Contabilidade-básica Fácil-082a122-escrituração 5

Escrituração 1 CONCEITO Escrituração é uma técnica que consiste em registrar nos livros próprios (Diário, Razão, Caixa etc.) todos os fatos administrativos que ocorrem na empresa. O controle contábil das empresas começa com a escrituração dos eventos no livro Diário, completando-se, depois, nos demais livros de escrituração. É através dos fatos administrativos que ocorre a gestão do Patrimônio das empresas, e esses fatos são registrados por meio da escrituração. Mas, como escriturar esses acontecimentos? Vamos, inicialmente, estudar onde escriturar esses acontecimentos, para depois aprender como efetuar tais registros. 8 LIVROS UTILIZADOS NA ESCRITURAÇÃO Dos vários livros usados pelas empresas, vamos mencionar apenas os utilizados pela contabilização dos atos e fatos administrativos. Os principais livros utilizados pela Contabilidade são: • Livro Diário • Livro Razão • Livro Caixa • Livro Contas-Correntes 2.1. Livro Diário O Diário é um livro obrigatório pela legislação comercial. Por ser obrigatório, o Diário está sujeito às formalidades legais extrínsecas e intrínsecas. Cap. 5 — Escrituração 83 Formalidades extrínsecas (ou externas): o livro Diário deve ser encadernado com folhas numeradas em sequência, tipograficamente. Deve conter, ainda, os termos de abertura e de encerramento e ser submetido à autenticação do órgão competente do Registro do Comércio. Formalidades intrínsecas (ou internas): a escrituração do Diário deve ser completa, em idioma e moedas nacionais, em forma mercantil, com individuação e clareza, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transportes para as margens. Essas formalidades devem ser observadas para que o livro Diário mereça fé a favor do comerciante, pois, como a vida da empresa é registrada no livro Diário, toda e qualquer demonstração de situação empresarial, apresentada a qualquer momento, tem sua comprovação nesse livro, desde que o mesmo não contenha vícios (erros de escrituração) contrários às formalidades legais descritas. O livro Diário tradicional pode ser substituído por fichas (contínuas, em forma de sanfona, soltas ou avulsas). Porém, a adoção desse sistema não exclui a empresa da obediência aos requisitos intrínsecos, previstos na lei fiscal e comercial para o livro Diário. As empresas que utilizam fichas são obrigadas a adotar o livro próprio para inscrição das demonstrações financeiras. Visando ao aspecto didático do nosso curso, apresentaremos o livro Diário próprio para escrituração manual, atendendo melhor aos objetivos escolares. Porém, existem outros modelos, conforme é permitido pela própria legislação pertinente, que, na prática, se tornam mais convenientes pelas vantagens que oferecem. Veja o exemplo de uma folha do livro Diário que utilizaremos: Os Termos de Abertura e de Encerramento devem ser transcritos na primeira e na última página do livro Diário, respectivamente. Esses termos são colocados na época da abertura dos livros, conforme o seguinte modelo: 84 CONTABILIDADE BÁSICA FÁCIL TERMO DE ABERTURA (OU ENCERRAMENTO) Contém o presente livro___________________________(___) páginas, numeradas, seguidas e tipograficamente, de 1 (um) a ___. (______________________) e servirá de DIÁRIO nº _______________ à empresa _______________, estabelecida com o ramo _______________, na ______________________, / registrada na Junta Comercial do Estado de _______________, / sob o número _______________, por despacho de _________________ / e inscrita no Cadastro Geral de Contribuintes do Ministério da Fazenda sob o nº _____________. _______________, _____ de ______________________ de x1 Ass.: Proprietário ________________________________ Ass.: Contabilista — CRC nº ______________________ O Diário é o primeiro livro que deve ser escriturado; por isso, começamos por ele, passando, posteriormente, ao registro nos demais livros auxiliares. Para escriturar o Diário, partimos dos documentos que deram origem aos fatos. No nosso caso, para efeito didático, partiremos dos problemas formulados para escrituração. Veja para que servem as colunas do Diário: 1. Códigos das contas, segundo o Plano de Contas. 2. Número da folha do livro Razão onde foi lançada a conta. 3. Coluna reservada para a preposição a da conta credora. 4. Coluna reservada para o título das contas e para o histórico. 5. Coluna reservada para o dia em que ocorreu o fato. 6. 7. 