Introdução à Controladoria: Objetivos e Funções

Contabilidade e Controladoria Professora Kelly Teixeira Rodrigues Farias AULA 4 nt rod u a oO a Co nt ro a d oO ri a SOOOSOOOOOSSOOHOHSS OHHH HOS OOOH OHS SOSHSSS OOOH HOSSHSHSS OHHH HOHSOSHHSSSSSOOHOOOOOOOS 3 AULA Contabilidade e Controladoria AULA 4 Contabilidade e Controladoria 3 Introdução à Controladoria Na segunda parte do conteúdo da disciplina trataremos da Controladoria uma das especialidades da Contabilidade cujo objetivo central é municiar os gestores de informações para influenciar em suas decisões e garantir que a empresa possa atingir as metas de desempenho estabelecidas Valter Junior 2016 defende que a compreensão do papel da Controladoria de pende do entendimento da missão da empresa Segundo o autor A missão de uma entidade representa o que ela intenta desenvolver em um plano social estando vinculada ainda a fatores como o perfil de seus clientes pro dutos e serviços valores pessoais de seus diretores entre outros Tratase de um objetivo projetado e constante formando uma clara e compartilhada conduta or ganizacional VALTER JUNIOR 2016 p 19 O autor ainda complementa que o objetivo econômico da empresa não é a ob tenção de lucro e sim garantir a continuidade de seus negócios O lucro seria um indicador dessa continuidade mas deve ser analisado relativamente e não como um valor absoluto Contudo o lucro pode ser considerado um importante indicador de performan ce da empresa e por isso Valter Junior 2016 p 19 aponta que é função do setor de Controladoria a transmissão das diversas performances por processo setor ativi dade segmento de clientes e produto etc à corporação como um todo permitindo a identificação de eventuais problemas que possam interferir na continuidade da empresa Assim a Controladoria na visão do autor teria como meta a manuten ção de um Sistema de Informação Gerencial apropriado cujo objetivo é permitir a análise da performance e a comunicação de dados relevantes a toda corporação Neste ebook portanto estudaremos os objetivos da Controladoria enquanto ramo do conhecimento e enquanto unidade administrativa bem como seu prin cipal objeto de atuação comentaremos as funções da Controladoria e do Profis sional da Controladoria Controller os Princípios de Planejamento e Controle dos Resultados e por fim veremos uma introdução ao Planejamento do Resultado e à Elaboração de Orçamento para que possamos entender os próximos conteúdos AULA 4 Contabilidade e Controladoria 4 Objetivos da Controladoria Ramo Unidade Administrativa e Objeto Problema A maioria dos autores que tratam sobre Controladoria aponta que existem duas abordagens para definila A primeira trata a Controladoria sob o ponto de vista mais teórico como um ramo de conhecimento e a segunda com um entendi mento mais prático trataa como uma unidade administrativa Entendida como ramo de conhecimento a Controladoria é a provedora de ba ses teóricas e conceituais para possibilitar a implantação do Sistema de Informa ções Gerenciais Vários autores apontam algumas de suas principais caracterís ticas as quais nos ajudam a entender o que ela significa e qual é seu papel em prover informações relevantes aos gestores Almeida Parisi e Pereira 2007 p 344 destacam que a Controladoria neste pri meiro caso É responsável pelo estabelecimento de bases teóricas e conceituais necessá rias para a modelagem construção e manutenção do Sistema de Informações e Modelo de Gestão Econômica que supram adequadamente as necessidades in formativas dos gestores e os induzam durante o processo de gestão quando re queridos tomares decisões ótimas Assim como um modelo de gestão econômica a Controladoria tem algumas premissas básicas conforme destacam Almeida Parisi e Pereira 2007 p 344345 1 A empresa é constituída sobre o pressuposto da Continuidade 2 A empresa é um sistema em constante interação com seu ambiente tanto interno quanto externo 3 O resultado econômico confronto entre receitas e despesas que geram lu cro ou prejuízo é o melhor indicador da eficiência empresarial 4 O resultado econômico é a base para a tomada de decisão 5 O modelo de gestão é o que guia o conjunto de definições relativas ao pro cesso de gestão empresarial 6 As atividades empresariais são conduzidas de forma estruturada por um processo de gestão 7 As informações requeridas pelos gestores são suportadas por um sistema de