Aula 4: O Processo de Gestão nas Organizações

ADMINISTRAÇÃO E ECONOMIA AULA 4 Profª Dayse Mendes CONVERSA INICIAL Essa aula é dedicada à compreensão do processo de gestão das organizações Você compreenderá que esse é um processo complexo e que varia conforme a necessidade da organização e até mesmo conforme o nível em que estão sendo realizadas as atividades do gestor Tal processo é composto pelas funções de planejamento organização direção e controle Você entenderá que o planejamento é o momento em que o gestor define o futuro da organização quais serão os objetivos a serem alcançados e quais são os resultados desejados Esse é um momento importante e deve fazer parte da rotina do gestor mesmo com as pressões que ele sofre para que as ações comecem a acontecer o mais rápido possível Para o planejamento é possível usar ferramentas que auxiliem a transformálo num plano Nesse sentido você conhecerá o 5W2H uma ferramenta para descrever os planos de ação da empresa Realizado o planejamento é necessário organizar os recursos da empresa para que o plano possa ser colocado em prática Você verá que o gestor nesse momento deve se preocupar em estabelecer tanto os recursos materiais quanto os relacionamentos entre as pessoas para que as atividades comecem a ser realizadas Feita esta organização é necessário informar aos colaboradores o que eles precisam fazer quais são suas responsabilidades Para tanto você perceberá que o gestor realizará a direção conduzindo as pessoas ao alcance dos resultados planejados A direção acontece por meio de comunicação e se possível de liderança Finalmente encerrando o processo de gestão se dá o controle no qual se verifica se o que foi planejado está sendo alcançado ou não O ideal nesse momento é contar com um sistema de indicadores que apontará se o desempenho real é o esperado ou não A partir desse ponto será possível iniciar um novo ciclo com novas decisões sempre em busca da melhoria dos demais processos organizacionais TEMA 1 O PROCESSO DE GESTÃO Embora todos os processos organizacionais sejam relevantes para que a empresa possa efetivar seu papel na sociedade e atender as necessidades para que foi criada é notório que o processo de gestão em si é fundamental As quatro funções do administrador planejar organizar dirigir e controlar formam em conjunto o que entendemos por um processo de gestão O ideal seria que o gestor dominasse cada uma dessas funções alcançando um equilíbrio entre elas mas normalmente não é isso o que ocorre já que cada pessoa tem tendência a desenvolver melhor uma das funções Além disso cada uma das funções será exercida de forma distinta conforme o nível hierárquico em que se encontra o processo De acordo com Chiavenato 2021 na medida em que o gestor sobe na hierarquia ele exerce cada vez mais atividades mais amplas e sistêmicas Assim o gestor precisa reunir uma gama diferente de recursos e capacidades para alcançar os resultados desejados Tais atividades podem ser vistas na Figura 01 Figura 1 Processo de gestão nos diversos níveis de atuação Níveis de Atuação Planejamento Organização Direção Controle Institucional Planejamento Estratégico Determinação dos objetivos organizacionais Desenho da estrutura organizacional Direção geral Políticas e diretrizes de pessoal Controles globais e avaliação do desempenho organizacional Intermediário Planejamento e Alocação de recursos Desenho departamental Estrutura dos órgãos e das equipes Regras e procedimentos Gerência e recursos Liderança e motivação Controles táticos e avaliação do desempenho departamental Operacional Planos operacionais de ação cotidiana Desenho de cargos e tarefas Métodos e processos de operação Supervisão de primeira linha Controles operacionais e avaliação do desempenho individual Fonte Elaborado com base em Chiavenato 2021 p10 Outra questão relevante é a de que dificilmente o gestor poderá se dedicar a cada uma dessas funções em separado É muito comum que todas elas aconteçam ao mesmo tempo já que o ritmo acelerado de trabalho do gestor e as pressões por resultados imediatos impedem que haja essa separação Conforme Mintezberg 2014 p 37 por conta do ambiente empresarial o