Orçamento Empresarial: Análise do Orçamento Base Zero

ORÇAMENTO EMPRESARIAL Walter Alves de Sousa Júnior S719o Sousa Júnior Walter Alves de Orçamento empresarial recurso eletrônico Walter Alves de Sousa Júnior coordenação Pablo Rojas Porto Alegre SAGAH 2016 Editado como livro impresso em 2016 ISBN 9788569726104 1 Contabilidade 2 Orçamento Empresas I Título CDU 657 Catalogação na publicação Poliana Sanchez de Araujo CRB 102094 SAGAH EDUCAÇÃO SA 2016 Colaboraram nesta edição Coordenador técnico Pablo Rojas Capa e projeto gráfico Equipe SAGAH Imagem da capa Shutterstock Editoração Renata Goulart Reservados todos os direitos de publicação à SAGAH EDUCAÇÃO SA uma empresa do GRUPO A EDUCAÇÃO SA Av Jerônimo de Ornelas 670 Santana 90040340 Porto Alegre RS Fone 51 30277000 Fax 51 30277070 É proibida a duplicação deste volume no todo ou em parte sob quaisquer formas ou por quaisquer meios eletrônicos mecânicos gravação fotocópia distribuição na Web e outros sem permissão expressa da empresa 48 INTRODUÇÃO Nesta unidade estudaremos o modelo de orçamento chamado Orçamento Base Zero Tratase de mais uma ferramenta de gestão empresarial calcada na elaboração de Orçamentos Existem outras técnicas e tipos de Orçamentos que veremos adiante porém para efeito de comparação e avaliação trabalharemos nesta unidade partindo de uma análise comparativa entre os modelos Orçamento com Base Histórica OBH e Orçamento Base Zero OBZ Quando comparamos o Orçamento Base Zero e o Orçamento com Base Histórica constatamos sem maior dificuldade que é muito mais rápido menos trabalhoso e muito mais confortável elaborar o Orçamento Base Histórica Contudo esta mesma análise indicará que o Orçamento com Base Histórica OBH não se ajusta mais ao contexto econômico e às necessidades cada vez maiores de gestão corporativa comprometida com resultados Essa conclusão é resultante de vários fatores mas principalmente devido à volatilidade dos mercados às constantes mudanças no quadro econômico mundial aumento acentuado da concorrência e nível cada vez mais acessível de competitividade entre as corporações Esse conjunto de fatores obriga as empresas a empreenderem um estilo de gestão que atenda a necessidade de responder rapidamente e de forma correta as alterações do mercado no objetivo de possibilitar que a empresa atinja seus resultados OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM Ao final da unidade você deverá ser capaz de Identificar a diferença entre o Orçamento com Base Histórica e o Orçamento com Base Zero Reconhecer a importância em trabalhar com ferramentas Orçamentárias de características flexíveis 49 O ORÇAMENTO COM BASE ZERO De acordo com PYHRR 1970 o conceito do Orçamento com Base Zero foi utilizado inicialmente em 1961 pelo governo dos Estados Unidos A primeira empresa privada a adotar este tipo de Orçamento como elemento de gestão empresarial foi a Texas Instruments em 1970 Até o final dos anos 1970 um grande número de corporações como Magnovox Xerox e United California Bank já havia lançado mão desta ferramenta para a elaboração de suas peças Orçamentárias Esta modalidade de orçamento surgiu como uma alternativa em relação ao modelo de Orçamento de Tendência Como vimos anteriormente o Orçamento com Base Histórica não atende a necessidade dos gestores atualmente Dentre as empresas brasileiras que se utilizam do Orçamento Base Zero como ferramenta de gestão bem como para divulgar os seus relatórios Administrativos ao final de cada exercício fiscal destacamos a AMBEV Perdigão e Grupo Pão de Açúcar Conforme Pyhrr 1981 o aparecimento do Orçamento Base Zero foi motivado em virtude de três problemas muito comuns no Orçamento de Tendências ou com base histórica 1 Os objetivos e as metas previstas não refletiam a realidade quando avaliadas comparativamente com os valores anteriormente orçados provocando distorções importantes 2 As quantidades de produção necessárias eram prejudicadas devido à falta de decisões operacionais não tomadas 3 As mudanças de responsabilidade e no volume da carga de atividades não eram rigorosamente distribuídas na peça Orçamentária O Orçamento Base Zero exclui definitivamente o posicionamento tradicional de orçamento que considera os fatos anteriores na elaboração das projeções futuras Nesta modalidade de Orçamento estes fatos podem levar a distorções e tornar as projeções ineficientes 50 Assim no Orçamento Base Zero as projeções orçamentárias são efetuadas como se as operações da empresa estivessem começando Isso possibilita aos gerentes reverem as operações desde o ponto inicial e justificar cada valor monetário a ser investido conforme as metas da empresa Metodologia do Orçamento Base Zero O Orçamento Base Zero se constitui como uma ferramenta de gestão e de elaboração do plano Orçamentário onde o fluxo de informações que servirão de base para a construção do Orçamento parte dos níveis hierárquicos inferiores da organização até os níveis mais elevados onde atuam os responsáveis pelo planejamento e estruturação da peça Orçamentária Este fluxo é contínuo e contém informações e sugestões que permitirão aos gestores 1 Avaliar as reais necessidades operacionais dos setores respectivamente 2 Tomar decisões de menor grandeza estabelecerem e recomendarem ações alternativas para a alocação