Plano de Treinamento e Desenvolvimento - Aula 2 - Necessidades de Treinamento

ATIVIDADE EXTENSIONISTA PLANO DE TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO AULA 2 Profª Carla Patricia da Silva Souza 2 CONVERSA INICIAL Seja bemvindoa à nossa segunda aula de orientação da Atividade Extensionista Plano de Treinamento e Desenvolvimento Neste encontro iremos discutir aspectos introdutórios do processo de treinamento e desenvolvimento e serão apresentadas as orientações acerca da aba 2 Necessidades de Treinamento TEMA 1 O PROCESSO DE TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO Em virtude das constantes mudanças e desafios organizacionais é consenso nas organizações a importância do treinamento e desenvolvimento Pessoas preparadas produzem melhor de forma eficiente e eficaz e se sentem mais confiantes Pessoas sem preparo adequado podem trazer uma série de prejuízos à organização Um bom programa de Treinamento e Desenvolvimento TD não beneficia apenas a empresa e seus funcionários mas também todas as partes interessadas como clientes fornecedores e a comunidade em geral Isso ocorre porque o conhecimento adquirido pelos colaboradores se espalha e contribui para o progresso social Além disso o TD não só melhora as habilidades dos profissionais mas também os motiva aumentando seu engajamento e retenção na empresa Ao incentivar os colaboradores a se desenvolverem e atingirem seu potencial máximo o programa de TD se torna uma ferramenta poderosa para cultivar e manter talentos Para LimongiFrança 2013 treinamento é um processo sistemático para promover a aquisição de habilidades regras conceitos e atitudes que busquem a melhoria da adequação entre as características dos empregados e as exigências de seus papeis funcionais O desenvolvimento por sua vez é o processo de longo prazo para aperfeiçoar as capacidades e motivações dos empregados a fim de tornálos futuros membros valiosos para a organização O desenvolvimento inclui além do treinamento a carreira e outras experiências O processo de treinamento segundo Chiavenato 2014 é um processo cíclico composto de quatro etapas 1 Diagnóstico trata do levantamento das necessidades de treinamento que podem ser necessidades passadas presentes e futuras 3 2 Desenho trata do planejamento do programa de treinamento para atender às necessidades diagnósticas 3 Implementação trata da execução e condução do programa de treinamento 4 Avaliação é a verificação dos resultados obtidos com o treinamento Figura 1 As quatro etapas do processo de treinamento Ressaltamos que o processo de treinamento e desenvolvimento trabalhado em nossa atividade extensionista irá abranger 1 Levantamento das necessidades e treinamento serão abordados na aba 1 e 2 2 Desenho do programa de treinamento será abordado na aba 3 3 Avaliação dos resultados do treinamento será abordado na aba 4 Você deve ter reparado que não abordaremos a etapa de aplicação do programa de treinamento pois esta trata da aplicação em tempo real Após a conclusão de sua atividade extensionista nada impede que você possa apresentar seu trabalho à empresa e aplicar o programa de treinamento que você planejou com tanta dedicação 1 Levantamento das necessidades de treinamento a serem satisfeitas 2 Desenho do Programa de Treinamento 3 Aplicação do Programa de Treinamento 4 Avaliação dos Resultados do Treinamento 4 TEMA 2 LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES DE TREINAMENTO Um aspecto crucial antes de implementar qualquer iniciativa de Treinamento e Desenvolvimento TD seja ela presencial ou online é realizar um diagnóstico completo Esse processo visa ajustar o conteúdo os métodos de ensino a carga horária e a estrutura do treinamento Quando conduzido com inteligência o sucesso do programa de TD é praticamente garantido como aponta Madruga 2018 Marras 2011 e Knapik 2012 concordam que a identificação das necessidades de treinamento é o primeiro passo essencial no processo de TD É por meio da análise dessas necessidades que são delineadas as próximas etapas de como e o que fazer Essa análise permite identificar e corrigir as lacunas entre as demandas da empresa e as competências dos colaboradores Marras 2011 p 139 Milkovick e Boudreau 2000 acrescentam que o levantamento das necessidades envolve examinar as metas da organização as exigências específicas das funções e tarefas bem como as habilidades e capacidades individuais dos colaboradores Esse processo é fundamental para identificar lacunas e transformálas em objetivos claros para o treinamento As necessidades de treinamento