gestor acaba sendo levado a ter preferência pelas ações concretas desencorajando um perfil mais reflexivo e de planejamento Para o autor o trabalho do gestor produz manipuladores de informação adaptativos e que preferem situações vivas e concretas Figura 2 Caos na organização Créditos TeraVectorShutterstock Talvez isso explique o porquê de a gestão das organizações parecer bastante caótica na maioria das vezes Quantas vezes como subordinado você já não se pegou pensando que poderia fazer melhor ou de forma mais organizada as atividades sugeridas pelo seu chefe Na verdade o caos faz parte da rotina do gestor e ele deve tratálo de forma calculada Por isso independentemente de conseguir tratar cada uma das funções como um processo planejado que ocorre em uma determinada ordem cabe ao gestor conhecer todas essas funções e os atalhos que podem levalo a cumprir com todas elas da melhor forma possível aproveitando as oportunidades que surgem em sua rotina de trabalho Mintezberg 2014 ressalta essa ideia ao afirmar que a gestão é um grande aglomerado de aspectos é o controle a ação os negócios o pensamento a liderança a decisão e muito mais não somados mas misturados e que todos esses aspectos são relevantes para uma gestão eficaz Assim cabe ao gestor se preparar e buscar o apoio de uma boa equipe para manter tudo funcionando Note que ao exercer as funções de planejamento organização direção e controle o gestor não está atuando ou literalmente pondo a mão na massa posto que as ações operacionais são de responsabilidade de seus subordinados Embora não realizem essas ações os gestores devem conhecêlas e em caso de necessidade para exemplificar a execução ou numa situação de conflito entre outras realizálas TEMA 2 PLANEJAMENTO O planejamento é uma das funções que compõem a ação de administrar Ao planejar o gestor busca compreender o que acontecerá no futuro da organização de forma a se preparar para as situações vindouras Como o futuro é incerto e não é possível prevêlo com antecedência o que se faz é construir cenários possíveis e a partir deles antecipar as ações que poderão ser operacionalizadas De acordo com Maximiano 2015 p 154155 o planejamento é uma forma pragmática de lidar com o futuro que tenta transformálo ou nele realizar objetivos definidos no presente Nesse sentido podese dizer que planejar é tomar decisões racionais de forma a tentar superar ou minimizar as incertezas e os riscos que se correm quando se inicia qualquer processo dentro da organização Para Chiavenato 2021 o planejamento orienta as ações necessárias para alcançar os fins desejados baseandose em algum tipo racional de método lógica ou plano nunca ao acaso O uso de método lógica ou plano acontece porque o planejamento é uma ideia acerca do futuro então é algo abstrato e que para ser colocado em prática precisa ser transformado em algo concreto A forma de concretizar um planejamento é por meio de um plano É o plano que formaliza as ações imaginadas durante o processo de planejamento por meio de registros escritos que descrevem o que foi planejado O planejamento em si acontece por etapas De acordo com Maximiano 2015 essas etapas passam por uma análise da situação atual a definição dos objetivos almejados a determinação dos possíveis cursos de ação para se atingir os objetivos a previsão dos recursos necessários para que a ação ocorra e finalmente a definição de meios de controle para a verificação do alcance dos resultados desejados Essas etapas se combinam entre si e originam os planos Figura 3 Etapas do planejamento Fonte Maximiano 2015 p 155 A parte mais importante de um plano é o objetivo Um objetivo pode ser conceituado como um resultado desejado ou seja é o fim o propósito a intenção ou o estado futuro que um indivíduo ou uma organização pretende alcançar Maximiano 2015 p156 explica que um objetivo pode ser Um resultado situação ou estado futuro desejado como ganhar uma parcela do mercado vencer um oponente ser aprovado no vestibular reduzir a violência em uma comunidade ou desenvolver uma habilidade A realização de um produto físico ou conceitual como construir uma casa desenvolver um novo veículo implantar um sistema