informação AULA 4 Contabilidade e Controladoria 5 Dessa forma a Controladoria deverá analisar ou ajudar a definir segundo Al meida Parisi e Pereira 2007 p 345 1 Modelo de Gestão 2 Processo de Gestão 3 Modelo Organizacional 4 Modelo de Decisão 5 Modelo de Mensuração 6 Modelo de Identificação e Acumulação 7 Modelo de Informação Esses modelos e processos são considerados os objetos de estudo da Controla doria Como ramo de conhecimento a Controladoria é fundamentada por Teorias de Controle e Contábeis conforme destaca Valter Junior 2016 O autor afirma que as teorias contábeis são tratadas por Glautier e Underdown 2001 como oriundas das teorias da decisão da mensuração e da informação Valter Junior 2016 p 22 descreve então as teorias da decisão da mensuração e da informação da seguinte forma Teoria da decisão dedicase a entender como são tomadas as decisões visan do resolver impasses e garantir seu aspecto preditivo por meio de um sistema de decisão racional baseado em dados ou informações Teoria da mensuração analisa o problema da avaliação dos dados Teoria da informação objetiva levar a entidade a atingir suas metas por meio de um emprego eficaz de seus outros recursos Conceituando agora a Controladoria como Unidade Administrativa Valter Ju nior 2016 p 17 afirma que a controladoria deve ser implementada na entidade como um órgão administrativo abrangendo os campos contábil orçamentário financeiro e tributário Dessa forma segundo o autor a Controladoria pode im plementar e manter um SIG apropriado Então neste segundo caso de acordo com Almeida Parisi e Pereira 2007 p 345 a Controladoria é responsável pela coordenação e disseminação da Tecno logia de Gestão atuando como órgão aglutinador e direcionador de esforços dos demais gestores que conduzam à otimização do resultado global da organização AULA 4 Contabilidade e Controladoria 6 Exemplos Controladoria Geral da União CGU dos Estados e Municípios Departamentos Assessorias de Controladoria Órgão da Governança Corporativa Assim Almeida Parisi e Pereira 2007 p 346 destacam que estão sob sua res ponsabilidade as seguintes atividades 1 Desenvolvimento de condições para a realização da gestão econômica 2 Subsídio ao processo de gestão com informações em todas as fases 3 Gestão dos sistemas de informações econômicas de apoio às decisões 4 Apoio à consolidação avaliação e harmonização dos planos das áreas Objeto da Controladoria Para entender sobre sua missão e suas funções é importante conhecer o objeto da Controladoria que é a empresa a responsável pela criação de valor a seus agentes Valter Junior 2016 p 39 destaca duas definições que resumem o processo de criação de valor feito pelas empresas os quais são Criação de valor por meio de produtos mercadorias e serviços especializados e criação de valor superando o custo do financiamento de capital utilizado nesse processo Ainda segundo o autor o principal objetivo da gestão econômica é portanto elaborar modelos de decisão que possibilitem aos gestores das atividades inter nas da entidade apropriarse o máximo possível do valor agregado gerado pelos serviços e produtos VALTER JUNIOR 2016 p 39 Nesse processo há a otimização tanto das despesas quanto das receitas a fim de que gere um resultado agregado maior em relação ao desempenho passado Missão da Controladoria Logo a missão da Controladoria segundo Almeida Parisi e Pereira 2007 p 346 7 é assegurar a otimização do resultado econômico das organizações e se gundo Figueiredo e Caggiano 2008 p 10 é zelar pela continuidade da empre sa assegurando a otimização do resultado global AULA 4 Contabilidade e Controladoria 7 A controladoria não é responsável pelo comando do navio função do primeiro executivo ela é contudo simbolizada pelo navegador que deve cuidar dos mapas de navegação devendo assessorar e informar o comandante a respeito da velocidade localização e trajeto percorrido pelo barco alertando ainda sobre eventuais perigos como recifes e desvios de rota Sua função é portanto assegurar que a embarcação alcance seu destino em segurança Heckert e Willson 1963 apud Valter Junior 2016 p 25 Diante dessa missão Valter Junior 2016 p 17 afirma que a sobrevivência da em presa está diretamente relacionada à eficiência de sua Controladoria Padoveze 2012 apresenta graficamente a missão da Controladoria defendo que esta não deve ter um papel apenas de órgão assessor