são basicamente as coisas que precisamos aprender ou melhorar para conseguir fazer nosso trabalho ainda melhor no futuro Isso significa que olhamos para onde estamos agora aonde queremos chegar e o que precisamos aprender ou aprimorar para chegar lá Por exemplo se queremos ser melhores em usar um novo software no trabalho essa é uma necessidade de treinamento Ou se queremos melhorar nossa habilidade de comunicação isso também é uma necessidade de treinamento TEMA 3 MÉTODOS DE LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES DE TREINAMENTO Chiavenato 2009 propõe quatro níveis de análise para identificar as necessidades de treinamento dentro de uma organização 5 Análise Organizacional Nesse nível a análise concentrase nos objetivos estratégicos e nas necessidades globais da organização Buscase entender como as competências dos colaboradores podem contribuir para o alcance desses objetivos São considerados fatores como mudanças no mercado tecnologias emergentes novos projetos e iniciativas da empresa entre outros O foco é entender como o treinamento pode apoiar a estratégia organizacional e impulsionar o sucesso da empresa como um todo Análise de Recursos Humanos Este nível de análise concentrase nas competências individuais dos colaboradores e em como elas se alinham com as necessidades da organização Envolve a avaliação das habilidades conhecimentos e aptidões dos funcionários em relação aos requisitos dos cargos e às expectativas de desempenho Visa identificar lacunas de competências e áreas de desenvolvimento que precisam ser abordadas por meio do treinamento Análise de Cargos Neste nível a análise se concentra nas exigências específicas de cada cargo ou função dentro da organização Envolve a descrição detalhada das responsabilidades tarefas habilidades necessárias e competênciaschave de cada cargo Permite identificar as competências específicas que os colaboradores devem desenvolver para desempenhar eficazmente suas funções Análise de Treinamento Este nível referese à identificação das necessidades de treinamento propriamente ditas com base nas informações coletadas nos níveis anteriores Envolve a determinação dos temas conteúdos métodos e estratégias de treinamento mais adequados para atender às necessidades identificadas Visa garantir que os programas de treinamento sejam direcionados relevantes e eficazes na abordagem das lacunas de competências identificadas nos níveis anteriores 6 TEMA 4 FONTES PARA LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES DE TREINAMENTO Para o desenvolvimento da aba 2 Necessidades de treinamento você deverá preencher a coluna necessidade identificada tal como o exemplo abaixo Figura 2 Aba 1 Necessidade de treinamento arquivo exemplo Fonte Souza 2024 É importante ressaltar que você deverá preencher pelo menos 3 três dentre os 6 seis indicadores apresentados pois estes são suficientes para que você desenvolva um plano de treinamento e desenvolvimento alinhado às necessidades da organização A seguir detalhamos como deverão ser identificadas as necessidades de treinamento considerando os indicadores 1 Identificação das Metas Organizacionais Identifique as metas e objetivos da organização Isso ajudará a entender as direções estratégicas da empresa e quais habilidades serão necessárias para alcançálas Essa informação pode ser obtida a partir de conversas com líderes e gestores para entender quais são as metas e objetivos estratégicos Isso pode 7 incluir aumentar as vendas em X expandir para novos mercados melhorar a satisfação do cliente entre outros Outra possibilidade de obtenção é por meio de documentos ou materiais que descrevam a missão visão e valores da empresa bem como análise relatórios anuais planos de negócios para identificar as principais áreas de foco da empresa 2 Análise das Competências Essenciais Esta etapa envolve identificar as competências necessárias para atingir as metas organizacionais e avaliar as lacunas de competências entre os funcionários As lacunas se referem à diferença entre o nível de competência atual e a necessária para o alcance das metas organizacionais Para entender quais competências são essenciais para o sucesso de cada área na empresa é importante se reunir com os gestores de cada departamento Durante essas reuniões faça perguntas direcionadas como Quais são as principais responsabilidades de cada função e Quais habilidades são fundamentais para realizar essas tarefas com eficácia Além disso leve em consideração tanto as habilidades técnicas como conhecimentos específicos do setor quanto