Finalidade e Objetivos do Orçamento na Gestão Organizacional

Finalidade do orçamento Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto você deve apresentar os seguintes aprendizados Identificar as etapas essenciais para a elaboração do processo orça mentário e o uso dessas ferramentas na gestão Reconhecer o impacto causado nas operações da organização por meio dos processos do orçamento das despesas operacionais Avaliar o desempenho dos resultados projetados servindo como base para a tomada de decisão Introdução O orçamento é uma ferramenta cuja finalidade é o planejamento e o controle da organização É também uma ferramenta de planejamento porque em um momento presente as receitas e os gastos são projetados para o futuro de modo que seja possível planejar o lucro desejado O orça mento é uma ferramenta de planejamento de curto prazo que deve estar alinhada com o planejamento estratégico da empresa de longo prazo E ainda o orçamento é uma ferramenta de controle porque por meio da comparação entre as receitas e os gastos planejados orçados é possível fazer a comparação com as receitas e os gastos realizados de modo que seja possível acompanhar o desempenho da organização ao longo do tempo e realizar ajustes caso necessário 1 Planejamento orçamentário Para a elaboração do orçamento de uma empresa comercial devese seguir algumas etapas são elas estabelecimento de princípios gerais de planejamento planejamento de marketing planejamento de investimentos de longo prazo planejamento de recursos humanos planejamento financeiro Frezatti 2015 acrescenta que para as empresas industriais ainda é necessário um planejamento de suprimentos produção e estocagem PSPE Nesse sentido as etapas do orçamento são em decorrência do planejamento estratégico da empresa uma vez que o orçamento existe para implementar as decisões desse A Figura 1 demonstra as etapas de elaboração do orçamento Para sintetizar podese dizer que o orçamento é dividido em duas etapas operacional e financeira Conforme Frezatti 2015 p 48 A etapa operacional consiste nos planos que proporcionam condições de es truturação das atividades da organização de maneira a integrar as atividades as operações Por sua vez a etapa financeira corresponde à tradução de todas as atividades para uma mesma linguagem comum no caso a monetária A caracterização da etapa financeira é a existência dos demonstrativos contábeis ou seja o balanço a demonstração de resultados e o fluxo de caixa Figura 1 Etapas de montagem do orçamento Fonte Frezatti 2015 p 43 Finalidade do orçamento 2 A ordem das etapas operacionais pode variar de empresa para empresa de acordo com o tipo de atividade entretanto é usual que se comece pelo planejamento de marketing É nesta etapa que são estabelecidos os preços dos produtos as metas de vendas e as estratégias de comunicação com o mercado Todavia na etapa de planejamento de investimento a longo prazo são apresen tadas as movimentações financeiras referentes à compra e venda de ativos de longo prazo Por fim temos o planejamento de recursos humanos que consiste no plano que deve tratar de maneira integrada a questão dos recursos humanos na entidade Um dos produtos da análise dos recursos humanos é a estrutura organizacional futura da empresa FREZATTI 2015 p 62 Feita a etapa operacional partese para a etapa financeira na qual ocorre a projeção das demonstrações contábeis É nessa etapa que ocorre a conso lidação do orçamento por meio da linguagem monetária Em organizações de grande porte a área de orçamento que fica subordinada ao departamento financeiro fica responsável pela condução do processo orçamentário Mas como é o processo de implementação do orçamento O departamento financeiro é responsável por conduzir o processo e não o fazer sozinho Cada um dos departamentos deverá fazer seus próprios orçamentos O processo de elaboração de um orçamento empresarial deve começar dois ou três meses antes do início de um novo exercício contábil Assim sendo o orçamento precisa estar finalizado antes do início do novo período e deve ser divulgado para todos os departamentos Sua condução e operacionalização que são realizadas pela área de orça mento devem seguir as seis etapas a seguir 1 A área de orçamento solicita ao departamento comercial a projeção anual de vendas quantidades e preços de cada um dos produtos Em muitas empresas o departamento comercial é subordinado ao departamento de marketing que conforme mencionado anteriormente estabelecerá as metas de vendas O orçamento deve começar pela receita uma vez que é preciso identificar quanto ganhará para assim definir quanto poderá gastar ou seja primeiro faz o orçamento das receitas para então fazer os orçamentos dos gastos 2 A projeção de vendas é então repassada aos outros departamentos da empresa para que eles a utilizem como base para projetar seus gastos anuais 3 O departamento de orçamento elabora a projeção das demonstrações contábeis para o ano seguinte 3 Finalidade do orçamento 4 As demonstrações contábeis projetadas são levadas à alta adminis tração para aprovação Nesta etapa mudanças podem ser sugeridas e negociadas com os departamentos 5 Após esse processo de lapidação a projeção das demonstrações contábeis é aprovada pela alta administração e os orçamentos são dis tribuídos aos departamentos 6 E por fim a execução dos orçamentos pelos departamentos é acom