Gestão de Projetos - Conceitos Gerais e Definição de Projeto

Disciplina Gestão de Projetos Unidade 1 Conceitos Gerais Sobre Gestão de Projetos Aula 1 Conhecendo um projeto Introdução Este conteúdo é um vídeo Para assistir este conteúdo é necessário que você acesse o AVA pelo computador ou pelo aplicativo Você pode baixar os vídeos direto no aplicativo para assistir mesmo sem conexão à internet Nesta aula você vai conhecer a definição de projeto bem como seus conceitos e características É importante destacar que existem diferentes tipos de projetos em todas as indústrias e áreas de atuação Finalmente você deve entender a diferença entre projetos e operações para que possa ajudar sua organização a atingir melhores resultados Ao dominar os fundamentos desta aula você vai conhecer como se realiza a gestão de um projeto e estará preparado para elaborar uma estrutura consistente para gerenciar seus projetos daqui em diante utilizando as boas práticas ferramentas e técnicas deste curso Agora é com você Faça anotações durante a aula e pense nos projetos ao seu redor Afinal de contas existem projetos nas mais diversas áreas como marketing recursos humanos finanças engenharia e tecnologia Segundo o Project Management Institute o mundo precisa cada vez de mais gestores de projetos sendo 19 milhão de vagas somente no Brasil até 2027 Conceitos e características Disciplina Gestão de Projetos Segundo a ISO NBR 10006 projeto é um processo único consistindo em um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos incluindo limitações de tempo custo e recursos O Guia PMBOK PMI 2021 p 4 descreve um projeto como sendo um esforço temporário empreendido para criar um produto serviço ou resultado exclusivo Isso significa que um projeto tem início e fim definidos seu objetivo é criar um resultado único por meio do planejamento execução e controle das atividades e gerenciamento de recursos O projeto acaba quando seus propósitos forem atingidos ou quando for verificado que eles não podem ser alcançados ou não são mais desejados É importante destacar que a gestão de projetos não se restringe a engenharias e Tecnologia da Informação Na verdade tratase de um conjunto amplo de práticas e técnicas fundamentais para o sucesso de qualquer empreendimento temporário Podemos citar diferentes tipos de projetos conforme suas áreas de aplicação e indústrias tais como Realizar uma pesquisa de mercado Desenvolver uma campanha de marketing Criar um treinamento para padronização e conscientização em hospitais Disciplina Gestão de Projetos Implantar um Sistema de Gestão da Qualidade numa planta fabril Realizar mudanças organizacionais e reestruturações Fazer uma campanha eleitoral Elaborar e organizar um novo curso ou treinamento Planejar uma viagem ou mudança para outro país Desenvolver um novo produto ou serviço Além das indústrias e áreas de aplicação podemos categorizar os tipos de projetos conforme as abordagens de gerenciamento projetos preditivos projetos ágeis e projetos híbridos A gestão de projetos tradicional ou preditiva trata de projetos com entregas bemdefinidas escopo fixo e requisitos estáveis Por outro lado projetos com elevado grau de inovação ou incerteza possuem um escopo variável e requisitos flexíveis utilizando abordagens ágeis de gerenciamento Finalmente é possível combinar as abordagens tradicionais e ágeis utilizando a gestão híbrida de projetos para balancear as necessidades de previsibilidade com os requisitos de adaptabilidade Podemos concluir que os projetos impulsionam mudanças nas organizações Dessa forma a gestão de projetos é indispensável para transformar estratégias de negócios em resultados concretos O ambiente competitivo atual das organizações coloca os gestores sob grande pressão para entregar projetos dentro dos parâmetros de desempenho cronograma e orçamento Para ter sucesso é preciso estabelecer prazos definir tarefas identificar itens de caminho crítico especificar e adquirir materiais acompanhar custos e o valor agregado Em contraste com os projetos estão as Operações da organização Operações são esforços de trabalho contínuo que seguem procedimentos existentes na organização repetemse e têm caráter permanente e rotineiro Elas são uma função organizacional que realiza a execução contínua de atividades que produzem o mesmo produto ou fornecem um serviço repetitivo Diferenças entre projeto e operação Projeto Operação contínua Temporário tem um começo e um fim definidos Repetitiva o mesmo processo é repetido várias vezes Produz um resultado ou produto único Objetiva produzir os mesmos resultados cada vez que o processo é executado Tabela 1 Comparação entre projeto e operação contínua Fonte elaborada pelo autor Existe diferentes classificações e tipos de projetos Uma delas está relacionada à abordagem ou metodologia adotada para a sua gestão Assim podemos ter projetos ágeis tradicionais e híbridos uma combinação dos anteriores Também podemos classificar os projetos conforme sua área de aplicação Por exemplo projetos de engenharia de marketing de pesquisa e desenvolvimento A seguir você irá conhecer de maneira aplicada os conceitos descritos até agora e aprender com exemplos práticos mais detalhados de projetos Tipos de projetos Um dos princípios da metodologia PRINCE2 OGC 2011 é a Justificativa contínua de negócios destacando que todo projeto precisa criar valor e realizar benefícios para as partes interessadas Nesse sentido entender o contexto de negócios e o contexto estratégico dos projetos é fundamental para o sucesso do gestor de projetos Na mesma linha o Project Management Institute em sua nova edição do Guia PMBOK PMI 2021 definiu o Value Delivery System um ciclo de vida estendido do projeto que inclui as fases préprojeto e também posteriores ao projeto Portanto antes de iniciar o projeto é necessário identificar os ativos de processos organizacionais e os fatores ambientais da empresa Fatores ambientais da empresa são as condições fora do controle da equipe do projeto podendo ser internas ou externas à organização Essas condições restringem ou direcionam as opções para o planejamento e a gestão do projeto Fatores ambientais internos Cultura estrutura e processo organizacionais Administração de pessoal políticas de recursos humanos Capacitação dos funcionários Disponibilidade de recursos Sistemas de autorização de trabalho da empresa Tolerância a riscos das partes interessadas Bancos de dados e sistemas de informação Infraestrutura Fatores ambientais externos Padrões governamentais ou setoriais Condições de mercado Elementos ambientais físicos Restrições legais Ativos de processos organizacionais ativos ligados a processos são planos processos políticas procedimentos e bases de conhecimento específicos da organização e por ela usados Estão relacionados a informações e ao conhecimento sendo divididos em duas categorias Processos e procedimentos Processos organizacionais políticas ciclos de vida Diretrizes instruções e critérios Procedimentos de encerramento dos projetos controles financeiros gestão de mudanças e de riscos Modelos de documentos Requisitos de comunicação Base de conhecimento organizacional Bancos de dados e arquivos de projeto Informações históricas e lições aprendidas Gerenciamento da configuração e dados financeiros A partir do entendimento do contexto estratégico e de negócios o gestor do projeto pode escolher a melhor abordagem de gestão considerando as características do projeto e as necessidades das partes interessadas O modelo Diamante proposto por Shenhar e Dvir 2009 descreve quatro dimensões para categorizar os projetos Novidade impacta o entendimento das necessidades das partes interessadas e a definição dos requisitos Quanto mais inovador o projeto maior será a variabilidade no escopo e a flexibilidade nos requisitos uma vez que não há conhecimento prévio do mercado ou produtos e serviços para benchmark Tecnologia impacta o design da solução e o desenvolvimento do produto ou serviço Um projeto com maior teor tecnológico exige habilidades técnicas especializadas e maior tempo nas atividades para definição arquitetura e construção da solução Complexidade está relacionada à organização e estrutura do projeto número de partes interessadas e interfaces burocracia padrões e regulamentações Quanto maior a complexidade do projeto maior serão o tempo e o esforço necessários para gerenciálo Ritmo está relacionado à urgência do projeto e sua duração Projetos emergenciais exigem um ritmo de trabalho acelerado e maior autonomia para que possam ter sucesso Projetos não urgentes podem ser executados em um ritmo mais tranquilo Conhecido o contexto estratégico e as características do projeto o gestor pode selecionar entre abordagens preditivas escopo fixo e requisitos estáveis ou abordagens ágeis escopo variável e requisitos flexíveis As abordagens preditivas são organizadas em fases utilizando documentos importantes que serão apresentados em módulos posteriores desta disciplina tais como estrutura analítica do projeto e cronograma As abordagens ágeis são organizadas em iterações e incrementos O produto é definido progressivamente em períodos fixos ou sprints de acordo com o framework scrum Disciplina Gestão de Projetos A seguir serão apresentadas ferramentas e técnicas para o planejamento e controle tanto em projetos preditivos quanto em projetos ágeis Projetos versus operações O primeiro passo para aumentar a maturidade em gerenciamento de projetos na sua organização é reconhecer e classificar projetos e operações de maneira diferente Atividades de rotina em um departamento de tecnologia recursos humanos ou engenharia devem ser organizadas com uma sistemática própria de operações Por exemplo um quadro ou calendário de atividades rotineiras de manutenção preditiva e preventiva devem ser realizados conforme procedimentos estabelecidos na sua organização Outro exemplo seria a gestão de demandas e atividades repetitivas no departamento de recursos humanos Para cada um dos processos de operações devemos ter indicadores e métricas que são acompanhados periodicamente Diferentemente das operações os projetos são temporários Não existe um procedimento e atividades repetitivas rotineiras Portanto devemos aplicar o corpo de conhecimentos em gestão de projetos e conceitos gerais para gestão de um projeto Independentemente do tipo e área de atuação os processos de gestão do projeto são comuns sejam projetos de logística desenvolvimento de produto tecnologia da informação entre outros devemos utilizar as melhores práticas internacionais descritas a seguir O dia a dia do gerente de projetos envolve atividades de planejamento organização coordenação e controle Conforme você aprendeu anteriormente existem diferentes tipos de projetos O contexto estratégico e de negócios é fundamental para selecionar a melhor abordagem de gestão entre as opções de abordagens preditivas ágeis e híbridas Disciplina Gestão de Projetos A iniciação do projeto inclui processos para entendimento das necessidades alinhamento das expectativas das partes interessadas e autorização formal do projeto Três papéis importantes estão envolvidos cliente do projeto patrocinador do projeto e gerente do projeto O cliente do projeto pode ser externo ou interno à organização executora Cabe a ele explicar sua necessidade e demanda ajudando com informações para a justificativa e o objetivo do projeto O patrocinador é um executivo ou diretor da organização executora responsável por aprovar o uso dos recursos e autorizar formalmente o início do projeto O gerente do projeto pode auxiliar nos estudos de viabilidade e na justificativa de negócios embora seja formalmente designado como gerente do projeto após a assinatura do Termo de Abertura do Projeto pelo patrocinador Durante a iniciação o gerente de projetos deve identificar as partes interessadas do projeto obtendo informações relevantes a respeito delas com o objetivo de alinhar as expectativas com os objetivos do projeto O escopo preliminar e as estimativas iniciais podem fazer parte do Termo de Abertura do Projeto Após a iniciação o gerente do projeto dá início ao planejamento detalhado podendo contar com uma equipe inicial de gestão e coordenação do projeto A elaboração do plano de gerenciamento de projetos pode levar dias semanas ou até