produzir um filme ou criar uma marca para um produto A realização de um evento como organizar e realizar uma competição esportiva as eleições a cada quatro anos um festival de cinema ou uma feira de produtos da cidade Os objetivos são propósitos abstratos Para que possam ser alcançados é necessário transformá los em metas pois essas traduzem o objetivo em termos numéricos possíveis de serem observados e controlados As metas proporcionam a noção de quantidade prazo porcentagem nível ordem de grandeza relacionadas aos recursos empregados para o alcance dos objetivos Por exemplo a empresa tem por objetivo montar computadores gamer Como meta a empresa se propõe a montar 10 computadores por dia com 98 de qualidade de aceitação Para realizar o planejamento é possível utilizar uma série de técnicas distintas que podem ser escolhidas de acordo com a necessidade do gestor distinguindose em especial de acordo com o grau de incerteza a ser enfrentado Técnicas quantitativas são mais adequadas a situações de pouca incerteza e técnicas qualitativas se prestam a planejamento de situações com maior incerteza Uma técnica quantitativa consagrada é a análise de tendências Nas técnicas qualitativas são usados com frequência o Método Delphi a técnica de grupo nominal e a construção de cenários O Método Delphi lança mão do conhecimento de um painel de especialistas no assunto que se pretende analisar Cada um desses especialistas emitem uma análise individualmente sobre questões de acordo com seu conhecimento e experiência no assunto Os resultados são tratados processados e devolvidos a cada especialista para ajustes Repetemse essas etapas até que as análises de cada um dos especialistas comecem a convergir chegando à solução da situação analisada A técnica de grupo nominal por sua vez também utiliza de especialistas para discutir uma determinada situação Mas nesse caso diferente do Método Delphi os especialistas são colaboradores da empresa e se reúnem especificamente para participar de discussões organizadas sobre o assunto em pauta Essa técnica é usada tanto para fazer previsões como para resolver situações problema da organização Num primeiro momento cada especialista dá uma resposta individual sobre a situação Essas respostas são apresentadas ao grupo em forma de propostas Ao final de todas as apresentações é feito um ranqueamento das propostas para escolha das melhores Figura 4 Grupo nominal Créditos FGCShutterstock A construção de cenários é uma técnica clássica de planejamento sob incerteza Essa técnica consiste em combinar duas ou mais variáveis de interesse em relação à situação analisada Essas variáveis são transformadas em escalas e analisadas em uma matriz que demonstra os vários cenários alternativos que podem surgir nessa situação A partir desses cenários se planejam as ações para se obter o objetivo desejado imaginandose que eles são uma ruptura do futuro com o presente Para as situações de menor grau de incerteza em especial pela possibilidade de comparar as situações atual e futura com o histórico dessa mesma situação no passado uma das técnicas utilizadas é a análise de tendências Nessa situação se projeta o futuro com base em experiências anteriores ou seja o método pressupõe que o futuro seja uma continuação do presente Maximiano 2015 p 176 Para tanto se escolhe uma variável em que se tenham os dados quantitativos de seu comportamento anterior e com base nisso se projeta o que acontecerá à frente no tempo Figura 5 Análise de tendências Créditos Ivelin RadkovShutterstock Como técnica para a realização de planos a mais comum é a ferramenta 5W2H que auxilia na elaboração de planos de ação Um plano de ação deve demonstrar todas as atividades necessárias para se atingir um objetivo com os resultados desejados observando que até mesmo não fazer nada pode ser uma ação necessária para atingir um objetivo E exceto em casos de urgência é preciso definir um prazo para a conclusão de cada uma das ações planejadas O 5W2H é uma espécie de checklist que auxilia a lembrar de sete pontos principais de um plano de ação orientando assim a realização de todas as etapas do planejamento Originase das sete