Gerenciamento de Informações e Arquivamento - Guia Completo para EAD

GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Hermenérico S M Netto 1ª Edição 2022 EAD Reitor e Diretor Campus Engenheiro Coelho Martin Kuhn Vicereitor para a Educação Básica e Diretor Campus Hortolândia Douglas Jefferson Menslin Vicereitor para a Educação Superior e Diretor Campus São Paulo Afonso Cardoso Ligório Vicereitor administrativo Telson Bombassaro Vargas Próreitor de graduação Afonso Cardoso Ligório Próreitor de pesquisa e desenvolvimento institucional Allan Macedo de Novaes Próreitor de educação à distância Fabiano Leichsenring Silva Próreitor de desenvolvimento espiritual e comunitário Henrique Melo Gonçalves Próreitor de Desenvolvimento Estudantil Carlos Alberto Ferri Próreitor de Gestão Integrada Claudio Knoener Educação Adventista a Distância Conselho editorial e artístico Dr Adolfo Suárez Dr Afonso Cardoso Dr Allan Novaes Me Diogo Cavalcanti Dr Douglas Menslin Pr Eber Liesse Me Edilson Valiante Dr Fabiano Leichsenring Dr Fabio Alfieri Pr Gilberto Damasceno Dra Gildene Silva Pr Henrique Gonçalves Pr José Prudêncio Júnior Pr Luis Strumiello Dr Martin Kuhn Dr Reinaldo Siqueira Dr Rodrigo Follis Esp Telson Vargas Editorchefe Rodrigo Follis Gerente administrativo Bruno Sales Ferreira Editor associado Werter Gouveia Responsável editorial pelo EaD Luiza Simões Editora Universitária Adventista Presidente Divisão SulAmericana Stanley Arco Diretor do Departamento de Educação para a Divisão SulAmericana Antônio Marcos Presidente Mantenedora Unasp IAE Maurício Lima 1ª Edição 2022 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Editora Universitária Adventista Engenheiro Coelho SP Hermenérico Siqueira de Morais Netto Biblioteconomia PUCCampinas Teologia UNASPEC Mestrado em Ciência da Religião PUCSão Paulo Campagnoni Mariana dos Santos Diego Henrique Moreira Formação da identidade profissional do contador livro eletrônico Mariana Campagnoni 1 ed Engenheiro Coelho SP Unaspress 2020 1 Mb PDF ISBN 9788584631728 1 Carreira profissional 2 Contabilidade 3 Contabilidade como profissão 4 Contabilidade como profissão Leis e legislação 5 Formação profissional 6 Negócios I Título 2033026 CDD370113 Dados Internacionais da Catalogação na Publicação CIP Ficha catalográfica elaborada por Hermenérico Siqueira de Morais Netto CRB 7370 Gerenciamento de Informações e Arquivamento 1ª edição 2022 ebook pdf OP 00123170 Coordenação editorial Késia Santos Conteudista Hermenérico S de Morais Netto Preparador Alessandra Guapindaia Projeto gráfico Ana Paula Pirani Capa e Diagramação William Nunes Caixa Postal 88 Reitoria Unasp Engenheiro Coelho SP CEP 13448900 Tel 19 38585171 38585172 wwwunaspresscombr Editora Universitária Adventista Validação editorial científica ad hoc Antonia Gizelle T Holanda Cavalcante Vieira Gestão de Pessoas Faculdade Adventista da Bahia Editora associada Todos os direitos reservados à Unaspress Editora Universitária Adventista Proibida a reprodução por quaisquer meios sem prévia autorização escrita da editora salvo em breves citações com indicação da fonte SUMÁRIO O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E A INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES 11 Introdução 12 Organizações e sistemas 14 Dados informação e conhecimento 17 Papel da informação nas organizações 24 A informação e a tomada de decisão 32 Ferramentas de qualidade 38 O profissional de secretariado e a gestão da informação 48 OA secretárioa e a competência informacional 52 Considerações finais57 Referências 61 PARA OTIMIZAR A IMPRESSÃO DESTE ARQUIVO CONFIGURE A IMPRESSORA PARA DUAS PÁGINAS POR FOLHA EMENTA Conceitos e utilização da informação no secretariado Gerenciamento da informação como ferramenta no processo de tomada de decisão Ferramentas de qualidade e sua aplicação no processo decisório Normas e legislações para a organização e gestão de arquivos Classificação e organização de arquivos e documentos Gestão eletrônica de documentos Estudo da temporalidade e preservação de documentos O processo de gestão documental através de sistemas e métodos de arquivamento O uso das competências informacionais na coleta processamento armazenamento e distribuição das informações CONHEÇA O CONTEÚDO Amigo leitor gostaria de convidálo para o conteúdo que está logo a frente que talvez possa parecer bastante técnico e não deixa de ser mas ao mesmo tempo com um po tencial de realmente fazer diferença na vida profissional de qualquer indivíduo Todos nós lidamos de uma forma ou de outra num grau maior ou menor com a in formação Ela percorre a nossa sociedade as nossas casas a nossa vida entra pelos apa relhos de televisão computadores celulares nos chama a atenção toma o nosso tempo e ainda assim não nos cansamos Estamos inundados de tantos dados E é por essa razão que o conteúdo des te ebook é importante para você pois as técnicas e estratégias arquivísticas podem ser utilizadas numa empresa para ordenar documentos e contratos que podem valer fortunas mas também podem ser utilizados para organizar as nossas fotos em nossos notebooks As orientações podem ser aplica das numa multinacional assim como num pequeno escritório E este é o meu convite que o desafio de tentar abordar um tema tão amplo que tem a pretensão de ser útil nesses vários âmbitos possa ser descoberto como algo prático para sua vida Nosso caminho é longo e temos muito o que aprender portanto seja meu companheiro ou companheira de viagem pelo mundo do gerenciamento da informação e arquivística Under the approach people infrastructure will be disabled Only the process to host the infrastructure will be live people process 15 Infrastructure System Infrastructure and people infrastructure Clinicians Process 3 to 5 Infrastructure Process to host infrastructure 10 Infrastructure processes to use infrastructure and transition back to BAU 10 Infrastructure process to use infrastructure only 15 Infrastructure process to use infrastructure and transition back to BAU 15 Infrastructure process to use infrastructure only 10 Infrastructure process to use infrastructure only 15 Infrastructure process to use infrastructure and transition back to BAU 14 Infrastructure process to use infrastructure only 10 Infrastructure process to use infrastructure only 15 Infrastructure process to use infrastructure and transition back to BAU 10 Infrastructure process to use infrastructure only 15 Infrastructure process to use infrastructure and transition back to BAU 10 Infrastructure process to use infrastructure only 15 Infrastructure process to use infrastructure and transition back to BAU 10 Infrastructure process to use infrastructure only Compreender a gestão da informação e documentação em ambientes empresariais O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E A INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES UNIDADE 1 OBJETIVOS 12 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO INTRODUÇÃO Seja bemvindo a ao nosso estudo sobre o gerenciamento e arquivamento da informação Esse é um conteúdo essencial para o profissional de secretariado pois sua rotina irá colocálo diante da informação em suas várias formas necessidades e demandas Percebemos rapidamente que as organizações são movidas por dados e pela interpretação que é feita deles porque em cada decisão que tomam carecem de ter informações que sustentem suas resoluções e propósito Por natureza as organizações criam processos e sistemas que permitem o alcance de suas metas e unem os colaboradores a objetivos comuns Por isso como elemento dessa estrutura certas atitudes facilitadoras precisam ser conhecidas e aplicadas para o bom exercício profissional Com este conteúdo entenderemos que as organizações se estruturam e se preparam por meio da análise dos dados Dados esses que são produzidos internamente recebidos externamente e que precisam ser organizados O processo da gestão da informação dessa forma passa por aqueles 13 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs que assessoram o gestor como um recurso que precisa ser trabalhado e está sob sua responsabilidade ordenar Para tanto conheceremos algumas ferramentas ajudam a tornar esse processo mais produtivo e eficiente atentando sempre a como é possível gerar mais conhecimento aprimorar as técnicas