satisfação dos clientes e parceiros Tal visão levou em consideração os recursos que a empresa tem disponíveis e a sua situação de momento para que consiga alcançar o futuro desejado Por fim os valores os princípios da organização o que movem as atitudes de sua gente sendo definido Qualidade Inovação Satisfação Foi feito a análise estrutural das cinco forças competitivas a concorrentes trabalham diretamente com o mesmo produto açaí sorvetes e milk shakes porém todos tem espaço físico menor e não possuem fabricação própria b fornecedores empresas terceirizadas fornecedoras de produtos para produção têm fácil acesso em caso de urgência as formas de pagamento são variadas A depender da demanda dos produtos os prazos são maiores e a entrega é gratuita c produtos substitutos picolés milk shake sobremesas em geral d clientes exigência de diversos sabores novidades e descontos dependendo do tamanho da compra e novos entrantes as máquinas para fabricação de sorvetes conseguem ser facilmente adquiridas dessa forma pode haver futuramente novos entrantes no mercado na região em que atua Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 7 A partir das informações obtidas realizouse uma análise SWOT conforme Quadro 2 Forças Fraquezas Qualidade nos produtos Capacidade de inovação Conhecimento do próprio Negócio Parcerias Disponibilidade de crescimento Localização Quadro de funcionários reduzidos Falta de organização do tempo Demora na entrega dos produtos Equipe despreparada Oportunidades Ameaças Convênio com Escolas semana da criança Lançamento de novos sabores Distribuição em alguns pontos da cidade que não tenha Ex Campo de Futebol Fortalecimento da marca Concorrência rede de sorvete na cidade Clima temperatura Crises econômicas Quadro 2 Análise SWOT Fonte dados da pesquisa Depois de realizada a análise e ter o conhecimento dos pontos fracos foram traçadas as seguintes estratégias a O quadro de funcionários é reduzido observase que o produto mais pedido é o açaí e o mesmo é feito de acordo com os adicionais leite condensado frutas leite ninho chocolates solicitados pelos clientes o que requer mais pessoas na cozinha para fazer o produto Assim a proposta é inserir uma bancada que possua todos os adicionais necessários para montagem Isso dará opção aos clientes fazerem o seu próprio açaí reduzindo a demanda na cozinha e a sobrecarga nos funcionários b criação de um checklist de todos os itens utilizados diariamente nas lojas para que no inicio do dia façase a conferência de todos os produtos pois na falta de algum produto este pode ser solicitado com antecedência c para redução do tempo de entrega e para controle de ordem de chegada foi feito um levantamento das atividades realizadas durante o atendimento aos clientes Após esta análise foram elaborados fluxogramas descrevendo cada etapa das atividades de forma a estabelecer procedimentos padrão e melhorar o atendimento aos clientes A Figura 1 apresenta um dos fluxogramas elaborados Figura 1 Fluxograma de atendimento Fonte dados da pesquisa 2017 Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 8 Todo esse processo era feito manualmente e registrado em papeis muitas vezes se perdia o controle de ordem de chegada Houve então a necessidade de implantação de um sistema que gerenciasse esses pedidos dessa forma foi implantado o software onde o cliente solicita e efetua o pagamento no caixa recebe uma senha e é então chamado pelo painel a Realizar workshops mensais para alinhar a equipe de todos os processos a serem feitos demonstrações de novos produtos e ouvir sugestões e criticas b Estudo e implantação do Balanced Scorecard O quadro 3 apresenta as atividades a serem realizadas segundo o 5W2H What Why Where When Who How How much O que Por que Onde Quando Por quem Como Quanto vai custar Bancada Quadro de funcionários reduzidos e variedade Em todas lojas Dezembro Empresa terceirizada Fazendo as instalações nas lojas R 200000 Checklist Prevenção Em todas lojas Cada dois dias Gerente Fazer a listagem de tudo que se utiliza e checar R 000 Software Controle Atendimento nas lojas Novembro Larissa Implantação do mesmo R 20000 Workshops Treinamento Aos Funcionários das lojas Dezembro Empresas parceiras fornecedores Na segundafeira a cada dois meses R 000 BSC Desempenho Em todas lojas Janeiro Proprietário Gerente Com objetivos medir o desempenho R 000 Quadro 3 5W2H Fonte Dados da pesquisa A partir dessas ações estratégicas montouse um mapa estratégico BSC conforme figura 2 Figura 2 Mapa Estratégico Fonte dados da pesquisa 2017 Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 9 Por fim para medir o desempenho e alcançar as estratégias estabelecidas foram criados os indicadores de desempenho conforme apresentado no Quadro 4 Objetivo Indicador Periodicid ade Responsável Meta 2017 2018 2019 Verão Jan Fev Mar Ago Set Out Nov Dez Inverno Abr Mai Jun Jul Verão Jan Fev Mar Ago Set Out Nov Dez Inverno Abr Mai Jun Jul Verão Jan Fev Mar Ago Set Out Nov Dez Inver no Abr Mai Jun Jul Agilidade no atendimento Número de atendimento Todos os dias Gerente 150 70 200 90 220 100 Tempo de espera 3 min 2 min 2min 1 min 2 min 1 min Tempo gasto para montagem 4 min 4 min 35 min 35 min 3 min 3 min Interação com cliente Quantidade de papéis depositados