Gestão de Compras: Objetivos e Histórico

Administração de recursos materiais e patrimoniais I Gestão de Compras Objetivos de aprendizagem Ao término desta aula vocês serão capazes de refletir criticamente acerca da gestão de compras pensar sobre a gestão de compras de modo a promover melhorias para a organização Olá caríssimosas como vão até aqui Estamos em nossa segunda aula e discutiremos a gestão de compras Devem imaginar a importância do tema dentro de nossas discussões não é mesmo Pensar sobre a gestão de compras nos mostra como promover economias para a organização além de diversas outras questões Vamos lá Bons estudos 2º Aula 11 1 Gestão de compras breve histórico 2 O uso de licitações 1 Gestão de compras breve histórico A gestão de compras é uma etapa a ser considerada atentamente pela empresa Em organizações maiores há responsáveis unicamente por essa função Diante disso quero que se questionem já pararam para pensar acerca de como surgiu a gestão de compras Compreender historicamente o termo é bastante importante Bom o surgimento da gestão de compras está amplamente atrelado ao início da produção em massa Sendo assim vamos verificar O sistema de produção artesanal foi substituído a partir do início do século XX pela chamada Manufatura em Massa tendo como seu principal precursor Henry Ford que percebendo a dificuldade de se reduzir os custos da produção artesanal investiu na intercambiabilidade de peças e passou a acelerar o ritmo da produção e reduzir drasticamente os custos do processo industrial As principais características da Manufatura em Massa são Quanto à força de trabalho Ford não somente aperfeiçoou a peça intercambiável como também criou o funcionário intercambiável O montador da linha de produção de Ford tinha no máximo duas tarefas ajustar duas porcas em dois parafusos ou talvez colocar uma roda em cada carro Desta forma um trabalho mal feito somente era descoberto no final da linha de produção Quanto à organização O conceito de fábrica de Ford era o de verticalização total ou seja produzir praticamente todos os componentes e a compra de materiais ficava restrita somente às matérias primas básicas para a produção dos mesmos Quanto às ferramentas A chave para as peças intercambiáveis estava no uso de ferramentas de precisão capazes de cortar metais prensar chapas etc e tudo isso para grandes volumes no menor tempo possível Neste sentido Ford criou a figura do ajustador de máquina e com esta atividade conseguiu aumentar o volume e reduzir o tempo das operações através da criação de lotes de produção e reduzindo o número de ajustes ao longo de uma jornada de trabalho Quanto ao produto Os produtos apresentavam imensa durabilidade em decorrência do projeto e dos materiais utilizados porém pelas características anteriores é fácil perceber que apresentavam também pouquíssima flexibilidade A partir do momento em que a Toyota no Japão começou a passar por dificuldades como mercado japonês reduzido após a segunda grande guerra empregados já não se sujeitavam mais a executar tarefas mecânicas e a serem tratados como custo variável a economia do país não era favorável à compra de tecnologia e a concorrência mundial das fábricas americanas e européias era acirrada é que surgiu naquele país o que viria a ser a maior concorrente da produção em massa de Ford a Produção Enxuta de Eiji Toyota Algumas das principais regras deste novo modelo eram conforme Spear Bowen 1999 i todos os trabalhadores deveriam ser instruídos sobre os processos conhecendo Seções de estudo as entradas os tempos as seqüências de operações e as saídas do processo ii toda relação cliente fornecedor deveria ser direta e clara iii os caminhos dos produtos e serviços dentro das organizações e fora delas deveriam acontecer de forma direta e o mais simples possível iv toda melhoria deveria ser feita através da utilização de métodos científicos sob orientação de um professor mesmo nos níveis mais baixos da organizaçãoHammer Champy 1993 e também Brenner Hamm 1996 apresentam como a atividade de compras foi influenciada ao longo do tempo a partir do modelo Fordiano de produção No início dos anos 80 Henry Ford revolucionou o processo de compras que antes era descrito como nós pagamos quando nós recebemos a fatura para um novo slogan definido como nós pagamos quando recebermos as mercadorias Depois disso com a mudança do sistema de produção das fábricas de Ford para os sistemas atuais de Manufatura Enxuta o mesmo slogan passou para nós pagamos quando utilizarmos os itens e estes estiverem conformes Neste sentido nos últimos anos as grandes empresas estão buscando estruturar a área de gestão de compras integrandoas a outras áreas funcionais de forma a ter alinhamento de suas estratégias de operações com a estratégia corporativa Há também a preocupação de gerenciamento dos seus canais de fornecimento sob uma lógica de cadeia de suprimento para gestão do fluxo físico e de informações de forma a suavizar e sincronizar as decisões de suprimento com as necessidades de atendimento da demanda com o objetivo de diminuição de estoques e melhorias nas respostas aos clientes Os modelos tradicionais de gestão de compras com compradores que trabalham única e exclusivamente como negociadores de preço muito eficazes nos sistemas de manufatura em massa e de pouca exigência de