incentivar a produtividade e contribuir com a organização Portanto ao final desta unidade esperase que você compreenda A relação entre organizações e sistemas Os conceitos de dados informações e conhecimento O papel da informação nas organizações A importância da informação e das ferramentas de qualidade para a tomada de decisão As competências que o profissional de secretariado deve desenvolver para fazer a gestão da informação Bom estudo 14 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO ORGANIZAÇÕES E SISTEMAS Desde o início da civilização homens e mulheres têm se vinculado às organizações buscando o desenvolvimento e o bemestar social produzindo bens e serviços e alavancando o progresso e a tecnologia Por sua vez as organizações por sua vez agregam essas pessoas propondo objetivos comuns o compartilhamento de valores e a convivência nas relações trabalhistas e desenvolvem uma cultura organizacional Não importa se essas organizações são pequenas ou grandes simples ou complexas cada uma delas é um sistema composto de processos métodos planejados e implementados que dependendo de vários fatores buscam alcançar bom termo e êxito em suas intenções DUARTE 2011 Dessa forma os sistemas são muito importantes administrativamente dentro de uma organização pois contribuem para dar a ideia de unidade e determinam critérios que orientam todas as partes para um fim especializando funções interrelacionando os setores concorrendo para uma maior produtividade qualidade nos resultados e um propósito DUARTE 2011 Para que funcionem como um organismo como seu nome prevê as organizações estruturamse por meio de sistemas 15 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs padronizando e reduzindo processos É a partir dessa imagem de organização e sua relação com os sistemas que percebemos como é importante que a empresa tenha conhecimento do que é realizado por cada um de seus setores de sua estrutura hierárquica da cultura organizacional e toda informação que é produzida para que possa funcionar de modo apropriado nesse cenário OLIVEIRA 2021 Ainda sobre a organização mesmo que todas as empresas precisem fazer com que cada elemento funcione em harmonia como um sistema por intermédio de processos bem arquitetados as soluções e estratégias variam de um contexto para outro cada gestor tendo que adaptar esses conceitos ao seu ambiente propósito corpo de funcionários etc Por isso entendese que dificilmente uma empresa irá reproduzir o sistema de outra organização exatamente da mesma forma haverá semelhanças sim mas as diferenças de pessoal de tamanho e até localidade modelarão seu perfil e solução única Ou seja cada organização precisará trilhar seu caminho adaptandose a sistemas que gerem soluções de êxito Sendo assim várias características irão influenciar em como esse sistema organizacional é formado e como ele irá funcionar Quanto às suas relações por exemplo o sistema pode ser 16 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO fechado não realiza trocas com o ambiente externo ou só as faz através de suportes como o marketing ou aberto quando há trocas com o ambiente externo Quanto aos recursos o sistema pode abarcar componentes conceituais compostos por metodologias planos processos etc ou físicos compostos por computadores móveis e estruturas físicas MORAES 2015 Esse sistema complexo produz muitas oportunidades e desafios para todos os profissionais envolvidos e estabelece uma rede das várias atuações que os profissionais precisam desempenhar em seu dia a dia A propósito é possível perceber que toda essa dinâmica acaba gerando dados informações e conhecimento quando esses dados não são seus produtos principais e dessa forma constróise o que chamamos de sistema de informação que coleta dados internos produzidos pelos departamentos e funcionários e externos governamental mercadológico ou ambiental organiza tudo controlandoos para alcançar maior eficácia e eficiência em seu uso OLIVEIRA 2021 São nesses relacionamentos e trocas tanto internos quanto externos que as organizações se desenvolvem e cumprem seus propósitos Ou seja por meio de suas estruturas e processos as organizações requerem e produzem dados e informações que retratam o seu funcionamento planos e atuação orientando tanto o trabalho da empresa quanto o de outros setores ligados a ela 17 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs Esse sistema de informação organizacional é vital para o bom funcionamento da empresa e por ele podemos colher a história organizacional que terá um impacto no seu contexto interno e externo hoje e no futuro MORAES 2015 Mas do que é composto esse sistema de informações produzido pelas organizações Veremos isso no próximo tópico DADOS INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO No tópico anterior tivemos uma visão da complexidade de uma organização e de como ela é composta por sistemas além de que em sua dinâmica de funcionamento ela possui um alcance interno e externo pode se constituir por relações abertas ou fechadas e dispõe de recursos conceituais e físicos Quando essa máquina entra em funcionamento percebemos que ela gera muitas informações Dessa forma é preciso gerenciar esse volume de dados para atender aos propósitos empresariais Para entendermos o que está envolvido no sistema de informações precisamos entender primeiro que no chamado mundo da informação muito do que chamamos assim é somente um mundo de dados O que isso quer dizer E por que é importante No âmbito administrativo temos três conceitos que se aproximam e se distanciam possuindo relações 18 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO mas significados diferentes são eles os dados a informação e o conhecimento Vejamos a definição de cada um deles Dado é o fato bruto ANDRADE e CIDRAL 2011 ou uma informação em potencial NICHOLS 1969 Por essa razão ainda que o dado tenha sua importância é preciso que ele seja trabalhado para que tenha valor de uso Um autor diz que dado é a matériaprima da informação ou seja precisa passar por um contexto para se tornar informação e só se torna informação quando ele é trabalhado e passa a ter um significado para aquele com quem entra em contato OLIVEIRA 2021 Vejamos então o seguinte exemplo imaginemos um relatório com os dados numéricos das saídas de cada produto de um estoque ou uma pesquisa com clientes sobre o que eles acham de um determinado produto esses documentos produzidos exemplificam os dados que podem não representar muito para a empresa pois eles são somente dados numéricos quantitativos no caso dos relatórios ou qualitativos no caso das entrevistas nesse estágio pouca utilidade têm Eles representam fragmentos da realidade que ainda não são úteis para tomar uma decisão Como vimos no exemplo os dados podem ser categorizados em quantitativos quando são expressos em números ou em 19 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs quantidades utilizando escalas ou unidades de medição ou podem ser classificados como qualitativos quando são expressos sem uma padronização ou em categorias prédefinidas Depois de categorizados os dados analisados e comparados apresentam um panorama uma visão estruturada da realidade que somente nesse momento depois de organizados passam a ter sentido para os gestores que agora podem ter conhecimento de um fato ou situação organizacional BELUZZO 2015 Então quando falamos da gestão da informação estamos falando da necessidade de diante de um mundo sobrecarregado de dados não só organizálos mas proporcionar a possibilidade de que eles se tornem informação É preciso ler os dados selecionálos organizálos classificálos entender a que processo pertencem a quem interessa e fazer com que a empresa ou aquele a quem auxiliamos possa usálos como informação para um fim adequado OLIVEIRA 2021 Muito bem a partir de agora quando tratarmos de informação estaremos nos referindo a um conjunto de dados que recebem contexto e significado Portanto informação são dados organizados comparados e analisados Podese inferir a partir disso que a boa informação surge de dados 20 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO bem pesquisados analisados e organizados e que estejam relacionados ao interesse de quem a procura MORAES 2015 Dessa forma no exemplo anterior podese comparar vários