Fluxograma Administrativo Empresarial 3 Etapas

Imagine que você atua como Secretáriao Executivao na SECRETARIAT Consultoria Empresarial uma empresa de médio porte especializada em soluções estratégicas para gestão e inovação no setor de varejo e em função da expansão recente da empresa a diretoria decidiu documentar os fluxos de trabalho das principais atividades administrativas com o objetivo de melhorar a padronização identificar gargalos e facilitar o treinamento de novos colaboradores Esta atividade MAPA é sobre Preparação e Acompanhamento de Reuniões e está dividida em três etapas Leia atentamente as instruções a seguir e insira suas respostas no Formulário Padrão MAPA ETAPA 1 FLUXOGRAMA Nesta etapa a liderança solicitou que você elabore um Fluxograma detalhado de uma atividade administrativa executada rotineiramente pela equipe de secretariado executivo com base na administrativa executada rotineiramente pela equipe de secretariado executivo com base na sua experiência no cargo O objetivo é registrar o processo de forma visual clara e lógica para que qualquer colaborador possa compreendêlo e seguilo Você deverá elaborar um Fluxograma que represente as etapas do processo incluindo decisões responsáveis quando possível e resultados esperados Para isso você poderá utilizar ferramentas como Word PowerPoint Canva Lucidchart Google Drawings Atenção não é permitido fazer à mão e digitalizar você deve obrigatoriamente utilizar um meio digital para criar seu fluxograma ou fazer à mão e digitalizar com boa qualidade O SEU FLUXOGRAMA DEVERÁ CONTER OS SEGUINTES ELEMENTOS Título da atividade representada Início e fim bem definidos Etapas organizadas em sequência lógica Símbolos apropriados ex retângulos para processos losangos para decisões entre outros Setas que indicam o fluxo do processo ou o sentido de circulação de documentos Clareza visual e textual VEJA A SEGUIR UM MODELO DE FLUXOGRAMA E UMA LISTA DE SÍMBOLOS E SEUS RESPECTIVOS SIGNIFICADOS PARA A ELABORAÇÃO DE UM FLUXOGRAMA MODELO DE FLUXOGRAMA SÍMBOLOS DE FLUXOGRAMAS Nome tarefa Terminação Nome tarefa Sentido de Circulação de Doctos Nome tarefa Conector Nome tarefa Processo Nome tarefa Preparação Nome tarefa Documento Decisão clique na imagem para visualizar ELABORE O DOCUMENTO SOLICITADO CONSIDERANDO A SEGUINTE LISTA DE TAREFAS QUE REPRESENTAM CADA ETAPA DO SEU FLUXOGRAMA TÍTULO DA ATIVIDADE Início Receber solicitação de reunião interna ou externa Verificar disponibilidade dos participantes e da sala Reservar sala e equipamentos necessários Definir pauta da reunião com o solicitante Enviar convite com data horário local e pauta Confirmar presença dos participantes Preparar materiais de apoio documentos apresentações listas etc Verificar recursos técnicos no dia da reunião projetor café etc Acompanhar a realização da reunião e prestar suporte Redigir ata da reunião com registro dos encaminhamentos Enviar ata para os participantes Arquivar documentos e atualizações do processo Fim Encerrar processo Enviar ata para os participantes Arquivar documentos e atualizações do processo Fim Encerrar processo CUIDADOS A SEREM OBSERVADOS E QUE SERÃO UTILIZADOS COMO CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DO FLUXOGRAMA ENTREGUE Coerência do Processo o fluxo deve seguir uma sequência lógica e condizente com a realidade da atividade escolhida Uso adequado dos símbolos os elementos gráficos devem seguir o conjunto de símbolos apresentados na descrição da atividade Clareza e legibilidade o fluxograma deve ser visualmente compreensível e bem estruturado Detalhamento das etapas o processo é descrito com informações suficientes sem lacunas importantes Criatividade e apresentação apresentação visual deve ser atrativa e adequada ao contexto corporativo Para efetivar a entrega desta etapa seguindo aos padrões previamente estabelecidos para fins de avaliação você deverá ELABORAR um Fluxograma Administrativo detalhando cada processo ou etapa da atividade de Preparação e Acompanhamento de Reuniões observando cuidadosamente as informações descritas anteriormente ETAPA 2 ANÁLISE FUNCIONAL Como secretáriao executivao você desempenha um papel fundamental na gestão de reuniões A partir das etapas descritas na atividade identifique três boas práticas que contribuem para a eficácia das reuniões corporativas e explique como a atuação do profissional de secretariado pode impactar positivamente cada uma delas ETAPA 3 REFLEXÃO SOBRE O PAPEL DO SECRETARIADO O acompanhamento adequado de reuniões envolve não apenas a logística do evento mas também a ETAPA 3 REFLEXÃO SOBRE O PAPEL DO SECRETARIADO O acompanhamento adequado de reuniões