Gestão Contemporânea: O Processo de Tomada de Decisão

Gestão Contemporânea O Processo de Tomada de Decisão 1ª Edição Copyright 2022 Afya Nenhuma parte deste material poderá ser reproduzida transmitida e gravada por qualquer meio eletrônico mecânico por fotocópia e outros sem a prévia autorização por escrito da Afya Sumário O Processo de Tomada de Decisão Para Início de Conversa 4 Objetivos 4 1 O Processo de Tomada de Decisão 5 11 A Administração e a Tomada de Decisão 5 12 Principais Tipos de Decisões Programada e não Programada 6 2 Resolução de Problemas e o Processo de Tomada de Decisão 7 21 Identificação do Problema 7 22 Diagnóstico do Problema 8 221 Diagrama de Ishikawa 8 222 Princípio de Pareto 9 23 Gerar alternativas 9 231 Brainstorming 9 232 Brainwriting 10 24 Decisão 10 241 Árvore da Decisão 10 242 Análise do Ponto de Equilíbrio 10 25 Avaliação 10 3 A Tomada de Decisão em Grupo 11 31 Processos Básicos da Decisão em Grupo 11 4 A Resolução de Problemas e a Tomada de Decisão 11 Referências 14 Gestão Contemporânea 3 Para Início de Conversa Uma organização não pode agir e tomar decisões deliberadamente Para obter o sucesso é preciso que a mesma adaptese constantemente às mudanças decorrentes dos ambientes externo e interno Na atualidade as organizações precisam estar atentas às mudanças no seu mercado decorrentes dos clientes fornecedores concorrentes agências reguladoras além das políticas leis economia tecnologia sociedade ecologia e demografia A Teoria da Contingência surge para tentar explicar a relação entre o ambiente e a estrutura da organização Nesta unidade veremos as origens da Teoria da Contingência e contribuições de autores como Burns e Stalker Lawrence e Lorsch Alfred Chandler e Joan Woodward para a formulação desta teoria Por último apresentaremos os tipos de ambientes as influências do tamanho e da tecnologia na estrutura organizacional segundo a Teoria da Contingência Objetivos Assimilar os principais conceitos do processo de tomada de decisão Identificar as principais etapas do processo de decisão Explicar o processo de resolução de problemas e os principais erros cometidos neste processo Gestão Contemporânea 4 1 O Processo de Tomada de Decisão É de suma importância o processo de tomada de decisão dentro das organizações Uma decisão bem tomada evita problemas e garante um resultado melhor Os gestores a todo momento estão cercados de decisões no planejamento organização direção ou no controle As decisões surgem a cada instante e cabe ao gestor estar preparado para tomar as decisões que podem influenciar a empresa Decisões fazem parte da rotina de trabalho de um gestor e uma decisão errada pode implicar perda de recursos tempo dinheiro pessoas além de trazer prejuízo à organização 11 A Administração e a Tomada de Decisão A importância de tomar decisões de forma adequada é um diferencial em meio ao mercado reduzindo incertezas e levando a organização a alavancar seus resultados Para o administrador a tomada de decisão vigora em toda sua carreira Em outras palavras administrar é tomar decisões utilizando os recursos da organização de forma eficaz e eficiente visando atingir os objetivos propostos pela alta administração Cabe ao gestor as seguintes decisões Contratar ou terceirizar mão de obra Como reduzir custos reduzir a folha ou rever processos Qual o melhor caminho para desenvolver um planejamento adequado Como escolher o melhor candidato para um cargo de confiança Como escolher ou criar melhores práticas para desenvolver a equipe As perguntas acima estão presentes no dia a dia de muitos gestores e a tomada de decisão se torna um papel estratégico dentro da organização Tomar decisões erradas podem elevar custos demandar mais tempo com os processos envolvidos e conduzir a empresa a um caminho sem volta Conforme Maximiano 2015 p134 Administrar é sinônimo de decidir é escolha entre alternativas e possibilidades As decisões são tomadas Gestão Contemporânea 5 para resolver problemas aproveitar oportunidades enfrentar desafios atender necessidades e situações similares Então podemos afirmar que a tomada de decisão é um processo contínuo dentro da organização Todo funcionário envolvido com a empresa é potencialmente um decisor desde o executivo que toma altas decisões voltadas para o nível estratégico até o trabalhador que decide dar uma pausa no processo de produção para um descanso no trabalho A tomada de decisão determina qual a melhor forma de atuar diante de um problema desafio ou oportunidade seja no meio profissional ou pessoal Vejamos agora o processo de tomada de decisão nas organizações 12 Principais Tipos de Decisões Programada e não Programada Há dois principais tipos de decisão as decisões programadas e as decisões não programadas Vamos entender melhor agora cada um desses dois tipos Decisões Programadas São