relatórios das vendas mês a mês ou ainda podese a partir das respostas dos entrevistados identificar padrões características e qualidades que atraem o cliente e só assim aqueles dados agora informação se tornam significativos e úteis para os gestores Inclusive podese aperfeiçoar o caso citado comparar os relatórios mensais e perceber que há uma queda no consumo ou através das entrevistas detectar que certo produto não está mais atendendo à expectativa dos clientes BELUZZO 2015 A informação produzida pode ser classificada em duas categorias a saber objetiva quando independe daquele que a observa ou seja não depende de uma percepção pessoal para ser determinada ou subjetiva quando expressa a opinião ou entendimento particular de alguém MORAES 2015 Há situações em que haverá a necessidade de informações de ambas as classes para se encontrar a solução de um problema Tendo entendido a diferença entre os conceitos de dados e informação podemos acrescentar mais um conceito a nosso vocabulário o de conhecimento que amplia a possibilidade de 21 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs se trabalhar com esses elementos Conhecimento é um estudo a partir da informação que dá subsídios para criar estratégias ou prever tendências Retomando o exemplo anterior vimos que os relatórios numéricos e as entrevistas exemplificam os dados um estudo analítico ou categorizado desses dados como um gráfico do decréscimo de vendas de um produto é um caso de informação e por fim um estudo das características do produto juntamente com uma pesquisa de opinião pública uma análise de mercado um projeto de marketing geram o conhecimento necessário para a criação de hipóteses previsão de situações e proposta de soluções na tomada de decisão organizacional Ou seja diante dos desafios de gestão organizacional é preciso manipular os dados transformandoos em informações e mantendo esse fluxo que faz parte da vida de uma organização MARCHIORI 2002 A todo momento situações problema surgem no cotidiano de uma empresa e decisões precisam ser tomadas a fim de que o todo não seja prejudicado Desde uma contratação a uma estratégia de como enfrentar uma crise da compra de um equipamento até o planejamento de lançamento de um produto ou serviço é necessário que aquele que toma uma decisão tenha acesso a informações que o permitam diminuir os riscos e alcançar resultados esperados 22 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Por isso o profissional de secretariado precisa ter sempre os dados da empresa e as fontes de informação organizados para que essa busca seja rápida eficiente e eficaz Da última frase podemos tomar dois conceitos muito importantes relacionados à informação e que dão suporte à tomada de decisões dos gestores a eficiência e eficácia Essas palavras têm uma semelhança na escrita e alguns as usam como sinônimos mas no campo da gerência costumam ter significados diferentes A eficácia relacionase a ter resultados de qualidade isto é ter o foco no produto ou resultados Se a empresa está promovendo um evento por exemplo todas as informações que possam auxiliar a encontrar o local adequado um bom serviço de buffet ou que haja um número adequado do staff para que o encontro aconteça relacionamse com a eficácia Se as informações auxiliam STAFF segundo o site significados sta ff é um termo inglês que significa pessoal no sentido de equipe ou funcionários Fonte https wwwsignificadoscombrstaff Acesso em 17 jan 2022 23 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs no sentido de produzir algo de qualidade então aquelas são informações eficazes DUARTE 2011 Eficiência por outro lado diz respeito à qualidade dos processos Pensando num evento produzido pela empresa a contratação dos serviços de forma legal e documentada gerenciar as condições para que todos os envolvidos façam sua parte com qualidade relacionase com a eficiência Observe como é preciso que a eficiência ande junto com a eficácia Ao se buscar um equipamento para comprar pode se encontrar o produto ideal mas se o seu valor estiver fora do que foi orçado aquela informação não foi eficaz pois a resposta não me ajudou a alcançar o objetivo esperado ela não responde ao problema levantado Contudo se encontro o produto ideal no valor adequado mas se o prazo ou serviço de entrega for inviável não terá também valor para a empresa pois apesar de saber exatamente o que atenderia o meu objetivo houve um problema no processo e por isso é ineficiente MORAES 2015 No curso da tomada de decisão metas são propostas para se chegar a um objetivo e as informações são fatores indispensáveis para consecução de planos se não forem eficazes apontarem para um resultado de qualidade ou 24 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO eficientes e não apresentarem um processo adequado aquela informação não será útil PAPEL DA INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES Já vimos no tópico anterior a diferença entre dados informação e conhecimento e como as organizações dependem deles para chegar a resultados de sucesso Dessa forma elas precisam organizar essa informação seu acesso e trânsito para cumprir os propósitos empresariais Ao gerir essas informações será preciso determinar a sua utilização relacionandoas às pessoas tendo sempre em mente os métodos mais adequados as técnicas que asseguram os melhores resultados para a organização Esse objetivo pode ser um grande desafio dado o número sempre crescente de produção de documentos e a necessidade de organizálos OLIVEIRA 2021 A perspectiva é de que com um mundo em constante mudança as estratégias e os métodos utilizados também passem por constante atualização para darem conta dessas transformações Para tanto uma série de perguntas deverão 25 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs ser respondidas com quais documentos iremos lidar Como organizálos Existe alguma norma ou orientação que preciso conhecer Quem deve ter acesso a tal documento Quanto tempo o documento deve ser arquivado O sistema será digital Deverá ser feito backup De quando em quando O arquivo deve ser acomodado em nuvem ou em algum dispositivo na empresa Esses são questionamentos que devem ser respondidos para que as decisões tomadas na gerência da informação sejam claras e de acordo com a perspectiva da organização OLIVEIRA 2021 Além de responder essas questões para que seja possível a implantação de um processo de gestão da informação uma série de análises decisões e atividades precisam ser feitas também como o mapeamento dos processos de trabalho os fluxos de informação análise de documentos associados aos setores organizacionais a adoção de instrumentos BACKUP segundo o site significados backup é um termo inglês que tem o significado de cópia de se gurança É frequentemente utili zado em informática para indicar a existência de cópia de um ou mais arquivos guardados em di ferentes dispositivos de armaze namento Fonte httpswww significadoscombrbackup Acesso em 17 jan 2022 26 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO de gestão de documentos e registros tabela de temporalidade plano de classificação manual de gestão de documentos e a implantação da tecnologia necessária para o registro e busca dos dados SÁ 2014 O objetivo desse grande número de definições se justifica pelo processo que envolve a criação de um arquivo eficiente que almeje atender as necessidades de sua comunidade organizacional Esse não é um trabalho pequeno e provavelmente vai impactar a empresa por muitos anos e por isso precisa ser bem planejado Outro fator importante que precisará ser considerado é o nível de confidencialidade da informação Os documentos possuem informações que são destinadas a funções diferentes alguns poderão ser visualizados por todos os funcionários mas talvez não pelo público em geral e ainda haverá outros documentos que nem mesmo os funcionários poderão acessar De forma geral é possível separar os documentos em uma empresa em cinco níveis de confidencialidade Público são os documentos de divulgação comercial publicidade listas de produtos serviços e preços catálogos horário promoções missão e visão contato etc 27 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs Interno tratam de informações da organização cujo conhecimento não é direcionado para o