8. Colunas destinadas aos valores, sendo: 6 para as parcelas discriminadas no histórico; 7 para o total de cada conta, quando o lançamento for de 2ª, 3ª ou 4ª fórmulas; 8 para o total do lançamento. 2.3. Livro Razão O Razão é um livro de grande utilidade para a Contabilidade porque registra o movimento de todas as contas. A escrituração do livro Razão passou a ser obrigatória a partir de 1991 (artigo 14 da Lei nº 8.218, de 29/8/91). Na Contabilidade moderna, o Razão é escriturado em fichas. Visando atender aos objetivos do nosso curso, podemos utilizar o seguinte tipo de livro Razão: x1 DÉBITO x1 CRÉDITO NOTA: O preenchimento deste livro será explicado no capítulo 6. 2.3. Livro Contas-Correntes O Contas-Correntes é o livro auxiliar do Razão. Serve para contro- lar as contas que representam Direitos e Obrigações para a empresa. Utilizaremos o seguinte modelo: DATA HISTÓRICO DÉBITO CRÉDITO D/C SALDO NOTA: O preenchimento deste livro será explicado no capítulo 6. 2.4. Livro Caixa O livro Caixa também é auxiliar. Nele são registrados todos os fatos administrativos que envolvam entradas e saídas de dinheiro. Também para atender ao aspecto didático do nosso curso, utilizaremos o seguinte modelo para controlar o movimento do Caixa: MOVIMENTO DO CAIXA Referente ao dia: ___ de __________ de x1. Nº ___ Conta Doc. Nº Nº HISTÓRICO Valor VALORES MOVIMENTOS Parcial ENTRADAS SAÍDAS DETALHES DO SALDO DINHEIRO CHEQUES VALES Total = . . . . . . . . Saldo Inicial Saldo Atual Assinaturas: Caixa _________ Supervisor _______ NOTA: O preenchimento deste livro será explicado no capítulo 6. EXERCÍCIOS 1 Complete: a. O Diário é um livro ___________________________ pela legislação ______________________________________ . b. O livro que registra o movimento de todas as contas chama-se __________________________ . c. No livro Caixa são registradas as operações que envolvem __________________________________________. d. O livro que controla os Direitos e as Obrigações chama-se _________________________________ . 2) Coloque E se a formalidade for extrínseca e I se for intrínseca: ( ) A escrituração será em idioma e moedas nacionais. ( ) O livro Diário deverá conter termos de abertura e de encerramento. ( ) O Diário será encadernado, com folhas numeradas em sequência, tipograficamente. ( ) A escrituração não poderá conter escritos nas entrelinhas. 3) Responda: a. Cite três livros utilizados pela Contabilidade: b. O que é o livro Diário e para que serve? c. Dos livros de escrituração utilizados pela Contabilidade, quais são os obrigatórios? d. O que são formalidades extrínsecas do livro Diário? Cite duas. f. Qual é o livro que permite um controle individualizado de todas as contas utilizadas pela Contabilidade? Agora que você já conhece os livros onde são registrados os fatos administrativos, vamos ver como efetuar os registros no livro Diário. 3 MÉTODO DE ESCRITURAÇÃO O método utilizado para a escrituração dos fatos administrativos é o método das partidas dobradas. Esse método, que é de uso universal e foi divulgado pelo frade franciscano Luca Pacioli, no século XV, consiste no seguinte: Não há devedor sem que haja credor e não há credor sem que haja devedor, sendo que a cada débito corresponde um crédito de igual valor. NOTA: Apareceram novamente as palavras devedor e credor (débito e crédito), e voltamos a alertá-lo: procure analisar com cuidado o que essas duas palavras representam para a Contabilidade, de acordo com o enfoque de nossas explicações, não confundindo com o significado da linguagem comum. Como aplicar, na prática, esse método das partidas dobradas? É o que veremos em seguida. 4 LANÇAMENTOS 4.1. Conceito Lançamento é o meio pelo qual se processa a escrituração. Os fatos administrativos são registrados através do lançamento, inicialmente no livro Diário, mediante documentos que comprovem a legitimidade da operação (Notas Fiscais, Recibos, Contratos etc.). 