palavras em inglês What When Who Why Where How How Much que em português se traduzem por O Quê Quando Quem Por Quê Onde Como e Quanto O mais usual é uma apresentação na forma de uma simples tabela que pode ser feita como planilha ou texto dependendo da habilidade de informática de quem o faz Para ações mais elaboradas existem softwares de auxílio a projetos que rodam em sistema operacional ou com interface web Figura 6 5W2H O QUÊ QUEM ONDE POR QUÊ QUANDO COMO QUANTO Completar com as informações Fonte BallesteroAlvarez 2019 p 127 De acordo com BallesteroAlvarez 2019 p126 para cada uma das sete palavras é possível fazer uma série de questionamentos que delimita melhor o plano das ações Dentre as perguntas possíveis estão O quê O que deve ser feito Qual é a atividade Qual é o tema Quais os resultados dessa atividade Quais atividades dependem dela Quais atividades são necessárias para iniciar a tarefa O que se precisa para começar Quem Quem fará o trabalho Que é o responsável Quem executará essa atividade Quem depende da execução dessa atividade De quem a atividade depende Onde Em que lugar acontecerá Onde será feito o trabalho Onde será executada a atividade Onde ocorrerá o evento Por quê Por que a tarefa é necessária Por que a operação deve ser feita Ela pode ser eliminada Omitida Ela não pode ser unidafundida com outra Por que nesta área Por que neste momento Por que com essas pessoas Quando Quando será feito Quando se inicia a atividade Quando se terminará Quando acontecerá o evento Como Como fazer a atividade Como desenvolver a operação Como a atividade será executada Como acompanhar o desenvolvimento Como as pessoas farão a atividade ou o trabalho Quanto Quanto custa o projeto Quanto custa a operação atual Quanto custará depois das mudanças Qual a relação custo x benefício Realizado o plano de ação é possível colocar o planejamento em prática para assim de maneira mais eficaz alcançar os objetivos desejados para a organização Com essa ação previnemse os riscos desnecessários reduzse o grau de incerteza evitamse os desperdícios e incorreções e proporciona se a execução das atividades organizacionais de maneira mais assertiva TEMA 3 ORGANIZAÇÃO Depois de realizado o planejamento se faz necessário uma nova ação para o alcance dos objetivos organizacionais Tratase da ação de organizar Essa ação consiste em separar os recursos que serão necessários para se colocar o plano em prática Desta forma é importante ressaltar que o conceito aqui se distingue do substantivo organização tratado por nós anteriormente como um conjunto de pessoas com objetivos comuns Tratase aqui do verbo organizar De acordo com Chiavenato 2021 p 9 a organização é uma função administrativa que se ocupa da atribuição de tarefas agrupamento de tarefas em equipes ou departamentos e alocação dos recursos necessários nessas instâncias Como qualquer outro processo que ocorre na empresa ao se organizar decidese sobre a distribuição o arranjo e a alocação do trabalho se estabelece a autoridade e se desdobra os recursos entre todos que deles necessitam para cumprir com o que foi planejado engajando as pessoas em um trabalho conjunto de maneira estruturada para alcançar objetivos comuns Conforme Maximiano 2015 o processo de organizar conta com uma série de etapas para que se concretize Dentre essas etapas encontramse a análise dos objetivos e do trabalho a serem realizados a divisão do trabalho em conformidade com critérios adequados à realização dos objetivos planejados a definição de responsabilidades a definição de níveis de autoridade e o desenho da estrutura organizacional Figura 7 Etapas da organização Fonte Maximiano 2015 p190 A análise do trabalho a ser realizado conduz ao estabelecimento da divisão do trabalho que é o processo de atribuir tarefas especializadas às pessoas Ao dividir o trabalho em uma série de etapas temse como consequência que os indivíduos fazem cada um uma etapa específica na qual adquirem um maior domínio e conhecimento de como realizar essa tarefa Surge aí a especialização É praticamente impossível não se ter divisão de trabalho por seria economicamente inviável depender somente de uma pessoa