público externo e por isso não é desejável que seja divulgado mas sua divulgação não será prejudicial a empresa Os documentos classificados nesse nível costumam ser entendidos como sendo somente de interesse para aqueles que trabalham na organização ou de orientação geral Restrito lidam com informações reservadas aos setores internos da empresa A disseminação do conteúdo pode não ser prejudicial a organização mas não é desejável que se torne conhecido Esse nível se difere do anterior pois aqui há uma determinação de seu caráter reservado Sigiloso informações fechadas ao público e a alguns setores da empresa seu vazamento demonstra uma falha na segurança Secreto dizem respeito a informações fechadas à empresa e ao ambiente externo De conhecimento restrito a um grupo da organização seu conhecimento público ou mesmo para os funcionários será danoso para a empresa 28 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Analisando os vários níveis de confidencialidade percebemos que ao lidarmos com a gestão da informação devemos pensar em como elas serão protegidas em seus vários níveis contra a divulgação não planejada não expondo os itens restritos sigilosos ou secretos por meio de uma estrutura que limite o acesso ou no caso dos arquivos digitais no uso de firewalls e softwares de gerenciamento documental que protejam os dados Nesse sentido quanto maior a empresa maiores os cuidados que deverão ser tomados com o acesso e a segurança em sistemas tecnológicos MORAES 2015 Em empresas menores é comum que o sistema de informação tenda mais para o físico com processos mais simples em oposição aos sistemas de empresas maiores mais estruturados e processos mais elaborados Geralmente os sistemas de informação começam com registros manuais e um acompanhamento menos rigoroso mas à medida que a organização cresce surge a necessidade de recursos tecnológicos e um processo que relacione vários acessos e atualização constante É preciso que o sistema de gerenciamento da informação seja organizado de tal forma que seu processo de busca promova a agilidade Soluções mais básicas e informais como organizar todos os dados numa planilha eletrônica podem às vezes atender até com eficiência as demandas mas com o crescimento do volume 29 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs de informação dificuldades poderão surgir quando se busca o compartilhamento de dados ou a integridade dos documentos tornando a solução um recurso paliativo MORAES 2015 Ainda nesse sentido é muito importante entender a dinâmica da informação na organização e de que forma ela se distribui na cultura organizacional Esse fluxo irá indicar quem são os produtores da informação quem são os receptores e os pontos de concentração aqueles que a coletam e a distribuem na estrutura da empresa Os pontos de concentração são as peçaschave do planejamento esses indivíduos precisam fazer parte do planejamento do projeto de gestão e suas necessidades precisam ser ouvidas Então quanto à distribuição existem três possibilidades a rede centralizada a descentralizada e a distribuída Num primeiro formato a informação pode ser entendida e experimentada de forma centralizada quando todos os documentos partem de um único ponto e a ele convergem Esse desenho de rede é o mais frágil e se sujeito a um ataque põe em risco todo sistema Nessa configuração temos a figura de um indivíduo a quem todos recorrem e que recorre a todos ele concentra a informação e a distribui segundo seus próprios critérios BELLUZZO e FERES 2013 Confira a figura 1 a seguir 30 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Figura 1 Rede centralizada Fonte elaborada pelo autor Uma segunda possibilidade é a distribuição descentralizada Neste desenho existem certos pontos focais aglutinando a informação e os redistribuindo para outros pontos Esse formato que é o mais utilizado nas organizações modernas exibe uma certa hierarquia e o processo funciona através da ligação de certas peçaschave gestores que concentram a informação de seu grupo direto e mantêm toda organização interconectada entre eles BELLUZZO e FERES 2013 Veja a Figura 2 Figura 2 Rede descentralizada Fonte elaborada pelo autor 31 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs O último é o formato de rede distribuída que é estruturado na ausência de barreiras e obstáculos para o fluxo de informação entre todos os elementos Dessa forma todos podem ter acesso a todos os outros elementos da rede constituindo um fluxo horizontal de funcionamento refletindo a sociedade em rede Veja a Figura 3 Figura 3 Rede distribuída Fonte elaborada pelo autor Na análise de como a rede de distribuição da informação de uma empresa se organiza é interessante entendermos que cada empresa reflete nessa estrutura o pensamento de seus gestores e a necessidade e seu propósito organizacional E ainda que possam existir redes que sejam mais ou menos funcionais que outras a adoção de um único modelo para todas as organizações pode não ser o mais desejável e inteligente mesmo que a nossa sociedade hoje estruturada à semelhança da world wide web tende a impor a lógica de rede distribuída 32 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO como a melhor solução pois quanto mais conectividade existir em uma rede mais aumenta o grau de distribuição de uma rede e consequentemente maior será seu campo de atuação e formação de capital social BELLUZZO e FERES 2013 p 288 Apesar disso é a própria organização que deve fazer os estudos necessários e refletir sobre seus princípios para criar uma estrutura que possa alcançar os resultados esperados Tendo a organização examinado e avaliado as questões expostas anteriormente ainda podem ficar algumas dúvidas para que toda essa análise sobre a informação O que o estudo desse cenário pode contribuir para a organização Exploramos mais profundamente essas respostas logo em seguida A INFORMAÇÃO E A TOMADA DE DECISÃO Já foi mencionado que os dados e informações têm um papel importante nos sistemas informacionais pois seu movimento pela estrutura organizacional ativa toda a máquina Percebemos também que essa informação gerada na empresa possui características que serão definidoras quanto ao seu uso e relacionamento entre as pessoas Dessa forma as organizações como produtoras e receptoras de informações dependem de que essas sejam sistematizadas para que seu uso seja adequado 33 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs Toda essa estrutura e ordenação tem alguns objetivos mas um dos principais é a tomada de decisão organizacional Sendo assim a gestão da informação nas organizações passa a ser um tópico de grande importância gerenciado pelo profissional de secretariado quando algumas vezes é necessário que seja instaurado um sistema gestor para a administração informacional que organize as várias relações e demandas da manutenção dos documentos Dessa maneira o gerenciamento da informação se torna indispensável nas organizações quer sejam elas simples complexas pequenas grandes pois sempre terão que tomar decisões correndo o risco de ao desprezar a sua importância ter como consequência dificuldades jurídicas e financeiras O sistema de gerenciamento da informação tem sobre si certas funções e é essencial que ele se aproprie entenda e aplique cada uma delas Dependendo do tamanho da empresa esse sistema fará parte da função administrativa ou ao menos trabalhará bem próximo a ela receberá os documentos os formatará e os transformará em informação útil gerenciará os arquivos estabelecendo protocolos de uso padrão de classificação e registro e agregará conhecimento da tecnologia da informação para dar suporte ao sistema MORAES 2015 34 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Essas várias atividades englobarão os setores de gestão de pessoas financeiro comercial de tecnologia etc cada um deles com suas particularidades proporcionando o relacionamento entre eles demandando e gerando muitos documentos Tome como exemplo os recursos humanos eles tratam no seu setor de currículos atestados médicos contratos de trabalho folhas de ponto recibos de pagamento cartas de demissão guias de recolhimento além de regulações do governo sobre sua prática Em suma nos arquivos há documentos que a empresa não só consulta na tomada de decisão como contêm