meses dependendo do tamanho e da complexidade do projeto O escopo do projeto é definido com base nos requisitos das partes interessadas e da definição das entregas do projeto Uma ferramenta muito utilizada é a Estrutura Analítica do Projeto uma visão gráfica com a hierarquia das entregas exemplificada na Figura 3 Em seguida o gerente de projetos e sua equipe deve elaborar o cronograma do projeto as estimativas e os recursos O cronograma é uma visão gráfica com o sequenciamento das tarefas e suas durações para a realização das entregas do escopo Você estudará as técnicas detalhadas e ferramentas para a elaboração do plano de gerenciamento de projetos incluindo escopo cronograma recursos e orçamento Disciplina Gestão de Projetos Aprovado o plano de projeto o gerente e sua equipe passam para a etapa de execução Nesse momento pode ser necessário mobilizar mais recursos formando a equipe de execução do projeto Também pode ser necessário adquirir produtos e serviços por meio de processos de compras Quando todos os recursos estiverem disponíveis cabe ao gerente do projeto orientar e direcionar o trabalho do projeto atribuindo responsabilidades designando tarefas conduzindo reuniões e mantendo as partes interessadas informadas Em paralelo com a execução ocorrem os processos de monitoramento e controle É fundamental coletar informações e acompanhar o progresso do projeto periodicamente Conclusão das entregas porcentagem concluída das tarefas uso dos recursos e desempenho financeiro são algumas das informações importantes Além disso o gerente do projeto é responsável por gerenciar as solicitações de mudança bem como sua implementação e a manutenção da integridade das linhas de base do projeto À medida que se aproxima o término do projeto os processos de encerramento começam a ser ativados Dentre as atividades para encerrar o projeto destacamse a aceitação do serviço ou produto final incluindo a transição para operações garantia e os correlatos Além disso deve ser realizado o encerramento dos contratos o fechamento administrativo do projeto e a consolidação das lições aprendidas Videoaula Conhecendo um projeto Este conteúdo é um vídeo Para assistir este conteúdo é necessário que você acesse o AVA pelo computador ou pelo aplicativo Você pode baixar os vídeos direto no aplicativo para assistir mesmo sem conexão à internet Olá estudante Você sabe o que é um projeto Neste curso você vai dominar as técnicas para ter sucesso como gerente de projetos uma profissão em alta demanda no mercado Disciplina Gestão de Projetos Os projetos estão em todas as organizações das mais diversas indústrias desde marketing e recursos humanos até tecnologia e engenharias Projeto é um empreendimento temporário uma nova iniciativa para atingir objetivos estratégicos As boas práticas em gestão de projetos permitem organizar o início do projeto estruturando um planejamento adequado para que possamos ter sucesso na sua execução Preparado para aprender mais sobre o tema Então vamos lá Saiba mais No site do Project Management Institute você vai encontrar os principais padrões e certificações em gerenciamento de projetos A PMO Global Alliance é a maior comunidade de profissionais de PMO Escritório de Projetos do mundo Atenção Ao acessar os sites selecione a opção de tradução para o português conforme a figura a seguir Disciplina Gestão de Projetos A Associação Internacional de Gerenciamento de Projetos descreve o referencial de competências para o gestor de projetos Referências ABNT NBR ISO 1000062006 Sistemas de gestão da qualidade Diretrizes para a gestão da qualidade em empreendimentos Rio de Janeiro p 8 2006 CARVALHO M M de RABECHINI JUNIOR R Fundamentos em gestão de projetos construindo competências para gerenciar projetos São Paulo Atlas 2011 Disciplina Gestão de Projetos OFFICE OF GOVERNMENT COMMERCE OGC Gereciando projetos de sucesso com prince2 brazilian portuguese print version of managing successful projects with prince2 Londres The Stationery Office 2011 PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMI Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos 7 ed Filadélfia Project Management Institute 2021 SHENHAR A J DVIR D Reinventando gerenciamento de projetos a abordagem diamante ao crescimento e inovação bemsucedidos São Paulo M Books 2010 Aula 2 Falhas comuns em projetos Introdução Nas últimas décadas observamos grandes avanços na gestão de projetos por meio do estabelecimento de padrões da consolidação de melhores práticas e certificações Além disso essa disciplina tem merecido atenção de pesquisas acadêmicas e profissionais para aumentar o grau de maturidade das organizações e a taxa de sucesso na execução de projetos Identificar e analisar as causas do fracasso nos projetos passados permite construir lições aprendidas e redesenhar abordagens para evitar os mesmos erros em projetos futuros Algumas das principais causas de fracasso estão relacionadas à falta de definição clara dos objetivos e requisitos do projeto uma vez que essa é a base para todo o planejamento Além disso pressões Disciplina Gestão de Projetos de tempo e falta de conhecimento são obstáculos à própria elaboração do projeto causando impactos negativos durante a execução O Project Management Institute bem como outras organizações como The Standish Group realizam pesquisas para entender as causas de fracasso de sucesso e taxas de sucesso na execução dos projetos desde 1994 Apesar do progresso em metodologias ferramentas e técnicas as taxas de sucesso ainda são baixas Em torno de 70 dos projetos fracassam o que significa que houve desvio em custo prazo escopo ou qualidade Para que você como gestor de projetos não entre para as estatísticas negativas de fracasso é necessário desenvolver competências técnicas gerenciais e interpessoais Essas habilidades serão descritas a seguir Causas de falhas Muitas coisas podem dar errado em um projeto Todavia a grande maioria das causas de fracasso já foram catalogadas nas últimas décadas utilizando lições aprendidas dos projetos fracassados Aliás você como gestor de projetos precisa também documentar e revisar suas próprias lições aprendidas para não repetir os mesmos erros no futuro É interessante destacar que as causas de sucesso dos projetos não são necessariamente o oposto das causas de fracasso como você vai descobrir mais adiante As chances de sucesso do seu projeto aumentam na medida em que você investe em aprendizado competências adoção de melhores práticas técnicas e ferramentas baseadas em padrões internacionais Portanto as competências de um bom gestor de projetos incluem administrar riscos prevenir causas de fracasso analisar potenciais incertezas bem como desenvolver habilidades técnicas e interpessoais utilizando melhores práticas e padrões internacionais para gerenciar seus projetos Infelizmente as taxas de fracasso ainda são altas nos projetos De acordo com o estudo Pulse of the Profession Success Rates Rise Transforming the high cost of low performance PMI 2017 cerca de 70 dos projetos fracassam Isto é a maioria deles não atinge todos os objetivos de escopo duração e custo Aproximadamente 55 dos projetos estouram o orçamento planejado Dentre as causas podemos destacar Falta de planejamento ou planejamento insuficiente Desconhecimento das melhores práticas Objetivos e requisitos não estão claros Falta de monitoramento e controle adequados Problemas de comunicação Expectativas não realistas Ambiguidade em papéis e responsabilidades Mudanças no mercado ou tecnologias Falta de patrocínio efetivo Podemos enumerar centenas de causas para o fracasso de um projeto Todavia observando cuidadosamente é possível categorizar essas causas de acordo com as áreas de conhecimento em gestão de projetos integração escopo cronograma custos qualidade recursos comunicação riscos aquisições e partes interessadas Dessa forma adotar um padrão internacional e boas práticas ajuda a prevenir evitar e controlar causas de fracasso nos projetos Por exemplo a identificação contínua dos riscos combinada com a análise qualitativa e quantitativa permitem que o gerente do projeto e sua equipe desenvolvam respostas efetivas aos riscos mitigando impactos negativos de mudanças no ambiente interno ou externo As causas de sucesso dos projetos estão relacionadas primordialmente à transparência clareza e boas práticas Devemos evitar ambiguidade informações incompletas objetivos e requisitos mal definidos O alinhamento das expectativas é fundamental para o sucesso Quanto às habilidades do gestor de projetos devemos ressaltar a importância das habilidades interpessoais como comunicação e liderança Não basta o conhecimento técnico e o domínio das ferramentas O gestor de projetos precisa influenciar motivar e direcionar as partes interessadas incluindo sua equipe direta para o atingimento dos objetivos do projeto Finalmente não menos importante o gestor de projetos deve possuir conhecimentos nas áreas de estratégia e negócios para que possa fazer a correta leitura do ambiente e a adaptação das abordagens de gestão conforme as características do projeto Fatores de sucesso de um projeto Não basta conhecer as causas do fracasso na gestão dos projetos É fundamental entender como prevenir evitar e mitigar fatores internos e externos que possam impactar negativamente o seu projeto Conforme mencionado anteriormente uma das principais causas de fracasso em projetos é a falta de planejamento associada à falta de clareza em objetivos e requisitos Como gerente de projetos é sua obrigação orientar e dirigir as partes interessadas para a adoção de boas práticas em planejamento e gestão do projeto Aliás essa obrigação faz parte do Código de Ética e Conduta Profissional do Project Management Institute Afinal você é o especialista em gestão de projetos Aceitar estimativas não realistas permitir ambiguidade e falta de clareza ou compactuar com a negligência em aplicar ferramentas e técnicas adequadas podem prejudicar a sua carreira O gerente do projeto é o responsável pela sua condução e por seus resultados devendo 1 Alinhar expectativas das partes interessadas 2 Definir objetivos e requisitos claros para o projeto com base nas necessidades das partes interessadas obtendo a sua aprovação 3 Adotar boas práticas para o planejamento e a gestão do projeto orientando e conduzindo atividades para elaborar o plano de gerenciamento e os documentos necessários do projeto 4 Avaliar e revisar continuamente a justificativa de negócios as premissas e as restrições do projeto garantindo a sua viabilidade 5 Atribuir papéis e responsabilidades claramente 6 Mobilizar os recursos necessários para realização do projeto 7 Garantir que as estimativas de duração recursos e custos do projeto sejam definidas utilizando técnicas adequadas e evidências 8 Gerenciar e controlar a comunicação do projeto disponibilizando informações tempestivas e precisas para as partes interessadas do projeto 9 Supervisionar e orientar as atividades de monitoramento e controle do projeto acompanhando seu progresso e indicadores 10 Tomar ações preventivas e corretivas para manter a integridade das linhas de base do projeto As atividades acima quando realizadas diligentemente aumentam as chances de sucesso do projeto Porém o gerente de projetos deve ainda ficar atento ao contexto e ambiente estratégico do projeto Mudanças externas ao projeto também estão entre as principais causas de fracasso Portanto o monitoramento e controle dos riscos é crucial para o sucesso de um projeto atualmente Vivemos em tempos de volatilidade e incerteza novas tecnologias mudanças de mercado competidores regulamentações Esses são apenas alguns dos fatores externos que podem impactar negativamente o seu projeto Como você deve estar pensando são muitas as responsabilidades do gerente de projetos Mas você não está sozinho Conte com a sua equipe e com as partes interessadas do projeto como o seu patrocinador e o cliente por exemplo A comunicação frequente baseada em transparência e cooperação é um ingrediente essencial para o sucesso do projeto O Project Management Institute organiza as competências dos gerentes de projetos em três áreas do Talent Triangle Modos de Trabalho Ways of Working competências técnicas conhecimento em ferramentas metodologias e abordagens para a gestão de