para realizar todos os processos organizacionais Cabe então ao gestor analisar como distribuir as tarefas para cada um de seus subordinados levando em conta as competências de cada funcionário Como devido à divisão do trabalho e à especialização cada indivíduo conhece melhor somente uma parte de todo o trabalho necessário para que a empresa alcance seus objetivos é necessário definir as responsabilidades ou seja quais são as obrigações ou deveres de cada uma das pessoas e comunicar a elas o que devem fazer Quando se vinculam várias responsabilidades em um conjunto de tarefas se tem um cargo Quando se juntam vários cargos normalmente se tem um departamento A definição das responsabilidades de um cargo se denomina de descrição de cargo Figura 8 Descrição de cargo Créditos DGeorgievShutterstock Para Maximiano 2015 a finalização do processo de organização acontece quando se atribui a autoridade às pessoas A autoridade aqui pode ser entendida como o poder concedido pela organização a alguém para que essa pessoa possa conduzir o comportamento dos integrantes de sua equipe ao alcance dos fins desejados Esse tipo de autoridade é denominado de racionallegal por ser garantida pelas regras e normas estabelecidas pela empresa e reconhecidas pelo grupo de pessoas que compõe a organização Por conta desse reconhecimento as pessoas seguem os comandos de quem ocupa o cargo de autoridade independente de quem seja Desta forma a autoridade encontrase no cargo e não na pessoa que o exerce Maximiano 2012 p 193 ainda esclarece que a autoridade é a contrapartida da responsabilidade Como os gerentes têm responsabilidade pelo desempenho de outras pessoas as organizações lhes dão autoridade sobre essas mesmas pessoas A autoridade também se relaciona à hierarquia e à amplitude de controle A hierarquia diz respeito à disposição de autoridade em níveis dentro da organização Quanto mais níveis de autoridade e responsabilidade mais hierarquizada é a organização Já a amplitude de controle diz respeito a quantos indivíduos um gestor consegue comandar com eficácia Todos esses elementos devem ser determinados para que se possa ter um desenho adequado da estrutura da organização e assim garantir que as pessoas estarão alocadas da maneira correta para a consecução do planejamento Além da alocação correta das pessoas a ação de organizar também deve atender a alocação de outros recursos tangíveis e intangíveis que garantam a sustentabilidade da empresa sua vantagem competitiva e o alcance dos objetivos planejados Uma vantagem competitiva só é sustentada se recursos e capacidades organizacionais forem devidamente organizados para que estejam disponíveis no momento em que forem necessários e se relacionem de forma correta Os recursos podem ser entendidos como os ativos tangíveis e intangíveis que a organização possui ou deve possuir para que os processos aconteçam ou seja são os patrimônios específicos da empresa Ativos tangíveis são aqueles que podem ser contabilizados que são concretos Já os ativos intangíveis são abstratos e portanto mais difíceis de serem mensurados A capacidade por sua vez é a aptidão para usar esses recursos da melhor maneira possível de forma a realizar tarefas e atividades específicas Craig et al 1999 Figura 9 Recursos e capacidades Créditos THE AOBILYQShutterstock Conforme Craig et al 1999 p 37 os recursos tangíveis e intangíveis estão divididos em seis categorias distintas e podem ser exemplificados pelos seguintes itens Recursos financeiros reservas de caixa ativos financeiros de curto prazo capacidade de empréstimos e fluxo de caixa Recursos físicos fábrica e equipamentos escala localização época tecnologia flexibilidade e recursos de matériasprimas Recursos humanos experiência e qualificação das diferentes categorias de empregados adaptabilidade e fidelidade dos empregados qualificação e experiência de alta administração Tecnologia tecnologia própria na forma de patentes direitos autorais e segredos comerciais e recursos tecnológicos na forma de instalação e pessoal de PD Reputação marcas dos produtos e seus respectivos valores da marca marcas registradas e reputação da empresa Relacionamento com