as habilidades interpessoais como capacidade de comunicação e trabalho em equipe É importante documentar todas as informações coletadas durante essas reuniões para ter uma visão clara das necessidades de treinamento de cada área e função Essa abordagem ajudará a garantir que os programas de treinamento sejam direcionados e eficazes para atender às demandas específicas de cada equipe na busca pelos objetivos da empresa 3 Avaliação de Desempenho e Feedback Comece registrando os resultados das avaliações de desempenho dos funcionários Isso pode incluir análises formais realizadas regularmente pela equipe de recursos humanos ou gestores onde são avaliadas as realizações pontos fortes e áreas de melhoria de cada funcionário Além disso é importante coletar feedback dos próprios funcionários sobre o trabalho que estão realizando e sobre o ambiente de trabalho em geral Isso pode ser feito por meio de pesquisas reuniões individuais ou sessões de feedback em grupo 8 Ao analisar os resultados das avaliações de desempenho e do feedback dos funcionários foque nas áreas que precisam de melhoria Isso pode incluir lacunas de habilidades problemas de comunicação ou quaisquer outros desafios que estejam afetando o desempenho no trabalho Use essas informações para identificar as necessidades de treinamento específicas de cada funcionário ou equipe Por exemplo se várias pessoas de uma equipe têm dificuldades com um determinado software pode ser necessário oferecer um treinamento especializado nessa área 4 Pesquisa de Clima Organizacional Esta etapa envolve o registro dos resultados de pesquisas específicas sobre o clima organizacional da empresa Essas pesquisas geralmente incluem perguntas sobre a satisfação dos funcionários engajamento cultura organizacional e outros aspectos do ambiente de trabalho que podem afetar diretamente o desenvolvimento e bemestar dos colaboradores Para realizar essa pesquisa é fundamental criar questionários que abordem diferentes áreas relevantes para o clima organizacional como ambiente de trabalho comunicação interna relacionamento com os líderes oportunidades de desenvolvimento entre outros Os funcionários devem ser incentivados a responder de forma honesta e anônima para garantir resultados precisos Após coletar os resultados da pesquisa é importante analisar os dados com atenção para identificar quaisquer pontos problemáticos ou áreas de melhoria dentro da empresa Isso pode incluir problemas de comunicação falta de reconhecimento altos níveis de estresse entre outros aspectos que podem impactar diretamente no desenvolvimento e desempenho dos colaboradores Caso a empresa não realize uma pesquisa de clima organizacional é recomendado que se busque outras formas de obter feedback dos funcionários como reuniões individuais ou em grupo caixas de sugestões ou até mesmo conversas informais Uma vez identificados os aspectos do ambiente de trabalho que podem impactar no desenvolvimento dos colaboradores é possível utilizar essas informações para direcionar o planejamento de treinamentos e ações de desenvolvimento específicas Por exemplo se a pesquisa revelar baixos níveis 9 de comunicação entre equipes pode ser necessário implementar treinamentos de comunicação e trabalho em equipe para melhorar essa área 5 Análise de Tendências e Melhores Práticas Nesta etapa concentrese em analisar as tendências específicas do setor em que a empresa atua buscando identificar as últimas inovações e abordagens eficazes em treinamento e desenvolvimento Além disso é fundamental estudar as estratégias de treinamento adotadas por empresas líderes no mesmo setor Analise estudos de caso artigos e relatórios para compreender como essas organizações estão enfrentando desafios semelhantes e desenvolvendo talentos de forma eficaz Ao identificar as tendências do setor e as melhores práticas em treinamento e desenvolvimento será possível direcionar os esforços de desenvolvimento de forma mais precisa alinhandoos com as necessidades atuais e futuras da empresa Caso a empresa não tenha acesso direto a essas informações explore recursos online como sites especializados e fóruns de discussão 6 Consulta aos Gestores e Funcionários Nesta etapa você deve registrar o feedback obtido por meio de entrevistas ou pesquisas com gestores e funcionários sobre suas percepções e necessidades de treinamento Essas conversas fornecem uma visão interna valiosa sobre as demandas de desenvolvimento dentro da empresa Ao conduzir entrevistas com os gestores você deve buscar entender as habilidades e competências que