projetos sejam abordagens ágeis preditivas ou híbridas Habilidades Interpessoais Power Skills competências de colaboração comunicação e liderança bem como a capacidade de resolver conflitos e influenciar as partes interessadas do projeto Contexto de Negócios Business Acumen competências de negócios incluindo o entendimento da estratégia modelos de negócios estruturas organizacionais e outros aspectos da sua organização Além do triângulo de talentos do Project Management Institute existe um referencial de competências bastante detalhado que foi criado pela International Project Management Association IPMA O Referencial de Competências da IPMA 2015 está em sua quarta versão categorizando as competências não apenas do gerente de projetos mas também do gerente de portfólio e do gerente de programas dentro das organizações As competências estão descritas a seguir Competências comportamentais Autoconsciência e autogestão Integridade e confiabilidade Comunicação Relacionamento e engajamento Disciplina Gestão de Projetos Liderança Trabalho em equipe Negociação Desenvoltura Conflito e crise Orientação a resultados Mudança e transformação Competências técnicas Definição do projeto Requisitos e objetivos Escopo Tempo Organização e informação Qualidade Finanças Recursos Rastreamento Plano e controle Risco e oportunidade Partes interessadas Seleção e balanceamento Competências de negócios Estratégia Governança estrutura e processos Compliance padrões e regulamentações Poder e interesse Cultura e valores De certo modo podemos associar as competências do gerente de projetos às causas de sucesso de um projeto Quanto mais conhecimento e competências o gerente possuir e desenvolver maiores serão as chances de sucesso do projeto Habilidades e competências do gerente de projetos Disciplina Gestão de Projetos Como gerente de projetos você precisa conhecer e aplicar as metodologias melhores práticas ferramentas e técnicas em seu dia a dia para a gestão dos projetos É possível adquirir experiência profissional tanto em sua empresa quanto por meio de voluntariado em organizações sem fins lucrativos como PMIorg IPMABrasilorg entre outras Além de investir em treinamentos as organizações podem desenvolver bons gerentes de projetos por meio de programas de orientação grupos de estudos e de discussão coaching ou mentoring Um plano de carreira claro para os gestores de projetos permite alavancar os resultados da organização Sistemas de informação bancos de dados de lições aprendidas e a gestão do conhecimento também são ativos de processos organizacionais poderosos para o sucesso dos projetos Vamos imaginar um projeto fictício Por exemplo você é o gerente de projetos responsável pela realização de uma grande feira internacional de automóveis em São Paulo Antes mesmo de começar você pode elaborar uma lista das potenciais causas de fracasso do projeto junto com a sua equipe em uma sessão de brainstorming As causas de fracasso podem ser organizadas em categorias Por exemplo causas relacionadas a permissões e regulamentações à logística e ao local a fornecedores Futuramente durante o planejamento do projeto você pode tratar as causas de fracasso em seu plano de gerenciamento dos riscos buscando respostas e mitigação Além disso é possível também conhecer as causas de sucesso do projeto Você e sua equipe devem prestar atenção aos sinais e indicadores de sucesso tais como a participação das partes interessadas documentação completa e organizada os papéis e as responsabilidades bem definidos e o uso de melhores práticas Com isso o projeto terá maiores chances de ser bemsucedido Finalmente o trabalho com a mão na massa vai ajudálo no desenvolvimento das suas competências como gerente de projetos A Associação Internacional de Gerenciamento de Projetos IPMAorg disponibiliza um referencial de competências em seu website Habilidades interpessoais e de liderança por exemplo necessitam de prática para o seu desenvolvimento Da mesma maneira habilidades técnicas como a elaboração do cronograma e do orçamento também são consolidadas a partir da experiência Assim é recomendado que o gerente de projetos iniciante tenha à mão o referencial de competências do PMIorg e da IPMAorg para fazer a sua autoanálise em relação ao desenvolvimento de competências Muitas organizações elaboram planos de carreira e sistemas de recompensa baseadas nas evidências do desenvolvimento dessas competências para os gestores de projetos Videoaula Falhas comuns em projetos Este conteúdo é um vídeo Para assistir este conteúdo é necessário que você acesse o AVA pelo computador ou pelo aplicativo Você pode baixar os vídeos direto no aplicativo para assistir mesmo sem conexão à internet Olá estudante Nesta videoaula você vai conhecer as principais causas do fracasso de um projeto e também as do sucesso As razões do sucesso não são o oposto das causas de fracasso O fracasso do projeto pode ocorrer por negligência falta de conhecimento outros fatores internos da organização ou mesmo causas externas relacionadas ao mercado tecnologia entre outras Cabe ao gerente do projeto antecipar prevenir e mitigar os riscos Já o sucesso do projeto está bastante relacionado à adoção de boas práticas utilização de padrões e técnicas adequadas Dessa forma as competências do gerente de projetos que você vai aprender nesta aula são fundamentais para o sucesso do projeto e também para o seu sucesso profissional Saiba mais Disciplina Gestão de Projetos O Project Management Institute organiza as competências dos gerentes de projetos em três áreas do Talent Triangle Não seesqueça de selecionar a versão em português ao acessar o site Leia também o artigo sugerido a seguir O uso da tecnologia na gestão de projetos do IST Logística de produção no oeste catarinense Referências Disciplina Gestão de Projetos INTERNACIONAL PROJECT MANAGEMENT ASSOCIATION IPMA Individual competence baseline for project management project management certification standards competence development Amsterdam IPMA 2015 PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMI Código de ética e conduta profissional Disponível em httpswwwpmiorgcodeofethics Acesso em 13 jan 2023 PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMI PMI pulse of the profession Filadélfia Project Management Institute 2017 Aula 3 Planejamento do projeto e boas práticas de gestão Introdução Disciplina Gestão de Projetos A gestão de projetos tem como objetivo entregar resultados por meio das iniciativas e empreendimentos temporários que são chamados de projetos Um projeto é diferente das operações da empresa na medida em que as operações são rotineiras e padronizadas em procedimentos repetitivos enquanto os projetos são únicos e temporários Tanto as operações quanto os projetos fazem parte da organização É necessário manter o dia a dia com operações comerciais de manufatura recursos humanos entre outras Por outro lado a organização precisa de mudanças para avançar em direção aos seus objetivos estratégicos Uma fábrica têxtil por exemplo possui diversos processos operacionais para manter o seu funcionamento vendas produção estoque entre outros Imagine que o objetivo dessa fábrica é aumentar sua participação no mercado impulsionar as vendas e lucratividade Para isso serão necessários projetos para o desenvolvimento de um novo produto para a expansão da capacidade de produção de logística de marketing esses seriam alguns dos exemplos Para ter sucesso o gerente de projetos precisa conhecer os tipos de estruturas organizacionais Além disso observaremos o papel do Escritório de Projetos dentro das organizações E finalmente você vai descobrir o que é a restrição tripla em projetos e a importância de equilibrar essa restrição durante o ciclo de vida do projeto Estruturas organizacionais e escritórios de Projetos Disciplina Gestão de Projetos O estabelecimento de uma metodologia comum e termos padronizados no Guia PMBOK PMI 2021 facilitou a difusão do gerenciamento de projetos em diversas áreas de conhecimento e indústrias impulsionando as organizações em direção a resultados previsíveis consistentes e repetíveis em projetos Um projeto é um esforço temporário isto é possui uma data de início e de término para construir um resultado único produto ou serviço Todo projeto está sujeito à chamada restrição tripla que envolve o balanceamento das demandas em termos de escopo tempo e custo Escopo do projeto inclui todas as entregas necessárias e seus requisitos Tempo do projeto inclui todas as tarefas e suas durações Custo do projeto inclui todos os recursos necessários para execução Quanto mais amplo for o escopo por exemplo serão necessários mais recursos e tarefas A restrição tripla requer que seja feita uma análise nas três dimensões quando houver qualquer modificação ou desvio no projeto Por outro lado sabemos que o gerenciamento de projetos acontece dentro de um contexto organizacional Portanto não basta conhecer o projeto individualmente Devemos entender o planejamento estratégico o modelo de negócios e os objetivos da organização O gerente de projetos deve ser capaz de navegar pela estrutura organizacional pelos processos e pelas áreas de negócios Existem três tipos de estruturas organizacionais estrutura funcional estrutura projetizada e estrutura matricial Uma estrutura organizacional do tipo funcional ou hierárquica possui departamentos com grande independência existindo pouca colaboração interdepartamental Os gerentes funcionais possuem mais autoridade do que os gestores de projetos Existe uma hierarquia bastante rígida em que os funcionários se reportam aos seus chefes A interface entre os departamentos é feita por meio das chefias As principais características de uma estrutura organizacional funcional são Os projetos geralmente são executados dentro dos limites de cada departamento Projetos interdisciplinares são coordenados de modo que cada departamento execute apenas o trabalho em sua área de especialização Funcionários são especialistas e possuem carreira definida A comunicação ocorre dentro do projeto quando for necessário se comunicar com outro departamento As chefias devem ser consultadas Os membros da equipe trabalham no projeto em tempo parcial e também executam suas funções de rotina na organização A grande desvantagem deste tipo de organização é a falta de poder ou autoridade do gerente de projetos além de os membros da equipe trabalharem no projeto e na rotina da organização ao mesmo tempo A estrutura organizacional do tipo projetizada é o oposto da organização funcional Tratase de uma estrutura organizada em torno de projetos O gerente de projeto tem autoridade máxima e os serviços administrativos e de apoio são tidos como auxiliares Os recursos são alocados para os projetos e os membros das equipes distribuídos em times multifuncionais com dedicação exclusiva aos projetos As principais características da estrutura organizacional projetizada são O gerente do projeto tem autoridade total As comunicações ocorrem dentro do projeto e quaisquer comunicações externas são feitas pelo gerente do projeto A organização tem foco em projetos A grande desvantagem desse tipo de estrutura é a dificuldade em realocar os membros das equipes ao final dos projetos e a ineficiência no uso dos recursos A seguir discutiremos na prática como funcionam as organizações matriciais uma mistura entre funcional e projetizada Em qualquer desses tipos de organização podemos ter um Escritório de projetos para centralizar e coordenar funções e serviços relacionados ao gerenciamento de portfólios programas e projetos De acordo com o Guia PMBOK PMI 2021 Escritório de projetos é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio Existem diferentes tipos de Escritórios de projetos com atribuições responsabilidades e níveis de autoridade diferentes O Escritório de projetos proporciona uma visão geral e controle coordenado de projetos programas e recursos dando feedback para as equipes de projetos e orientando a execução dos projetos A seguir exemplos de funções que podem ser desempenhadas pelo Escritório de projetos Gerenciamento de recursos compartilhados Identificação e desenvolvimento de metodologia melhores práticas e padrões internos Orientação aconselhamento treinamento e supervisão Monitoramento da conformidade com políticas