as decisões tomadas no dia a dia repetitivas e padronizadas caracterizadas por uma rotina Essas situações já aconteceram dentro da organização e com isso um grupo de decisões Gestão Contemporânea 143 rápidas é elaborado para solucionar esses problemas programados que podem acontecer a qualquer momento Como exemplo de decisões programadas podemos destacar Processos no dia a dia das organizações As rotinas de trabalho dentro da organização Paradas rotineiras para a manutenção do maquinário Decisões não Programadas As decisões não programadas são ocasionadas por situações em que o gestor não consegue resolver de imediato pois não possui padrões ou repetições São fatos novos que acontecem dentro ou fora da organização e que a empresa não está preparada para responder de imediato De acordo com Andrade e Amboni 2011 grande parte dos problemas que o gestor enfrenta tem caráter de decisões não programadas Os autores citam como exemplos Como alocar recursos dentro de uma organização O que fazer com uma linha de produtos que não está dando certo Como melhorar a relação entre empresa e cliente Vejamos a seguir o quadro com as principais diferenças entre decisões programadas e decisões não programadas Observe a comparação de cada item Gestão Contemporânea 6 Comparação entre decisões programadas e não programadas Decisões programadas Decisões não programadas Classificação da decisão Rotina Recorrentes Genéricas Singulares Inovadoras Específicas Natureza da situação Bemdefinida Estruturada Ambígua Desestruturada Ambiente de decisão Condições estáticas Informação confiável e precisa Condições dinâmicas Ausência de informação Método de decisão Regras Procedimentos Políticas Julgamento Intuição Princípios do decisor Técnicas de apoio à decisão Modelos matemáticos Orçamento Pesquisa operacional Sistemas corporativos de apoio à decisão Simulações Análise de cenários Quadro 1 Decisões Programadas e Não Programadas Fonte Sobral e Peci 2013 p150 2 Resolução de Problemas e o Processo de Tomada de Decisão A resolução de problemas é um fato comum na vida de um administrador O processo decisório possui etapas distintas e sequenciais Primeiramente iniciamse a identificação do problema e o diagnóstico da situação qual o problema e o porquê deste problema Em seguida há a geração e o desenvolvimento de alternativas e uma avaliação O último passo consiste em selecionar e implantar uma alternativa Vamos entender agora como funciona cada etapa da tomada de decisão de forma detalhada 21 Identificação do Problema Conforme dissemos anteriormente o processo de tomada de decisão tem início pela identificação de um problema oportunidade ou obrigação O problema é o primeiro evento no processo decisório e gera desafios interesses obstáculos frustração ou oportunidades Para todo problema há um objetivo guiado por uma meta a ser alcançada Em relação a caracterização de problemas Maximiano 2015 p137 nos diz que você simplesmente quer atravessar a rua ou escolher o período de férias ou comprar um carro Essa é a fase em que se percebe que o problema está ocorrendo a oportunidade ou desafio se apresenta ou surge à necessidade que exige análise e decisão Gestão Contemporânea 7 Neste contexto problemas podem ocorrer a qualquer instante dentro de uma organização Uma vez identificado o problema devese entender mais sobre ele isto é fazer o seu diagnóstico 22 Diagnóstico do Problema A fase do diagnóstico consiste em entender melhor o problema ou a oportunidade identificando as suas causas e consequências O diagnóstico pode ser utilizado para Focar um melhor entendimento sobre a situação do problema Originar informações e indicadores por meio de pesquisas internas e externas que possam reforçar não somente as pendências já existentes mas também observar e detectar outros problemas Detectar pontos fortes e fracos da empresa Planejar mudanças para um aperfeiçoamento organizacional contínuo Maximiano 2015 destaca que algumas técnicas foram criadas para ajudar os gestores a analisar o problema de forma sistemática Entre essas técnicas podemos destacar o Diagrama de Ishikawa e o Princípio de Pareto 221 Diagrama de Ishikawa O Diagrama de Ishikawa consiste em um gráfico em formato de uma espinha de peixe que possui a finalidade de colocar em pauta as causas e os efeitos do problema em questão Este problema corresponde a quatro dimensões 4M mão de obra método materiais e máquinas Outros critérios também podem ser adicionados mas isto dependerá da situaçãoproblema Quadro 2 Modelo de Diagrama de Ishikawa Fonte Produzido pelo autor Gestão Contemporânea 8 222 Princípio de Pareto Já o Princípio de Pareto é uma técnica que permite selecionar prioridades quando se está envolto de um grande número de problemas Neste princípio grande parte dos efeitos é produzida por um pequeno número de causas Podemos