Padronização no Laboratório de Análises Clínicas: Procedimento Operacional Padrão (POP)

Padronização no Laboratório de Análises Clínicas Procedimento Operacional Padrão POP A padronização é um elemento imprescindível para a garantia dos processos e da qualidade dos produtos Nas empresas modernas a padronização é considerada a mais fundamental das ferramentas gerenciais é a base para a rotina PADRONIZAÇÃO Exemplos de diferentes aspectos da padronização PADRONIZAÇÃO A atividade de padronizar é dinâmica e pode mobiliar vários profissionais da empresa ao mesmo tempo Pra o sucesso é necessário a utilização de algumas ferramentas FERRAMENTAS ÚTEIS NA PADRONIZAÇÃO DE PROCESSOS Procedimento Operacional Padrão POP Instruções de Trabalho IT Fluxogramas Alertas da qualidade Fluxograma e checklist de inspeção Ferramentas úteis na padronização de processos A padronização é fundamental para as funções operacionais uma vez que os padrões diminuem a probabilidade de erros e problemas nos processos É uma ferramenta de suporte à padronização É descrito para as pessoas diretamente ligadas a tarefa com o objetivo de atingir de forma eficiente e segura os requisitos da qualidade Deve detalhar as atividades de todas as áreas do laboratório recepção ponto de coleta laboratório de análises bem como nas áreas administrativas Devese definir um responsável pela elaboração dos POPs devendo ter a participação do executante Treinamentos PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP O POP é um documento que expressa detalhadamente um roteiro padronizado para realizar um determinado processo com objetivo de minimizar os desvios de execução das atividades essenciais e manter a qualidade na entrega do produto final 4 Elaborar POPs DEFINIÇÃO POP Documento que estabelece de forma minuciosa os detalhes de um processo elencando aspectos como sequência de procedimentos materiais utilizados cuidados a serem observados responsáveis por cada etapa e quaisquer outras informações relevantes para que a tarefa seja realizada dentro do padrão de qualidade esperado OBJETIVO Padronizar a realização de um processo de forma a minimizar erros desvios e variações Busca garantir a qualidade do procedimento seja ele qual for POR QUE PADRONIZAR Imagine uma padaria com várias unidades e vários padeiros como seriam os pães nas unidades iguais E se um padeiro faltasse ao trabalho Os POPs devem ficar próximos e ser de fácil acesso aos colaboradores par a consulta se necessário Após estabelecido os POPs é necessário definir uma sistemática de manutenção dos padrões PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP ELEMENTOS QUE COMPÕEM UM POP Um POP é composto principalmente dos seguintes elementos Nome do procedimento Local de aplicação Responsáveis pela tarefa elencados por cargos e não por nomes já que estes podem mudar com o tempo Responsável pela elaboração do POP Materiais envolvidos na tarefa Documentação de referência como manuais estatuto guias de segurança e assim por diante Siglas devidamente descritas Passo a passo do procedimento incluindo etapas e sequência de realização além da nomeação dos responsáveis por cada etapa Gráficos e fluxogramas no caso de tarefas com alto grau de complexidade Perspectiva de revisão ou seja dentro de qual período o POP precisará ser revisado o que deve ser feito pelo menos anualmente PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP Além de um passoapasso das atividades o POP também deve conter informações sobre Objetivo do processo do cargo ou cargos responsáveis pelo sua execução Recursos necessários para sua realização do local de execução Cuidados especiais a serem tomados Dentre outras informações que a organização julgar interessante para orientação do trabalho do colaborador 4 Elaborar POPs O procedimento operacional padrão POP destinase ao executor do processo por isso deve ser um documento simples objetivo e que esteja em consonância com o grau de instrução do cargo executor das atividades 4 Elaborar POPs O ideal é que a construção do POP seja realizada com a colaboração dos envolvidos no processo pois eles devem ser os maiores entendedores do processo e sabem quais as principais deficiências que podem ser minimizadas ou sanadas 4 Elaborar POPs A empresa não deve copiar procedimentos padrão de outras organizações ou de livros visto que cada empresa possui suas particularidades e elas devem estar inseridas e adaptadas à realidade de seus processos Elaborar POPs Os procedimentos operacionais padrão POPs devem ser revisados periodicamente aconselhável duas vezes no ano para que a empresa possa realizar uma análise crítica e verificar a aplicabilidade deles nas condições atuais como também