práticas procedimentos modelos e padrões Auditoria Desenvolvimento de procedimentos formulários e documentações ativos de processos organizacionais Coordenação das comunicações e interrelacionamento dos projetos No que tange ao escopo de atuação os escritórios de projetos costumam ser classificados em três tipos Autônomo ou por Projeto tratase de um Escritório de projetos criado para dar suporte apenas a um determinado projeto ou programa durante a sua duração devido à importância estratégica vulto de recursos ou mesmo exigência do cliente nesse projeto ou programa específico Setorial ou Departamental existe apenas dentro de um departamento ou divisão e é responsável pelo gerenciamento de projetos nesse âmbito Corporativo ou Empresarial controla todos os projetos e programas da organização orientando os processos e estabelecendo os padrões de gerenciamento de projetos podendo se tornar um centro de excelência Introdução ao guia PMBOK PMI O tipo mais comum de estrutura organizacional é a matricial um meio termo funcional e projetizada procurando aproveitar os benefícios de ambas A estrutura hierárquica da organização existe para manter as operações e permitir a especialização dos profissionais agregados em departamentos por afinidade ao passo que os projetos possuem prioridade e os gerentes de projeto têm autoridade e poder definindo juntamente com os gerentes funcionais a utilização dos recursos para atingir os objetivos do projeto As principais características da estrutura organizacional matricial são Comunicação mais complexa Os gerentes de projeto e funcionais compartilham recursos Conforme o nível de poder podemos classificar o gerente do projeto em Secretário de projetos organização matricial fraca o gerente do projeto possui pouco poder e atua como um assistente ou coordenador de comunicações Coordenador de projetos organização matricial balanceada o gerente do projeto possui o mesmo nível de poder que o gerente funcional e tem poder de decisão para determinados assuntos reportandose a um executivo sênior Gerente de projeto organização matricial forte o gerente do projeto possui mais poder que o gerente funcional podendo requisitar recursos e pessoas As organizações matriciais possuem um fluxo de informações mais complexo pois as comunicações são tanto horizontais mesmo nível interdepartamental quanto verticais dentro do departamento e dentro do projeto Conhecendo os três tipos de estruturas organizacionais o gerente de projetos pode adaptar as abordagens de gestão de projetos para o contexto da sua organização balanceando a restrição tripla escopo cronograma e orçamento A implantação de um Escritório de projetos requer que a organização esteja preparada ou seja ela deve possuir um certo nível de maturidade em gerenciamento de projetos para que o escritório possa funcionar adequadamente e aumentar o nível de maturidade da organização A metodologia PMO value ring criada pela PMO Global Alliance descreve oito passos para a definição e implantação de um Escritório de projetos O primeiro passo envolve identificar as necessidades das partes interessadas priorizando os benefícios e definindo as funções mais indicadas para o Escritório de projetos O segundo passo é o balanceamento ou equilíbrio para as funções que serão implementadas pelo Escritório de projetos podendo não serem implementadas todas as funções ao mesmo tempo O terceiro passo consiste em criar o desenho detalhado dos processos para cada uma das funções a serem implementadas pelo Escritório de projetos O quarto passo é a definição de indicadores ou níveis de serviço para os processos definidos no passo anterior demonstrando como o Escritório de projetos vai gerar valor O quinto passo é o dimensionamento da equipe do Escritório de projetos incluindo a definição das competências e capacitações necessárias para os cargos O sexto passo é a avaliação de maturidade do Escritório de projetos medida a partir do atingimento dos indicadores dos processos definidos no Passo 4 O sétimo passo é uma estimativa do retorno de investimento do Escritório de projetos utilizando a redução do desperdício em custos e atrasos no portfólio O último passo envolve monitoramento e controle do Escritório de projetos por meio de relatórios e dashboards com informações dos processos indicadores e maturidade Como você aprendeu até agora o Escritório de projetos pode disponibilizar variados serviços para a organização Dentre essas funções destacase a metodologia para gestão de projetos na organização O Escritório de projetos como guardião da metodologia e dos processos deve criar um manual e modelos de documentos para que os gerentes de projetos possam seguir Em sua grande maioria as metodologias são baseadas em melhores práticas do Guia PMBOK incluindo orientações de seus grupos de processos ferramentas e técnicas Restrição tripla e gerenciamento de projetos Uma vez entendidos os tipos de projetos o contexto estratégico as estruturas organizacionais e as funções dos Escritórios de projetos passamos a nos concentrar na aplicação do Guia PMBOK para o gerenciamento de projetos reais Na definição do PMBOK PMI 2021 gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento habilidades ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos Dentre as atividades e processos que fazem parte do gerenciamento de projetos destacamse Definir partes interessadas responsabilidades e habilidades do gerente de projeto e patrocinador Definir projeto programa e portfólio Diferenciar projetos de operações Conhecer as estruturas organizacionais e contexto do gerenciamento de projetos Aplicar os processos de gerenciamento de projetos conhecer sua sequência de execução entradas ferramentas técnicas e saídas Desenvolver a Estrutura Analítica do Projeto EAP descrever atividades e o caminho crítico Desenvolver cronograma e orçamento Aplicar técnicas de valor agregado Gerenciar recursos humanos teorias da motivação e construção de equipes Gerenciar a qualidade ferramentas e técnicas Gerenciar a comunicação Realizar gerenciamento de risco Conhecer os processos de aquisições Dirigir a execução do projeto Monitorar e controlar o projeto Controlar as mudanças e gerenciar a configuração Encerrar o projeto Como gerente de projetos você precisa alinhar expectativas e balancear demandas conflitantes Gerenciar a restrição tripla de projetos envolve equilibrar Escopo entregas e requisitos constituem o que precisa ser feito Prazo tarefas durações e dependências impactam como será construído o escopo e quanto tempo será necessário Orçamento recursos humanos materiais e financeiros definem quanto será gasto no projeto para sua execução Como você deve imaginar quanto maior mais amplo e mais complexo for o escopo do projeto maiores serão o prazo e o orçamento necessários Quando desejamos modificar uma das restrições precisamos analisar o impacto nas outras duas Por exemplo caso seja necessário acelerar o projeto para reduzir o prazo podemos analisar a possibilidade de reduzir o escopo e as entregas ou a possibilidade de adicionar mais recursos para acelerar o trabalho aumentando o custo do projeto O gerenciamento do projeto começa na sua iniciação momento em que é definido o objetivo principal do projeto sua justificativa requisitos preliminares e estimativas de alto nível O gerente de projetos deve aplicar ferramentas e técnicas para garantir que as estimativas são realistas desde o início Durante o planejamento do projeto o gerente de projetos e sua equipe serão responsáveis por definir e documentar o escopo detalhado as entregas a estrutura analítica do projeto as tarefas e o cronograma recursos e orçamento bem como os planos auxiliares O importante é que o plano de projeto tenha prioridades Os requisitos e as entregas devem ser priorizados para o escopo do projeto Da mesma maneira as tarefas e o cronograma devem ser priorizados bem como os recursos e o orçamento Afinal durante a execução do projeto pode haver variações Esses desvios precisam ser corrigidos para manter o equilíbrio da restrição tripla Qualquer modificação em uma das três linhas de base escopo cronograma e orçamento exige que as demais sejam analisadas e revisitadas em um processo que chamamos de gerenciamento integrado das mudanças Videoaula Planejamento do projeto e boas práticas de gestão Este conteúdo é um vídeo Para assistir este conteúdo é necessário que você acesse o AVA pelo computador ou pelo aplicativo Você pode baixar os vídeos direto no aplicativo para assistir mesmo sem conexão à internet Olá estudante Nessa videoaula você vai conhecer entender mais a fundo o contexto da gestão de projetos Em primeiro lugar você precisa conhecer os tipos de estruturas organizacionais Dependendo se a sua organização é do tipo funcional projetizada ou matricial você deve ser capaz de adaptar suas abordagens para o gerenciamento do projeto Porém você não está sozinho A grande maioria das organizações possui Escritórios de projetos uma área ou departamento responsável por centralizar orientar e coordenar funções e serviços relacionados à gestão de projetos Um dos papéis do Escritório de projetos é definir a metodologia de gestão de projetos para a organização Finalmente de posse da metodologia e modelos de documentos para que você tenha sucesso como gerente de projetos é crucial equilibrar a restrição tripla escopo cronograma e orçamento Qualquer desvio ou alteração em uma das linhas de base exige uma análise das outras linhas de base Vamos praticar Saiba mais Leia o artigo sugerido a seguir que aborda os assuntos discutidos nessa aula Desempenho do escritório de gerenciamento de projetos Divergência de percepções entre a instrução acadêmica e a vivência profissional Referências CARVALHO M M de RABECHINI JUNIOR R Fundamentos em gestão de projetos construindo competências para gerenciar projetos São Paulo Atlas 2011 PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMI Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos 7 ed Filadélfia Project Management Institute 2021 TRENTIM M H Gerenciamento de projetos São Paulo Atlas 2011 Aula 4 Ciclo de vida de um projeto Introdução Os conhecimentos em gestão de projetos que você adquiriu até agora são importantes para entender o contexto organizacional fatores de sucesso e causas de fracasso De agora em diante serão apresentados processos ferramentas e técnicas para que você possa gerenciar projetos na prática Nesta aula você vai conhecer o ciclo de vida do projeto e as suas adaptações para diferentes indústrias Vamos também nos aprofundar nos grupos de processos do Guia PMBOK PMI Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e Controle e Encerramento A iniciação do projeto tem como objetivo entender necessidades alinhar expectativas e autorizar formalmente o projeto Concluída a iniciação o gerente de projetos e sua equipe passam a se dedicar ao planejamento detalhado coletando requisitos definindo entregas elaborando cronograma e orçamento bem como os demais documentos e planos auxiliares necessários para a execução do projeto Os processos de execução ocorrem em paralelo com o monitoramento e controle Enquanto a execução tem foco em mobilizar recursos realizar aquisições orientar e dirigir o trabalho do projeto o monitoramento e controle têm como objetivo comparar o planejamento com a realidade analisando o progresso e identificando variações para a tomada de medidas corretivas Finalmente ao término do projeto temos os processos de encerramento para a obtenção de aceitações finais fechamento de contratos e consolidação das lições aprendidas Definição de ciclo de vida de um projeto O ciclo de vida do projeto é o período desde o seu início até o seu encerramento podendo ser organizado em fases ou etapas O esforço total durante o ciclo de vida do projeto é pequeno no início e vai aumentando gradativamente planejamento mobilização e execução até atingir o seu ponto máximo para depois se reduzir até a finalização do projeto encerramento e desmobilização As fases do projeto são segmentos ou subconjuntos de trabalho que facilitam o gerenciamento e proporcionam uma linha de base formal para o monitoramento e controle O trabalho e as entregas de cada fase são específicos e únicos havendo interfaces e transições entre eles Cada transição de fase é um ponto