clientes fornecedores distribuidores e autoridades governamentais Cabe ao gestor verificar a existência dos recursos existentes a possibilidade de aquisição dos recursos não disponíveis no momento ou a troca de recursos planejados caso não seja possível adquirilos e se há capacidade para se trabalhar com todos os recursos necessários Caso a capacidade não exista é necessário desenvolvêla normalmente por meio de capacitação ou revisar os recursos para que seja possível aproveitar as capacidades já existentes na empresa TEMA 4 DIREÇÃOLIDERANÇA Planejadas as ações definidas as tarefas e recursos a serem utilizados para o alcance dos objetivos organizacionais é necessário colocar as ações em prática Para isso é preciso que o gestor oriente o que cada um de seus colaboradores deve fazer O gestor usará de sua autoridade e influência para conduzir as pessoas a desempenhar suas funções e responsabilidades de forma adequada Ou seja conforme Kwasnicka 2012 p 250 a tarefa de dirigir está diretamente relacionada com a interface entre as pessoas dentro de uma organização quer seja superiores quer sejam subordinadas quer sejam pares Figura 10 Direção Créditos PhotobankkievuaShutterstock A direção será exercida por quem tem a autoridade para tanto dada pela organização Com esse poder legitimado pela empresa o gestor terá o direito de ser obedecido quando tomar suas decisões e esperar que seus comandos sejam realizados de maneira satisfatória Para tanto é necessário que o gestor se comunique de forma eficiente com os colaboradores para que esses aceitem e entendam suas responsabilidades e as ações que devem realizar Kwasnicka 2012 p 257 explica que o processo de comunicação envolve a seleção do que será informado a codificação dessa informação a transmissão da informação codificada e o movimento dessa transmissão por meio dos canais de comunicação para o receptor que então detecta a informação transmitida isto é decodifica a transmissão e seleciona os assuntos comunicados que são mais importantes para ele Vêse aqui a importância de ter bons canais de comunicação que utilizem métodos que todos compreendam e saibam utilizar Dentre os métodos existentes é possível destacar as mensagens escritas a fala e o silêncio a expressão física o comportamento métodos esses que são detectados por quem recebe a comunicação observando lendo escutando Como ferramentas que o gestor pode utilizar para a condução das atividades é possível citar ferramentas como reuniões email intranet mural redes sociais WhatsAapp ou Telegram por exemplo Com a proliferação do trabalho em home office há uma tendência de aumento do uso de ferramentas digitais tais como a vídeo conferência o compartilhamento digital de documentos e agendas o uso de redes sociais corporativas o uso de chatbots e inteligência artificial O uso de tais ferramentas deve ser organizado pelo gestor para que a comunicação seja eficaz e com o menor grau de ruídos possível Além da comunicação outro fator relevante no momento de dirigir as pessoas se refere a como as pessoas aceitam ou serão resistentes a essa direção Nesse sentido é necessário compreender o conceito de liderança A liderança pode ser entendida como a capacidade de influenciar um grupo para alcançar metas Robbins 2005 p258 de maneira suave pois o seguidor valoriza as ações do líder Assim de acordo com Bergamini 2015 p 146 o verdadeiro líder consegue que seu pessoal chegue a minimizar até mesmo seus interesses pessoais para comprometerse com os objetivos da organização sem ter que usar de pressão manipulação ou coerção para alcançar os resultados desejados Tudo isso acontece porque os liderados se sentem confortáveis com a seu líder e tem confiança nele Figura 11 Liderança Créditos REDPIXELPLShutterstock Nem todo gestor terá as características de um líder mas não há dúvida de que o processo de direção será muito mais simples se comandado por alguém que apresente competências de liderança já que assim se garantirá um maior comprometimento das pessoas com as ações a serem realizadas Por outro lado há a expectativa dos liderados de que o líder detenha conhecimento e poder necessários para que as ações