na Caixa de Sugestões Semanal Gerente 40 30 50 45 70 55 Distribuição em outras localidades Quantas lojas foram distribuídos os produtos Semestral Proprietário 3 5 7 Aumento da produtividad e Volume de trabalho Anual Proprietário 20 35 50 Ofertas Trimestral 1 2 1 3 1 3 Colaborador satisfeito Questionário de clima organizacional Semestral Proprietário 70 80 95 Quadro 4 Indicadores de desempenho Fonte dados da pesquisa 2010 Com o quadro de indicadores apresentado é possível para a empresa medir suas tarefas e definir a partir dessas suas metas por período de médio e longo prazo a partir da visão proposta 6 Considerações finais Uma vez estruturado o planejamento estratégico há necessidade de se fazer alterações na forma de trabalho visando executar acompanhar e medir as atividades propostas No primeiro momento não é tão fácil pois a empresa pode não possuir nenhuma direção Após a elaboração da estratégia coorporativa missão visão e valores já ficam mais claros os seus objetivos e que elementos trabalhar para alcançar o que se almeja Destacase que o planejamento estratégico não é engessado fatores internos e externos influenciam e sempre exigirão alterações no mesmo e isso deve ser levado em conta por aqueles que fazem parte desse processo Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 10 A importância de analisar a organização não está apenas em seus processos mas também na sua concorrência no que pode ser de melhor entregue ao cliente quais os diferenciais que podem ser trabalhados e que oportunidades enxergar e aplicar No caso da empresa estudada após a implantação do programa e algumas tarefas simples que fazem a diferença no diaadia da organização como o checklist houve a diminuição da sobrecarga dos funcionários e agilidade no atendimento Com os indicadores apresentados foi possível medir o desempenho e através do mesmo estipular metas para serem alcançadas Contudo a organização de uma forma geral ainda precisa melhorar no aspecto da cultura empresarial e em como lidar com certas situações algo que com o passar do tempo será madurecido Por fim cabe ressaltar que todo planejamento estratégico não só deve ser implantado com envolvimento da gestão mas também acompanhado pois o sucesso se deve a isso Ainda há muitos aspectos que podem ser melhorados mas isso acontecerá através da experiência com a implantação do planejamento e apenas com esse acompanhamento que se poderá definir essas mudanças e efetuar melhorias Esperase que este estudo possa servir de apoio a outras micro e pequenas empresas de forma a compreenderem que o planejamento pode ser o diferencial para seu sucesso Para pesquisas futuras sugerese o relato da implantação concluída ou mesmo as dificuldades encontradas ao se estabelecer um planejamento em micro e pequenas empresas 7 Referências Certo S C Peter J P Steffen F D 1993 Administração estratégica planejamento e implantação da estratégia Gil A C 2002 Como elaborar projetos de pesquisa São Paulo 561 1617 Greco M Cricelli L Grimaldi M 2013 A strategic management framework of tangible and intangible assets European Management Journal 311 5566 Hax A C Majluf N S 1996 The strategy concept and process a pragmatic approach Vol 2 pp 360375 Upper Saddle River NJ Prentice Hall Kaplan R S Norton D P 1994 A estratégia em ação balanced scorecard Gulf Professional Publishing Marques G C Carvalho T C M 2007 Planejamento Estratégico para TI na USP Editora Livraria da Fisica Nakagawa M 2012 Ferramenta missão visão valores clássico Disponível em httpmovimentoempreendarevistapegnglobocomnewsferramentas201206missao visaoevalores069html Acesso em 09 de Agosto de 2017 Oliveira D D P R D 2010 Planejamento estratégico conceitos metodologias e práticas In Planejamento estratégico conceitos metodologias e práticas Atlas Paula G B de 2015 In Treasy Planejamento e Controladoria Matriz SWOT ou Matriz FOFA utilizando a Análise SWOT para conhecer as cartas do jogo e aumentar as chances de vitória de sua empresa Disponível em httpswwwtreasycombrblogmatrizswot analiseswotmatrizfofa Acesso em 05 mai 2017 Ribeiro I 2015 Planejamento Estratégico aplicado aos pequenos negócios Disponível em httpwwwsebraecombrsitesPortalSebraebisplanejamentoestrategicoaplicadoaos pequenosnegociosd2cb26ad18353410VgnVCM1000003b74010aRCRD Acesso em 01 de abr 2017 Anais do VI SINGEP São Paulo SP Brasil 13 e 14112017 11 Sebrae S B D A 2014 MICRO E PEQUENAS EMPRESAS Anuário do trabalho na micro e pequena empresa 3 Disponível em httpswwwsebraecombrSebraePortal20SebraeEstudos20e20PesquisasParticipaca o20das20micro20e20pequenas20empresaspdf Acesso em 20 mai 2017 Seleme R Stadler H 2008 Controle da qualidade as ferramentas essenciais Editora Ibpex Silva M L 2007 A importancia do planejamento estrategico para o desenvolvimento organizacional de pequenas e medias empresas Dissertação Mestrado em Comércio Exterior FAMES Santa Maria RS 2007 78p Teixeira C A C Dantas G G T Barreto C A 2015 A Importância do Planejamento Estratégico para as Pequenas Empresas Revista Eletrônica Científica da FAESB Ano 2v1 Uygun R Altın E 2011 Overview of Methodological Trends of the Last Decade in Strategic Management Research Procediasocial and Behavioral sciences 24 14751480

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