de reavaliação revisões Cada fase produz uma entrega cuja finalização determina o fim da fase podendo ser um marco para o projeto As fases podem ocorrer de modo sequencial iterativo ou com sobreposição A abordagem tradicional em cascata é organizada em fases sequenciais cujos esforços não se entrelaçam ou se sobrepõem entre si Ou seja todas as tarefas e entregas da fase anterior devem ser concluídas antes de iniciar a próxima fase garantindo previsibilidade e governança O gerenciamento do projeto com essa abordagem fica um pouco mais engessado o que pode não satisfazer as necessidades de projetos que envolvam incertezas complexidade e inovação em alto grau Entretanto pensando em resultados mais bem definidos e estáveis nas indústrias tradicionais como a construção civil por exemplo a abordagem em cascata é perfeitamente factível e pode ser bastante útil Disciplina Gestão de Projetos Figura 2 Abordagem tradicional em cascata Fonte elaborada pelo autor É importante não confundir o ciclo de vida do projeto com o do produto O ciclo de vida do produto geralmente é muito maior Aliás ele pode incluir diversos projetos Por exemplo após o projeto de desenvolvimento do produto podem ser realizados projetos de atualização e expansão entre outros O ciclo de vida do produto vai desde a concepção de um novo produto até a sua retirada de circulação quando ele deixa de ser comercializado no mercado ou quando é retirado de operação Figura 3 Ciclo de vida do produto Fonte adaptada de Guia PMBOK 2021 Conforme mencionado um mesmo produto pode necessitar de vários projetos ou mesmo de um programa para ser desenvolvido O produto pode ainda requerer outros projetos ao longo de seu ciclo de vida para atualizações Considere como exemplo de produto um avião comercial de passageiros Projetos relacionados Projeto para fazer um estudo de mercado e analisar a viabilidade do produto Durante seus estudos serão apresentados exemplos práticos dos ciclos de vida de indústrias com suas particularidades como indústria farmacêutica tecnologia da informação e construção civil Cumpre destacar que o Guia PMBOK PMI 2021 bem como seus processos e grupos de processos que serão apresentados adiante têm aplicação universal constituindo os processos de gerenciamento de projetos Anteriormente você aprendeu que o ciclo de vida do projeto é constituído por fases ou etapas para o desenvolvimento e criação de um resultado único podendo ser um produto ou serviço Dessa forma podemos diferenciar os processos de gerenciamento de projetos que são universais e comuns dos processos de desenvolvimento do produto ou serviço que possuem particularidades para cada indústria Processos de gerenciamento de projeto são aqueles que garantem o fluxo eficaz do projeto ao longo de sua existência abrangem os grupos de processos e as áreas do conhecimento descritos no Guia PMBOK Processos orientados ao desenvolvimento do produto ou serviço são aqueles que especificam e criam o resultado final Em geral são definidos pelo ciclo de vida do projeto e variam de acordo com a empresa indústria ou área de aplicação Disciplina Gestão de Projetos Como exemplo podemos citar os projetos de desenvolvimento de software que podem utilizar abordagens de fases com base no ciclo de vida criado pela IBM em 2003 chamado de Rational unified process Figura 4 Processo de desenvolvimento Fonte Wikimedia Observando a Figura 4 entendemos que se trata de uma abordagem orientada ao desenvolvimento de software Esse talvez não seja o melhor ciclo de vida para o gerenciamento de um projeto farmacêutico ou construção civil A título de ilustração um projeto farmacêutico poderia utilizar as seguintes fases no ciclo de vida concepção estudos não clínicos estudos clínicos autorização de órgãos reguladores transferência de tecnologia fabricação para fins comerciais encerramento do projeto e transição para operações O Project Management Institute possui extensões do Guia PMBOK para construção civil e para projetos públicos governamentais orientando ciclos de vida nas respectivas indústrias mencionadas Vale lembrar que os processos de gerenciamento de projetos são aplicados universalmente em todas as indústrias e em todos os tipos de projetos são consideradas boas práticas em gerenciamento de projetos Nas próximas seções vamos nos aprofundar nos grupos de processos do Guia PMBOK PMI 2021 Iniciação processos para identificação das partes interessadas definição da necessidade e justificativa do projeto autorização formal para início do projeto Disciplina Gestão de Projetos Planejamento processos para o detalhamento dos requisitos definição das entregas elaboração do cronograma e estimativas definição do orçamento bem como o desenvolvimento dos planos auxiliares e documentos do projeto Execução processos para a mobilização dos recursos realização das aquisições desenvolvimento da equipe orientação e direção do trabalho do projeto Monitoramento e controle processos para coletar e analisar informações de progresso gerenciamento integrado das mudanças e controle dos riscos Encerramento processos para obter aceitação dos resultados fechamento administrativo encerramento de contratos e consolidação das lições aprendidas Os grupos de processos ocorrem durante o ciclo de vida do projeto e podem se repetir a cada fase do ciclo de vida Isto é para cada fase podemos ter a iniciação da fase o seu planejamento detalhado a sua execução o monitoramento e o controle além do encerramento da fase para que possa ser autorizada a fase seguinte Grupos de processos do guia PMBOK Você aprendeu sobre o ciclo de vida de um projeto e as variações de ciclos de vida para diferentes tipos de indústrias Essas variações nas fases ou etapas para a construção do resultado único produto ou serviço são necessárias por causa das particularidades de cada indústria Disciplina Gestão de Projetos Todavia conforme mencionado os processos de gerenciamento de projetos e os grupos de processos do Guia PMBOK PMI são universalmente aplicáveis a todo tipo de projeto A seguir temos a descrição detalhada dos cinco grupos de processos Figura 5 Ciclo de vida do projeto grupos de processos e fases Fonte adaptada de Guia PMBOK 2021 Grupo de processos de iniciação Consiste nos processos realizados para definir e iniciar um novo projeto ou nova fase de um projeto existente obtendo autorização para tal O planejamento de alto nível é feito na iniciação e detalhado posteriormente no planejamento O principal objetivo desse grupo de processos é a autorização formal de início do projeto ou fase o comprometimento de recursos e a designação do gerente de projetos por meio do Termo de Abertura Principais saídas Termo de abertura do projeto Registro das Partes Interessadas Grupo de processos de planejamento Consiste nos processos realizados para estabelecer o escopo total do projeto definir e refinar os objetivos do projeto e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos Os processos de planejamento desenvolvem os planos e a documentação que irão orientar a execução do projeto O gerente do projeto deve estimular o envolvimento de todas as partes interessadas apropriadas ao planejar o projeto desenvolver seu plano e documentos Os procedimentos organizacionais e limites do projeto determinarão quando ocorrerá o fim do ciclo de feedback e refinamento do projeto Os planos devem incluir como será executado e gerenciado o projeto incluindo processos de melhoria e medições que serão realizadas para acompanhamento Grupo de processos de execução Consiste nos processos realizados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto de forma a cumprir as suas especificações Envolve coordenar pessoas e recursos integrar e executar atividades A execução pressupõe que o plano de gerenciamento do projeto tenha sido feito da forma mais detalhada possível contendo informações realistas a respeito da execução das tarefas do projeto O gerente do projeto deve ser proativo e procurar prevenir os problemas cujo caminho de solução deve estar desenhado no plano de gerenciamento do projeto Grupo de processos de monitoramento e controle Consiste nos processos necessários para acompanhar revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes O desempenho do projeto é observado e mensurado de forma periódica e uniforme para Identificar variações em relação ao plano de gerenciamento Controlar as mudanças e recomendar ações preventivas Monitorar atividades do projeto em relação ao plano e às linhas de base Influenciar fatores que poderiam impedir o controle integrado de mudanças Somente mudanças aprovadas devem ser implementadas os impactos devem ser analisados antes da aprovação O monitoramento contínuo fornece uma visão mais adequada sobre a saúde do projeto e ajuda a identificar áreas que requerem atenção adicional e medidas corretivas Grupo de processos de encerramento Consiste nos processos executados para finalizar as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto visando completar formalmente o projeto ou a fase ou obrigações contratuais Este grupo verifica se os processos definidos estão completos em todos os grupos de processos para Encerrar o projeto ou fase de forma apropriada e definir formalmente que o projeto ou fase estão concluídos Obter aceitação final e formal do cliente ou patrocinador Fazer revisão e auditoria pósprojeto ou de final de fase Registrar impactos da adequação de qualquer processo Documentar lições aprendidas Aplicar atualizações apropriadas aos ativos de processos organizacionais Arquivar todos os documentos relevantes no sistema de informações do gerenciamento de projetos PMIS para serem utilizados como dados históricos Encerrar aquisições Durante seus estudos serão apresentadas ferramentas técnicas e processos específicos de cada grupo de processo para que você possa colocar em prática nos seus projetos Videoaula Ciclo de vida de um projeto Este conteúdo é um vídeo Para assistir este conteúdo é necessário que você acesse o AVA pelo computador ou pelo aplicativo Você pode baixar os vídeos direto no aplicativo para assistir mesmo sem conexão à internet Olá estudante Nesta videoaula você vai aprender sobre os ciclos de vida dos projetos em diferentes indústrias O ciclo de vida inclui as fases ou etapas para a realização do projeto A organização e a sequência das fases podem ser diferentes dependendo do produto ou serviço que estiver sendo criado É importante destacar que os processos de gerenciamento de projetos definidos no Guia PMBOK PMI 2021 são universalmente aplicáveis a todos os projetos Portanto os grupos de processos que serão apresentados nesta aula serão extremamente úteis para o seu dia a dia profissional em gerenciamento de projetos Preparado para começar Então vamos lá Saiba mais Caro estudante nesse livro poderá conhecer e se aprofundar no gerenciamento de projetos Gerenciamento de projetos Leia também o artigo sugerido a seguir O processo de definição do escopo do projeto segundo o PMBOK Referências Disciplina Gestão de Projetos CARVALHO M M de RABECHINI JUNIOR R Fundamentos em gestão de projetos construindo competências para gerenciar projetos São Paulo Atlas 2011 GUIA PMBOK um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos 7ª edição Newtown Square Project Management Institute 2021 TRENTIM M H Gerenciamento de projetos São Paulo Atlas 2011 Aula 5 Revisão da unidade Gestão de projetos e seu ciclo de vida Olá estudante Vamos fazer uma revisão do que aprendemos nesta unidade Você teve a oportunidade de conhecer as características e conceitos fundamentais da gestão de projetos É importante relembrar que um projeto é um esforço temporário para obter um resultado único Ou seja todo projeto tem uma data de início e uma data de término visando criar um produto ou serviço Existem diferentes tipos de projetos podendo ser classificados quanto às abordagens de gestão ágil tradicional ou híbrido tamanho complexidade ou indústria e área de atuação Um projeto ágil é aquele que possui escopo flexível sendo executado de maneira iterativa em ciclos Já o projeto tradicional é aquele em que o escopo é fixo sendo executado em fases que utilizam um cronograma de tarefas interligadas Sabendo que o mundo está se tornando cada vez mais projetizado encontramos projetos em todas as áreas Alguns exemplos