flexibilidade pelo mercado já há muito tempo não mais oferecem resultados que possibilitem às empresas utilizar sua gestão de compras como geradora de valor para o negócio Com a globalização dos mercados e a evolução tecnológica de apoio às compras é fundamental que as empresas tenham consciência de que é possível ganhar com a gestão de compras e não encarála como um departamento de apoio à manufatura dentro da organização mas sim como recurso estratégico da empresa As mudanças no processo de compras para a sua integração com o processo de planejamento da produção e o uso de tecnologias de informação e telecomunicação na atividade de compras eprocurement têm demandado um novo perfil para o profissional desta área Se inicialmente a habilidade em negociar era soberana hoje é indispensável que as companhias identifiquem profissionais que além da habilidade negociadora tenham conhecimentos técnicos dos produtos e dos processos produtivos da empresa e de seus fornecedores FILHO Moacir Godinho Evolução da Gestão de Compras aspectos teóricos e estudo de caso XIII SIMPEP Bauru SP Brasil 06 a 08 de Novembro de 2006 httpwwwsimpepfebunespbranais anais13artigos401pdf Acesso em 02102014 Fazendo uma pausa no texto destaco o trecho acima É possível verificar que não é somente a habilidade negociadora a ser considerada o profissional precisa de conhecimentos técnicos e dos processos produtivos para poder desempenhar um trabalho com eficácia Nota se com isso que cada vez mais os profissionais precisam de um conhecimento plural para que possam atuar de forma qualitativa e conseguir benefícios para a empresa dentro de sua função 12 Administração de recursos materiais e patrimoniais I Continuando As companhias que se estruturaram para a Manufatura Enxuta estão muito mais focadas na orientação de cadeia de valor e não necessariamente em estruturas hierárquicas e processos fragmentados BRENNER HAMM 1996 Ainda segundo estes mesmos autores a Manufatura Enxuta e a orientação por processos são capazes de descrever as empresas através de alguns processos chaves o processo de produção o processo de desenvolvimento de produtos e por fim o processo de desenvolvimento de fornecedores e compras Este último é definido como todas as atividades que são necessárias para se obter o item desde o fornecedor até o destino final WEELE 1994 É um processo interfuncional e pode ser dividido em i Identificação de fornecedores ii Seleção de fornecedores iii Reconhecimento de necessidades iv Pedido de compra v Avaliação dos fornecedores Todas estas atividades do processo de desenvolvimento de fornecedores e compras podem ser direcionadas pela estratégia adotada A evolução na gestão de compras ao longo dos anos acompanhando a evolução dos sistemas de produção levou a uma constante redução do número de fornecedores e criação de relações de parceria entre compradores e fornecedores Nos dias de hoje muitas empresas mantém uma gestão de compras por portfólio de materiais comprados distribuindoos em uma matriz que contém duas variáveis i a complexidade de obtenção no mercado e ii o impacto interno nos produtos ou processos de produção internos à companhia KRALJIC 1983 WEELE 1994 HAMMER CHAMPY1993 Esta matriz proposta define quatro grupos de itens baseado nas duas variáveis apresentadas Os itens de baixa dificuldade de obtenção e baixo impacto interno são os denominados itens não críticos Os itens com alta dificuldade de obtenção e baixo impacto interno são denominados itens gargalo Os itens com baixa dificuldade de obtenção e alto impacto interno são denominados itens de alavancagem e finalmente os itens com alta dificuldade de obtenção e alto impacto interno são denominados itens estratégicos A fundamentação deste conceito está no fato de que diferentes compradores terão interesses diferentes em fornecedores diferentes dependendo do tipo de material comprado Fornecedores de itens de baixa complexidade de mercado e de baixo impacto interno não terão a mesma atenção e tratamento por parte dos compradores do que os fornecedores dos itens de alto impacto interno e de poucas opções no mercado onde nestes casos a procura de relações de parceria é uma constante atividade por parte dos compradores Este modelo resume a questão em dois processos diferentes de desenvolvimento de fornecedores e compras dentro do próprio processo de aquisição ou seja haverá processos de compras focados nos itens comprados para os casos onde não existe complexidade de mercado ou seja para os itens não críticos e itens de alavancagem e processos focado nos fornecedores dos itens no caso dos demais quadrantes ou seja para os itens gargalo e estratégicos HAMMER CHAMPY1993 FILHO Moacir Godinho Evolução da Gestão de Compras aspectos teóricos e estudo de caso XIII SIMPEP Bauru SP Brasil 06 a 08 de Novembro de 2006 httpwwwsimpepfebunespbranais anais13artigos401pdf Acesso em 02102014 E então pessoal Conseguiram compreender o surgimento do termo As primeiras motivações para sua criação Vejam esta parte do texto Os produtos apresentavam imensa durabilidade em decorrência do projeto e dos materiais utilizados Verificamos claramente que o fato de o produto poder ter durabilidade maior tornou possível a sua armazenagem por tempo também maior A etapa das compras é um momento crucial para a empresa É aí que se faz a provisão dos