mas sim de uma área que congrega as informações e performances das demais áreas da empresa A Figura 1 a seguir indica a visão do autor Figura 1 Missão da Controladoria e as demais áreas da empresa Fonte Padoveze 2012 p 35 AULA 4 Contabilidade e Controladoria 8 Ao compreender tal missão e sua importância para a gestão empresarial moderna podemos entender com mais clareza as funções da Controladoria apresentadas no tópico a seguir Funções da Controladoria e do Profissional da Controladoria Controller No Quadro 1 é apresentado um resumo das funções da Controladoria apontadas por especialistas na área Funções da Controladoria Autor Ano Estabelecimento de sistema de informação abran gendo aspectos financeiros e contábeis vinculados aos indicadores operacionais Valter Junior 2016 p 17 Investigação do impacto das medidas de controle sobre a conduta dos funcionários diretamente liga dos aos sistemas Coordenação da geração e entrega das informações aos gestores buscando feedback constante Análise e interpretação da realidade econômica por meio de um centro de resultado performance geren cial ou divisão de responsabilidade Planejamento e monitoramento das estratégias a seguir realizando ajustes e correções sempre que necessário Implantação e a atualização do Plano de Contas da Organização Morante Jorge 2008 p 1 AULA 4 Contabilidade e Controladoria 9 E seguindo sua missão as funções da Controladoria do Controller para Almeida Parisi e Pereira 2007 p 350351 são 1 Subsidiar o processo de gestão 2 Apoiar a avaliação de desempenho 3 Apoiar a avaliação de resultado 4 Gerir os sistemas de informação 5 Atender aos agentes de mercado Em uma visão gráfica as funções da Controladoria do Controller segundo Nasci mento e Reginato 2008 podem ser observadas na Figura 2 Figura 2 Funções da Controladoria Fonte Nascimento e Reginato 2008 p 5 Valter Junior 2016 argumenta que as funções da Controladoria delimitam seu campo de atuação e que cada empresa poderá seguir um perfil próprio Exemplo 1 Controladoria incluindo as funções financeiras Valter Junior 2016 p 18 indica que existem empresas nas quais a Controladoria in clui a gestão dos controles financeiros tais como contas a receber contas a pagar mas tesouraria não está associada à controladoria AULA 4 Contabilidade e Controladoria 10 Exemplo 2 Controladoria incluindo a Contabilidade e suas áreas societária de cus tos e gerencial Valter Junior 2016 p 18 indica os objetivos de cada uma dessas áreas Contabilidade societária visa contabilizar e difundir dados de acordo com a lei societária n 640476 e fornece relatórios a agentes externos como acionistas bancos e fornecedores Contabilidade de custos registra monitora e divulga custos de serviços e mer cadorias incluindo especialmente o controle de estoques em termos fiscais e a estimativa de custos que influenciarão os resultados corporativos Contabilidade gerencial atua no processamento e transmissão de dados ge renciais para agentes internos gestores organizacionais seguindo um modelo de gestão para mensuração dos fatos econômicos registrados Exemplo 3 Controladoria como área de Orçamento Empresarial Valter Junior 2016 p 18 descreve a Controladoria como área responsável pelo Orça mento da empresa definindo orçamento como um planejamento econômicofi nanceiro que engloba todas as etapas das operações para um específico momen to futuro expondo formalmente planos metas e políticas definidos pela diretoria para toda a empresa assim como para algumas áreas separadamente O autor também destaca que os principais tipos de orçamento são o de resultado de caixa de investimentos e análises de viabilidade econômica de projetos p 18 Exemplo 4 Controladoria com atuação no Planejamento Estratégico Valter Junior 2016 p 31 aponta que a Controladoria atua com o Planejamento Es tratégico por meio de dois sistemas de informação o sistema de gerenciamento de risco corporativo ERM Enterprise Risk Management e o sistema de monitora mento por meio de indicadores como o Balanced Scorecard Exemplo 5 Controladoria como área de Gestão Tributária Nessa área a Controladoria seria responsável por otimizar a carga tributária por meio do planejamento tributário conforme ressalta Valter Junior 2016 Exemplo 6 Controladoria na área de Relações com Investidores Como afirma Valter Junior 2016 apesar de não ser uma atribuição específica do Controller