projetos em marketing campanhas e eventos projetos em recursos humanos e programas de capacitação projetos técnicos engenharias e tecnologia da informação e muito mais Exploramos falhas comuns e fatores de sucesso em projetos As principais causas de fracasso estão relacionadas à má gestão e à falta de boas práticas Por outro lado o sucesso do projeto depende da combinação de técnicas com habilidades interpessoais Você deve prestar bastante atenção à comunicação partes interessadas aos requisitos e riscos dos seus projetos Desse modo desenvolver as competências como gestor de projetos é crucial para o seu progresso profissional e para o sucesso dos seus projetos Abordamos também nesta unidade o planejamento do projeto e as boas práticas de gestão e com isso você aprendeu o que são estruturas organizacionais o que é e como funciona um Escritório de Projetos Além disso fizemos uma introdução ao Guia PMBOK o principal padrão internacional na área de gerenciamento de projetos destacando a restrição tripla escopo tempo e custo que está presente em todos os projetos As estruturas organizacionais estão divididas em estrutura funcional estrutura projetizada e estrutura matricial Na estrutura funcional temos uma organização baseada em hierarquia e separada em departamentos com funções muito bem definidas havendo pouco foco em projetos multidepartamentais No outro extremo temos a estrutura projetizada em que a organização possui foco nos projetos e grande autonomia para os gerentes de projetos com equipes totalmente dedicadas aos projetos além de áreas de apoio que prestam serviços para os projetos Entretanto a grande maioria das organizações busca um meio termo para equilibrar operações e projetos combinando os melhores aspectos da estrutura projetizada com os melhores aspectos da estrutura funcional resultando em uma organização matricial É comum que as organizações implementem um Escritório de projetos área ou departamento responsável por estabelecer processos e melhores práticas em gestão de projetos para a organização como um todo Um dos principais benefícios está na linguagem comum e na centralização das informações dos projetos e dos recursos Os Escritórios de projetos costumam definir o ciclo de vida mais adequado para a sua organização Ciclo de vida do projeto são as suas fases desde o nascimento até a sua conclusão Embora o Guia PMBOK principal padrão em gerenciamento de projetos possua sugestões de ciclos de vida é comum que cada organização faça as adaptações necessárias O ciclo de vida de um projeto da construção civil por exemplo pode conter as seguintes fases análises de viabilidade iniciação do projeto planejamento detalhado mobilização e aquisições construção desmobilização Já um projeto de tecnologia deve ter fases diferentes considerando o ciclo de desenvolvimento do produto como por exemplo levantamento de requisitos design e protótipo execução testes e aceitação Videoaula Revisão da unidade Este conteúdo é um vídeo Para assistir este conteúdo é necessário que você acesse o AVA pelo computador ou pelo aplicativo Você pode baixar os vídeos direto no aplicativo para assistir mesmo sem conexão à internet Olá estudante Aprendemos muita coisa juntos até agora não é É hora de fazer uma revisão e trazer novos exemplos para você se aprofundar no aprendizado da gestão de projetos Vamos revisar os conceitos e características de um projeto bem como as práticas de gestão incluindo o Guia PMBOK e seus grupos de processos Além disso vamos discutir novos exemplos relacionados a estruturas organizacionais e ciclo de vida do projeto Vamos lá Estudo de caso Identificando projetos em sua empresa Você é um profissional de marketing com anos de experiência na área Desde que se formou trabalhou em diversas agências de marketing Agora você acaba de assumir um novo desafio em uma empresa especializada em finanças Essa empresa possui produtos de educação e produtos financeiros como relatórios e análises por assinatura para seus clientes A companhia está passando por um crescimento acelerado e por isso contratou você para gerenciar o departamento de marketing Disciplina Gestão de Projetos Como parte das atribuições do seu cargo como gerente de marketing você precisa separar os projetos das operações de maneira que possa dar o tratamento adequado Aliás a confusão entre rotina e projetos é o maior problema atual do departamento de marketing segundo o seu chefe As atividades da área de marketing hoje incluem Desenvolvimento do novo website Acompanhar indicadores de marketing Reuniões com a equipe Campanha de lançamento de um novo produto Além de diferenciar projetos das operações você precisa rever a maneira como os projetos ou novas iniciativas são planejados e gerenciados Não existe um ciclo de vida preestabelecido nem fases padronizadas o que torna difícil a colaboração com outros departamentos e também prejudica a visibilidade para a alta direção O desenvolvimento do novo site por exemplo está com mais de três meses de atraso Todavia as pessoas envolvidas não sabem exatamente o que está faltando existindo muito retrabalho e dificuldade em colaborar com as áreas de produtos e outras que precisam fornecer informações para a construção do website e também feedback para validação Outra reclamação do seu chefe é que o departamento de marketing não possui métricas e indicadores claros É difícil saber quais projetos estão utilizando determinados recursos e não existem relatórios padronizados para descrever a saúde e estado atual de cada projeto Portanto após estabelecer quais iniciativas devem ser tratadas como projetos e quais atividades serão tratadas como operações você deverá buscar boas práticas para uma linguagem comum e processos padronizados em todo o departamento de marketing Reflita Quais das atividades acima são projetos E o que você sugere para organizar o ciclo de vida e processos desses projetos Videoaula Resolução do estudo de caso Este conteúdo é um vídeo Para assistir este conteúdo é necessário que você acesse o AVA pelo computador ou pelo aplicativo Você pode baixar os vídeos direto no aplicativo para assistir mesmo sem conexão à internet De acordo com a definição um projeto é um esforço temporário para criar um resultado único Portanto ele tem data de início e de término Já as operações não possuem uma data de término Operações são atividades permanentes e repetitivas rotineiras Com base nas melhores práticas que estudamos nas aulas sabemos que o primeiro passo de um projeto é a sua aprovação formal por meio da iniciação consolidando o documento chamado Disciplina Gestão de Projetos Termo de Abertura do Projeto Em seguida você e sua equipe precisam realizar o planejamento detalhado com especial atenção para a estrutura analítica do projeto cronograma e recursos De posse do plano de projeto você poderá orientar a execução com sua equipe monitorando e controlando seu progresso para garantir que está caminhando bem O monitoramento e controle também inclui gerenciar mudanças conforme necessário Finalmente ao término do projeto é necessário obter aceitação formal e realizar o encerramento administrativo Considerando o departamento de marketing que você acabou de assumir teríamos os seguintes projetos Desenvolvimento do novo website Campanha de lançamento de um novo produto Agora que você já identificou os projetos no departamento de marketing é possível sugerir o ciclo de vida e os processos para gerenciálos da melhor forma como no exemplo da Figura 1 O seu chefe havia reclamado também da dificuldade em colaborar com outros departamentos e da falta de visibilidade dos projetos e indicadores Embora a metodologia comum utilizando o ciclo de vida que você definiu na Figura 1 vai ajudar a esclarecer melhor os papéis e responsabilidades a sua empresa precisa caminhar para uma estrutura matricial ou projetizada Você pode sugerir a criação de um Escritório de projetos no departamento de marketing O Escritório de projetos em um formato matricial seria responsável pelos gerentes de projetos incluindo membros de equipes de outros departamentos para comporem as equipes multidisciplinares Nesse formato de estrutura organizacional a visibilidade dos projetos e do uso dos recursos seria muito maior além da eficiência na colaboração e produtividade das equipes Resumo visual Referências CARVALHO M M de RABECHINI JUNIOR R Fundamentos em gestão de projetos construindo competências para gerenciar projetos São Paulo Atlas 2011 PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMI Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos 7 ed Filadélfia Project Management Institute 2021 TRENTIM M H Gerenciamento de projetos São Paulo Atlas 2011 Unidade 2 Gerenciamento de Escopo Tempo Custos e Risco em Projeto Aula 1 Gestão de escopo Introdução Este conteúdo é um vídeo Para assistir este conteúdo é necessário que você acesse o AVA pelo computador ou pelo aplicativo Você pode baixar os vídeos direto no aplicativo para assistir mesmo sem conexão à internet O gerente de projetos precisa conhecer muito bem as técnicas para levantamento dos requisitos entendendo e quantificando as necessidades das partes interessadas Afinal objetivos claros e requisitos bem definidos são fundamentais para o sucesso de um projeto O escopo do projeto deve incluir todo o trabalho necessário e todas as entregas para a realização do projeto englobando também o escopo do produto que descreve as características e as funcionalidades do resultado Dentre os principais documentos para a gestão de projetos destacase a Estrutura Analítica do Projeto uma representação gráfica da hierarquia do trabalho e das entregas do projeto Essa figura é construída durante o planejamento organizando as fases e os componentes do projeto de maneira visual É importante destacar que técnicas de facilitação entrevistas e reuniões são fundamentais para definição do escopo levantamento de requisitos e desenvolvimento da Estrutura Analítica do Projeto Você vai aprender como fazer isso nesta aula Escopo do produto versus escopo do projeto Antes de conhecer as definições imagine o projeto de construção de um shopping center Caso o seu dimensionamento especificações e requisitos estejam errados as necessidades das partes interessadas não serão atendidas Por exemplo suponha que não há vagas de estacionamento nesse shopping center porque não houve um bom processo de definição dos requisitos e do escopo Consequentemente os demais documentos e planos de gerenciamento do projeto serão criados a partir de informações incompletas dos requisitos e do escopo O cronograma e o orçamento não consideram a necessidade de um estacionamento Os planos de recursos qualidade aquisições e riscos também não Durante a execução do projeto pode surgir uma solicitação de mudança demandando a inclusão de um estacionamento no escopo do projeto Nesse caso todos os demais planos e a restrição tripla serão afetados Para evitar esse tipo de situação o gerente de projetos e sua equipe devem investir tempo e dedicação no uso de boas práticas para o gerenciamento do escopo do projeto Para evitar esses erros é fundamental entender o que são os requisitos do projeto o escopo do projeto e a estrutura analítica do projeto EAP Portanto uma boa definição do escopo constitui um alicerce sólido para os demais planos e demais áreas no gerenciamento do projeto Vamos começar pela conceituação do que são os requisitos do projeto e a sua importância Requisitos são as características funcionalidades e outras peculiaridades que as partes interessadas desejam no produto e no projeto Portanto os requisitos representam necessidades quantificadas documentadas e priorizadas das partes interessadas e podem ser Requisitos funcionais são requisitos relacionados diretamente ao produto ou serviço características físicas design peso dimensões especificações técnicas Requisitos não funcionais são requisitos relacionados indiretamente com o produto ou serviço garantia segurança padrões de qualidade performance confiabilidade A documentação dos requisitos do projeto deve descrever e priorizar como os requisitos individuais atendem aos objetivos do projeto Eles devem ser claros evitando ambiguidade e incerteza investigáveis e mensuráveis completos consistentes e acordados aceitos pelas partes interessadas