dos recursos 3 Aperfeiçoar as decisões sobre políticas e objetivos a serem alcançados 4 Ratificar e ou estabelecer novos cursos de ação para as áreas de produção e estratégicas da empresa 5 Alocar os recursos necessários para a execução dos planos e atividades da corporação Conforme Dudick 1978 o Orçamento Base Zero é uma atividade na qual anualmente o corpo gerencial tem a responsabilidade de apresentar e justificar detalhadamente os seus gastos e não somente os aumentos dos gastos ocorridos no exercício precedente conforme normalmente acontece quando trabalhamos com o Orçamento Clássico Esta importante característica operacional do Orçamento Base Zero possibilita aos gestores explorar de forma muito bem estruturada e detalhada todos os departamentos da organização no objetivo de identificar e empreender ações para redução de custos em todos os setores em que se verificar a possibilidade e necessidade destas ações 51 Gomes 2000 afirma que o Orçamento Base Zero derruba a falsa proteção ou segurança dos gestores na medida em que propicia a identificação exata dos resultados que cada setor e atividade da empresa Além disso possibilita checar se operacionalmente as ações estão sendo bem executadas levando a empresa a atingir os resultados esperados As principais características do Orçamento Base Zero Além de ser uma ferramenta de gestão eficiente e bem alinhada para o atendimento das necessidades das empresas no cenário atual o Orçamento Base Zero possui outras importantes características que o destacam dentre as demais metodologias Orçamentárias como 1 A análise entre o custo x benefício de todas as atividades processos e projetos em andamento na empresa partindo do ponto zero 2 Manter o foco nos objetivos e nas metas das unidades de negócios cujos recursos serão o resultado da direção e das ações planejadas 3 Garantir a correção na distribuição dos recursos baseados no foco do negócio nem como nas atividades chave para o negócio 4 Aprovação dos níveis de investimento imediatamente após o planejamento baseado em critérios anteriormente definidos 5 Implantar e promover o desenvolvimento participativo ampliando ao máximo a comunicação entre os setores da organização 6 Conceder os subsídios necessários para o processo decisório O Orçamento Base Zero exige que os gestores analisem e façam as reavaliações a serem orçadas desconsiderando os históricos anteriores e assumindo a responsabilidade de apresentar detalhadamente as justificativas para a liberação e uso dos recursos Em contrapartida a liberação dos recursos só deve ser efetuada considerando o custo x benefício ou a análise da evolução dos eventos Outra virtude do Orçamento Base Zero é que essa ferramenta de planejamento Orçamentário rediscute toda a corporação a cada vez que o orçamento é elaborado 52 Essa prática de gestão permite que o administrador questione todos os gastos bem como a estrutura no objetivo de verificar as reais necessidades empresa Padoveze 2005 afirma que o conceito de orçamento Base Zero pode ser considerado o precursor de outra tecnologia de gestão denominada Reengenharia Da mesma forma que o Orçamento Base Zero revê todos os gastos a Reengenharia enquanto tecnologia de gestão também rediscute a corporação partindo de uma análise dos processos e de sua real necessidade nas empresas Os principais objetivos do Orçamento Base Zero Dentre muitas outras possibilidades o Orçamento Base Zero apresenta os seguintes objetivos 1 Propicia economia significativa no orçamento 2 Possibilita a geração de informações em quantidade e qualidade para os gestores em todos os níveis da empresa 3 Promove a melhoria constante nos processos de tomada de decisões políticas e administrativas 4 Aumenta o quadro de colaboradores participantes no processo orçamentário 5 Amplia o processo de comunicação entre as diversas áreas da empresa 6 Analisa e identifica os programas e atividades importantes e seus custos decorrentes 7 Compara os resultados entre os vários programas da organização salientando que os novos programas competem com os programas mais antigos no que se refere à obtenção de recursos 8 Elabora pesquisas identifica e exclui os programas inativos obsoletos ou de pouca eficiência 9 Reduz ou elimina as atividades em duplicidade Essas ações permitem inclusive a redistribuição ou a dispensa dos colaboradores em função de pouca atividade nos respectivos departamentos 53 Como toda e qualquer ferramenta de gestão o Orçamento Base Zero também apresenta algumas limitações que se forem bem administradas não comprometerão sua implantação na organização Dentre essas limitações destacamos a seguir aquelas que merecem maior destaque a A aplicabilidade desta modalidade está limitada à área de apoio e serviços b Os Administradores eventualmente prejudicados pelo Orçamento Base Zero podem procurar prejudicar o processo c Objetivos diversos podem resultar em decisões erradas REFERÊNCIAS DUDICK T S ZeroBase Budgeting in Industry Management Accounting v59 n 11 1978 GOMES R C V O Orçamento Base Zero Como Técnica de Planejamento Financeiro Taubaté UNITAU 2000 PADOVEZE C L Planejamento orçamentário São Paulo Thomson 2005 PYHRR P A Orçamento base zero um instrumento administrativo prático para avaliação de despesas São Paulo Editora Interciência 1981