algumas empresas optam por incorporar à Controladoria a tarefa de Relação com Investidores na qual ela é responsável por estabelecer um sistema de informações que auxilie na relação com os investidores e atenda aos órgãos regu ladores do mercado AULA 4 Contabilidade e Controladoria 11 Uma visão gráfica é apresentada na Figura 3 a seguir Figura 3 Estrutura da Controladoria Fonte Padoveze 2012 p 38 Funções do Controller Como profissional responsável pela Controladoria o Controller tem um papel rele vante a ser assumido dentro das organizações De acordo com Valter Junior 2016 p 26 O controller tem papel fundamental ao gerar informações eficazes e confiáveis ao monitorar as áreas de contabilidade finanças administração informática e recur sos humanos tomando decisões que englobam a todos e principalmente atuan do com frequência em mudanças de mercado tecnologias sistemas de gestão etc assumindo dessa forma enorme importância dentro das organizações Em função desse papel Valter Junior 2016 p 26 destaca ainda as principais atri buições do Controller Controle e planejamento Relatórios internos Consultoria e avaliação AULA 4 Contabilidade e Controladoria 12 Relatórios externos Preservação dos ativos Análise econômica Morante e Jorge 2008 p 14 também destacam as funções do Controller nas em presas Implantação e atualização do plano de contas Preparação e interpretação dos relatórios financeiros Verificação sistemática e permanente dos objetivos e metas Compilação dos custos de produção e vendas Dimensionamento do ativo circulante Preparação e acompanhamento das responsabilidades fiscais Elaboração e análise de informações gerenciais Elaboração do planejamento orçamentário Análise e dimensionamento dos riscos físicos presentes Estabelecimento de métodos e sistemas de trabalho Acompanhamento e implementação dos ativos fixos Atuação na gestão financeira Análise e acompanhamento dos contratos da organização Aprovação de pagamentos Aplicação de regulamentos e normas internas da organização Com isso em mente Morante e Jorge 2008 p 45 ressaltam as principais compe tências e habilidades para ser um profissional Controller Habilidade analítica com foco em relatórios numéricos Habilidade na formulação de diagnósticos com base em circularização de infor mações Habilidade de previsão de dificuldades Habilidade na formulação de alternativas para solução das dificuldades obser vadas Habilidade em elaborar relatórios claros e em linguagem acessível Habilidade na formulação de previsões com uso de técnicas estatísticas Persistência na superação das dificuldades Habilidade no aconselhamento com o propósito de solucionar problemas e na análise em si de potencial problema Rapidez e agilidade na disponibilização da informação como apoio à gestão Equilíbrio e ponderação na tomada de decisão Habilidade na percepção das limitações pessoais de seus pares e colaboração para sua superação Os autores 2008 também destacam que a atuação da Controladoria é realizada no âmbito do planejamento empresarial e assim apontam os princípios que de vem ser seguidos para guiar a atividade de planejamento das empresas com foco no controle de seus resultados os quais serão tratados no próximo item AULA 4 Contabilidade e Controladoria 13 Princípios de Planejamento e Controle dos Resultados Para que o planejamento ocorra segundo Morante e Jorge 2008 p56 é necessá rio que ele seja baseado em cinco princípios conforme apresentados na Figura 4 Figura 4 Cinco fatores de sucesso no planejamento orçamentário Fonte Morante Jorge 2008 p 8 O Quadro 2 descreve as principais características de cada um desses fatores Quadro 2 Princípios do Planejamento AULA 4 Contabilidade e Controladoria 14 PRINCÍPIOS DESCRIÇÃO Envolvimento administrativo Para que o planejamento ocorra as pessoas precisam se engajar no pro cesso de planejar comprometendose a perseguir os objetivos estabelecidos uma vez que o planejamento possibi lita a antecipação das situações e isso permite que as pessoas envolvidas apoiem as ideias propostas Ou seja quando o ocupante do cargo participa ativamente do processo de planeja mento ele se sente envolvido e com prometido com o alcance dos objetivos e metas envolvidos no planejamento Adequação organizacional A empresa deve estar apta e possuir a cultura de planejamento o que torna rá o ambiente da empresa favorável à recepção do processo de