4.2. Elementos essenciais O lançamento, de acordo com o método das partidas dobradas, é feito em ordem cronológica (data), e os elementos que o compõem obedecem a uma determinada disposição. Vejamos, agora, como é que se faz um lançamento no livro Diário. Suponhamos o seguinte fato ocorrido na empresa: Compra à vista (em dinheiro) de uma máquina de escrever, marca Mantiqueira, conforme Nota Fiscal nº 8.931, da Maquinolândia Ltda., no valor de R$ 1.000. Observe que todo lançamento deve ter os seguintes elementos essenciais: • local e data da ocorrência do fato; • conta a ser debitada; • conta a ser creditada; • histórico; • valor. Para elaborar um lançamento, você deve seguir os seguintes passos: 1º) Verificar o local e a data da ocorrência do fato. No caso do nosso exemplo, considere a sua cidade e a data de hoje. 90 CONTABILIDADE BÁSICA FÁCIL 2º) Verificar que documento foi emitido na operação. Se não houver documento idôneo que comprove a ocorrência do fato, este não poderá ser contabilizado. No nosso exemplo, o documento emitido foi a Nota Fiscal nº 8.931. 3º) Todo fato administrativo, objeto de escrituração, envolve, no mínimo, dois elementos patrimoniais ou de resultado. Então, este passo consiste em identificar quais são esses elementos envolvidos na operação. Relendo o exemplo, notamos o seguinte: • compra à vista de uma máquina de escrever... 1º elemento: compra à vista; significa que movimentamos dinheiro. Logo, o 1º elemento é dinheiro. 2º elemento: uma máquina de escrever. Logo, o 2º elemento é máquina. 4º) Verificar no Plano de Contas que conta deveremos utilizar para registrar cada um dos elementos identificados no 3º passo. Temos: Dinheiro será registrado na conta Caixa. Máquina será registrada na conta Móveis e Utensílios. 5º) Preparar o histórico do problema. O histórico consiste em relatar o fato. Este relato deve conter apenas os dados necessários para o bom esclarecimento do evento. Nunca se deve esquecer de identificar a espécie e o número do documento comprobatório, a coisa transacionada, bem como o nome da empresa com quem se transaciona. Logo: Compra de uma máquina de escrever, marca Mantiqueira, conforme Nota Fiscal nº 8.931, da Maquinolândia Ltda. 6º) Identificar que conta será debitada e que conta será creditada. O que é conta a ser debitada e conta a ser creditada? Observe que todo fato que ocorre na empresa ocorre em forma de troca. Vamos tomar, por exemplo, a compra à vista da máquina de escrever em questão. A empresa recebe a máquina e dá em troca o dinheiro. Daí, podemos concluir, nesta fase de aprendizagem, que em todo evento ocorrido na empresa envolvendo elementos materiais existe pelo menos um elemento que entra para a empresa, podendo acarretar aumento nos elementos patrimoniais. E existe, também, pelo menos um elemento que sai em troca do que entrou, podendo acarretar diminuição entre os elementos patrimoniais. Sendo assim, todo fato administrativo objeto de contabilização pode aumentar e/ou diminuir os elementos do Ativo, do Passivo e do Patrimônio Líquido, conforme estudamos no capítulo 4 — Atos e fatos administrativos. Cap. 5 — Escrituração 91 Para identificar mais facilmente a conta a ser debitada e a conta a ser creditada, observe o quadro a seguir: QUADRO AUXILIAR DA ESCRITURAÇÃO I. Para elementos Patrimoniais: a. Toda vez que aumentar o Ativo, DEBITAR a respectiva conta. b. Toda vez que diminuir o Ativo, CREDITAR a respectiva conta. c. Toda vez que aumentar o Passivo, CREDITAR a respectiva conta. d. Toda vez que diminuir o Passivo, DEBITAR a respectiva conta. II. Para os elementos de Resultado: e. Toda vez que ocorrer uma Despesa, DEBITAR a respectiva conta. f. Toda vez que se realizar uma Receita, CREDITAR a respectiva conta. Veja, agora, esse mesmo quadro de maneira simplificada: QUADRO GERAL DO RACIOCÍNIO LÓGICO DE DÉBITO E CRÉDITO ATIVO | PASSIVO Aumento | Diminuição | Diminuição | Aumento Débito | Crédito | Débito | Crédito DESPESAS | RECEITAS Quando ocorrer Despesa | Estorno* ou encerramento de exercício | Estorno ou encerramento de exercício | Quando ocorrer Receita Débito | Crédito | Débito | Crédito NOTAS: • As Contas de Despesas só serão creditadas para estorno ou encerramento de exercício. • As Contas de Receitas só serão debitadas para estorno ou encerramento de exercício. Continuando o raciocínio do nosso primeiro exemplo de lançamento, vamos, agora, identificar a conta a ser debitada: é a conta Móveis e Utensílios, porque uma máquina está entrando para o Patrimônio da empresa. Sendo a máquina registrada em Conta do Ativo (Móveis e Utensílios), isso acarretará aumento do Ativo e a letra a do quadro auxiliar da escrituração diz: toda vez que aumentar o Ativo, DEBITAR a respectiva conta. E a respectiva conta que, no caso, está acarretando aumento no Ativo é a conta Móveis e Utensílios. * Estorno é uma correção de lançamento e será estudado no item 6 deste capítulo.