Funções Executivas da Administração: Modelos Gerenciais

Funções Executivas da Administração Modelos Gerenciais 1ª Edição Copyright 2022 Afya Nenhuma parte deste material poderá ser reproduzida transmitida e gravada por qualquer meio eletrônico mecânico por fotocópia e outros sem a prévia autorização por escrito da Afya Sumário Modelos Gerenciais Para Início de Conversa 3 Objetivos 3 1 Modelos Gerenciais 4 2 Novas Abordagens 5 21 Benchmarking 5 211 Fases do Processo de Benchmarking 5 22 Terceirização 6 23 Reengenharia 7 24 Downsizing 8 25 A Qualidade Total 9 26 O Trabalho a Distância 10 Referências 11 Para Início de Conversa A administração como um processo sistemático e suas teorias são relativamente novas sendo influenciadas e influenciando diversos fatores da sociedade ao decorrer de seu desenvolvimento Na atualidade essa influência se dá através do avanço e rapidez da informação levando as organizações a adotarem técnicas e métodos para tornarem ou continuarem competitivas Nesta unidade de aprendizagem iremos estudar as perspectivas contemporâneas compreendendo a evolução da Era da Informação as decisões que as empresas tiveram de tomar frente às mudanças que ocorreram nesse período bem como conhecer as características e posicionamento no mercado das organizações que aprendem como conhecer a ideia de aprendizagem organizacional Objetivos Explanar a origem e o conceito de modelos gerenciais Identificar novas tendências em modelos gerenciais Funções Executivas da Administração 3 1 Modelos Gerenciais Desde os primórdios das organizações gerenciar e administrar processos vêm sendo fatores fundamentais para o sucesso do negócio Neste capítulo vamos entender como os modelos de gestão se desenvolveram buscando melhores práticas dentro do processo administrativo e as novas tendências utilizadas no dia a dia das organizações Toda empresa possui uma maneira peculiar de lidar com os processos em sua rotina Algumas empresas estão voltadas para as tarefas priorizando metas e objetivos outras já estão focadas no lado humanístico Observamos um mercado em constante mudança Os clientes estão cada vez mais exigentes com a qualidade e o preço e os concorrentes estão em busca do sucesso de seu negócio Deste modo os modelos gerenciais tornamse pontos essenciais pois colocam em pauta as atitudes e estratégias que uma organização deve tomar para alcançar o diferencial competitivo Em favor deste diferencial muitos teóricos ao longo do tempo contribuíram com o desenvolvimento dos modelos gerenciais criando processos e formas de agir dentro das organizações Origem dos Modelos Gerenciais No processo histórico da administração o contexto de modelos gerenciais é marcado por teóricos que contribuíram para o sucesso da organização destacando as formas de agir no meio empresarial Segundo Araujo 2011 podemos destacar como principais referências deste contexto Frederick Winslow Taylor o pai da administração científica Ele focou nas tarefas e colaborou para a concepção da tecnologia de Organização Sistemas e Métodos principalmente com a instrumentação para fins de racionalização do trabalho Henry Fayol Com a teoria clássica ele contribuiu com o processo administrativo planejar organizar dirigir e controlar com o foco na estrutura da organização Posteriormente surgiram a escola das relações humanas enfatizando a motivação e a satisfação dos trabalhadores e a teoria estruturalista unindo preceitos da escola clássica e da teoria das relações humanas ambas com vertentes diferentes uma relacionada a tarefas e outra ao comportamento e à motivação A seguir veio a abordagem dos sistemas abertos que compreende os diversos fatores que interagem com o ambiente como os componentes e as relações entre as partes e o impacto disso dentro da organização Esta teoria aborda a empresa como um sistema Por fim há a abordagem contingencial que constitui a quebra frequente de paradigmas visto que o ambiente está em constante mudança Condições ambientais causam transformações no interior das organizações e não existe apenas uma forma de montar sua estrutura Funções Executivas da Administração 4 Há diversas escolhas e a melhor depende de cada caso Lacombe 2014 p 115 afirma que o melhor estilo gerencial e as melhores decisões dependem em cada caso de muitos fatores como do ambiente em que se encontra a empresa do seu pessoal e da sua situação especifica 2 Novas Abordagens Conforme já dissemos o mercado está em constante transformação e cada vez mais competitivo As informações são instantâneas e a rapidez do processo se torna um diferencial competitivo Lacombe 2014 descreve a reengenharia a qualidade total o downsizing o benchmarking a terceirização o trabalho e a distância entre outras como abordagens atuais Vamos entender