documentos comprobatórios fiscais históricos quer dizer toda uma gama de documentos que são produzidos internamente como aqueles recebidos nas relações externas de entrada e saída da empresa Esse ambiente externo se desdobra em muitos outros grupos o mercado por exemplo engloba os clientes fornecedores entorno da empresa concorrência etc E com cada um desses elementos do mercado informações próprias são produzidas e recebidas Nas relações com o Estado podemos ter documentos trabalhistas contábeis tributárias de regulação sanitária entre outros Com a sociedade são partilhados valores influências visibilidade etc e no âmbito do meio ambiente a organização pode impactar o seu entorno positiva ou negativamente pois utilizam recursos 35 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs físicos e podem dependendo de sua produção poluir a natureza ou ainda depender de recursos ambientais para seu funcionamento MORAES 2015 Desse modo se constrói o que chamamos de sistema de informação que coleta dados internos e externos os organiza e os direciona para a tomada de decisão além de controlálos para alcançar maior eficácia e eficiência em seu uso OLIVEIRA 2021 Consequentemente essas informações que transcendem a geografia interna da instituição geradas nas relações com o mercado Estado sociedade e até mesmo o meio ambiente se unem às criadas internamente e criam um contexto que terá efeito na atuação do profissional de secretariado enquanto gerenciador da informação MORAES 2015 Por isso as organizações de grande porte costumam criar setores para gerir a informação desenvolvendo estratégias para armazenála e distribuíla Por intermédio desse setor algumas decisões serão tomadas para envolver as áreas organizacionais e fazer com que o fluxo de informação percorra os ambientes necessários e esteja disponível para consultas posteriores MORAES 2015 É nesse sentido que o profissional de secretariado se envolve no processo de produção e gestão da informação 36 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO pois em essência ele lida com a comunicação entre vários departamentos vários indivíduos dentro e fora da organização O secretário ou secretária amplia suas atribuições para além de funções de suporte se integrando à área estratégica fomentando as relações entre os departamentos apoiando o gestor e assim contribuindo com a instituição como um todo MORAES 2015 Como podemos perceber a informação é um elemento de valor elevado nas organizações e por isso é preciso que se tenha na gestão dos documentos um referencial para a prática cotidiana empresarial Curiosamente a ciência de gerenciamento documental que surgiu nos meios empresariais deve a várias outras ciências seus princípios e orientações Ela recebe influência da arquivologia da ciência da informação da tecnologia da informação e até da biblioteconomia para estabelecer os seus fundamentos Todas essas disciplinas cedem conhecimento e técnicas que aprimoram o modo como os documentos são geridos nas empresas e estabelecem parâmetros que guiam a guarda e o uso da informação SÁ 2014 Com a aplicação da tecnologia adquirida nessas outras áreas os ganhos empresariais surgem na redução do tempo 37 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs na recuperação das informações para atendimento das partes interessadas clientes acionistas colaboradores a agilidade nos processos de fiscalização perícias auditorias demandas jurídicas atendimento a legislação e compliance preservação da memória organizacional suporte a transparência das atividades e controle do fluxo de documentos SÁ 2014 Com um sistema de gerenciamento de informações bem pensado e implementado o diferencial na tomada de decisões será perceptível e as resoluções acertadas poderão representar uma maior lucratividade além de mais clientes desenvolvimento de talentos e muitos outros benefícios Desse modo por conta das decisões que são tomadas a todo tempo nas empresas a ausência de um sistema de apoio à informação pode acarretar graves consequências não importa o tamanho COMPLIANCE segundo o site Jusbrasil com pliance significa agir de acordo com uma regra uma instrução interna um comando ou um pedido ou seja estar em com pliance é estar em conformi dade com leis e regulamentos externos e internos Fonte ht tpsmichaellirajusbrasilcom brartigos112396364oque ecomplianceecomoopro fissionaldaareadeveatuar Acesso em 17 jan 2022 38 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO da organização É preciso lembrar que a tomada de decisão é uma ação constante e a decisão correta é aquela que estabelece parâmetros e caminhos para o crescimento institucional e o destaque no mundo corporativo MORAES 2015 Dentro das organizações o poder de decisão está atrelado à posição de gestão e são as decisões estratégicas dos gestores que têm o maior impacto na instituição por esse motivo eles serão o grupo que mais dependerá de um sistema de gestão eficiente MORAES 2015 À luz dessa lógica o assessor ou a secretária se localiza num espaço privilegiado e por uma série de funções atreladas à sua atuação pode ter uma visão estratégica prestigiada utilizando recursos como ferramentas de qualidade que estabelecem métodos para explorar os dados como veremos em seguida FERRAMENTAS DE QUALIDADE Temos acompanhado uma construção conceitual das relações entre organizações sistemas dados e informação que estabelecem o contexto da prática do secretariado Esse ambiente oferece desafios como já observamos mas é preciso reagir aos obstáculos transformandoos em plataformas de superação E pensando nisso é possível aprimorar processos e 39 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs aumentar a produtividade quando são aplicadas ferramentas de qualidade para coletar e trabalhar com os dados e contribuir com a eficácia organizacional As ferramentas de qualidade são técnicas utilizadas para avaliar controlar processos e propor soluções para problemas de desempenho Elas começaram a ser estruturadas a partir dos anos 1950 e podem ser aplicadas a muitos propósitos MALIK e SCHIESARI 1998 MARSHALL JUNIOR 2010 como identificar as causas ou efeitos de ações e situações acompanhar o curso de processos e suas consequências ou mapear operações processos e seu encadeamento CARVALHO e PALADINI 2012 Como as ferramentas se prestam a situações diferentes com objetivos particulares serão apresentadas algumas opções que a princípio parecem se adequar mais à rotina do profissional de secretariado mas havendo a necessidade ou o desejo de conhecer outros modelos existe uma farta literatura que poderá ser consultada Em seguida veremos algumas delas o diagrama de causaefeito o fluxograma a lista de verificação o brainstorming a matriz GUT e o 5W2H DIAGRAMA DE CAUSAEFEITO Essa ferramenta também é chamada de diagrama espinha de peixe ou de diagrama de Ishikawa seu autor 40 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO e propõe a análise das causas e efeitos de um processo observando cada uma de suas categorias detalhadamente o que proporciona a vantagem de perceber falhas em pontos específicos da estrutura Primeiro se apresenta o problema que será analisado depois o processo envolvido detalhando pelo qual está acontecendo como está acontecendo e quem está envolvido são abordadas as causas separadas por categorias e após isso é analisado o diagrama e são coletados os dados de frequência das causas e o efeito esperado MARSHALL JUNIOR 2010 p 89 RODRIGUES 2014 É mais fácil entender a proposta observando o desenho do diagrama na figura 4 Figura 4 Diagrama espinha de peixe Causa Causa Causa Causa Causa Causa Causa Causa Causa Causa Causa Categoria Categoria Categoria Categoria Categoria Categoria Efeito Fonte elaborada pelo autor 41 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs Existem propostas sugestivas de categorias para o diagrama como a dos 6Ms que recomenda analisar o problema observando o método utilizado as máquinas envolvidas as medidas decisões tomadas anteriormente o meio ambiente a mãodeobra e o material envolvido no problema e suas causas FLUXOGRAMA O fluxograma é a descrição gráfica de um processo através do uso de formas geométricas e da representação do encadeamento das decisões lógicas em outras palavras é a elaboração de um desenho de cada uma das etapas