utilizar o princípio de Pareto para pesquisar e fazer o levantamento das causas da ocorrência do problema verificando posteriormente quantas vezes cada causa ocorre Quadro 3 Modelo de Princípio de Pareto Fonte Produzido pelo autor 80 Resultado 20 Esforço 23 Gerar alternativas Após a definição do problema e o seu entendimento na fase do diagnóstico é iniciada a fase de gerar alternativas para a solução dos problemas Nesta fase selecionase uma linha de ação entre as diversas disponíveis Para Maximiano 2015 o brainstorming tempestade de ideias e brainwriting tempestade de ideias escritas são técnicas que utilizam a criatividade e que são muito utilizadas no processo de tomada de decisão principalmente na questão de gerar alternativas Vamos conhecer agora cada uma dessas técnicas de criatividade 231 Brainstorming É um processo em que as pessoas se comunicam verbalmente Neste contexto cada pessoa fala dando sugestões para a solução do problema sem que essas sugestões sejam criticadas ou questionadas pelos outros participantes Quando há um número adequado de ideias o processo é interrompido e as questões levantadas são sintetizadas agrupadas e posteriormente avaliadas Gestão Contemporânea 9 232 Brainwriting Este processo traz o mesmo conceito do Brainstorming porém neste cada pessoa recebe uma folha de papel e coloca a sua ideia em questão para a solução do problema Em seguida as folhas de papel são trocadas aleatoriamente entre os participantes de modo que cada integrante possa ler as contribuições dos colegas e acrescentar outras Por fim as questões levantadas são sintetizadas agrupadas e posteriormente avaliadas 24 Decisão Para Maximiano 2015 p142 na tomada de decisão as alternativas são avaliadas julgadas e comparadas para que uma escolha possa ser feita A escolha depende de avaliação e julgamento de alternativas Para uma decisão mais eficaz podemos utilizar as técnicas de Árvore de Decisões e Análise do Ponto de Equilíbrio 241 Árvore da Decisão Esta técnica permite identificar os resultados das decisões levando o gestor a uma melhor tomada de decisão Como esta técnica consiste em uma representação gráfica de alternativas à medida que estas vão sendo identificadas são desenhadas como ramos de uma árvore 242 Análise do Ponto de Equilíbrio O ponto de equilíbrio é aquele em que a empresa não tem lucro e nem prejuízo Esta análise identifica o volume de operações em que as receitas são equivalentes aos custos totais assim como as demais ferramentas utilizadas para escolha da alternativa O objetivo desta análise consiste em gerar informações para uma melhor tomada de decisão 25 Avaliação A avaliação fecha o ciclo de tomada de decisão Ela deve apontar os erros e acertos do processo e suas consequências são avaliadas para uma melhor decisão futura Vejamos na prática como podemos descrever a avaliação com um exemplo O problema O gerente de vendas João Jairo pediu demissão ao seu chefe e diretor da empresa ABC de Alimentos Mario Silva João Jairo era responsável pelas vendas em todo o território nacional e no exterior onde a empresa fazia negócios com Europa e China O diagnóstico Entender melhor o problema é fundamental Como João Jairo chegou ao ponto de pedir demissão Muitos fatores podem ter influenciado João a sair desde uma nova proposta de emprego até o cansaço do dia a dia Entendendo melhor o problema tomamos melhores decisões Gestão Contemporânea 10 Gerar alternativas Depois de entendermos melhor o problema devemos traçar a estratégia para uma melhor decisão A empresa pode oferecer algo melhor para o João Jairo ou se aventurar em uma seleção interna ou externa do mercado Neste ponto o importante é encontrar alternativas para a solução do problema Decisão Depois de gerar alternativas a organização deve escolher a melhor proposta Avaliação Após escolher a melhor proposta devese avaliar o rendimento verificando se foi uma boa tomada de decisão ou não 3 A Tomada de Decisão em Grupo A tomada de decisão em grupo é um processo cada vez mais evidente dentro das organizações pois decisões tomadas com a visão de um ou mais ângulos podem ter um melhor rendimento Neste caso estamos falando de grupos autogeridos de equipes voltadas para a resolução de projetos e problemas focando em um ponto para se chegar à melhor decisão 31 Processos Básicos da Decisão em Grupo De acordo com Maximiano 2015 há três processos básicos que influenciam na tomada de decisão em grupo a aceitação da decisão de um líder a eleição e o consenso Vamos entender melhor cada um deles A aceitação da decisão de um líder Muitas vezes as decisões são tomadas pela cúpula mas também podem ser tomadas por um seleto grupo em consenso ou até mesmo por um dos integrantes deste grupo A regra é a aceitação de determinadas decisões do líder Eleição A eleição é o processo de tomar decisões baseado na