um pouco mais sobre essas abordagens a seguir 21 Benchmarking A palavra benchmarking significa usar um padrão ou ponto de referência Maximiano 2012 p 456 destaca que o benchmarking é uma técnica que consiste em fazer comparações e procurar imitar as organizações concorrentes ou não do mesmo ramo de negócios ou de outros que tenham práticas exemplares de administração Esta técnica tem como principal foco a busca do diferencial competitivo por meio de melhores práticas utilizadas na administração de empresas Para Araujo 2011 esta é uma modalidade especial de aprendizado direcionada à revelação das melhores práticas de uma organização plenamente reconhecida como a número um de seu ramo país ou até mesmo do mundo Seu intuito é propiciar a quem inicia este tipo de estudo um quadro das possibilidades de melhoria O benchmarking é o padrão a ser copiado Uma empresa pode ter um excelente controle sobre os processos de produção uma ótima estratégia de promoção e vendas que consiga sustentar uma grande fatia do mercado ou até mesmo processos internos muito bemdefinidos atingindo o diferencial competitivo Muitas empresas vão querer copiá la uma vez que representa um fator de qualidade e excelência no mercado 211 Fases do Processo de Benchmarking Maximiano 2012 destaca que o processo de benchmarking é composto de cinco etapas planejamento análise integração ação e maturidade Vamos conhecêlas Planejamento Consiste em pesquisar as melhores práticas do mercado Podemos subdividir o planejamento em Funções Executivas da Administração 5 Seleção do produto ou processo a ser comparado Neste tópico a organização deve escolher o produto ou processo a ser comparado com o produto ou processo de empresas que possuem melhores práticas no mercado Seleção do marco de referência Com quem você irá comparar Onde encontrar as melhores práticas do mercado As melhores práticas podem ser encontradas nos concorrentes sendo diretamente ligados ao ramo da organização ou não Definição do método de obtenção de dados não existe apenas um método para obtenção de dados alguns são públicos e outros são feitos por meio de pesquisas e observação direta Análise Envolve a coleta de dados estudos e referências sobre a organização que será escolhida no processo Neste caso devese entender em quais processos o marco de referência se destaca e como alcançou a superioridade caracterizando quais práticas podem ser copiadas Integração Na etapa de integração os dados coletados são utilizados para decidir as alterações do produto ou processo em questão Há dois procedimentos primeiro obtémse a aprovação das informações de benchmarking fundamentadas em dados concretos depois as informações coletadas devem ser comunicadas a todos os envolvidos no processo a fim de adquirir apoio empenho e seriedade Ação Nesta etapa deve ser colocado em prática o que foi pesquisado Os principais procedimentos são prática dos resultados do benchmarking avaliação contínua da implementação previsão de modificações e comunicação do progresso Maturidade Nesta etapa a empresa consegue incorporar as melhores práticas nos processos e passa a ser interesse de pesquisa para outras empresas É quando a empresa tem interesse contínuo no aprimoramento e está praticando constantemente o benchmarking 22 Terceirização A terceirização é uma atitude que vem sendo bastante utilizada pelas empresas Segundo Lacombe 2014 p 300 a terceirização consiste em transferir para outras organizações mediante contrato atividades não essenciais da empresa A característica de terceirizar representa o fato de que a empresa não executa essas atividades com seus colaboradores mas sim com os contratados da empresa que irá terceirizar o serviço Vantagens da Terceirização Como vantagens da terceirização podemos destacar Diminuição dos riscos Um dos tópicos importantes neste contexto é a variação de demanda em qualquer produto levando a uma maior utilização de recursos A terceirização transforma custos fixos em Funções Executivas da Administração 6 variáveis melhorando a capacidade de resposta aos riscos externos Concentração na atividade principal A organização não precisa perder tempo em administrar processos que não são de seu interesse Ela deve focar em seus processos principais contudo sempre vai haver alguém para cobrar prazos e recursos para as empresas terceirizadas embora seja em menor grau Redução de pessoal e enxugamento da estrutura Com a terceirização a empresa pode trabalhar de uma forma mais enxuta simplificando o trabalho com a diminuição de processos que não adicionam valor ao produto Desvantagens da Terceirização Como desvantagens da terceirização podemos destacar Controle de qualidade Quando a empresa executa diretamente o processo o controle de qualidade é feito