de um processo com o intuito de se analisar a produtividade a sua praticidade perceber erros e assim aprimorar o sistema Os símbolos utilizados são padronizados o que ajuda na repetição da técnica e a avaliação Para utilizálo deve ser feito um estudo considerando possíveis duplicidades de ações ou percursos O olho deve estar centralizado na altura da página 42 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO desnecessários Veja na figura 5 um exemplo de fluxograma que descreve uma rotina de atendimento de ligação telefônica Figura 5 Fluxograma de atendimento telefônico Não Sim Sim Não Início Consulta a gestora Sabe a resposta Notifcação do cliente Demanda para a equipe Questionamento do cliente Requisição de reposta da equipe Fonte elaborada pelo autor LISTA DE VERIFICAÇÃO Essa ferramenta também é conhecida como folha de verificação e é utilizada quando se quer fazer um levantamento estatístico da ocorrência de eventos dificuldades e falhas num período determinado Nos vários processos administrativos por vezes se ouve da ocorrência de um problema ou de uma necessidade existente mas faltam parâmetros para avaliar sua real importância 43 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs A lista de verificação ajuda a detectar comparando com outras questões a regularidade com que aquele assunto é mencionado MARSHALL JUNIOR 2010 Um ponto a se lembrar quando utilizamos essa técnica é que o único critério recuperado é o de sua repetição mas numa análise poderão ser aplicadas outras estratégias para se estudar melhor o problema como custos prioridades etc Veja abaixo na figura 6 um exemplo de lista de verificação utilizada para analisar a prestação de serviços terceirizados numa empresa Figura 6 Lista de verificação SERVIÇO TERCEIRIZADO NÚMERO DE RECLAMAÇÕES ABRIL E MAIO 2020 TOTAL Limpeza Ausência da equipe 10 Ambientes sujos 3 Portaria Atendimento 7 Controle de acesso 20 Jardinagem Frequência da visita 0 Corte de grama e árvores 2 limpeza e conservação 4 Fonte elaborada pelo autor 44 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Ao utilizar essa ferramenta será preciso antes de começar a coleta de dados certificarse de que o período esteja bem definido quais situações serão observadas qual será a metodologia e depois disso analisar os dados identificando as limitações e relevância do processo RODRIGUES 2014 BRAINSTORMING O brainstorming ou tempestade de ideias é uma técnica já largamente utilizada em equipes com a intenção de gerar soluções propor ideias e expor problemas através da livre expressão sem censura da forma rápida É uma proposta que deixa o grupo bem à vontade para que a criatividade a ausência de papéis hierárquicos e a velocidade gerem propostas e possibilidades O processo se desenvolve em três etapas Primeiramente é apresentada a proposta de trabalho depois há o momento da geração de ideias e sua documentação e termina com a análise e escolha das melhores soluções Atente para dois detalhes que farão a diferença durante o processo não pode haver crítica das ideias apresentadas para que os participantes se sintam livres para serem criativos e é bom que as ideias sejam registradas onde todos possam ver durante a discussão privilegie a participação do grupo tanto na geração quanto na análise das ideias RODRIGUES 2014 MARSHALL JUNIOR 2010 45 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs MATRIZ GUT É uma técnica de avaliação de problemas que estabelece três critérios de análise gravidade urgência e tendência Sua utilização é indicada quando os recursos para a solução são limitados e é preciso estabelecer uma ordem de prioridade Criase uma tabela onde é apontado o problema e se dá uma nota de 1 a 5 menos a mais impacto para três parâmetros extensão e intensidade do problema na instituição gravidade o tempo disponível para resolvêlo urgência e o tamanho das consequências que poderá ter no futuro tendência GALIAZI e SANTOS 2015 MARSHALL JUNIOR 2010 A pontuação pode ser indicada de acordo com a tabela abaixo veja a figura 7 Figura 7 quantificação para matriz GUT NOTA GRAVIDADE URGÊNCIA TENDÊNCIA 1 Não é grave Pode esperar Não irar prejudicar 2 Pouco grave Pouco urgente Irá prejudicar a longo prazo 3 grave Urgente Irá prejudicar 4 muito grave O mais rápido possível Irá prejudicar em pouco tempo 5 Extremamente grave Ação imediata Irá prejudicar rapidamente Fonte Baptista et al 2018 p 63 Para utilizar esta técnica crie uma tabela com os problemas a serem examinados com uma coluna para cada 46 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO uma das 3 categorias e ao final uma coluna com o total Depois dos dados numéricos terem sido inseridos em cada uma das colunas correspondentes se faz um cálculo multiplicando os valores e obtémse o peso do problema Um exemplo da matriz GUT avaliando os problemas num site de vendas pela internet ficaria assim veja a figura 8 Figura 8 matriz GUT PROBLEMAS G U T G x U x T Rapidez na resposta 4 3 3 36 Preços elevados 5 4 5 100 Entrega no prazo 5 5 5 125 Design da plataforma antigo 3 1 3 9 Fonte elaborada pelo autor Avaliando a percepção quanto aos problemas se investiria prioritariamente no problema de entrega e por último no design da plataforma 5W2S É uma ferramenta aplicada nas situações em que é preciso tomar uma decisão sobre um plano ação ou problema Seu nome remete às perguntas que são feitas na língua inglesa conforme mostra a figura 8 47 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs Figura 8 descrição das perguntas 5W2H What O que deve ser feito Why Por que deve ser feito Who Quem é o responsável Where Onde deve ser executado When Quando deve ser implementado How Como deve ser conduzido How much Quanto vai custar sua implementação Fonte adaptado de Nagakawa 2018 p 1 Para a avaliação do problema deve ser criada uma tabela de acordo com o modelo abaixo que deve ser preenchida veja a figura 9 Figura 9 modelo de formulário para ferramenta 5 5W 2H O que Por que Quem Onde Quando Como Quanto Ação problema justificativa Responsável Local Prazo ou cronograma Etapas Custos Fonte adaptado de Nagakawa 2018 p 2 Ao final do estudo e do preenchimento da tabela é feita uma análise e é idealizado um plano de ação para resolver o problema Essa ferramenta por sua simplicidade pode ser usada por grupos ou indivíduos para dificuldades pessoais ou corporativas e 48 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO ainda juntamente com outras ferramentas para adicionar outras dimensões de análise MARSHALL JUNIOR 2010 Várias outras ferramentas poderiam ser apontadas como o diagrama de Pareto ou o histograma algumas que utilizam processos mais estatísticos ou matemáticos ao invés daquelas que exploram os dados num viés mais qualitativo mas o mais importante é ter em mente o que você espera analisar qual a ferramenta mais adequada e qual produzirá os melhores resultados O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E A GESTÃO DA INFORMAÇÃO Tendo em mente as ferramentas apresentadas no tópico anterior é possível entender que o profissional do secretariado pode ter uma vantagem devido a sua colocação no centro nervoso das informações nas organizações mas essa oportunidade de atuar próximo à gestão estratégica surgiu como uma conquista profissional recente como veremos a seguir O profissional de secretariado surgiu no contexto da revolução industrial e depois da segunda guerra mundial com a entrada da mulher no mercado de trabalho se materializou numa perspectiva que ainda é praticada e percebida hoje Esse 49 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs ou essa profissional ficou conhecido classicamente por trabalhar enviando recebendo correspondências gerenciando o material do seu setor atendendo ligações telefônicas administrando o arquivo físico e executando tarefas operacionais Contudo essa atuação é revista no século XXI e podemos encontrar hoje profissionais na área coordenando o trânsito de documentos nos departamentos supervisionando cotações com fornecedores atendendo clientes gerenciando arquivos eletrônicos e tarefas operacionais MONTEZANO SOUZA BAETA 2015 Portanto esse profissional tem galgado cargos estratégicos nas empresas assessorando executivos supervisionando setores e pessoas administrando o fluxo da informação e utilizando as tecnologias