Mapeamento de Processos-Guia Prático e Documentação

Mapeando e estabelecendo a documentação de Processos Atividade A3 Etapas ETAPA 1 Objetivos Resultado esperado Responsabilidades e Recursos necessários Termos e Definições ETAPA 2 e 3 Fluxograma das atividades Descrição das atividades ETAPA 4 conclusão da documentação ETAPA 5 Apresentação oral dos procedimentos Vamos relembrar Processos são Atividades ou conjunto de atividades que se inter relacionam para transformar entradas em saídas A função do mapeamento dos processos é garantir que as atividades sejam executadas de forma padronizada permitindo que as operações sejam executadas conforme estabelecidas e em casos de falhas na execução dos processos tenhamos como fazer a rastreabilidade para identificarmos as possíveis falhas corrigilas e até melhorálas Mas há algumas regras e características para iniciarmos nosso mapeamento Todas empresa possui processos mas nem todas de forma padronizada e de forma documentada para que seja estabelecido entre os envolvidos Siga os passos abaixo nos quais iremos desenvolver passa a passo 1Objetivo do processo 2Resultado esperado 3Responsabilidades 4Recursos necessários 5Termos e Definições 6Fluxograma das atividades 7Descrição das atividades 8Controle da documentação Distribuição 1 Objetivo do Processo Nesse campo de forma sucinta ou seja em uma frase escreveremos o objetivo de mapearmos e documentar esse processo Porque devemos escrever o objetivo Para que os envolvidos no processo entendam onde querem chegar EXEMPLO Este procedimento tem como objetivo apresentar os passos de como executar as atividades da produção de sorvetes tropicais para atender os requisitos dos clientes De forma sucinta ou seja em uma frase escreveremos qual o resultado que esperamos ao concluir a execução desse processo Porque devemos entender o resultado esperado Para que os envolvidos no processo entendam o que se espera em termos de Desempenho alcançado ou seja será que nosso objetivo foi alcançado Lembrese que apenas através do resultado é que entenderemos se nossos objetivos estão sendo atingidos conforme estabelecemos EXEMPLO Possibilitar controle eficaz do processo de 2 Resultados Esperados Dentre os recursos necessários nós não mencionamos os recursos humanos ou seja as PESSOAS como recursos Pois elas estão representadas nos processos como Responsáveis por algo a se fazer ou seja responsável por algo a ser executado no processo Nesse campo descrevemos os cargos que participam da execução do processo não colocamos nomes das pessoas e sim os cargos e descrevemos o que esse cargo executa no processo EXEMPLO Auxiliar de Compras Responsável por efetuar as cotações nos fornecedores parceiros Comprador Responsável pela análise do pedido e solicitar aprovação da Diretoria 3 Responsabilidades 4 Recursos necessários Recursos necessários na verdade é tudo que necessitamos para que nosso processos sejam executados produtos ou serviços Porque devemos descrever os recursos É necessário sabermos tudo que necessitaremos para que o processo aconteça da forma esperada EXEMPLO Computador internet telefone 5 Termos e Definições Esse campo nos casos necessários ou seja quando aplicável descrevemos palavras de significado específico palavras em outros idiomas siglas etc Porque devemos descrever essas definições É necessário compreender o significado de certos termos e deixar claro a definição pois nem sempre são de conhecimento de todos EXEMPLO Check list Lista de verificação utilizada para inspeção na linha de produção CEP Controle Estatístico de Processos 6 Fluxograma das atividades Porque devemos descrever as atividades em forma de fluxograma Essa ferramenta nos proporciona visualizar em forma gráfica o passo a passo das atividades e como elas se relacionam Sendo assim Vamos compreender o significado de cada símbolo do fluxograma básico TERMINADOR PROCESSO PROCESSO PRÉ DEFINIDO CONECTOR DOCUMENTO DECISÃO CONECTOR ENTRE PÁGINAS ESPERA ESPERA Utilizado para sinalizar o inicio e o fim do processo Aqui escrevemos o que fazer ou seja sempre que esse símbolo é utilizado é porque algo está sendo executado O ideal é sempre iniciar com verbo no infinitivo Utilizado para sinalizar quando mencionamos outro processo já definido Apenas escrevemos no símbolo o nome do processo que mencionamos Utilizado para conectar o fluxograma ainda na mesma página Utilizado para demonstrar um momento de espera ou atraso no processo Utilizado para sinalizar quando um documento será registrado ou recebido Utilizado para questionarmos algo que nos leve a uma decisão Sempre nos indicando um SIM ou um NÃO Utilizado para conectar o fluxograma quando trocamos de página 7 Descrição das atividades Temos que pensar que descrever de forma gráfica através do fluxograma o passo a passo das atividades não podemos garantir que fique claro como a atividade deve ser executada e por quem não é mesmo Sendo assim devemos descrever em forma de texto esclarecendo o Como e Quem fazer em forma textual A regra é Quem como e porque O ideal é sempre numerar os símbolos utilizados para as atividades de processo isso nos ajuda a descrever seguindo um série numérica Exemplo 711 ENVIAR O PEDIDO DE COMPRAS O Auxiliar de compras envia o pedido de compras para o fornecedor por email para formalizar o pedido ENVIAR O PEDIDO DE COMPRAS 711 ENVIAR O PEDIDO DE COMPRAS 711 8 Controle da Documentação Distribuição Quando documentamos nosso mapeamento ou seja o motivo de mapearmos um processo é estabelecelo de forma clara sendo possível que todos os envolvidos no processo saibam como executálo Sendo assim os responsável por essa documentação chamada Procedimento deve ter controle para quem Cargos possuem acesso e onde está localizado esse documento para consulta e atualizações Então nesse campo descrevemos quantas cópias há desse documento e onde o deixamos disponível para consulta 8 LISTA DE DISTRIBUIÇÃO Importante Quando mapeamos um processo e estabelecemos uma documentação para estabelecer esse processo não podemos nos esquecer que ao descrevêlo a linguagem que iremos utilizar deve ser de fácil entendimento para quem está na empresa executando o processos por 10 anos como para alguém que acabou de chegar Pensem nos detalhes sempre Pensem em cada detalhe que poderá garantir que as etapas do processo ocorram tal qual foi estabelecida pois desta forma será mais seguro gerenciar o processo e garantir o resultado que esperamos da operação Sucesso a todos