planejadas aconteçam Além disso conforme Maximiano 2015 há uma tendência de autogestão nas organizações que exigem mais habilidades de liderança e menos de chefia pelos gestores já que as decisões são divididas com toda a equipe ao invés de serem responsabilidade somente do gestor TEMA 5 CONTROLE A função de controle deve ser exercida pelo gestor para verificar e assegurar que os objetivos planejados estão sendo alcançados Para garantir que o planejamento está correto se faz necessário estabelecer padrões medir o desempenho segundo os padrões estabelecidos e agir corretivamente para o alcance daquilo que foi planejado Conforme Sertek et al 2012 o controle pode ser entendido como um instrumento de feedback ou seja de devolutiva em relação às atividades realizadas na empresa Essa função é exercida porque se quer ter a certeza de que os recursos organizacionais não estão sendo desperdiçados ou seja que estão sendo utilizados para a consecução dos objetivos da empresa em conformidade com o planejado Para acompanhar os resultados dos processos organizacionais é necessário compreender a metodologia de acompanhamento desses resultados Conforme Hourneaux Jr e Cunha 2013 p3 é necessário entender como os dados são obtidos analisados interpretados comunicados e qual o impacto deste processo no próprio desempenho organizacional para então obter um sistema de mensuração e avaliação do desempenho ou seja um sistema de indicadores gerenciais que abrange todas as perspectivas relevantes da organização Por meio do sistema de indicadores é possível para o gestor efetivar o controle pois esse sistema garante a mensuração e auxilia na avaliação do desempenho dos processos organizacionais A partir dessa avaliação o gestor terá condição de propor as melhorias necessárias a esses processos de forma a atingir os objetivos propostos quando do planejamento Esses sistemas se constituem em conjuntos de indicadores que são elaborados de acordo com as necessidades do acompanhamento de resultados já que ao avaliar o desempenho se está comparando o que foi realizado em relação aos objetivos planejados Um indicador de desempenho pode ser conceituado como uma informação quantitativa ou qualitativa que expressa o desempenho de um processo em termos de eficiência eficácia ou nível de satisfação e que em geral permite acompanhar sua evolução ao longo do tempo e comparálo com outras organizações FNQ 2014 p 4 Mas a comparação não precisa ser somente com outras organizações O indicador pode ter outros balizadores de verificação de desempenho como o próprio histórico de indicadores do processo que está sendo acompanhado A empresa deverá ter um sistema de indicadores pois será necessário acompanhar os mais diferentes processos dos subsistemas organizacionais Assim a empresa deverá ter indicadores que monitorem todos os processos importantes para sua continuidade e para o alcance dos resultados desejados Indicadores de finanças processos produtivos recursos humanos marketing tecnologia de informação entre outros todos esses processos podem e devem ser monitorados por um ou vários indicadores Importante observar que os indicadores também são conhecidos como KPIs key performance indicators e muitas organizações utilizam essa nomenclatura Figura 12 Key Performance Indicator Créditos buffaloboyShutterstock A medição sistemática e estruturada dos resultados utilizando indicadores permite ao gestor fazer as intervenções necessárias com base em informações pertinentes e confiáveis à medida que ocorrem as variações entre o planejado e o realizado FNQ 2014 p 3 Pessanha et al 2017 p 3 reforçam essa ideia ao comentar que o monitoramento dos resultados contribui para clarificar expectativas promover consistência fornecer sinais de risco permitir precisões e objetivar previsões promover motivação e melhorar as soluções dos problemas a tomada de decisões os alinhamentos e a execução de metas melhorar a responsabilidade e aumentar a objetividade Finalmente os indicadores auxiliam a reduzir ou até mesmo eliminar erros ocorridos anteriormente pois facilitam a descoberta de desvios que possam estar gerando esses erros nos processos monitorados