atuais em um ambiente de constantes mudanças culturais econômicas políticas sociais e profissionais MONTEZANO SOUZA BAETA 2015 Essa transformação no perfil do profissional demandou o aprendizado de novas competências a incorporação de saberes inovadores a necessidade de ter uma visão abrangente da organização a percepção das relações hierárquicas entre os vários setores da instituição habilidades para lidar com novos modelos de gestão além de uma aptidão para o uso e aproveitamento da tecnologia nos processos MONTEZANO SOUZA BAETA 2015 50 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO A informação portanto passa a ter um destaque especial para o secretário ou secretária Afinal de contas vivemos em um cenário onde a quantidade de informação se multiplica num período sempre menor as tecnologias o mundo globalizado e a rede mundial de informação são causas dessa realidade mas também o meio pelo qual é possível administrar essa explosão informacional MONTEZANO SOUZA BAETA 2015 Desse modo a gestão da informação passa a ser uma de suas principais atribuições e ainda que tradicionalmente o profissional que era lembrado por gerenciar a informação vinha de outras áreas como a arquivologia Surge uma lacuna nas empresas para um profissional que seja capaz de definir as necessidades informacionais nesse contexto assim como receber e disseminar a informação empresarial com qualidade de forma estratégica priorizando a qualidade exatidão utilidade e aplicabilidade MONTEZANO SOUZA BAETA 2015 Por tudo isso esse profissional trabalha hoje ao lado daqueles que têm poder de decisão nas organizações pois percebese sua importância e capacidade de aperfeiçoar os resultados quer sejam eles das equipes no desenvolvimento de projetos ou nas relações com o mercado Em razão disso ele tem sido inserido no processo administrativo aproximando 51 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs gestores de clientes e esses dos fornecedores e funcionários MONTEZANO SOUZA BAETA 2015 Nessa descrição da atuação do profissional de secretariado podese ter a impressão de que o gerenciamento da informação é algo novo para ele no entanto a elaboração de documentos e relatórios o gerenciamento de arquivos físicos são práticas já consagradas desse profissional logo esse espaço só se ampliou com as inovações tecnológicas e o incremento da informação como valor organizacional O profissional de secretariado tem tido assim a oportunidade de atuar junto a alta gestão como um detentor de informações privilegiadas influenciando na tomada de decisão e apresentando soluções para os problemas empresariais Ainda que o alcance e a extensão dessa atuação dependam das atribuições propostas e esperadas desse profissional pelos gestores mesmo assim ele se coloca em situação estratégica por conta de seu acesso à informação e relações tanto dentro quanto fora da organização e dessa maneira é capaz de oferecer informações úteis confiáveis e válidas Assim quando a informação atende aos requisitos procurados ela entra no processo de tomada de decisão garantindo uma identificação apropriada do cenário de busca 52 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO O profissional de secretariado pode então apresentar soluções analisar propostas escolher alternativas e propor execuções mais adequadas MORAES 2015 Diante dessa condição e do cenário competitivo alguns autores percebem que nem sempre os profissionais de secretariado estão cientes ou habilitados a lidar com a informação isso pode darse tanto pelo seu desconhecimento quanto pelo não uso estratégico dessa ferramenta E como essa é uma competência que depende e percorre as relações humanas é fundamental que esse profissional nas organizações tenha domínio desse conhecimento BELLUZZO e FERES 2013 OA SECRETÁRIOA E A COMPETÊNCIA INFORMACIONAL Levando em consideração os desafios que se apresentam para a atuação do profissional de secretariado em nossos dias é imprescindível a aquisição e desenvolvimento constantes de novas competências principalmente quando se trata diretamente da informação A competência informacional é um conceito surgido nos Estados Unidos na década de 1970 com a terminologia information literacy e é entendido como o processo contínuo e articulado de formação e desenvolvimento 53 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs de conhecimentos habilidades e atitudes de gestores a partir da interação com outras pessoas no ambiente de trabalho tendo em vista o aprimoramento de sua capacitação CRUZ 2018 Na década de 1980 por causa influência crescente da presença dos computadores no dia a dia das pessoas essa ideia obteve mais espaço e desde então as habilidades de solucionar problemas auxiliar na tomada de decisão através do uso da informação fazem parte do perfil profissional de gestores e das organizações e consequentemente dos seus assessores BELLUZZO e FERES 2013 Dentre as aptidões relacionadas com essa competência estão identificar avaliar e justificar recursos organizar e conduzir projetos individualmente e em grupo cooperar em sinergia nas situações de coletividade compartilhando lideranças gerenciar a resolução de conflitos ser capaz de cumprir regras tanto de forma crítica quanto ser capaz de criálas e construir atitudes negociáveis diante das diferenças culturais BELLUZZO e FERES 2013 A justificativa para adoção do conceito competência informacional e aplicação no âmbito empresarial está na busca por uma qualificação ou formação que promova a criatividade a autonomia na busca do conhecimento além do 54 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO desenvolvimento de habilidades de pensar avaliar analisar sintetizar e resolver problemas BELLUZZO e FERES 2013 As dimensões da competência informacional então estendem seu alcance até a capacidade de conhecer e saber utilizar as ferramentas tecnológicas de forma conceitual e prática incluindo o software e hardware para a vida profissional e individual habilidades de compreensão do formato métodos e acesso aos recursos informacionais em rede conhecer os modos de produção da informação nos grupos instituições e redes habilidades no uso das ferramentas tecnológicas de informação e as estratégias de busca capacidade de formatar e publicar documentos eletronicamente em formato impresso e multimídia aptidão contínua de adaptação às inovações tecnológicas emergentes a fim de tomar decisões utilizando os recursos mais atuais e capacidade de avaliar de forma crítica os pontos positivos e negativos benefícios e prejuízos do uso da tecnologia da informação no contexto empresarial BELLUZZO e FERES 2013 Ao apresentarmos os vários saberes da competência informacional entendemos a grande extensão que é proposta assim como o desafio de encontrar algumas soluções para se adquirir tamanho currículo No entanto algumas saídas poderão ser encontradas de forma natural através de um 55 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs processo de autodidatismo essas deverão ser buscadas primeiro enquanto as mais complexas poderão requerer um aperfeiçoamento o estabelecimento de etapas e o conhecimento de uma metodologia para ajudar o profissional ter a certeza de que todos os estágios foram alcançados tornando o gerenciamento e uso da informação mais confiável e eficiente Esse processo de aquisição dessa competência pode ser então implementado quer individualmente quer nas empresas adotando roteiros já experimentados que dão um norte para quem intenciona saber mais sobre o assunto Existem muitos modelos que se propõem dar uma sequência às etapas do lidar com a informação com qualidade podemos citar a sistemática de Irving surgida no Reino Unido em 1985 o de Kuhltau e o StriplingPitts ambos nos Estados Unidos em 1988 ou o modelo circular de Loerscter também nos Estados Unidos em 2003 Cada um desses modelos organiza a trajetória da informação para melhores resultados CRUZ 2018 Considerando o contexto atual das organizações a necessidade de dinamismo o desafio da competitividade e o cenário de inovação contínua percebese a necessidade real de colaboração e crescimento no desenvolvimento da competência informacional em ambientes cada vez mais interconectados Dessa forma surgem novas propostas às organizações de se adequarem a esse panorama 56 