eles consideram essenciais para o sucesso de suas equipes e projetos Perguntas direcionadas como Quais são os principais desafios que sua equipe enfrenta atualmente e Que habilidades você acredita que seriam mais benéficas para seus funcionários desenvolverem podem ajudar a identificar áreas prioritárias para o treinamento Além disso é fundamental coletar feedback dos próprios funcionários sobre suas necessidades de desenvolvimento Isso pode ser feito por meio de pesquisas de engajamento reuniões individuais ou em grupo ou mesmo por meio de uma caixa de sugestões Questões abertas como Quais habilidades você gostaria de desenvolver para melhorar seu desempenho no trabalho podem revelar insights valiosos sobre as expectativas e aspirações dos colaboradores 10 Durante essas consultas você deve estar atento a padrões ou temas recorrentes que surgem nas respostas dos gestores e funcionários Isso pode indicar áreas específicas que necessitam de maior atenção e investimento em treinamento Por fim após ter coletado e analisado todas as informações sobre as necessidades de treinamento da empresa você e sua equipe irão classificar e selecionar as áreas mais importantes para desenvolver planos de treinamento Utilizando os dados obtidos nas etapas anteriores como as metas organizacionais avaliações de desempenho feedback dos funcionários análise de clima organizacional tendências do setor e consulta aos gestores você deve identificar as áreas que demandam maior atenção e investimento em treinamento Para priorizar essas necessidades é útil considerar a urgência e a importância de cada uma delas Por exemplo áreas que afetam diretamente a produtividade ou a qualidade do trabalho podem ser priorizadas em relação a outras menos críticas Veja nosso exemplo Figura 3 Seleção da necessidade de treinamento arquivo de exemplo Fonte Souza 2024 Além disso leve em conta os recursos disponíveis como orçamento tempo e disponibilidade de instrutores ao selecionar as áreas de foco para os planos de treinamento Isso ajudará a garantir que os recursos sejam alocados de forma eficiente e que os objetivos de treinamento sejam alcançados dentro das limitações da empresa FINALIZANDO Encerramos a aula de hoje apresentando a etapa crucial do levantamento das necessidades de treinamento do ponto de vista organizacional Como discutido esse processo é essencial para identificar as áreas em que a equipe precisa melhorar para atingir os objetivos da empresa Ao entendermos essas necessidades podemos direcionar os recursos de treinamento de forma Seleção das Necessidades de Treinamento Prioridade Treinamento em habilidades de comunicação intercultural Seleção Desenvolvimento de programa de treinamento em línguas estrangeiras e técnicas de negociação internacional 11 estratégica garantindo que cada iniciativa de desenvolvimento esteja alinhada com as metas organizacionais Lembramos que investir na capacitação da equipe não apenas fortalece o desempenho individual mas também impulsiona o sucesso geral da empresa Por fim apresentase a seguir a imagem do arquivo do aluno com destaque para a coluna necessidade identificada e a linha seleção de necessidades de treinamento que deverão ser preenchidas Figura 4 Aba 1 Necessidades de treinamento arquivo do aluno Fonte Souza 2024 Lembrese que há outras abas da planilha a serem preenchidas para a Atividade Extensionista Plano de Treinamento e Desenvolvimento As abas 3 e 4 serão apresentadas na próxima aula 12 REFERÊNCIAS BOOG G G BOOG M Manual de treinamento e desenvolvimento processos e operações 6 ed São Paulo Pearson Education do Brasil 2013 CHIAVENATO I Gestão de pessoas Rio de Janeiro Elsevier 2014 CHIAVENATO I Administração de recursos humanos Rio de Janeiro Elsevier 2019 ESCORSIN A P WALGER C Liderança e Desenvolvimento de Equipes Curitiba InterSaberes 2017 FREIRE D A L Treinamento e desenvolvimento em recursos humanos encenando e efetivando resultados Curitiba InterSaberes 2014 GIL A C Gestão de pessoas enfoque nos papéis profissionais São Paulo Atlas 2007 KNAPIK J Gestão de pessoas e talentos Curitiba InterSaberes 2012 KOPS M L RIBEIRO R S Desenvolvimento de pessoas Curitiba InterSaberes 2013 LIMONGIFRANÇA A C Práticas de recursos humanos PRH conceitos ferramentas e procedimentos São Paulo Atlas 2013 LOTZ E G GRAMMS L Gestão de Talentos Curitiba InterSaberes 2012 MADRUGA R Treinamento e desenvolvimento com foco em educação corporativa 1 ed São Paulo Saraiva Educação 2018 ROMERO S M T SILVA S F C KOPS L M Gestão de pessoas conceitos e estratégias Curitiba InterSaberes 2013