Planejamento Estratégico Situacional: Estudo de Caso em uma Farmácia Básica Municipal

46 Visão Acadêmica Curitiba v18 n2 Abr Jun2017 ISSN 15188361 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SITUACIONAL ESTUDO DE CASO EM UMA FARMÁCIA BÁSICA MUNICIPAL SITUACIONAL STRATEGIC PLANNING A CASE STUDY IN A CITY PRIMARY PHARMACY Priscila Lima de Araujo SCALERCIO1 Alexandra Ingrid dos Santos CZEPULA2 1 Departamento de Farmácia Programa de PósGraduação em Ciências Farmacêuticas Universidade Federal do Paraná UFPR Curitiba PR Brasil 2 Farm B Msc PhD Faculdades Pequeno Príncipe CuritibaPR RESUMO Esse artigo apresenta o Planejamento Estratégico Situacional de Carlos Matus como mecanismo transformador de realidade dentro da gestão da Assistência Farmacêutica em um município do estado do Paraná O objetivo deste trabalho foi de analisar a aplicação do método em uma farmácia básica a fim de melhorar a qualidade no atendimento ao usuário O problema priorizado resultante foi a pouca qualidade no atendimento aos usuários Sua exploração revelou como causa convergente a ausência de um departamento de Assistência Farmacêutica no município Esse resultado evidencia a importância da Assistência Farmacêutica para a prestação dos serviços aos usuários do Sistema Único de Saúde que apesar de regulamentada dentro do sistema ainda apresenta desafios a sua implantação integral Palavraschave Planejamento Estratégico Situacional Gestão em Saúde Assistência Farmacêutica ABSTRACT This article presents the Situational Strategic Planning method of Carlos Matus as reality transformer mechanism within the management of the Pharmaceutical Care in a state of Paraná County The objective of this study was to analyze the application of the method in a basic pharmacy in order to improve the quality of care to the user The low quality of care users was prioritized problem His exploration revealed as a cause greater the absence of pharmaceutical care in the county These findings highlight the importance of pharmaceutical care for the provision of services to users of the Unified Health System that although regulated within the system also presents challenges for its full implementation Keywords Situational Strategic Planning Health Management Pharmaceutical Services 1 INTRODUÇÃO A assistência terapêutica integral incluindo Assistência Farmacêutica AF está inserida na política do Sistema Único de Saúde SUS BRASIL 1990 A prestação da AF está legitimada nos princípios do sistema a universalidade igualdade e integralidade 47 Visão Acadêmica Curitiba v18 n2 Abr Jun2017 ISSN 15188361 VIEIRA 2010 E sua organização deve ser baseada nos princípios da descentralização políticoadministrativa hierarquização e regionalização BRASIL 1998 A AF dentro do SUS através da Política Nacional de Medicamentos de 1988 foi entendida como atividades relacionadas ao medicamento destinadas a sustentar as ações em saúde um conjunto de práticas voltadas para a promoção prevenção e recuperação de saúde Incluindo principalmente as ações relacionadas ao abastecimento de medicamentos com segurança e eficácia a fim de promover o seu uso racional BARRETO GUIMARÃES 2010 Em 2004 com a Política Nacional da Assistência Farmacêutica a AF tem seu conceito ampliado além do foco do abastecimento A nova política adicionou a importância da atenção farmacêutica como prática norteadora das atividades do farmacêutico dentro da AF BRASIL 2004 Juntando as contribuições dessas duas políticas a AF atende a necessidade do SUS de humanização do atendimento estabelecimento de vínculo e acolhimento em relação ao usuário OLIVEIRA ASSIS BARBONI 2010 O acesso da população ao sistema de saúde público provocou mudanças contínuas na organização da AF de maneira a aumentar a cobertura da distribuição gratuita de medicamentos e ao mesmo tempo minimizar custos além da construção de um modelo de funcionamento que garantisse a descentralização das ações OLIVEIRA ASSIS BARBONI 2010 Atualmente podese perceber a AF consolidada em algumas estruturas de organização e financiamento entretanto problemas operacionais são verificados não garantindo o seu cumprimento adequado Problemas como baixa disponibilidade e descontinuidade de medicamentos dispensação por trabalhadores não qualificados condições de armazenamento não adequadas ainda são verificados no sistema BARRETO GUIMARÃES 2010 Para que políticas públicas como a AF sejam implantadas integralmente é preciso que sejam assegurados os recursos necessários à execução das atividades e também que sua gestão seja eficaz efetiva e eficiente OLIVEIRA ASSIS BARBONI 2010 O planejamento como uma ferramenta de trabalho assume papel vital no direcionamento das ações assim podese incluir as políticas