panhada pela área de orçamento durante todo o exercício contábil 2 Processos orçamentários Orçamento de vendas O orçamento de vendas é uma parte do processo orçamentário O departamento comercial de vendas deve ser o primeiro departamento a realizar o processo de elaboração de um orçamento empresarial O orçamento de vendas será o alicerce de todos os outros departamentos Caso esteja incorreto todo o processo fi cará comprometido Para elaborar o orçamento de vendas o departamento comercial precisa projetar dois dados preço e quantidade pois eles fornecerão o total da receita Ao se multiplicar tais dados obtémse uma previsão de faturamento para cada um de seus produtos ou serviços O faturamento também é chamado de receita operacional pois é proveniente das receitas com a operação que a organização realiza Uma organização também pode obter receitas não operacionais não estão diretamente ligadas à sua operação A elaboração da previsão de faturamento fica sob responsabilidade do gestor do departamento comercial E para que tal orçamento tenha certa coerência o gestor deve verificar alguns condicionais Os condicionantes são restrições internas e externas à organização que podem influenciar a elaboração do orçamento de vendas positivamente ou negativamente Como exemplo de restrições internas podese citar capacidade produtiva insuficiente pessoal não habilitado para o exercício de suas funções difi culdades para obtenção de fundos para capital de giro e investimento etc Como exemplos de restrições externas podese citar mercado fornecedor de matériasprimas concorrentes atuais e potenciais e políticas governamentais de crédito prazos e taxas de juros Para elaborar a previsão de faturamento vendas o gestor do departamento comercial deve conhecer e levar em conta além das restrições as políticas Finalidade do orçamento 4 de marketing 4Ps da empresa que foram estabelecidas no planejamento de marketing Assim sendo ao final do processo de orçamento de vendas deverá ser gerado um relatório gerencial com estimativas de vendas próximas da realidade O processo de elaboração de um orçamento empresarial como mencio nado anteriormente deve seguir seis etapas Após o departamento comercial finalizar o orçamento de vendas e enviálo à área de orçamento a primeira etapa está cumprida Plano de produção e orçamento de custos A segunda etapa consiste no envio do orçamento de vendas aos outros de partamentos para que eles tenham um parâmetro para orçar os seus gastos e deve ser descrita em três passos 1 definição do plano de produção 2 projeção dos custos com matériasprimas mão de obra direta e custos indiretos 3 projeção das despesas comerciais e administrativas operacionais De forma simplificada podese dizer que o plano de produção é a forma lização por meio de um relatório gerencial da quantidade de unidades que serão fabricadas pelo departamento de produção em um determinado período normalmente um mês para atender à demanda projetada pelo departamento comercial no orçamento de vendas A elaboração do orçamento dos custos com as matériasprimas e a mão de obra direta fica sob responsabilidade do diretor do departamento de produção que o fará de acordo com a necessidade de produção estabelecida no plano de produção Orçamento de despesas operacionais e outros Na elaboração do orçamento empresarial as despesas operacionais costumam ser classifi cadas em dois grupos comerciais e administrativas Essa divisão é feita pelo fato de as despesas comerciais serem normalmente variáveis enquanto que as administrativas em sua grande maioria são fi xas O orçamento das despesas comerciais fica sob a responsabilidade do diretor do departamento comercial e é elaborado juntamente com o orçamento de vendas O orçamento das despesas administrativas consiste na projeção dos 5 Finalidade do orçamento gastos dos outros departamentos que compõem a organização excluindose os departamentos de produção e comercial As empresas também devem fazer o orçamento das receitas e despesas não operacionais e das possíveis perdas com clientes insolventes Além disso dependendo da empresa pode ser necessário preparar um orçamento de inves timentos Além de orçar seus gastos operacionais salários matériasprimas materiais de escritório energia etc cada departamento deve elaborar também seu orçamento preliminar de capital ou seja devese fazer uma previsão dos gastos com os investimentos que se pretende implantar para que seja possível cumprir com as projeções de vendas e produção A alta administração que é responsável pela aprovação final do orçamento definirá quais são os projetos de investimentos que se enquadram no plane jamento estratégico e no montante de recursos financeiros que a organização dispõe anualmente para investir Controle orçamentário e tomada de decisão Controlar no processo orçamentário é tentar ver se aquilo que foi planejado efetivamente aconteceu Então podemos defi nir que controle orçamentário é comparar o que foi orçado com o que foi realizado Na etapa do controle é preciso que os departamentos deem um feedback para o departamento de orçamento para que este possa retroalimentar o planejamento e consequen temente o processo orçamentário O controle orçamentário pode ser didaticamente dividido em cinco etapas 1 identificação dos parâmetros de desempenho planejados 2 medição do desempenho 3 comparação entre o orçado e