planejamento e seu acompanhamento Isso implica que os participantes devem discutir as responsabilidades de cada área de cada orçamento de cada parte do pla no que interage com outra Prática contábil A Contabilidade deve ser parte inte grante no processo de planejamento principalmente o orçamentário Isso ocorre por meio de banco de dados contábeis disponibilizados ampla mente sistema contábil que permite a disseminação de informações rapida mente e compatibilidade da nomen clatura das contas com a Contabilidade Gerencial Isso significa que para a elaboração e o acompanhamento do planejamento é necessário construir um sistema de informações gerenciais altamente eficiente AULA 4 Contabilidade e Controladoria 15 Expectativas realistas No processo de planejamento há ne cessidade de adequar as expectativas das áreas com a realidade da empresa Isso deve ocorrer por meio do conheci mento e reconhecimento pelas áreas das características internas da orga nização tais como seus pontos fortes que devem ser potencializados e os pontos fracos que devem ser minimi zados no âmbito da execução do que foi planejado Oportunidade A elaboração e implementação do pla nejamento orçamentário deve ocorrer oportunamente de preferência antes do exercício a que será posto em exe cução e não deve tomar considerável tempo da empresa pois precisa ser en carado como um elemento de apoio à tomada de decisão para a superação das dificuldades e melhoria do resulta do operacional da empresa Fonte Elaborado pela autora com base em Morante Jorge 2008 p 56 Considerando tudo do que já tratamos até aqui é apropriado comentarmos agora o planejamento de resultados Introdução ao Planejamento do Resulta do e à Elaboração de Orçamento O planejamento de resultados ocorre por meio de um programa que contempla um orçamento integrado ou completo realizando um planejamento que conside ra a riqueza atual evidenciada no Balanço Patrimonial de um período anterior até o reflexo das consequências das decisões tomadas a serem visualizadas no Balanço Patrimonial no período projetado MORANTE JORGE 2008 As premissas que devem ser observadas para a elaboração do orçamento integra do são apresentadas na Figura 5 AULA 4 Contabilidade e Controladoria 16 Figura 5 Premissas para Elaboração do Orçamento Integrado Fonte Morante Jorge 2008 p 11 Para um entendimento mais adequado dessas premissas o Quadro 3 descreve suas principais características Quadro 3 PREMISSAS DESCRIÇÃO Definição dos objetivos gerais da empresa Nessa premissa devem ser definidas e estar claras a todos da organização a missão empresarial a visão e os comporta mentos éticos esperados Definição dos objetivos específicos da empresa Com a definição dos objetivos gerais é necessário definir também os objetivos específicos da empresa os quais con duzirão ao estabelecimento e cumprimento das metas orça mentárias Esses objetivos devem estar vinculados aos objeti vos do negócio e devem considerar também por exemplo os elementos indispensáveis para a expansão do negócio ou a redução do volume operacional Quanto mais realistas forem os objetivos melhor serão as orientações aos participantes do processo de planejamento e a execução orçamentária AULA 4 Contabilidade e Controladoria 17 Formulação de estraté gias Como a estratégia é o meio para se atingir os objetivos pro postos as estratégias definidas no planejamento orçamen tário definirão o desempenho financeiro esperado o desem penho mercadológico desejado a qualidade dos produtos e serviços almejada a produtividade da força de trabalho para que se consiga alcançar os objetivos o aperfeiçoamen to dos produtos necessários à sua manutenção e ampliação de mercado bem como a possibilidade de lançamento de novos produtos Execução do Plano Na execução é imprescindível um ambiente de comunica ção efetiva reuniões e discussões bempreparadas e que permitem um ambiente acessível de elevada interação e colaboração entre todos os participantes do planejamento e execução do plano para desenvolver um espírito participati vo Implantação de medidas de acompanhamento Com a finalização da elaboração e a consequente aprovação do plano e antes mesmo de sua implantação é necessário estabelecer formas de avaliação e acompanhamento da exe cução do plano realizando a comparação entre o planejado e o executado Fonte Elaborado pela autora com base em Morante Jorge 2008 p 910