públicas VIEIRA 2009 Um sistema como o de saúde sem planejamento se subjetiva se fragmenta e se desorganiza Segundo Vieira 2009 no planejamento do SUS há iniciativas e avanços decorrentes de modo à integração e ordenação mas ainda apresentamse obstáculos e vazios a essa finalidade 48 Visão Acadêmica Curitiba v18 n2 Abr Jun2017 ISSN 15188361 O planejamento estratégico situacional PES é uma ferramenta de planejamento alternativa para modelos complexos como o sistema público Esse método ao contrário do planejamento tradicional exige um correto entendimento e interpretação do cenário do problema a ser solucionado Consiste no fato de não entender um cenário como isolado e estático não separar as funções de planejamento e execução e realizar análises situacionais para orientar as ações devendo a realidade ser constantemente acompanhada IIDA 1993 Sendo assim esse trabalho teve como objetivo analisar a aplicação do método PES em uma farmácia básica 2 MÉTODOS Tratase de um relato de experiência do tipo estudo de caso dos resultados obtidos do desenvolvimento de um plano operativo por meio do PES O foco do plano operativo foi uma das cinco farmácias básicas municipais que compreendem o serviço AF de um município de médio porte do Paraná Participaram do planejamento todos os funcionários da secretaria municipal de saúde relacionados ao foco que se interessaram e concordaram com suas participações através do termo de consentimento livre e esclarecido A metodologia PES desenvolvida pelo economista chileno Carlos Matus IIDA 1993 MATUS 1993 é composto por quatro etapas 1 Momento explicativo fase de identificação de problemas a partir da perspectiva dos diferentes atores relacionados referese a um diagnóstico situacional Como resultado desse momento temse a priorização dos problemas pelos atores 2 Momento normativo corresponde ao desenho da realidade que se almeja através da definição de objetivos específicos incluindo o a definição das etapas necessárias a esse resultado 3 Momento estratégico momento de análise das ações e operações do planejamento verificando sua viabilidade e elaborando estratégias a fim de contornar empecilhos 4 Momento tático operacional é o momento da ação acompanhado da formulação de indicadores de avaliação e de monitoramento da execução A condução das oficinas levou em consideração o entendimento dinâmico da ferramenta contemplando a interações entre os momentos e a reavaliações constantes 49 Visão Acadêmica Curitiba v18 n2 Abr Jun2017 ISSN 15188361 3 RESULTADOS O plano operativo foi desenvolvido através da realização de oficinas periódicas No primeiro momento ocorreu a identificação dos problemas pelos atores conforme tabela 1 TABELA 1 PROBLEMAS IDENTIFICADOS PELOS ATORES PROBLEMAS IDENTFICADOS Falta de Medicamentos Ausência de um sistema informatizado que atenda as demandas de gerenciamento controle e atendimento da farmácia Pouca qualidade no atendimento aos usuários Não atendimento exato a quantidade de medicamentos prescritos na receita Farmácia vinculada a Unidade Básica de Saúde porém localizadas a distância Falha de comunicação interna entre a farmácia e os profissionais da Unidade Básica de Saúde Falta de recursos humanos qualificados e em quantidade suficiente Infraestrutura inadequada Farmácia vinculada a Unidade Básica de Saúde porém com característica de atendimento regional Inexistência de protocolos de dispensação e prescrição Inexistência de um setor de Assistência Farmacêutica no município Desconhecimento da Relação Municipal de Medicamentos REMUME pelos profissionais prescritores Os problemas coletados foram classificados através de uma matriz de priorização A matriz de priorização atribuiu valores aos problemas de acordo com avaliação de atributos de magnitude transcendência vulnerabilidade urgência e factibilidade Como resultante a aplicação da matriz o problema a pouca qualidade no atendimento aos usuários obteve maior pontuação sendo o problema priorizado nesse trabalho A insatisfação com o serviço a baixa adesão ao tratamento e a utilização incorreta 50 Visão Acadêmica Curitiba v18 n2 Abr Jun2017 ISSN 15188361 de medicamentos foram apontados como evidências da existência do problema Concluindo o momento explicativo o problema foi analisado através do apontamento de causas e consequências O resultado obtido foi contemplado através de um diagrama de Ishikawa ou matriz de espinha de peixe A aplicação da matriz permitiu a visualização da amplitude do cenário do problema priorizado através da indicação de uma causa e consequência convergente A partir da causa convergente a ausência de uma coordenação farmacêutica para o serviço e da consequência convergente o mau uso dos recursos definiuse o objetivo geral