Formulario Coleta de Dados

Imagine que você é Secretáriao Executivao na SECRETARIAT Consultoria Empresarial uma empresa de médio porte especializada em soluções estratégicas para gestão e inovação no setor de varejo e nos últimos meses a diretoria da SECRETARIAT percebeu a necessidade de otimizar a coleta de informações internas para tornar os processos mais ágeis organizados e acessíveis Durante uma reunião de alinhamento com a gerência ficou sob sua responsabilidade apresentar um modelo de formulário administrativo que atenda a uma demanda administrativa rotineira da empresa a ser utilizado frequentemente por funcionários de diferentes setores dentro da organização Neste sentido para fins desta Atividade de Estudo Substitutiva sua missão será PROPOR e DESCREVER um tipo de Formulário Administrativo que permita uma coleta de informações internas com clareza objetividade profissionalismo e que atenda as necessidades identificadas pela diretoria da SECRETARIAT Para isso você deverá apresentar os seguintes elementos em sua respostatexto Tipo de Formulário proposto Principais elementos que farão parte da Estrutura desse Formulário Fatores que justificam a necessidade de formulários administrativos Elaborado pelo Professor 2025 AGORA É COM VOCÊ ESTUDANTE Orientações importantes Assista ao vídeo de orientações da atividade Leia o material extra da disciplina e o considere como base de apoio para a elaboração da sua atividade Ao elaborar sua resposta observe as informações disponíveis na descrição desta atividade se certifique de que está atendendo a cada um dos elementos que irão compor seu relatório Ainda sobre o formulário Cury 2012 p 372 afirma que a sua estrutura deverá possuir características e campos apropriados destinado a receber preservar e transmitir informações cujos lançamentos são necessários para definir a natureza ou cobrir um fluxo de trabalho desde seu início até sua conclusão O formulário então constituise em um documento formal da organização e deve ser percebido como tal Assim o gestoradministrador deve ter essa consciência e preservar para que essa noção do uso e da necessidade dos formulários seja disseminada por toda a organização Nessa perspectiva cabe a ideia de Araújo 2011 de que o formulário tem como tarefa principal ser um veículo que transporta informações de maneira organizada dentro da empresa seja entre pessoas ou departamentos Para que compreendamos melhor a funcionalidade dos formulários no contexto organizacional vamos a alguns exemplos de formulários que podem ser criados Destaca Oliveira 2013 que o analista de OSM precisa considerar a utilização de formulários administrativos sempre que seja necessária a utilização de informações após o momento em que elas se tornam disponíveis ou seja após a situação ter sido finalizada Dessa forma os formulários auxiliam no armazenamento adequado e na preservação de informações sobre os processos organizacionais Vamos tratar agora de outra ferramenta utilizada na gestão dos processos organizacionais o fluxograma Outro ponto destacado por Cury 2012 p 371 é o fato de que quanto mais complexa a empresa tanto mais necessária a existência de métodos racionais de coleta analise processamento e disseminação de dados Assim e necessário que a criação ou racionalização dos formulários administrativos seja efetiva por um órgão eou profissional competente para tal tarefa já que é necessário verificar a sua necessidade informações realmente relevantes campos apropriados fluxo de utilização e outros aspectos que se mostrem importantes CURY 2012 Notamos então que os formulários administrativos auxiliam no gerenciamento avaliação e controle dos processos organizacionais de forma a oferecer subsídios para a tomada de decisão de gestoresadministradores Complementando as nossas discussões sobre o assunto Oliveira 2013 destaca que a necessidade dos formulários se justifica em decorrência dos seguintes fatores Importância de ter em mãos dados e informações certos e na hora certa para assim utilizálos rápida e corretamente Atendimento às exigências legais e governamentais Padronização nas comunicações Armazenamento de dados e informações Controlar o processo administrativo Tomar decisões das mais diversas ordens Formulários de identificação dos funcionários fichas cadastrais Formulários para solicitações diversas entre departamentos Formulários para solicitação de compra de matéria prima Formulários diversos utilizados pelo Departamento Pessoal DP como o de pedido de adiantamento de salário Outros que se mostrem necessários e adequados à realidade organizacional FORMULÁRIOS ADMINISTRATIVOS De acordo com Cury 2012 os formulários adquiriram importância devido ao crescimento das organizações Isso porque se mostram excelentes veículos de transmissão de informações além de serem indispensáveis para o planejamento a execução e o controle das atividades desenvolvidas na organização Em uma perspectiva de OSM os formulários têm como objetivo permitir que as informações sejam eficazmente tratadas devendo dessa forma o responsável por sua elaboração dar especial atenção para a sua elaboração processamento e controle Assim os formulários devem ser conceituados como documentos padronizados e estruturados de acordo com a sua finalidade específica para utilização em todas as unidades da empresa CURY 2012 A partir dessas concepções do autor notamos que o foco dos formulários administrativos está em padronizar e estruturar a descrição e a análise dos processos organizacionais Ressalto caroa alunoa que o intuito não está em engessar o processo ou tornalo mais dificultoso mas sim em profissionalizar o ambiente organizacional de maneira a reduzir ao máximo as falhas e assim otimizar os resultados