durante o processo Quando a empresa terceiriza o controle de qualidade é feito ao fim do processo podendo haver retrabalho com problemas em peças ou serviços Prazos As empresas que oferecem o serviço de terceirização trabalham para várias empresas Caso tenha alguma necessidade de urgência o contratante deve esperar a prioridade da empresa terceirizada Embora tenha a necessidade de alguns cuidados a terceirização compensa tanto para o contratante quanto para o contratado Muitas organizações em todo o mundo utilizam este preceito como diferencial competitivo 23 Reengenharia A reengenharia consiste em repensar a organização a partir do marco zero e desenvolver uma reestruturação para melhoria dos processos Para Araujo 2011 a reengenharia foi colocada em prática num contexto de crise para as organizações propondo a inovação e o desapego às tradicionais formas de gestão organizacional que ainda existem no meio empresarial Segundo Lacombe 2014 p 267 o conceito de reengenharia se destaca como o repensar fundamental e a reestruturação radical dos processos empresariais que visam a alcançar drásticas melhorias em indicadores críticos de desempenho como custos qualidade atendimento e velocidade A reengenharia se torna mais frequente visto que o mercado está em constante mudança Podemos exemplificar alguns casos tais como Os clientes a cada momento querem inovações e qualidade As organizações elaboram estratégias diferenciadas para alcançar o diferencial competitivo As necessidades de se adequar ao mercado melhorando os processos dentro da organização Funções Executivas da Administração 7 De acordo com Maximiano 2012 para desenvolvermos a melhoria do processo e seu redesenho devemos analisar o processo identificar seus pontos fracos e propor um desenho de formato mais eficiente O processo de redesenho é monitorado vislumbrando novas oportunidades Quadro 1 Procedimentos para o redesenho de processos Fonte Adaptado de Maximiano 2012 p452 Por meio de um contexto mais simples podemos descrever que a reengenharia é o começar novamente da organização reestruturando processos e deixandoos mais eficientes 1 Identificar as necessidades do cliente e objetivos do processo a ser redesenhado 2 Mapear e medir o processo atual 3 Analisar e modificar o processo atual 5 Redesenhar o processo 6 Implementar um novo processo e monitorar resultados 4 Fazer benchmarking para identificar alternativas 24 Downsizing O termo Downsizing significa enxugamento Consiste em reduzir o tamanho da organização deixando processos mais enxutos Esta etapa envolve uma reestruturação organizacional tais como reduzir o quadro de funcionários trabalhar apenas com o necessário e diminuir custos Considerando que grandes modificações serão feitas há grandes preocupações neste panorama em relação à motivação do pessoal aos novos processos implantados e a outras atitudes que corroboram para o sucesso do negócio A longo prazo isso pode influenciar no resultado da empresa Lacombe 2014 p 275 destaca que o Downsizing não é um sistema de gestão mas um projeto específico para diminuir custos aumentar a flexibilidade e agilidade da empresa e em alguns casos aumentar o foco dos negócios Existem diferenças entre o downsizing e a reengenharia Na reengenharia o principal panorama é a reconstrução dos processos que envolve mudanças em toda a organização ocasionando mudanças na forma de se trabalhar mudanças com hierarquia e pessoal demissões e outros Funções Executivas da Administração 8 No Downsizing o principal objetivo é o enxugamento deixando a empresa enxuta reduzindo pessoal não determinando em certos casos reformulação de processos Lacombe 2014 p 275 25 A Qualidade Total O conceito de qualidade dentro das organizações é um dos fatores essenciais para o sucesso do negócio Clientes estão cada vez mais exigentes quando nos referimos a produtos e serviços Segundo Araujo 2012 a qualidade total significa a busca pela perfeição com a finalidade de agradar clientes uma filosofia em que a eliminação do retrabalho e o defeito zero são regras A qualidade está sob dois pontos de vista de quem produz visão objetiva em relação a normas e procedimentos de fabricação isto é estar em conformidade com especificações determinadas para a produção ou para a chamada garantia técnica de bom desempenho do produto e de quem consome visão subjetiva isto é o que o cliente espera do produto em suas mãos Portanto qualidade seria adequarse às expectativas dos clientes Há dois nomes que podemos chamar de os gurus da qualidade Conheça cada um deles Joseph M Juran coloca em pauta a importância de Constituir metas específicas a serem alcançadas Abordar estratégias para alcançar tais metas Conferir responsabilidades determinadas a fim de obter resultados