Figura 13 Comparação de desempenho Créditos boonchokeShutterstock Obtidas as medições do desempenho real por meio dos indicadores é possível finalizar o processo de controle ao comparar o desempenho real ao desempenho planejado De acordo com Maximiano 2015 p 227 essa comparação pode levar a três situações distintas Desempenho real igual ao esperado quando o objetivo é realizado uma ação de reforço pode ser apropriada Por exemplo um prêmio de incentivo para a equipe que atingiu suas metas Desempenho real abaixo do esperado uma ação corretiva deve ser posta em prática para fazer o desempenho chegar até o nível desejado Por exemplo mais recursos podem ser aplicados Em certos caso algum tipo de punição pode ser apropriado como as multas para o motorista que não respeita o limite de velocidade Essa informação também pode revelar que o nível do objetivo foi superestimado sendo necessário reduzilo Desempenho real acima do esperado a ação de reforço nesse caso tem a finalidade de sustentar um desempenho que ultrapassou o objetivo ou um desempenho acima da média Por exemplo um número maior de funcionários pode ser alocado ao departamento de produção para atender a um volume de vendas maior que a previsão Ou uma equipe de funcionários pode ser premiada por um desempenho excepcionalmente elevado Toda a informação gerada durante o processo de controle permite que o gestor possa tomar novas decisões realimentado todo o processo de gestão e reiniciando o planejamento já que as informações de controle permitem fazer projeções sobre o futuro FINALIZANDO Nessa aula foi possível compreender sobre o processo de gestão das organizações e sua importância Para tanto você viu que esse processo é composto pelas funções de planejamento organização direção e controle Você percebeu que o planejamento diz respeito ao futuro da organização em um momento no qual o gestor imagina o que seria adequado que a empresa realizasse para cumprir com seu papel na sociedade Você pode estudar uma ferramenta que transforma o planejamento em algo mais concreto um plano de ação denominada de 5W2H que pode ser usada para qualquer situação de planejamento Você também entendeu que antes de começar as atividades planejadas é necessário que o gestor determine quais serão os recursos materiais e de pessoal alocados para a consecução do planejamento e os separe para o momento da execução exercitando assim a função de organização Seguindo o processo o gestor poderá dirigir as pessoas que a ele estão subordinadas para que executem o que foi planejado de maneira eficaz sem grandes resistências Finalmente você viu que o gestor deve controlar verificando e assegurando que os objetivos planejados estão sendo alcançados E a partir daí você percebeu que é possível iniciar um novo ciclo planejando novos objetivos e buscando novos e melhores resultados para a empresa REFERÊNCIAS BALLESTEROALVAREZ M E Gestão da qualidade produção e operações 3 ed São Paulo Atlas 2019 BERGAMINI C W Psicologia aplicada à administração de empresas psicologia do comportamento organizacional 5 ed São Paulo Atlas 2015 CHIAVENATO I Administração para todos ingressando no mundo da gestão de negócios 3 ed São Paulo Atlas 2021 FNQ Sistema de indicadores São Paulo Fundação Nacional da Qualidade 2014 HOURNEAUX JUNIOR F CUNHA J A C Sistemas de mensuração e avaliação de desempenho organizacional Diferentes Usos nas Empresas Industriais do Estado de São Paulo In Anais do VI Encontro de Estudos em Estratégia 2013 Disponível em httpwwwanpadorgbradminpdf3Es451pdf Acesso em 28 fev 2022 KWASNICKA E L Introdução à administração 6 ed São Paulo Atlas 2012 MAXIMIANO A C A Fundamentos da Administração introdução à teoria geral e aos processos da administração 3 ed Rio de Janeiro LTC 2015 MINTEZBERG H Managing desvendando o dia a dia da gestão Porto Alegre Bookman 2014 PESSANHA T L BONOMI T FRANCHI G LOPES A P V B V Estruturação da gestão de desempenho organizacional de uma empresa do terceiro setor In Anais do VI SINGEP São Paulo 2017 Disponível em httpwwwsingeporgbr6singepresultado24pdf Acesso em 28 fev 2022 ROBBINS S Comportamento organizacional 11 ed São Paulo Pearson Prentice Hall 2005