Gestao de Projetos - Introducao e Conceitos Fundamentais

GESTÃO DE PROJETOS Tema 01 O que é Gestão de Projetos Prof José Luís Dutra GESTÃO DE PROJETOS Um projeto é uma iniciativa que é única de alguma forma seja no produto que gera seja no cliente do projeto na localização nas pessoas envolvidas ou em outro fator Isto diferencia projetos de operações regulares de uma empresa a produção em série de margarinas é uma operação da empresamas por outro lado a criação de um móvel sob encomenda é um projeto Conceito de Projeto Projeto é único no tocante as suas relações com os demais envolvidos GESTÃO DE PROJETOS Um projeto tem um fim bem definido ou seja tem um objetivo claro que quando atingido caracteriza o final do projeto Isto faz com que o desenvolvimento de um novo negócio por exemplo possa não ser considerado um projeto Conceito de Projeto No projeto existe a necessidade de um objetivo bem claro Uma vez este objetivo atingido o projeto se encerra GESTÃO DE PROJETOS Segue uma lista de projetos 1 A construção de uma casa 2 O desenvolvimento de um software 3 A organização de um evento 4 A construção de um móvel sob encomenda 5 A realização de uma viagem Objetivos únicos e claros GESTÃO DE PROJETOS Gerenciar administrar coordenar ou gerir um projeto é a aplicação de técnicas conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso E gerenciar um projeto envolve desde iniciálo até finalizálo passando pelas etapas de planejamento execução e atividades de controle É possível administrar alguns projetos utilizando apenas o bom senso Entretanto as empresas passaram a se tornar cada vez mais complexas obrigado ao gestores desenvolver inúmeras técnicas capazes de criar maior controle no resultado final dos projetos INTRODUÇÃO Você já ouviu falar em projetos dentro da organização em que trabalha ou em alguma conversa Com certeza sim pois este conceito de projetos tomou uma grande amplitude nas organizações independentemente de seu porte Mas será que todos que falam sobre projeto possuem real dimensão do que isto engloba 6 INTRODUÇÃO Cada ser humano possui um tempo finito de vida Durante este tempo desenvolvemos habilidades e conduzimos nossas vidas de uma forma Fazendo uma analogia podese afirmar que os projetos se parecem muito com os seres humanos por serem finitos eles também nascem crescem desenvolvemse e acabam 7 INTRODUÇÃO O mercado mundial está mudando continuamente e toda organização deve admitir que as mudanças internas são um processo normal para atender às demandas das mudanças externas 8 INTRODUÇÃO Quando se escolhe uma mudança há uma atitude positiva e construtiva em relação às consequênciasmesmo que as coisas não saiam conforme o esperado 9 INTRODUÇÃO Mas uma mudança imposta geralmente produz reações negativas e críticas e até mesmo uma tentativa de sabotar os resultados desejados 10 INTRODUÇÃO Para ser bem sucedido no gerenciamento das mudanças organizacionais é necessário ter em mãos um conjunto de ferramentas técnicas em que se apoiar Não se pode ignorar a natureza das mudanças e o impacto sobre as pessoas suas reações medos e preocupações com o futuro 11 O QUE É UM PROJETO Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto ou resultado exclusivo PMI 2008 Um projeto é um empreendimento único com início e fim determinados que utiliza recursos e é conduzido por pessoas visando atingir objetivos prédefinidos se caracterizando por ser temporário exclusivo e progressivo CAVALIERI 2007 12 O QUE É UM PROJETO O projeto é uma coleção de atividades interligadas executadas de maneira organizada com um ponto de partida e um ponto de conclusão claramente definidos para alcançar alguns resultados específicos 13 GERENCIAMENTO DE PROJETOS GERENCIAMENTO DE PROJETOS VISÃO PMI PROJETO OPERAÇÃO Início e fim definidos antes do começo dos trabalhos Trabalho temporário produz resultado único Elaborado progressivamente por etapas Resultado probabilístico Termina quando objetivos são alcançados objetivos não podem ou não serão atingidos a necessidade não existe mais Atender demanda específica do negócio Fluxo de caixa negativo Prazo indefinido Trabalho contínuo produz o mesmo produto ou serviço Resultado determinístico Não termina Finalidade é manter o negócio Fluxo de caixa positivo X GERENCIAMENTO DE PROJETOS GERENCIAMENTO DE PROJETOS VISÃO PMI Todo projeto têm início e fim definidos O trabalho do projeto deve ser planejado Porém há riscos e incertezas O resultado do trabalho é probabilístico e não determinístico INÍCIO TEMPO FIM Planejamento Por melhor que tenha sido o planejamento há desvios que precisam ser