de promover a implantação de um modelo de Assistência Farmacêutica no município As causas e consequências secundárias foram definidores dos objetivos específicos para os quais foram estabelecidas as operações e ações conforme matriz do momento normativo descrita na TABELA 2 TABELA 2 MATRIZ DO MOMENTO NORMATIVO OBJETIVOS ESPECÍFICOS OPERAÇÕES AÇÕES Promover a implantação de uma coordenação farmacêutica para o serviço a fim de melhorar o uso dos recursos empregados Elaboração e aprovação de um projeto de coordenação farmacêutica para o serviço Reunir os farmacêuticos do município interessados Elaborar o projeto de coordenação farmacêutica para o serviço Apresentar o projeto e solicitar aprovação dos setores relacionados Promoção sobre a importância da implantação de uma coordenação farmacêutica junto ao meio de controle social Obter participação no conselho de saúde municipal como representante da categoria farmacêutica Defender a importância organizacional de uma coordenação farmacêutica Verificar a deficiência entre disponibilidade e demanda do serviço em cada região Apresentar e levar a aprovação as alterações aos setores responsáveis Definição das funções de cada profissional Organizar as atividades de cada profissional 51 Visão Acadêmica Curitiba v18 n2 Abr Jun2017 ISSN 15188361 Estabelecidas as operações e ações a próxima etapa foi analisar a viabilidade e factibilidade das ações por meio da matriz do momento estratégico A matriz do momento estratégico mostrou que o maior déficit encontrado foi a falta de poder de decisão entre os executores pois os recursos humanos e materiais para execução e manutenção se encontram em sua grande maioria disponíveis Como estratégia de superação apontou se a sensibilização dos gestores As execuções dos apontamentos levantados do desenvolvimento do plano operativo iniciaramse simultaneamente a conclusão do plano operativo Operações e ações começaram a ser desenvolvidas e levadas aos gestores A finalização do plano operativo foi através do estabelecimento de indicadores de monitoramento e avaliação para o acompanhamento de sua execução momento tático operacional Como indicadores das operações foram definidas verificações objetivas do cumprimento ou não do proposto através da verificação de documentos legais conforme mostra a TABELA 3 TABELA 3 MATRIZ DE INDICADORES DE AVALIAÇÃO OPERAÇÕES INDICADORES FONTES DE VERIFICAÇÃO Elaboração e aprovação de um projeto de coordenação farmacêutica para o serviço Existência de uma coordenação farmacêutica Organograma da secretaria municipal de saúde Promoção sobre a importância da implantação de uma coordenação farmacêutica junto ao meio de controle social Projeto de uma coordenação farmacêutica no plano municipal de saúde Plano municipal de saúde Revisão do projeto de regionalização do serviço Alteração da regionalização do serviço Portaria publicada Identificação da necessidade de recursos humanos Adequação do número de farmacêuticos ao serviço Recursos humanos Definição das funções de cada profissional Existência de um protocolo de serviço farmacêutico Protocolos da Secretária Municipal de Saúde 52 Visão Acadêmica Curitiba v18 n2 Abr Jun2017 ISSN 15188361 4 DISCUSSÃO A AF enfrenta grandes desafios para a sua estruturação e implementação OLIVEIRA ASSIS BARBONI 2010 O plano operativo executado através do PES teve como foco uma farmácia básica Entretanto o problema relacionado à farmácia pouca qualidade no atendimento ao usuário apontou como causa convergente a ausência da AF no município Esse resultado pode ser interpretado como forte evidência da importância da AF para a prestação dos serviços aos usuários do Sistema Único de Saúde O organograma da Secretária Municipal de Saúde do município não contempla um departamento e ou serviço de AF Desse modo percebese uma desarticulação das estruturas constantes ao ciclo da assistência seleção programação aquisição armazenamento distribuição e utilização Como evidenciado através do momento explicativo Tal situação acarreta vários problemas ao funcionamento das farmácias básicas do município que carecem de planejamento padronização do modo de trabalho de estrutura física e de recursos humanos O momento explicativo de onde foi extraída a causa convergente foi realizado em conjunto com diferentes profissionais relacionados ao foco mas sem a participação de representantes da gestão Desse modo podese perceber que a AF já se apresenta como uma necessidade aos profissionais relacionados com o serviço farmacêutico no município diferentemente da pouca relevância mostrada pelos gestores Segundo Oliveira e colaboradores 2010 os desafios para a estruturação e a implementação de uma AF começam pela conscientização por parte dos