Recompensar com base nos resultados atingidos Juran ainda adiciona duas vertentes críticas O desempenho do produto A ausência de deficiência Já o W Edwards Deming abordou os 14 princípios da qualidade ou seja os processos que auxiliam a organização a alcançar melhores práticas Ele também divulgou o ciclo de Shewhart ou seja uma estratégia para colocar em ação estes 14 princípios também conhecida como o ciclo de Deming ou ciclo PDCA Vamos conhecer os 14 princípios da qualidade Criar constância de propósitos tendência de melhorar produtos ou serviços para que a organização se torne mais competitiva Adotar novos preceitos Erros e negativismos devem ser eliminados Acabar com a inspeção em massa construir a qualidade desde o início do processo Funções Executivas da Administração 9 Acabar com a exclusividade do critério preço para matéria prima tendo fornecedores de confiança Melhorar continuamente Sendo processos de produção ou serviço a tendência condiz com a redução de custo e o aumento de qualidade Treinar sempre Investir na liderança Afastar o medo Romper as barreiras entre as unidades Eliminar slogans deixando as pessoas criarem suas bandeiras de qualidade Eliminar cotas numéricas O importante é a qualidade Eliminar impedimentos e remover barreiras de crescimento pessoal motivados pela má gestão focando na qualidade Desenvolver programas de educação e treinamento Buscar apoio da alta cúpula no sentido de concretizar mudanças na organização Quando falamos em qualidade nas organizações isso nos remete ao diferencial da empresa associando esta qualidade à produção ou aos serviços Na atualidade observamos a importância de processos bem definidos em favor da qualidade Como exemplo podemos citar um serviço qualquer como vivemos em mundo conectado no qual a informação se multiplica de forma instantânea se achamos um serviço ruim com apenas um clique ou um compartilhamento podemos emitir uma opinião negativa ou positiva sobre a empresa Deste modo a qualidade se torna um fator essencial para a competitividade da organização 26 O Trabalho a Distância Com o advento da tecnologia que traz processos cada vez mais rápidos e novos mercados muitas empresas adotam o chamado home office Neste método o colaborador transforma a sua casa em um escritório podendo resolver os processos da empresa sem sair de casa De acordo com Lacombe 2014 podemos descrever como principais vantagens e desvantagens do trabalho a distância Vantagens Mais flexibilidade ao colaborador dando maior tempo entre trabalho e lazer Redução de custos como conservação do escritório vagas de estacionamento e outros benefícios Desvantagens Isolamento da pessoa com consequências sobre a motivação do colaborador Funções Executivas da Administração 10 Falhas na comunicação e falta de contato pessoal podem gerar dificuldades para a gestão Neste capítulo estudamos os modelos gerenciais suas principais origens e as novas tendências As abordagens dos modelos de gestão vieram se modificando ao longo do tempo de uma mais focada em tarefas a outras mais focadas em pessoas e comportamentos Surgiram novas teorias segundo as quais a empresa deve possuir a característica de se adaptar ao mercado de acordo com suas necessidades recursos e preceitos Também surgiram na gestão novas tendências como terceirizar pessoas o benchmarking que é a busca das melhores práticas do mercado a reengenharia que condiz com todo o redesenho de processos da organização e o downsizing relacionado ao enxugamento da empresa O trabalho a distância aparece nesse contexto levando novas oportunidades de mercado à empresa e apresentando vantagens como a redução de custos e a qualidade total item indispensável em qualquer organização para o sucesso do negócio Referências ANDRADE R O B AMBONI N Teoria geral da administração 2 ed Rio de Janeiro Elsevier 2011 ARAUJO L C G Organização Sistemas e Métodos e as tecnologias de gestão organizacional arquitetura organizacional benchmarking empowerment gestão pela qualidade total reengenharia v 1 5 ed São Paulo Atlas 2011 ARAUJO L C G GARCIA A A Teoria geral da administração orientação para escolha de um caminho profissional São Paulo Atlas 2010 LACOMBE F Teoria geral da administração 4 ed São Paulo Saraiva 2014 MAXIMIANO A C A Teoria geral da administração da revolução urbana à revolução digital 7 ed São Paulo Atlas 2012 Minha Biblioteca Fundamentos da Administração introdução à teoria geral e aos processos da administração 3 ed Rio de Janeiro LTC 2015 SOBRAL F PECI A Administração teoria e prática no contexto brasileiro 2 ed São Paulo Pearson Prentice Hall 2013 Biblioteca Virtual Pearson VASCONCELOS I F F G MOTTA F C P Teoria geral da administração 1 ed São Paulo Thomson Learning 2002 Funções Executivas da Administração 11