Avaliação Formadora III - Estudo de Caso Log Flex Móveis e Departamento de Compras

Avaliação Formadora III A empresa Log Flex Móveis atua no segmento de varejo de móveis para escritório vendendo itens sob encomenda e montagem personalizada conforme desejo do cliente Nos últimos meses a empresa passou por uma reestruturação em seu setor de administração de materiais resolvendo estabelecer posições e cargos para desenvolver o seu Departamento de Compras Até então os pedidos de compras de insumos de uso interno eram realizados sem critério pelo almoxarife E as aquisições de suprimentos para o setor de produção e pedidos eventuais para outras áreas eram realizadas pelo gestor de produção e planejamento Havia muito problemas com compras que levaram a decisão da estruturação de um Departamento de Compras por exemplo Problema A O fornecedor de itens de limpeza apresenta uma entrega com prazo mediano porém inseriu os aumentos nos preços de diversos itens duas vezes apenas no último trimestre Problema B Mais de uma vez a produção de armários precisou ficar parada pois um fornecedor não tinha disponível um determinado modelo de puxador das gavetas para entrega Problema C Mais de uma vez o almoxarifado recebeu caminhões de fornecedores prontos para descarregar mas o funcionário que iria fazer o recebimento não tinha informações dos produtos nem sabia realizar eventuais inspeções de qualidade nos itens entregues Problema D Quando o setor de manutenção das máquinas precisa de alguma peça específica ele deve ficar insistindo e relembrando a compra ao gestor de suprimentos que por mais de uma vez já esqueceu o pedido de um item na gaveta Problema E No estoque existe saldo de um modelo de dobradiça que foi comprada há 2 anos atrás Na ocasião foi comprada uma caixa com 12 unidades e utilizada apenas 3 unidades Problema F A diretoria reparou que as últimas aquisições de um determinado item comum de estoque não foram recebidas cotações de pelo menos 2 ou mais fornecedores Você faz parte da equipe selecionada para estruturar o Departamento de Compras desta empresa e para isso deve utilizar seu conhecimento em Logística de Suprimentos para atender a seguinte solicitação da diretoria 1 Baseado no seu conhecimento teórico sobre Compras apresente soluções para melhoria de pelo menos 3 dos problemas apresentados acima utilizando aplicações adequadas das atribuições fundamentais de um Departamento de Compras de forma que a diretoria possa compreender as funções desse setor Não deixe de indicar qual problema você selecionou ao falar cada sugestão de melhoria Problema A O fornecedor de itens de limpeza apresenta uma entrega com prazo mediano porém inseriu os aumentos nos preços de diversos itens duas vezes apenas no último trimestre Solução proposta Para melhorar o problema apresentado a empresa pode adotar as seguintes soluções no novo Departamento de Compras 1 Estabelecer critérios claros e acordados em contrato em relação à especificações para os itens de limpeza garantindo que os fornecedores atendam às expectativas de qualidade e preço 2 Realizar uma avaliação completa dos fornecedores antes de selecionálos considerando prazos de entrega preços e histórico de aumentos 3 Tratar os fornecedores como parceiros estratégicos de negócios envolvendoos ativamente nos processos de resolução de problemas e negociação 4 Implementar um software de compras e procurement para monitorar e controlar os pedidos orçamentos e comunicação com fornecedores 5 Treinar a equipe do Departamento de Compras em técnicas de negociação e estabelecer um processo de compra transparente e eficiente 6 Evitar compras apressadas e de última hora introduzindo um processo de compra que permita aos funcionários solicitar e obter o que precisam de maneira rápida e em conformidade com os requisitos de compra Problema B Mais de uma vez a produção de armários precisou ficar parada pois um fornecedor não tinha disponível um determinado modelo de puxador das gavetas para entrega Solução Proposta Para resolver o problema da paralisação da produção de armários devido à indisponibilidade de um modelo específico de puxador de gavetas a empresa pode adotar as seguintes soluções 1 Manter um estoque mínimo de puxadores e outros componentes críticos para evitar atrasos na produção devido à falta de insumos 2 Diversificar os fornecedores de puxadores e componentes garantindo que haja alternativas disponíveis em caso de indisponibilidade de um fornecedor específico 3 Utilizar lockers inteligentes para armazenar insumos menores como puxadores de forma organizada e estratégica facilitando o acesso e a reposição durante a produção 4 Estabelecer parcerias estratégicas com fornecedores garantindo um fluxo contínuo de componentes e insumos necessários para a produção 5 Monitorar regularmente o estoque de componentes e insumos identificando possíveis gargalos e tomando medidas preventivas para evitar atrasos na produção 6 Implementar um sistema de gestão de estoque eficiente que permita identificar rapidamente a necessidade de reposição de componentes e insumos evitando paralisações na produção Problema C Mais de uma vez o almoxarifado recebeu caminhões de fornecedores