Algumas ferramentas e técnicas para levantamento dos requisitos entrevistas questionários sessões de ideação e brainstorming protótipos ou modelos A partir dos requisitos podemos definir o escopo do projeto descrevendo o trabalho necessário e as partes do produto incluindo entregas e pacotes de trabalho consolidando as informações em um documento formal chamado Declaração do Escopo do Projeto Além da declaração do escopo do projeto utilizamos uma representação visual chamada de Estrutura Analítica do Projeto EAP representando a hierarquia das entregas em níveis cada vez menores de decomposição até chegarmos aos pacotes de trabalho Pacotes de trabalho constituem o nível mais baixo da EAP sendo possível estimar sua duração e os recursos necessários para execução servindo como base para elaboração futura do cronograma e orçamento do projeto Definição de requisitos do projeto Disciplina Gestão de Projetos Na prática o escopo do projeto deve ser elaborado a partir do levantamento dos requisitos incluindo todo o trabalho e todas as entregas necessárias para que ele seja concluído com sucesso Utilizando como exemplo o shopping center o escopo do projeto inclui desenhos especificações estudos de viabilidade aquisições e mobilização de recursos garantia e muito mais Vale destacar que o escopo do projeto é mais abrangente e inclui o escopo do produto O escopo do produto são as características técnicas as funcionalidades de uso as especificações sobre desempenho e claro o resultado final O shopping center construído e entregue como produto final é o escopo do produto devendo conter decoração mobiliário sistemas de climatização eletricidade e hidráulica infraestrutura de alvenaria e engenharia civil equipamentos e demais subprodutos necessários Um documento de requisitos será tão mais complexo quanto maior for a complexidade do projeto Pode ser uma simples lista de requisitos ou então podem ser necessários diversos documentos e um sistema de gestão da configuração Os requisitos para o projeto de criação de um curso online por exemplo poderiam ser resumidos em uma lista ou planilha do Excel Por outro lado os requisitos para construção de um avião ou qualquer outro grande projeto podem exigir software específico para modelagem e rastreamento dos requisitos em múltiplos documentos diferentes Quadro 1 Exemplo de matriz de rastreabilidade de requisito Fonte elaborado pelo autor Disciplina Gestão de Projetos Podemos fazer a Matriz de Rastreabilidade de Requisitos usando o Microsoft Excel conforme exemplificado na Quadro 1 As informações serão preenchidas com requisitos mais completos e detalhados durante a etapa de planejamento do projeto utilizando as técnicas de levantamento de requisitos mencionadas anteriormente O gerenciamento do escopo do projeto inclui a gestão do escopo do produto e a sua configuração Isto é a hierarquia de sistemas e subsistemas interfaces e componentes O gerente do projeto deve se preocupar tanto com os requisitos de gerenciamento do projeto quanto com os requisitos de construção do produto Por exemplo um requisito do projeto pode estar relacionado a obedecer a padrões internacionais como o Guia PMBOK e as normas da construção civil enquanto um requisito do produto pode estar relacionado ao tipo e à qualidade de material que será utilizado nos pavimentos Resumindo Escopo do projeto trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto serviço ou resultado com as características e funções especificadas Escopo do produto características e funções que descrevem um produto serviço ou resultado Para ter sucesso o gerente de projetos e a sua equipe precisam conhecer e dominar técnicas descritas na seção anterior para o levantamento de requisitos e para a definição do escopo Todavia não se preocupe em ter todos os requisitos e escopo completamente definidos logo no início do projeto Os requisitos serão mais detalhados e entendidos à medida que formos conhecendo melhor as necessidades das partes interessadas do projeto realizando reuniões e brainstorming para levantar requisitos Disciplina Gestão de Projetos Estrutura analítica do projeto A linha de base de escopo do projeto é composta por três documentos básicos Estrutura Analítica do Projeto Dicionário da EAP e Declaração de Escopo do Projeto A partir dos documentos iniciais do projeto tais como Termo de Abertura do Projeto Declaração Preliminar de Escopo e Matriz de Rastreabilidade de Requisitos do Projeto podemos elaborar a Declaração de Escopo do Projeto Tratase de um documento definitivo que serve de base para o restante do planejamento do projeto A Declaração do Escopo descreve as fases e principais entregas do projeto ajudando na definição dos resultados que esperamos atingir ao final do projeto Já a Estrutura Analítica do Projeto é uma visão gráfica decompondo as entregas em uma hierarquia de pacotes menores A Estrutura Analítica do Projeto contém todo o trabalho necessário e somente o trabalho necessário para produzir todas as suas entregas do projeto desde os níveis mais baixos Portanto a EAP é uma ferramenta crucial para o sucesso no planejamento do projeto servindo também para comunicação com as partes interessadas do projeto no sentido de alinhar expectativas de quais entregas fazem parte do escopo do projeto Disciplina Gestão de Projetos A Estrutura Analítica do Projeto deve ser detalhada e completa o suficiente para evitar desvios de escopo ou o crescimento descontrolado do escopo do projeto Uma boa Estrutura Analítica do Projeto facilita o monitoramento e o controle do projeto por meio de entregas menores e etapas intermediárias Finalmente há um terceiro documento chamado de Dicionário da EAP Não se trata de um dicionário de termos mas sim de um manual de apoio com informações complementares para os pacotes de trabalho e entregas sendo uma boa prática definir os critérios de sucesso com as descrições no Dicionário da EAP Para projetos menores em geral basta elaborar a Estrutura Analítica do Projeto Em projetos de médio e grande porte a Declaração do Escopo acaba sendo criada para servir como um contrato entre as partes também chamada de descrição do trabalho Sabendo que uma Estrutura Analítica do Projeto pode chegar a ter centenas ou milhares de caixinhas o Dicionário da EAP permite adicionar informações e rastreabilidade Videoaula Gestão de escopo Este conteúdo é um vídeo Para assistir este conteúdo é necessário que você acesse o AVA pelo computador ou pelo aplicativo Você pode baixar os vídeos direto no aplicativo para assistir mesmo sem conexão à internet Olá Estudante Disciplina Gestão de Projetos Nesta aula você vai aprender o que é o escopo do projeto e o que é o escopo do produto a fim de que possa construir uma base sólida de planejamento e gestão em seus projetos O escopo do projeto deve incluir todo o trabalho necessário e todas as entregas para concluir o projeto com sucesso Como você vai ver este engloba o escopo do produto características especificações e funcionalidades A Estrutura Analítica do Projeto é um dos documentos mais importantes para que o gerente de projeto sua equipe e as partes interessadas saibam exatamente quais blocos de trabalho e entregas fazem parte do escopo Que tal aprender isso na prática Vamos lá Saiba mais No site do Project Management Institute você vai encontrar os principais padrões e certificações em gerenciamento de projetos Leia o artigo superinteressante sugerido a seguir para aprofundar ainda mais seus conhecimentos Gestão adaptativa de projetos um levantamento dos artefatos mais utilizados para gerenciar o escopo do projeto Referências Disciplina Gestão de Projetos PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMI PMBOK Guide 7ª edição 2021 Disponível em httpswwwpmiorgpmbokguidestandardsfoundationalpmbok Acesso em 8 mar 2023 SOTILLE M A et al Gerenciamento do escopo em projetos Editora FGV 2019 XAVIER C M S Gerenciamento de projetos como definir e controlar o escopo do projeto Saraiva Educação SA 2009 Aula 2 Gestão do tempo do projeto Introdução A tripla restrição de projetos envolve balancear o escopo entregas o tempo tarefas e o custo recursos Consequentemente o planejamento dessas três áreas deve ser realizado de maneira coordenada e integrada Em aulas anteriores você aprendeu mais sobre o escopo do projeto incluindo todo o trabalho necessário para a realização do projeto em fases e as entregas e os pacotes de trabalho para sua conclusão O escopo do projeto define o que deve ser feito incluindo descrições e critérios de aceitação Para que essas entregas e pacotes de trabalho sejam materializados precisamos definir a lista de tarefas ou ações necessárias Nesta aula você vai aprender quais são os processos ferramentas e técnicas para elaboração do cronograma do projeto começando pela lista de atividades passando pelas dependências e sequenciamento realizando estimativas de durações e de recursos para as atividades até a aplicação de técnicas para a compressão do cronograma O resultado final deve ser um cronograma completo realista e exequível Definição de atividades Em aulas anteriores o gerenciamento do escopo do projeto e seus elementos foram apresentados O escopo do projeto descreve o que precisa ser feito Isto é o trabalho e as entregas Porém ele não especifica como e quando serão feitos o trabalho e as entregas Para isso existe uma outra área do conhecimento chamada de gerenciamento do cronograma É importante destacar que a Estrutura Analítica do Projeto EAP não possui a variável temporal isto é não existe tempo ou duração em sua forma original também não há sequenciamento ou dependências na EAP Quando definimos o escopo a preocupação está em requisitos baseados nas necessidades das partes interessadas de maneira que seja possível transformar esses requisitos em especificações de projeto e propor uma solução na Declaração de Escopo do Projeto Por exemplo na Figura 1 as fases podem ter sobreposição e a Entrega 31 pode ser concluída antes da Entrega 12 Tratase de uma decomposição hierárquica das entregas Uma vez definido o escopo e as entregas passamos a nos preocupar com as atividades para elaborar o cronograma do projeto Para cada pacote de trabalho na Estrutura Analítica do Projeto o gerente de projetos e a sua equipe devem listar todas as atividades necessárias para materializar aquela entrega ou pacote de trabalho A lista de tarefas pode ser criada utilizando o Microsoft Excel ou o Microsoft Project por exemplo Destaque para tópicos importantes sobre definição de atividades em projetos com uma captura de tela do Microsoft Project mostrando uma lista de tarefas e seus detalhes Explicação sobre a importância do processo de Definir Atividades com um diagrama de rede ilustrando o sequenciamento de atividades e suas dependências Demonstração de dependência do tipo TerminoInício com explicação ilustrada por um gráfico que mostra a relação entre as atividades Entrevistar candidato e Contratar candidato Disciplina Gestão de Projetos InícioInício a segunda atividade somente pode se iniciar após a primeira ter sido iniciada Figura 5 Exemplo de atividades com dependência do tipo InícioInício Fonte elaborada pelo autor InícioTérmino a segunda atividade somente pode terminar quando a primeira for iniciada Figura 6 Exemplo de atividades com dependência do tipo InícioTérmino Fonte Fonte elaborada pelo autor TérminoTérmino a segunda atividade somente pode terminar quando a primeira for terminada Disciplina Gestão de Projetos Figura 9 Exemplo de sequenciamento das atividades para elaboração do cronograma do projeto utilizando o Microsoft Project Fonte captura de tela do Microsoft Project Estimativa de recursos das atividades Disciplina Gestão de Projetos Leio o livro que complementar seus estudos Manual do MSProject 2010 e melhores práticas do PMI Como sugestão deixo esse vídeo para que assistam e se aprofundem ainda mais EAP ou WBS Estrutura Analítica do Projeto Como Fazer Referências Disciplina Gestão de Projetos BARCAUI A B Gerenciamento do tempo em projetos Editora FGV 2015 PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMI PMBOK Guide 7ª edição 2021 Disponível em httpswwwpmiorgpmbokguidestandardsfoundationalpmbok Acesso em 8 mar 2023 TRENTIM M H Manual do MSProject 2010 e melhores práticas do PMI Editora Atlas 2013 Aula 