gestores da importância da estruturação da AF municipal Durante o desenvolvimento do trabalho o momento normativo apontou operações e ações no sentido de promover a conscientização dos gestores Uma vez que AF se organiza como política de saúde sua realização como imagemobjetivo passou por discussões fora do âmbito local da farmácia A implantação integral da AF requer de recursos para a qualificação da gestão da mesma A AF não pode ser entendida pelos gestores somente como a manutenção adequada de suprimentos pois se os serviços não funcionam de forma satisfatória alocar mais recursos em medicamentos implica aumentar as perdas devido à ineficiência no gerenciamento dos serviços VIEIRA FABIOLA SULPINO 2010 Resultados obtidos como a operação elaborar e aprovar um projeto de coordenação farmacêutica para o serviço e promover a importância da implantação de uma coordenação farmacêutica junto ao meio de controle social colaboram com esse 53 Visão Acadêmica Curitiba v18 n2 Abr Jun2017 ISSN 15188361 apontamento A dificuldade com os gestores também foi evidenciada no momento normativo em que se apresentou como maior déficit Outro ponto que pode se relacionar a importância da implantação da AF no município se refere à dificuldade encontrada na adesão dos participantes ao plano operativo A ausência dos gestores na primeira oficina levouse a um desmerecimento da prioridade do trabalho Entretanto essa dificuldade apresentada não influenciou o seu desenvolvimento nas demais oficinas 5 CONCLUSÃO O PES apresentase como uma ferramenta adequada ao gerenciamento de projetos pois permite uma análise da situação real definição de uma nova situação construção da viabilidade do plano e monitoramento do plano Sua execução permite o desenvolvimento de várias habilidades e competências essenciais ao processo de gestão Destacase como característica o envolvimento de diferentes indivíduos atores uma vez que traz o aumento das perspectivas sobre o foco além de possibilitar o empoderamento desses atores sobre transformações em suas realidades Segundo Dias e colaboradores 2012 o PES é democrático ao processo de planejamento e gestão ocorre através da valorização e interpretação de cada indivíduo sobre a realidade As organizações públicas brasileiras incluídas as da esfera da saúde remetem à população e seus trabalhadores sentimentos de perplexidades impotência e sofrimento Possibilita através do entendimento da dinâmica social e do funcionamento das organizações a quebra de paradigma Entretanto há de se considerar dificuldades limitantes referentes à governabilidade habilidade importante ao seu desenvolvimento Compreendese que o aprimoramento da competência governabilidade é um fator importante as etapas do método A amplitude de certos problemas pode demandar recursos não disponíveis De acordo com Iida 1993 nesse caso a governabilidade é realizada através de demandas a atores que possuam tal governabilidade Essa dificuldade pôde ser evidenciada claramente no desenvolvimento do plano operativo em que as ações para implantação de uma AF no município demandaram fortemente de recursos não disponíveis 54 Visão Acadêmica Curitiba v18 n2 Abr Jun2017 ISSN 15188361 6 REFERÊNCIAS BARRETO J L GUIMARAES M do C L Avaliação da gestão descentralizada da assistência farmacêutica básica em municípios baianos Brasil Cad Saúde Pública Rio de Janeiro v 26 n 6 p 12071220 2010 BRASIL Lei 8080 de 19 de setembro de 1990 Dispoe sobre as Condições para a Promoção Proteção e Recuperação da Saúde a Organização e Funcionamento dos Serviços Correspondentes e dá outras Providências Diário Oficial da União BrasíliaDF 1990 BRASIL Portaria nº 3916 de 30 de outubro de 1998 Aprova a Política Nacional de Medicamentos Diário Oficial da União BrasíliaDF 1998 BRASIL Resolução CNS nº 338 de 06 de maio de 2004 Aprova a Política Nacional de Assistência Farmacêutica Diário Oficial da União BrasíliaDF 2004 DIAS R C et al Impacto do Planejamento Estratégico Situacional em um Ambulatório de Atenção Especializada Revista de Gestão em Sistemas de Saúde v 01 n 01 p 8396 2012 IIDA I Planejamento estratégico situacional Produção v 3 n 2 p 113125 dez 1993 MATUS C Política planejamento e governo Brasília Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada 1993 OLIVEIRA L C F De ASSIS M M A BARBONI A R Assistência Farmacêutica no Sistema Único de Saúde da Política Nacional de Medicamentos à Atenção Básica à Saúde Ciência Saúde Coletiva v 15 p 35613567 nov 2010 VIEIRA F S Assistência farmacêutica no sistema público de saúde no Brasil Revista Panamericana de Salud Pública v 27 n 2 p 149156 fev 2010 VIEIRA F S Avanços e desafios do planejamento no Sistema Único de Saúde Ciência Saúde Coletiva v 14 p 15651577 out 2009