prontos para descarregar mas o funcionário que iria fazer o recebimento não tinha informações dos produtos nem sabia realizar eventuais inspeções de qualidade nos itens entregues Solução proposta Para solucionar o problema do recebimento de produtos no almoxarifado sem informações e inspeções de qualidade adequadas algumas medidas podem ser adotadas 1 Treinar e capacitar os funcionários responsáveis pelo recebimento de produtos garantindo que eles estejam aptos a realizar inspeções de qualidade e identificar possíveis problemas nos itens entregues 2 Estabelecer um sistema de comunicação eficiente entre o setor de compras e o almoxarifado garantindo que informações relevantes sobre os produtos e entregas sejam compartilhadas e atualizadas 3 Implementar um sistema de gestão de qualidade que inclua procedimentos e padrões para o recebimento e inspeção de produtos assegurando a conformidade com os requisitos de qualidade estabelecidos 4 Desenvolver parcerias com fornecedores confiáveis e comprometidos com a qualidade reduzindo a probabilidade de receber produtos com defeitos ou fora das especificações 5 Utilizar ferramentas de gestão e tecnologia para monitorar e controlar o fluxo de produtos no almoxarifado facilitando o rastreamento e a identificação de itens entregues Problema A O fornecedor de itens de limpeza apresenta uma entrega com prazo mediano porém inseriu os aumentos nos preços de diversos itens duas vezes apenas no último trimestre Solução proposta Para melhorar o problema apresentado a empresa pode adotar as seguintes soluções no novo Departamento de Compras 1 Estabelecer critérios claros e acordados em contrato em relação à especificações para os itens de limpeza garantindo que os fornecedores atendam às expectativas de qualidade e preço 2 Realizar uma avaliação completa dos fornecedores antes de selecionálos considerando prazos de entrega preços e histórico de aumentos 3 Tratar os fornecedores como parceiros estratégicos de negócios envolvendoos ativamente nos processos de resolução de problemas e negociação 4 Implementar um software de compras e procurement para monitorar e controlar os pedidos orçamentos e comunicação com fornecedores 5 Treinar a equipe do Departamento de Compras em técnicas de negociação e estabelecer um processo de compra transparente e eficiente 6 Evitar compras apressadas e de última hora introduzindo um processo de compra que permita aos funcionários solicitar e obter o que precisam de maneira rápida e em conformidade com os requisitos de compra Problema B Mais de uma vez a produção de armários precisou ficar parada pois um fornecedor não tinha disponível um determinado modelo de puxador das gavetas para entrega Solução Proposta Para resolver o problema da paralisação da produção de armários devido à indisponibilidade de um modelo específico de puxador de gavetas a empresa pode adotar as seguintes soluções 1 Manter um estoque mínimo de puxadores e outros componentes críticos para evitar atrasos na produção devido à falta de insumos 2 Diversificar os fornecedores de puxadores e componentes garantindo que haja alternativas disponíveis em caso de indisponibilidade de um fornecedor específico 3 Utilizar lockers inteligentes para armazenar insumos menores como puxadores de forma organizada e estratégica facilitando o acesso e a reposição durante a produção 4 Estabelecer parcerias estratégicas com fornecedores garantindo um fluxo contínuo de componentes e insumos necessários para a produção 5 Monitorar regularmente o estoque de componentes e insumos identificando possíveis gargalos e tomando medidas preventivas para evitar atrasos na produção 6 Implementar um sistema de gestão de estoque eficiente que permita identificar rapidamente a necessidade de reposição de componentes e insumos evitando paralisações na produção Problema C Mais de uma vez o almoxarifado recebeu caminhões de fornecedores prontos para descarregar mas o funcionário que iria fazer o recebimento não tinha informações dos produtos nem sabia realizar eventuais inspeções de qualidade nos itens entregues Solução proposta Para solucionar o problema do recebimento de produtos no almoxarifado sem informações e inspeções de qualidade adequadas algumas medidas podem ser adotadas 1 Treinar e capacitar os funcionários responsáveis pelo recebimento de produtos garantindo que eles estejam aptos a realizar inspeções de qualidade e identificar possíveis problemas nos itens entregues 2 Estabelecer um sistema de comunicação eficiente entre o setor de compras e o almoxarifado garantindo que informações relevantes sobre os produtos e entregas sejam compartilhadas e atualizadas 3 Implementar um sistema de gestão de qualidade que inclua procedimentos e padrões para o recebimento e inspeção de produtos assegurando a conformidade com os requisitos de qualidade estabelecidos 4 Desenvolver parcerias com fornecedores confiáveis e comprometidos com a qualidade reduzindo a probabilidade de receber produtos com defeitos ou fora das especificações 5 Utilizar ferramentas de gestão e tecnologia para monitorar e controlar o fluxo de produtos no almoxarifado facilitando o rastreamento e a identificação de itens entregues