envolve não apenas a logística do evento mas também a comunicação estratégica e a gestão da informação Diante disso explique por que a elaboração de atas e o arquivamento de documentos são responsabilidades essenciais do secretariado executivo e quais os riscos organizacionais podem surgir quando essas tarefas não são executadas corretamente ORIENTAÇÕES IMPORTANTES Assista ao vídeo de orientações da atividade Leia o material extra da disciplina e o considere como base de apoio para a elaboração da sua atividade Para te ajudar com a criatividade pesquise na Internet por modelos de Fluxogramas Administrativos para a realização e entrega da sua atividade Utilize o conjunto de símbolos apresentados no corpo descritivo desta atividade MAPA para a realização do seu Fluxograma Ao escolher a ferramenta ou técnica para a elaboração do Fluxograma Administrativo escolha aquela que possui maior conhecimento ou afinidade para facilitar a sua entrega e aumentar o nível de qualidade Realize a sua Atividade MAPA no Formulário Padrão que está disponível para download no Material da Disciplina Se certifique de que está encaminhando o arquivo correto no seu ambiente Studeo antes de Finalizar pois não haverá como editar eou enviar outro arquivo após a finalização SECRETARIAT Consultoria Empresarial FLUXO DE TRABALHO Preparação e Acompanhamento de Reuniões Elaborado por William Coutinho da Rocha Data 07112025 SECRETARIAT Consultoria Empresarial ETAPA 1 FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA ADMINISTRATIVO Preparação e Acompanhamento de Reuniões Inicio Receber solicitação Verificar disponibilidade e sala Definir pauta e equipamentos Enviar convite Confirmar presença dos participantes Preparar materiais de apoio Acompanhar reunião e prestar suporte Redigir ata da reunião Arquivar documentos e atualizações Fim Encerrar processo Presenças suficiente SECRETARIAT Consultoria empresarial SECRETARIAT Consultoria Empresarial Etapa 2 Análise funcional ANÁLISE FUNCIONAL SECRETARIAT Consultoria empresarial Planejamento e organização prévia da reunião 1 Boa prática Confirmar a disponibilidade dos participantes e da sala antes de enviar os convites Impacto Essa etapa previne conflitos de agenda garante a presença dos envolvidos e demonstra o cuidado do secretariado com a eficiência do tempo e dos recursos da empresa 2 Comunicação clara e confirmação de presença Boa prática Enviar convites formais e confirmar a presença dos participantes antes do evento Impacto A atuação do secretariado é fundamental para assegurar que todos recebam as informações corretas data horário local e pauta evitando falhas de comunicação e promovendo pontualidade e comprometimento 3 Registro e acompanhamento pósreunião Boa prática Redigir a ata da reunião e arquivar os documentos e atualizações Impacto Ao documentar as decisões e encaminhamentos o secretariado mantém a memória organizacional e permite o acompanhamento das ações definidas contribuindo para a transparência e a continuidade dos processos internos SECRETARIAT Consultoria Empresarial Etapa 3 REFLEXÃO SOBRE O PAPEL DO SECRETARIADO Quando essas atividades não são realizadas corretamente surgem diversos riscos organizacionais como Perda de informações importantes Falhas de comunicação entre equipes Retrabalho e atrasos em projetos Comprometimento da credibilidade institucional Dificuldade em acompanhar prazos e decisões anteriores REFLEXÃO ESTRATÉGICA O PAPEL DO SECRETARIADO SECRETARIAT Consultoria empresarial 3 Guardando memória conectando o futuro O acompanhamento de reuniões vai além da parte logística e operacional O secretariado executivo exerce um papel estratégico na comunicação e na gestão da informação garantindo que todo o processo seja conduzido de forma organizada transparente e eficiente A elaboração da ata é essencial porque registra de maneira formal e imparcial as decisões tomadas os compromissos assumidos e os responsáveis por cada ação Esse documento serve como referência para futuras consultas assegurando a continuidade dos projetos e evitando malentendidos Já o arquivamento de documentos preserva a memória institucional da organização Manter registros atualizados e acessíveis permite que a empresa tome decisões baseadas em informações seguras fortalecendo a confiabilidade e a agilidade dos processos administrativos Assim o secretariado executivo atua como o elo entre o planejamento e a execução assegurando que as informações fluam de forma eficiente e que cada reunião se transforme em resultados concretos para a organização CONCLUSÃO Aluno William coutinho da rocha Curso Tecnólogo em secretariado Instituição de ensino Unicesumar