o realizado 4 determinação dos possíveis desvios entre o orçado e o realizado 5 reestruturação do processo orçamentário Em um primeiro momento é necessário identificar quais são os critérios adotados para a elaboração dos orçamentos Em seguida é necessário medir e comparar as receitas e os gastos orçados com as receitas e os gastos que de fato se realizaram durante o período Feito isso por meio de relatórios gerenciais as projeções podem ser comparadas com os resultados efetivamente obtidos controle Então é possível começar a identificar os desvios entre os relatórios projetados e realizados e assim identificar os motivos que fizeram ocorrer as divergências se é que houve divergências Caso as divergências existam Finalidade do orçamento 6 os gestores deverão ir adequando os relatórios e corrigir os problemas para os orçamentos posteriores Para que o orçamento não engesse os departamentos a alta administração deve dar autonomia aos gerentes para caso necessário remanejarem os valores orçados As organizações podem utilizar diferentes formas de organizar o orçamento e atribuir responsabilidades Esta responsabilidade é atribuída normalmente ao gestor de um departamento ou área que gerencia os cola boradores a ele subordinados Partindo desse conceito tradicionalmente o orçamento empresarial é elaborado por cada departamento e a responsabilidade pelos resultados efetivos cabe ao seu gestor Vale ainda destacar que enquanto o planejamento está relacionado ao estabelecimento de objetivos o controle envolve consolidação análise e comunicação dos resultados de modo que garanta a integração de todas as partes da organização para que trabalhem em conjunto na direção dos objetivos traçados no planejamento estratégico e posteriormente traduzidos em linguagem monetária por meio dos demonstrativos contábeis projetados que são fluxo de caixa demonstração do resultado do exercício e balanço patrimonial PADOVEZE 2015 Jiambalvo 2009 escreve que em muitas empresas o processo de plane jamento e controle é construído em torno dos orçamentos Covaleski et al 2003 acrescentam que por meio dos orçamentos é possível alocar recursos e avaliar o desempenho dos gestores por meio do cumprimento do orçamento planejado de modo que o orçamento empresarial passa a ser uma ferramenta de suporte à tomada de decisão e um parâmetro para a análise do desempenho organizacional O orçamento além de ter a função de planejamento e controle é uma ferramenta muito útil para fundamentar a tomada de decisão Como o orçamento é usado para o controle de despesas e receitas pode servir como parâmetro para acompanhar os resultados alcançados Por exemplo se em uma fábrica foi orçado que seriam gastos R 10000000 para a produção de 10000 produtos e foi verificado que efetivamente foram gastos R 15000000 para a produção deles é possível perceber que houve problemas na fabricação Assim sendo buscase a partir do orçamento encontrar os problemas e então tomar decisões para corrigilos Ou seja o orçamento permite que os gestores controlem se as decisões tomadas estão sendo executadas de acordo com os objetivos da empresa esta belecidos no orçamento Isso é o que Anthony e Govindarajan 2008 chamam de controle gerencial Este ajuda a administração a conduzir a organização na direção de seus objetivos estratégicos Os gestores confrontam as metas estabelecidas com os resultados alcançados As diferenças entre eles devem ser 7 Finalidade do orçamento analisadas para que sejam entendidas as causas das variações e sejam adotadas ações que ajustem as metas futuras Assim sendo o controle orçamentário como uma ferramenta de controle gerencial poderá ser considerado um dos pilares da gestão uma vez que reflete as prioridades e a direção da organização para determinado período de modo que proporcionará condições de avaliação do desempenho de áreas e gestores FREZATTI 2015 Portanto concluise que o orçamento para a avaliação de desempenho para a tomada de decisão deve estar alinhado com a estratégia empresarial E para tal podese utilizar métricas financeiras e operacionais estabelecidas na elaboração do orçamento para facilitar o acompanhamento e o controle gerencial Para entender melhor o conteúdo deste capítulo faça a leitura do artigo científico Planejamento e orçamento em instituições financeiras um estudo em uma instituição de microfinanças pernambucana de Herrisson Queiroz Neto e Carla Renata Silva Leitão ANTHONY R GOVINDARAJAN V Sistemas de controle gerencial São Paulo Atlas 2008 COVALESKI M A et al Budgeting research three theoretical perspectives and criteria for selective integration Journal of Management Accounting Research v 15 n 1 2003 FREZATTI F Orçamento empresarial planejamento e controle gerencial 6 ed rev e atual Sã o Paulo Atlas 2015 JIAMBALVO J Contabilidade gerencial 3 ed Rio de Janeiro LTC 2009 PADOVEZE C L Planejamento orçamentário 3 ed rev e atual Sã o Paulo Cengage Learning 2015 Leitura recomendada QUEIROZ NETO H LEITÃO C R S Planejamento e orçamento em instituições financei ras um estudo em uma instituição de microfinanças pernambucana In SIMPÓSIO DE CONTROLADORIA SIMPCONT 3 2018 Recife Anais Recife UFRPE 2018 Disponível em httpwwwsimpcontppgcufrpebrsitessimpcontppgcufrpebrfilesArtigo20 01120IIIpdf Acesso em 19 jul 2020 Finalidade do orçamento 8 Os links para sites 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