monitorados e controlados O QUE É UM PROJETO Exemplo Dois prédios idênticos em seu design arquitetônico Eles são produtos exclusivos ou não 16 O QUE É UM PROJETO SIM pois apesar de serem iguais em seu design eles podem ter sido construídos em lugares diferentes e exigindo cálculos estruturais diferentes o que poderia resultar em entregas diferentes contando assim com fornecedores diferentes e com um ambiente macro e microeconômico diferentes também culminando em entregas diferentes Ou seja com resultados exclusivos 17 O QUE É UM PROJETO Exemplo A linha de montagem em série de automóveis representa atividades de um projeto 18 O QUE É UM PROJETO NÃO pois este é um trabalho operacional do dia a dia da empresa Sem dúvida permite que a empresa atinja a seus objetivos mas os resultados carros não são exclusivos Ao invés os resultados são repetitivos 19 GESTÃO DE PROJETOS Um projeto tem um fim bem definido ou seja tem um objetivo claro que quando atingido caracteriza o final do projeto Isto faz com que o desenvolvimento de um novo negócio por exemplo possa não ser considerado um projeto Conceito de Projeto No projeto existe a necessidade de um objetivo bem claro Uma vez este objetivo atingido o projeto se encerra GESTÃO DE PROJETOS Segue uma lista de projetos 1 A construção de uma casa 2 O desenvolvimento de um software 3 A organização de um evento 4 A construção de um móvel sob encomenda 5 A realização de uma viagem Objetivos únicos e claros GESTÃO DE PROJETOS Gerenciar administrar coordenar ou gerir um projeto é a aplicação de técnicas conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso E gerenciar um projeto envolve desde iniciálo até finalizálo passando pelas etapas de planejamento execução e atividades de controle É possível administrar alguns projetos utilizando apenas o bom senso Entretanto as empresas passaram a se tornar cada vez mais complexas obrigado ao gestores desenvolver inúmeras técnicas capazes de criar maior controle no resultado final dos projetos GESTÃO DE PROJETOS Atualmente a bibliografia referente ao assunto aponta cinco fases como as principais na elaboração e execução de um projeto a saber Iniciar Planejar Executar Controlar Finalizar 24 FASES Estrutura Geral do Guia PMBOK Os Cinco Grupos de Processos Iniciação define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto Planejamento define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo do projeto Execução integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto Monitoramento e Controle mede e monitora regularmente o progresso do projeto identificando e corrigindo desvios dos seus objetivos Encerramento formaliza a aceitação do produto serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase deste a um final ordenado 25 FASES Iniciação define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto Surgimento das idéias Esclarecimento das necessidades do projeto 26 Stakeholders do projeto As partes interessadas stakeholders formam uma constelação de pessoas e organizações envolvidas ou de alguma forma afetadas pelo projeto PROJETO EQUIPE CLIENTE USUÁRIO FORNECEDORE S POPULAÇÃO CONTRIBUINTES ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR GERENTES FUNCIONAIS GERENTES FUNCIONAIS PATROCINADORES GOVERNO 27 FASES Planejamento define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo do projeto O gerente de projeto deve ser designado nesta fase Este processo compreende Esclarecer o problema ou a oportunidade Prever os prazos Prever quais recursos serão necessários Prever os custos Montagem da equipe dentro ou fora da empresa alocação fisica 28 FASES Monitoramento e Controle mede e monitora regularmente o progresso do projeto identificando e corrigindo desvios dos seus objetivos O objetivo deste processo é garantir que os objetivos serão realizados Comparando as previsões com o desempenho real e implementando caso necessário ações corretivas ou de reforço Avaliar o desempenho das pessoas Acompanhar os prazos Acompanhar os custos Verificar se as entregas dos fornecedores correspondem aos contratos efetuados Avaliar a qualidade dos produtos entregues 29 FASES Execução integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto Realizar as atividades planejadas Liderar as pessoas do projeto Acompanhar a realização das atividades das pessoas do projeto Encerramento formaliza a aceitação do produto serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase deste a um final ordenado Entregar o produto ou o resultado combinado Transferir o produto para a area de produção ou operacional da empresa Executar atividades