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO Dentre as várias estratégias e possibilidades algumas ideias surgem na tentativa de mudar modelos de gestão mais tradicionais por modelos orgânicos e mais adequados aos nossos dias Nesses é preciso que haja uma comunicação horizontal maior nas redes organizacionais uma descentralização na tomada de decisões um aumento na adaptação mútua entre profissionais das mais variadas funções BELLUZZO e FERES 2013 O resultado esperado dessas iniciativas é a criação ou solidificação das relações sociais informacionais empresariais gerando uma comunidade de conhecimento que troquem informações pessoalmente por email telefone intranet etc compartilhando o conhecimento e contribuindo na resolução de problemas do grupo BELLUZZO e FERES 2013 Nesse cenário o profissional de secretariado é um fator aglutinante e produtor de novas relações podendo contribuir significativamente na constituição da rede organizacional e nas estratégias de resolução de problemas Caso por um lado isso seja desejável talvez o maior obstáculo seja justamente convencer os profissionais de que o compartilhamento de informações pode ser uma ação positiva e lucrativa para ambas as partes Ainda que as informações possam ser usadas como diferenciais estratégicos diferente dos recursos físicos elas aumentam de valor com o uso 57 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs partilhamento e disseminação Por isso respeitando os princípios de confidencialidade é preciso que haja mudança na mente e colaboração dos profissionais e organizações e o profissional de secretariado pode ser a peça central nesse grande desafio em nossos dias BELLUZZO e FERES 2013 CONSIDERAÇÕES FINAIS Bom como você pôde perceber estamos concluindo a primeira etapa de nosso estudo Este conteúdo teve o objetivo de apresentar de forma geral de apresentar os conceitos de informação e organizações as relações e as características dos dois conceitos que nos ajudarão no entendimento de como fazer a gestão da informação A propósito é fundamental que o profissional do secretariado saiba que as organizações são definidas por sistemas e que é no processo de desenvolvimento dos dados em informação e depois em conhecimento e do fluxo dessa informação por toda a estrutura corporativa que é fornecido o suporte para o crescimento e as tomadas de decisões Além disso ressaltamos o fato de que as organizações podem ser caracterizadas de várias formas como abertas 58 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO fechadas centralizadas descentralizadas distribuídas etc Essas caracterizações têm o propósito de estabelecer os métodos que serão utilizados para se adequar à sua realidade Inclusive há de se reforçar que o conhecimento das ferramentas de qualidade e o conhecimento da aplicação de cada uma delas para recolher dados e fornecer aos gestores o subsídio para a análise dos problemas e a segurança para as ações organizacionais é muito importante As ferramentas são um ótimo recurso nas mãos do profissional de secretariado por oferecer métodos que devolvem aos gestores dados estatísticos e informações consistentes para apoiar decisões ou um planejamento Use as técnicas apresentadas de tal forma que suas contribuições sejam reconhecidas por sua fundamentação Acima de tudo busque as competências informacionais e uma colocação em sua empresa em sintonia com o perfil do profissional do século 21 usando a tecnologia para aumentar a produtividade e interação corporativa cultive o espírito do eterno estudante para que sua prática esteja sempre atualizada Bons estudos 59 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs RESUMO Nesta unidade aprendemos que as organizações e empresas se organizam através de sistemas para alcançar suas metas a informação produzida pode ser classificada em duas categorias sendo elas objetiva quando independe daquele que a observa ou seja não depende de uma percepção pessoal para ser determinada ou subjetiva quando expressa a opinião ou entendimento particular de alguém os meios comunicacionais podem ser instrumentos para resolução de problemas Toda essa estrutura e ordenação tem alguns objetivos mas um dos principais é a tomada de decisão organizacional Sendo assim a gestão da informação nas organizações passa a ser um tópico de grande importância gerenciado pelo profissional de secretariado onde algumas vezes é necessário que seja instaurado um sistema gestor para a administração informacional que organize as várias relações e demandas da manutenção dos documentos 60 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO é importante saber administrar e utilizar os dados a fim de melhor organização da empresa as ferramentas de qualidade são técnicas utilizadas para avaliar controlar processos e propor soluções para problemas de desempenho Elas começaram a ser estruturadas a partir dos anos 1950 e podem ser aplicadas a muitos propósitos os dados analisados e contextualizados se tornam informações e as informações estudadas podem gerar conhecimento a informação é muito importante na tomada de decisão das organizações existem várias ferramentas de qualidade que auxiliam a avaliação de processos e resolução de problemas o profissional de secretariado possui atuação direta e extremamente importante na gestão na informação e dessa forma precisa desenvolver e aprimorar a competência informacional diante dos desafios atuais impostos por sua profissão 61 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs REFERÊNCIAS ANDRADE G K CIDRAL A Fundamentos de sistemas de informação Porto Alegre RS Bookman 2011 BAPTISTA A R F P BAPTISTA A R F P GONÇALVES H H B A Q ANDRADE A S Matrizes GUT e 5W2H suas aplicações em um contexto socioambiental In Revista Tecnologia Cultura Rio de Janeiro n 31 ano 21 janjun 2018 p 45 54 BELLUZZO R C B FERES G G orgs Competência em informação de reflexões as lições aprendidas São Paulo FEBAB 2013 CARVALHO M M PALADINI E P coords Gestão da qualidade teoria e casos Rio de janeiro Elsevier 2012 CRUZ L C A importância das competências em informação para o profissional de secretariado um estudo aplicado no Centro de Ciências médicas da Universidade Federal da Paraíba campus I in GA João Pessoa v7 n2 p63 70 juldez 2018 62 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO DUARTE G Dicionário de administração e negócios sl KBR 2011 GALIAZI D R SANTOS E A A eficiência das ferramentas de qualidade no suporte ao gerenciamento de projetos In SINGPED Simpósio de gestão de projetos inovação e sustentabilidadeInternational symposium on Project management innovation and sustentability IV 2015 São Paulo Anais Disponível em httpssingeporgbr4singep resultado104pdf Acesso em 17 jan 2022 MALIK A M SCHIESARI L M C Qualidade da gestão local de serviços e ações de saúde São Paulo IDSNAMHFSP USPBanco Itaú 1998 MARCHIORI P Z A ciência da gestão de informação compatibilidades no espaço profissional Ciência da Informação Brasília v 31 n 2 p 7279 maioago 2002 Disponível em httpwwwscielobrpdfciv31n212910 pdf Acesso em 17 jan 2022 MARSHALL JUNIOR I Gestão da qualidade 10 Ed Rio de Janeiro FGV 2010 63 O PROFIssIONAl DE sECRETARIADO E A INFORmAçãO NAs ORgANIzAçõEs MONTEZANO S N SOUZA R B BAETA O V A importância da gestão da informação para a atuação profissional do secretário executivo uma revisão de literatura nacional integrativa In Revista de Gestão e Secretariado GeSec São Paulo v 6 n 2 p 111 133 maioagosto 2015 Disponível em httpswwwrevistagesecorgbrsecretariado articleview356 Acesso em 17 jan 2022 MORAES P E S OLIVEIRA V S Gestão da informação e arquivística no contexto secretarial Sl Intersaberes 2015 NAGAKAWA Marcelo 5W2H plano de ação para empreendedores SEBRAEEditora globo sd Disponível em httpswwwsebraecombrSebraePortal20Sebrae Anexos5W2Hpdf Acesso em 17 jan 2022 NICHOLS G On the nature of management information In Management accounting New York National Association of Accountants v L n 8 april 1969 OLIVEIRA V S Assessoria executiva Contentus 2021 RODRIGUES M V Ações para a qualidade 5 ed Rio de Janeiro Elsevier 2014 64 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES E ARQUIVAMENTO SÁ E P Gestão de documentos uma visão empresarial In SOUTO L F org Gestão da informação e do conhecimento práticas e reflexões Rio de Janeiro Interciência 2014