3 Gestão de custos e viabilidade de projetos Introdução Disciplina Gestão de Projetos Figura 6 Exemplo de Registro de Riscos Fonte elaborada pelo autor Disciplina Gestão de Projetos Referências Disciplina Gestão de Projetos Quadro 1 Comparação entre os processos de gerenciamento da qualidade em projetos Fonte elaborada pelo autor Videoaula Gestão de qualidade do projeto Disciplina Gestão de Projetos No artigo abaixo você vai aprender sobre o gerenciamento da qualidade em projetos aplicado a um contexto de projetos de engenharia podendo aprofundar sua visão prática Metodologia de gerenciamento da qualidade em ambiente de projetos de engenharia 2000 Referências ROCHA A V et al Gerenciamento da qualidade em projetos Rio de Janeiro Editora FGV 2019 GUIA PMBOK um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos 7ª edição Newtown Square Project Management Institute 2021 TRENTIM M H Manual do MSProject 2010 e melhores práticas do PMI São Paulo Editora Atlas 2013 Aula 2 Competências aplicadas à gestão de projetos e gestão do RH Introdução Disciplina Gestão de Projetos DINSMORE P C CABANISBREWIN J AMA Manual de Gerenciamento de Projetos Rio de Janeiro Brasport 2009 GUIA PMBOK um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos 7ª edição Newtown Square Project Management Institute 2021 TRENTIM M H Gerenciamento de projetos São Paulo Editora Atlas 2011 TUCKMAN B W Developmental sequence in small groups Psychological bulletin v 63 n 6 p 384 1965 Aula 3 Gestão da comunicação do projeto Introdução Disciplina Gestão de Projetos comunicação para que possam ser tomadas ações preventivas ou corretivas conforme necessário O gestor do projeto deve elaborar a matriz de comunicação conforme exemplo abaixo para que possa nortear as atividades de comunicação e informações durante o projeto Essa planilha pode ser adaptada a projetos maiores e mais complexos também Disciplina Gestão de Projetos Quadro 1 Exemplo de matriz de comunicação do projeto Fonte elaborada pelo autor Disciplina Gestão de Projetos Saiba mais O seguinte trabalho traz um estudo de caso bem interessante Gerenciamento da comunicação em projetos estudo de caso em uma empresa do setor metalúrgico Como outra sugestão saiba mais sobre comunicação síncrona versus assíncrona suas diferentes e quando utilizar cada uma da maneira mais efetiva Comunicação Síncrona vs Assíncrona PMOCast Ep 25 Referências Disciplina Gestão de Projetos CHAVES L E Gerenciamento da comunicação em projetos Rio de Janeiro Editora FGV 2015 GUIA PMBOK um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos 7ª edição Newtown Square Project Management Institute 2021 TRENTIM M H Gerenciamento de projetos São Paulo Editora Atlas 2011 Aula 4 Técnicas de acompanhamento de projetos Introdução Disciplina Gestão de Projetos Saiba mais sobre o gerenciamento do valor agregado em projetos com essa leitura Aplicação da ferramenta análise do valor agregado para controle de custo e prazo em uma obra comercial de curta duração Referências Disciplina Gestão de Projetos GUIA PMBOK um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos 7ª edição Newtown Square Project Management Institute 2021 TRENTIM M H Gerenciamento de projetos São Paulo Editora Atlas 2011 Aula 5 Revisão da unidade Gestão da qualidade recursos humanos e comunicação em projetos Disciplina Gestão de Projetos Quadro 1 Exemplo de plano de gerenciamento da qualidade Fonte elaborado pelo autor Da mesma maneira a ausência de um plano de gerenciamento da comunicação pode causar malentendido uso incorreto de informações entre outros problemas É fundamental elaborar a Disciplina Gestão de Projetos Quadro 2 Exemplo de matriz de comunicação do projeto Fonte elaborado pelo autor Disciplina Gestão de Projetos Finalmente o planejamento dos recursos humanos deve incluir ferramentas como organograma do projeto matriz de responsabilidades e a descrição de todos os cargos e funções da equipe do projeto Resumo visual Disciplina Gestão de Projetos Fonte elaborada pelo autor Referências Disciplina Gestão de Projetos CHAVES L E Gerenciamento da comunicação em projetos Rio de Janeiro Editora FGV 2015 DINSMORE P C CABANISBREWIN Jeannette AMA Manual de Gerenciamento de Projetos Rio de Janeiro Brasport 2009 GUIA PMBOK um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos 7ª edição Newtown Square Project Management Institute 2021 ROCHA A V et al Gerenciamento da qualidade em projetos Rio de Janeiro Editora FGV 2019 TRENTIM M H Gerenciamento de projetos São Paulo Editora Atlas 2011 TUCKMAN B W Developmental sequence in small groups Psychological bulletin v 63 n 6 p 384 1965 Unidade 4 Gerenciamento de riscos aquisições e sustentabilidade em projetos Aula 1 Métodos ágeis Introdução Disciplina Gestão de Projetos Figura 1 Principais elementos do framework Scrum Fonte elaborada pelo autor Gestão ágil versus tradicional na prática Disciplina Gestão de Projetos KEPLER João OLIVEIRA Thiago Os segredos da gestão ágil por trás das empresas valiosas São Paulo Editora Gente Liv e Edit Ltd 2019 LAYTON Mark C MORROW David Scrum Para Leigos Rio de Janeiro Alta Books 2019 SUTHERLAND Jeff SCRUM A arte de fazer o dobro de trabalho na metade do tempo Rio de Janeiro Leya 2014 Aula 2 Gestão estratégica Introdução Disciplina Gestão de Projetos dos projetos consiste em balancear os recursos elaborando um roteiro de projetos a serem realizados Todos esses processos estão representados na Figura 5 abaixo Figura 5 Exemplo de integração entre o planejamento estratégico o gerenciamento de portfólios e o gerenciamento de projetos Fonte elaborada pelo autor Videoaula Gestão estratégica Este conteúdo é um vídeo Para assistir este conteúdo é necessário que você acesse o AVA pelo computador ou pelo aplicativo Você pode baixar os vídeos direto no aplicativo para assistir mesmo sem conexão à internet Disciplina Gestão de Projetos Nesta videoaula você vai aprender os principais conceitos e abordagens para o planejamento estratégico de uma organização Por que isso é importante Você já deve ter ouvido que qualquer caminho serve para aquele que não tem um destino É muito perigoso conduzir uma organização sem objetivos estratégicos Além do desalinhamento nos esforços corremos o risco de não estarmos preparados para as forças competitivas e o mercado Portanto o planejamento estratégico é um processo essencial para o sucesso e para a sustentabilidade das empresas Você vai também aprender como utilizar o balanced scorecard e o business model generation duas abordagens para o planejamento estratégico da sua organização Também vai conhecer os processos de gerenciamento do portfólio para que possamos selecionar e priorizar os projetos que vão executar a estratégia Saiba mais Acompanhe no vídeo Gerenciamento de Portfólio de Projetos o passo a passo do exemplo de planejamento estratégico e gerenciamento de portfólio mencionado anteriormente no canal Mário Trentim Para saber mais leia também o artigo Planejamento Estratégico o Guia Essencial para seu Negócio no site da Endeavor Referências Disciplina Gestão de Projetos KAPLAN Robert S NORTON David P A estratégia em ação balanced scorecard Houston Gulf Professional Publishing 1997 OSTERWALDER Alexander PIGNEUR Yves Business model generation a handbook for visionaries game changers and challengers Hoboken John Wiley Sons 2010 GUIA PMBOK um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos 7ª edição Newtown Square Project Management Institute 2021 TRENTIM Mário Henrique Gerenciamento de projetos São Paulo Editora Atlas 2011 Aula 3 Gestão por processos Introdução Disciplina Gestão de Projetos Introdução Olá estudante Além de aprender conceitos processos e melhores práticas um bom gestor de projetos precisa dominar ferramentas e software para executar o seu trabalho de maneira mais produtiva no dia a dia Nesta aula você vai conhecer as funcionalidades de alguns dos principais softwares para gestão de projetos tradicionais e para gestão de projetos ágeis Como você deve imaginar existem literalmente centenas de softwares disponíveis no mercado Porém ao escolher um deles você verá que as funcionalidades dos demais dentro da mesma categoria ágil ou tradicional são bastante parecidos Veremos como utilizar software para gerenciamento ágil de projetos com as ferramentas Atlassian Trello e Microsoft Planner Também aprenderemos a utilizar software para gerenciamento tradicional de projetos com o Microsoft Project Bons estudos Conhecendo as ferramentas para gestão de projetos Disciplina Gestão de Projetos Existem diversas ferramentas para apoiar o gerenciamento de projetos Nesta aula vamos conhecer algumas para gerenciamento do escopo gerenciamento do cronograma gerenciamento dos recursos e gerenciamento do orçamento do projeto Vale destacar que o gestor de projeto e a sua equipe também vão precisar de ferramentas para comunicação colaboração e gestão das informações Portanto podemos categorizar as ferramentas em Ferramentas para a comunicação em projetos essa categoria inclui ferramentas para o envio de mensagens e a realização de videochamadas tais como Skype Zoom ou mesmo o WhatsApp Ferramentas para colaboração e gestão das informações essa categoria inclui plataformas de colaboração como Slack ou Microsoft Teams bem como estruturas de pastas compartilhadas ou mesmo o uso de uma intranet Ferramentas para a gestão de tarefas e entregas essa categoria inclui ferramentas para gerenciar cronogramas ou quadros de tarefas conforme a necessidade do projeto Existem ferramentas de todos os tipos e preços desde ferramentas gratuitas como Atlassian Trello ou Project Libre passando por ferramentas mais completas e complexas como Oracle Primavera e Microsoft Project Server A escolha da ferramenta depende das necessidades do seu projeto incluindo tamanho complexidade duração e quantidade de recursos Além disso devemos levar em consideração a familiaridade da equipe do projeto e das partes interessadas com as ferramentas na hora da escolha Disciplina Gestão de Projetos Figura 4 Detalhando o planejamento da viagem Fonte captura de tela do Trello elaborada pelo autor Agora temos os maiores blocos no backlog priorizado A cor verde representa a primeira sprint Sprint 1 A cor amarela representa a Sprint 2 e a cor laranja representa a Sprint 3 Figura 5 Entregas por sprint incluindo subtarefas e checklists Fonte captura de tela do Trello elaborada pelo autor Disciplina Gestão de Projetos Exemplos práticos do uso das ferramentas para gestão de projetos Agora vamos planejar e controlar um projeto com Microsoft Project Cumpre destacar que se trata de um dos softwares mais completos e robustos para o gerenciamento de projetos incluindo diversas funcionalidades avançadas que não serão exploradas nesta aula O primeiro passo é abrir o arquivo no Microsoft Project instalado em seu computador para que você possa começar o planejamento do projeto O planejamento do escopo envolve a criação da estrutura analítica do projeto Disciplina Gestão de Projetos conhecer os softwares mais utilizados Atlassian Trello Microsoft Planner e Microsoft Project Não se esqueça de colocar em prática o conhecimento adquirido Faça exercícios e projetos simulados para se familiarizar com os diferentes softwares Saiba mais Conheça os sites das ferramentas em Trello e Microsoft Assista ao vídeo sobre ferramentas para gestão de projetos A nova gestão de projetos o que você deve saber do canal Mário Trentim Referências Disciplina Gestão de Projetos TRENTIM Mário Henrique Manual do MSProject 2010 e melhores práticas do PMI São Paulo Editora Atlas 2013 Aula 5 Revisão da Unidade Gestão estratégica métodos ágeis e ferramentas Disciplina Gestão de Projetos Figura 3 Exemplo com Microsoft Planner para gestão ágil de projetos Fonte captura de tela do Planner elaborada pelo autor Resumo Visual Disciplina Gestão de Projetos Figura 4 Resumo visual da Unidade Fonte elaborada pelo autor Referências Disciplina Gestão de Projetos OSTERWALDER Alexander PIGNEUR Yves Business model generation a handbook for visionaries game changers and challengers Hoboken John Wiley Sons 2010 GUIA PMBOK um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos 7ª edição Newtown Square Project Management Institute 2021 TRENTIM Mário Henrique Gerenciamento de projetos São Paulo Editora Atlas 2011