verificar se seus procedimentos estão sendo seguidos 4 Elaborar POPs POPs mais elaborados x POPs mais simples 4 Elaborar POPs 4 Elaborar POPs POPs mais elaborados 4 Elaborar POPs POPs mais elaborados 4 Elaborar POPs POPs mais simples Ter esses documentos em mãos além de uma exigência é importante para padronizar os serviços integrar a equipe aumentar a produtividade e manter uma posição ética e transparente diante de um mercado tão desleal POPs É uma das ferramentas mais usadas devido a sua versatilidade Ajuda a definir os passos da atividade a ser executada através do mapeamento de atividades atuais e então criar metas para atingir o estado futuro FLUXOGRAMAS É necessário atentar a alguns pontos O mapeamento das atividades in loco deve ser detalhado Realizar uma reunião com quem executa as atividades para colher informações relevantes Ir até o setor observar como as pessoas trabalham e conversar com elas FLUXOGRAMAS FLUXOGRAMA Hemograma FLUXOGRAMA Glicemia prénatal Amostra de sangue colhida com EDTA Identificação das Amostras Encaminhar ao Laboratório Fazer Esfregos e Identificações Corar Utilizado Corante Panótico Análise Microscópica da Série Vermelha Contagem Diferencial Preparar amostras para Determinações na Automação Anotar Resultados Preparar Amostras para a realização de Hematócrito e Hemoglobina manuais Anotar Resultados CUIDADOS IMPORTANTES Linguagem clara e objetiva de forma a ser compreensível por todos os escalões envolvidos na tarefa Se for necessário inclua gráficos ou fluxogramas desde que seja para tornar o relato ainda mais transparente Cuidado com as revisões no documento Há software para gestão de documentos que auxiliam no controle E por último mas definitivamente não menos importante jamais copie os procedimentos de outras empresas porque eles simplesmente podem não se aplicar à sua realidade Inspirarse na estrutura de outros POPs é válido mas é essencial observar as particularidades dos processos da sua própria empresa O estabelecimento de um bom Procedimento Operacional Padrão pode ser a diferença entre obter resultados medíocres ou resultados excelentes Um POP bem escrito e detalhado garante a segurança e a qualidade dos processos ajudando a empresa a lidar melhor com qualquer tipo de imprevistos e mudanças ANÁLISE E APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS A análise crítica e aprovação dos documentos do sistema de gestão da qualidade quanto a sua adequação deve ser feita pela pessoa com a pertinente responsabilidade estratégica antes da sua emissão Durante a análise crítica de um documento a pessoa responsável deve solicitar alterações ou até a reprovação do documento quando este não estiver adequado ao uso A análise crítica e aprovação para os manuais e instruções de trabalho deve ser evidenciada na folha de rosto Os formulários de registros e tabelas de controle não necessitam de campo para aprovação CONTROLE DE REVISÕES A identificação do número da revisão mais atual deve ser indicada nos documentos Esse número será alterado toda vez que ocorrer uma revisão no documento e este sofrer uma ou mais alterações no seu conteúdo Os documentos devem ser revisados sempre que houver a necessidade de melhoria ou adequação dos processos referentes ao sistema de gestão da qualidade EMISSÃO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS Os documentos do sistema de gestão da qualidade devem ser emitidos somente pela Diretoria ou Comitê da Qualidade A última versão dos documentos necessários será disponibilizada na rede apenas para consulta e orientação sendo que o gerenciamento das revisões é de responsabilidade do Comitê da Qualidade Os documentos mantidos por meio físico quando necessário terão valor apenas para auxiliar nas revisões não havendo a necessidade de controle sobre eles Os arquivos originais devem permanecer arquivados no servidor em local determinado e de forma apropriada garantindo a segurança controle e integridade ALTERAÇÕES EM DOCUMENTOS Qualquer pessoa que faça uso de um documento do sistema de gestão da qualidade pode sugerir eou indicar alterações em seu conteúdo A responsabilidade pela alteração de documentos seja por melhoria ou adequação dos processos é do Comitê da Qualidade e devem ser analisados criticamente e aprovados pela Diretoria CONTROLE DE DOCUMENTOS OBSOLETOS O controle de documentos obsoletos deve ser feito pelo Comitê da Qualidade e consiste no recolhimento substituição retenção ou eliminação de documentos quando ocorrer uma revisão com alteração do seu conteúdo Os arquivos de documentos obsoletos originais deverão ser anexados na pasta de Documentos Obsoletos no servidor de arquivos com fim de manter o backup das versões anteriores