Arquivologia e Gestão de Documentos Bancários - Princípios e Conceitos para Jovens Aprendizes

Curso Serviços Bancários Oficina Princípios e Conceitos de Arquivística e Gestão Arquivística de Documentos Físicos e Eletrônicos Objetivos Apresentar aos jovens aprendizes o conceito e a aplicação da Arquivologia Entender o que essa ciência estuda Aprender as principais teorias e sua importância Abordar temas relacionados ao assunto como GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos e ECM Enterprise Content Management Aquecimento Organize as informações a seguir Qual foi sua rotina profissional ontem Qual foi sua rotina na semana passada Qual foi sua rotina no mês passado Qual foi sua rotina profissional há exatos 11 dias É muito possível que nas respostas faltarão informações devido à falta de registro anteriores Nessa hora tornase importante o registro de atos e fatos de perguntas e respostas de manter arquivos sobre as ações para poder recorrer a eles caso seja necessário ter certeza dos fatos acontecidos O relato e a descrição de rotinas e repetições diárias são uma boa maneira de provar que o registro documental é necessário para a preservação da memória Através do arquivo conseguese organizar guardar preservar e proceder todos esses afazeres pela documentação propriamente dita Vamos ativar a memória Tente apresentar o máximo de detalhes Aquecimento O conceito básico sobre Arquivologia é inteiramente conectado às práticas profissionais administrativas tendo em vista a necessidade de levantamento de documentação e confirmação de dados para tomadas de decisões e afazeres administrativos Logo o seu entendimento se faz necessário para visualização de administração macro em âmbitos empresariais É uma ciência que trata principalmente de manutenção de documentos sejam de quais tipos forem especialmente se tratando da importância e origem dessa documentação A manutenção dessa documentação está intrinsecamente ligada ao depósito desses documentos que nos dias de hoje são diferentes de anos anteriores Se esses documentos eram guardados em locais especiais para sua melhor preservação e manutenção até meados dos anos 90 hoje busca a digitalização para maior democratização da exposição e melhor preservação desses documentos sem o receio de perdêlos Você sabia que ARQUIVOLOGIA é uma ciência Mãos à obra A Arquivologia também chamada de Arquivística pode ser compreendida como a disciplina que estuda os princípios e as técnicas a serem observadas na produção organização guarda preservação e utilização dos arquivos Devese considerar que a função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras ciências documentárias De uma forma geral e abrangente esses princípios podem ser assim definidos Proveniência Fixa a identidade do documento relativamente a seu produtor Por esse princípio os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção acumulação ou guarda dos documentos Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade dentro de seu contexto orgânico de produção não devendo ser mesclados a outros de origem distinta Mãos à obra Unicidade Não obstante forma gênero tipo ou suporte os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos Aquele ofício do governo federal por exemplo possui natureza única em função do contexto de determinada atividade oficial Organicidade A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura as funções e as atividades da entidade produtoraacumuladora em suas relações internas e externas As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais Indivisibilidade Decorrente do princípio de respeito aos fundos exige que os fundos arquivísticos devem ser preservados sem dispersão mutilação alienação destruição ou acréscimos indevidos ou não autorizados Mãos à obra Cumulatividade Referese ao fato de que os arquivos constituem uma formação progressiva natural e orgânica decorrente das funções e atividades de um organismo pessoa empresa etc A partir dos conceitos apresentados nos slides anteriores até aqui faça um relatório das atividades arquivísticas da empresa na qual você atua no momento ou que já tenha atuado profissionalmente para analisar esses cinco princípios sobre seus arquivos Ao realizar essa análise você deverá apresentar as devidas observações e questionamentos sobre a empresa abordada e fazer uma série de perguntas para que se identifique os 5 princípios arquivísticos na empresa Faz sentido Com o surgimento da informática as técnicas de tratamento dos arquivos vêm contando cada vez mais com soluções automatizadas de gestão documental Com isso foi desenvolvido o GED Gerenciamento ou Gestão Eletrônica de Documentos GED é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de forma eletrônica ou digital de documentos É um conjunto de procedimentos informatizados com a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias como papel microfilme som imagem ou mesmo arquivos já criados na forma digital Como vantagens da implantação do GED podese citar Redução de custos com cópias Maior rapidez na localização de documentos Múltiplo acesso para a mesma informação Aproveitamento de espaço físico Aumento da produtividade Mais agilidade nas transações entre organizações Faz sentido O ECM Enterprise Content Management cuja tradução literal significa Gerenciamento de Conteúdo Empresarial é um conjunto de estratégias métodos e ferramentas para capturar armazenar gerir preservar e disponibilizar conteúdo corporativo ou informação Em linhas gerais as fases do ECM consistem em 1 Captura obter as informações nas mídias diversas e nos meios aos quais elas estão disponibilizadas ERP CRM arquivo morto rede social etc 2 Gerenciamento é a fase seguinte responsável por manter as informações organizadas e conectadas aos processos 3 Armazenamento garantir que as informações estejam armazenadas em meio adequado seja através de sistema ou outras tecnologias 4 Preservação resumese aos cuidados a longo prazo como um arquivamento consistindo na prática de proteger os conteúdos para que esses estejam disponíveis e possam ser utilizados pela organização a qualquer momento no futuro 5 Entrega garantir que a informação seja entregue ao público correto através do dispositivo adequado e no momento certo Faz sentido Além dos conceitos apresentados sobre GED e ECM complemente seus conhecimentos com pesquisas relacionadas ao tema sobre como é realizado cada procedimento quais tecnologias estão associadas e produza uma apresentação Sua apresentação terá como cenário a empresa em que você está inserido A partir de suas observações você deverá realizar a análise dos procedimentos utilizados para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e deverá também articular às fases do Gerenciamento de Conteúdo Empresarial Faça os devidos apontamentos sobre como esses procedimentos são desenvolvidos no dia a dia de trabalho O que achou Analise de forma geral como foi a oficina ressaltando os principais conteúdos abordados no dia e apontando quais foram os pontos fortes Para isso responda à Avaliação de Reação abaixo e comente cada uma das perguntas e respostas O que você achou do tema da oficina de hoje O que você achou das atividades propostas para o desenvolvimento da temática da oficina de hoje O que você achou do desenvolvimento das atividades como meio facilitador da sua compreensão dos conceitos apresentados ao longo da oficina de hoje O que você achou da apresentação teórica envolvendo a temática da oficina de hoje O que você achou da contribuição da oficina para os seus conhecimentos acerca do perfil do Profissional Bancário Na prática A partir dos conceitos aprendidos hoje sobre a importância de documentar fatos e situações indique como você percebe suas aplicações nas atividades teóricas e nas atividades práticas Orientações para o desenvolvimento Se aproprie da rotina sinalizada pelo seu educadora O Whatsapp será nosso canal de comunicação paralelo ao email Para o desenvolvimento das atividades podemos utilizar as ferramentas a seguir