escolha de cada pessoa por meio de um voto Pela regra a opinião que obter o maior número de votos será a opinião do grupo Consenso O consenso busca a melhor decisão por meio de debate com propostas para resolução de problemas 4 A Resolução de Problemas e a Tomada de Decisão Os problemas nas organizações podem ocorrer a todo momento e uma decisão mal tomada pode influenciar na vinda de mais problemas ocasionando transtorno e prejuízo Maximiano 2015 p144 nos diz que Gestão Contemporânea 11 isso pode acontecer quando o problema não é percebido como tal o diagnóstico é malfeito as alternativas não são apropriadas ou não foram corretamente avaliadas Os problemas podem ser oportunidades para que gestores aperfeiçoem sua capacidade de tomar decisões melhores Como principais dificuldades no contexto de resolver problemas e tomar decisões podemos destacar A Incapacidade de Reconhecer o Problema Existe o problema mas as empresas não conseguem vêlo Por exemplo há um novo concorrente no mercado mais capaz e as empresas já conceituadas só se preocupam quando a concorrente já conseguiu uma fatia deste mercado Decisão Precipitada São as decisões tomadas de forma rápida e errada Muitas vezes essas decisões são tomadas por gestores que foram levados pela emoção do momento Avaliação Prematura Representa a falta de um conhecimento aprofundado sobre o problema em que o tomador de decisão é influenciado pelas primeiras impressões do problema Excesso de Confiança na Experiência O gestor acredita que a sua experiência é a base para a solução do problema e deixa de lado o conhecimento e a experiência de outros decisores Comprometimento Prematuro O tomador de decisões tem como base uma solução satisfatória e é incapaz de aceitar alternativas por melhores que sejam Ênfase em Apenas uma Solução Há problemas que estão coligados com muitos outros e resolver apenas um deles não terá tanto resultado O problema deve ser tratado de forma sistêmica Incapacidade de Definir Prioridades Definir prioridades é essencial para o sucesso e a resolução do problema Como exemplo podemos destacar primeiramente a resolução de problemas menores e que não possuem muito impacto para empresa mas que tomam tempo e recursos que poderiam ser utilizados em problemas mais urgentes Falta de Tempo Consiste tanto na falta de tempo para resolução do problema quanto na elaboração de uma solução Neste caso o tempo pode ter sido mal planejado Gestão Contemporânea 12 Esses são alguns dos muitos erros que podem acontecer no processo de resolução de problemas e na tomada de decisão Andrade e Amboni 2011 p133 afirmam que o tomador de decisões evita a incerteza e segue as regras padronizadas da organização para tomar suas decisões Ele redefine as regras padronizadas apenas nos momentos de crise Podemos concluir então que tomar decisões é um fator estratégico dentro das organizações sendo um dos principais atos da Administração E tomar decisões de forma eficaz leva a empresa a resultados melhores e ao sucesso do negócio Neste capítulo vimos que a tomada de decisão e a resolução de problemas fazem parte do cotidiano das pessoas e empresas Vimos que decidir é eleger a melhor escolha na solução de um problema e tais decisões podem ser complexas ou não Além disso é necessário que haja um planejamento para que uma tomada de decisão seja eficaz Estudamos também as principais etapas do processo de decisão a identificação do problema na qual se observa primeiramente o problema a ser resolvido o diagnóstico que consiste em entender mais sobre o problema selecionado tendo mais dados para uma melhor tomada de decisão descrever as alternativas para solução do problema em que selecionamos as principais soluções para sanar o problema decidir e colocar em prática a melhor alternativa e avaliar os resultados Também conhecemos os principais problemas que podem ocorrer dentro do processo de decisão como o excesso de conhecimento Neste caso o gestor deixa de lado opiniões de outras pessoas ou até mesmo faz uma avaliação prematura sobre o problema ocasionando em decisões falhas que podem ter um grande impacto no resultado da organização Finalizamos esta unidade com uma mensagem de Maximiano 2015 p134 Administrar é sinônimo de decidir é escolha entre alternativas e possibilidades As decisões são tomadas para resolver problemas aproveitar oportunidades enfrentar desafios atender necessidades e situações similares Gestão Contemporânea 13 Referências ANDRADE R O B AMBONI N Teoria geral da administração 2 ed Rio de Janeiro Elsevier 2011 MAXIMIANO A C A Fundamentos da administração introdução à teoria geral e aos processos da administração 3 ed Rio de Janeiro LTC 2015 SOBRAL F PECI A Administração teoria e prática no contexto brasileiro 2 ed São Paulo Pearson Prentice Hall 2013 Biblioteca Virtual Pearson Gestão Contemporânea 14