administrativas como Fechar as contas Fechar os contratos Desmobilizar a equipe Registrar as lições aprendidas GESTÃO DE PROJETOS O que se ganha ao aplicar as técnicas existentes de gerenciamento de projetos ao invés de utilizar o bom senso Aumentase significativamente a probabilidade de seu projeto atingir os objetivos para o qual ele foi criado dentro do prazo estipulado e dentro do custo esperado E isso já é um grande benefício uma vez que é fato que a maioria dos projetos é concluída em atraso e com custo acima do previsto GESTÃO DE PROJETOS Os processo de trabalho foram organizados em nove áreas do conhecimento A saber 1 A gestão do escopo Trata de todos os processos envolvidos para iniciar o projeto definir como as alterações de escopo serão tratadas ao longo do projeto controlar o escopo e assim por diante 2 A gestão de custos Trata da realização de estimativas de custos da criação de orçamentos de técnicas para se controlar os custos do projeto etc 3 A Gestão de Riscos Lida com o gerenciamento de riscos no projeto e envolve a identificação a classificação e priorização de riscos assim como a definição de estratégias a serem adotadas para cada situação que envolve risco As demais áreas de conhecimento são gestão integrada do projeto gestão de prazo gestão de recursos humanos gestão da qualidade gestão da comunicação e gestão das aquisições Áreas de Conhecimento de Um Projeto Gestão INTEGRADA Gestão do ESCOPO Gestão dos CUSTOS Gestão do PRAZO Gestão da QUALIDADE Gestão da COMUNICAÇÃO Gestão dos RISCOS Gestão dos RECURSOS HUMANOS Gestão das AQUISIÇÕES Infelizmente não há uma receita de bolo ou uma fórmula mágica para se garantir isso Cada projeto é uma entrega exclusiva com riscos diversos escopo diferenciados Não há como determinar um passo a passo único que garanta o sucesso de projetos de todos os contextos 33 GERENCIAMENTO DE PROJETOS Áreas de Conhecimento Anexo II Processos de Gerenciamento de Projetos Adaptado do Guia PMBOK 5a edição Integração Escopo Qualidade Tempo Custos Recursos Humanos Comunicações Riscos Aquisições Partes interessadas Processos necessários para assegurar que os vários elementos do projeto sejam adequadamente coordenados Composto do plano do projeto visão da execução do plano e dos controles de mudança Processos utilizados para identificar o trabalho requerido para a construção do produto do projeto e sua conclusão com sucesso Envolve a iniciação planejamento e detalhamento do escopo Processos necessários para assegurar que o projeto irá satisfazer aos requisitos do cliente Envolve o planejamento da qualidade definição de normas e procedimentos para a garantia da qualidade e controle da qualidade do projeto Processos requeridos para assegurar que o projeto será concluído no prazo planejado Envolve definição e sequenciamento das atividades estimativas de duração das atividades desenvolvimento e controle de cronograma Processos requeridos para assegurar que o projeto será concluído dentro da estimativa de custos aprovada Envolve planejamento dos recursos estimativa dos custos orçamento e controle de custos Processos requeridos para tornar mais efetivo o trabalho das pessoas envolvidas com o projeto Envolve a mobilização e o desenvolvimento da equipe Processos requeridos para assegurar o desenvolvimento a coleta a disseminação o registro e o descarte das informações do projeto Processos necessários para efetivamente identificar analisar e responder aos riscos do projeto Processos requeridos para orientar a aquisição de produtos e a contratação de serviços externos à organização Envolve a seleção de fornecedores gestão dos contratos e encerramento dos contratos Processos requeridos para tornar mais efetiva a interação com as partes interessadas stakeholders no projeto Envolve a definição e a mobilização das partes interessadas Descrição REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS KERZNER H Gestão de Projetos as melhores práticas Editora Bookman 2ª edição 2004 PARVIZ F R GINGER L Um modelo formalizado para gerenciar um portifólio de projetos internos Revista Mundo Project Management n 16 setembro 2007 PMBOK Um guia do Conjunto de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos 4ª Edição Project Management Institute 2008 35 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS VALERIANO D Gerenciamento Estratégico e Administração por Projetos Editora Makron Books 2001 VARGAS R V Gerenciamento de Projetos estabelecendo diferenciais competitivos Editora Brasport 6ª edição 2005 YOUNG T L Manual de Gerenciamento de Projetos Editora Clio São Paulo 2008 36