materiais ou dos patrimônios para a empresa No entanto mais do que fazer a provisão é nesta etapa que se verificam as condições de mercado para que a empresa consiga estabelecer condições competitivas junto à concorrência Percebese dessa forma a importância de se fazer uma gestão adequada de compras pois isso oferece à empresa maior possibilidade de ganhos Quando se fala em gestão de compras atentamos para o fato de que toda a aquisição feita leva em conta as necessidades da organização No entanto é preciso considerar também as políticas próprias de cada empresa Geralmente cada organização possui uma maneira de promover os cálculos das despesas que envolvem os custos com estocagem e instalações Assim ao se realizar uma gestão qualitativa é possível haver um bom aproveitamento dos recursos já disponíveis evitando assim gastos com aquisição desnecessárias É possível perceber que o planejamento é parte fundamental Dentro desse planejamento é necessário saber também a quantidade a ser adquirida do material Diante disso ao fazer a gestão é importante o administrador considerar basicamente momento para a compra a quantidade os fornecedores o espaço para negociação de valores o recebimento o armazenamento a utilização Notase que não é um processo tão simples pois a compra deve ser feita de modo a evitar excedentes estocagem excessiva mas também evitar a falta de materiais para a empresa Sempre contudo buscando os melhores preços para a organização É claro que as negociações devem sempre perpassar pela ética as negociações devem ser feitas de forma honesta Nesse contexto convidoos a leitura de um pequeno trecho A administração de compras ou gestão de compras é a atividade responsável pela aquisição de materiais e matériasprimas dentro da empresa de acordo com as políticas específicas a cada organização incluindo os cálculos relacionados à despesa com estocagem e depreciação análise dos sistemas de custeio e avaliação das instalações Parte essencial no processo de suprimentos a administração de compras possibilita um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis na empresa evitandose gastos desnecessários com a aquisição de materiais depreciação e estocagem Cabe ao administrador de compras planejar as aquisições de forma a realizálas no tempo correto na quantidade certa e verificar se recebeu efetivamente o que foi adquirido além de trabalhar o desenvolvimento de fornecedores Para isso o administrador deverá manter um fluxo contínuo de suprimentos de modo a atender a demanda da produção evitando excedentes que podem gerar custos e gerando um mínimo de 13 investimentos a fim de não afetar a operacionalidade da empresa Caberá ao profissional ainda administrar os contratos com os fornecedores e realizar as negociações de forma justa e honesta garantindo sempre as melhores condições para a empresa principalmente no que se refere às condições de pagamento equilibrando preço prazo e qualidade Desta forma a empresa terá garantidos o aumento em sua produtividade pois não haverá o problema de falta de materiais e perda de prazos além de realizar compras com o menor custo possível impactando diretamente no faturamento final da organização Existem inúmeros softwares e ferramentas operacionais que podem auxiliar o administrador de compras na sua tarefa de manter um cadastro atualizado dos fornecedores e um fluxo confiável de matériasprimas e materiais O administrador de compras geralmente possui formação em administração ou logística e acaba se especializando na área através de cursos livres que podem ser feitos até mesmo online SOBRINHO Adenilson de Souza A importância da gestão de compras para a qualidade no atendimento aos clientes de um distribuidor de papel 2010 Disponível em httpfateczledubr TCC20101tcc200pdf Acesso em 22092014 Pensando na qualidade das compras feitas pela empresa elenco três tipos que podemos encontrar RECOMPRA DIRETA Procedimento rotineiro em que o comprador faz pedidos repetidos com nenhuma ou pouca alteração As empresas que compram dessa forma têm fornecedores regulares e necessidade constante dos materiais podendo inclusive contar com sistemas de compra eletrônica direta com o fornecedor EDI COMPRA MODIFICADA É o tipo de compra que envolve uma série de alternativas antes da sua concretização Porque normalmente ocorrem mudanças nas condições de compra em comparação com a recompra direta preços condições de pagamento produto etc COMPRA NOVA É a compra efetuada pela primeira vez ou em uma única vez Por isso há grande possibilidade de erro custos e principalmente informações sobre o fornecedor e o produto O processo de tomada de decisão sobre compras tanto para empresas industriais ou as empresas atacadistas e varejistas seguem o mesmo padrão no que diz respeito aos fatores motivadores da compra Quando o processo de compra utilizado é o de recompra direta à medida que o nível de estoque atinge um nível mínimo novo pedido é feito automaticamente desde que as condições previamente negociadas sejam as mesmas Caso contrário nova negociação deve ser feita Porém os elementos que devem ser considerados em processo de compras são preço e margem de lucro tempo de entrega do fornecedor pontualidade do fornecedor qualidade do produto condições de pagamento variedade inovação etc 2 Uso de licitações O processo de aquisição de recursos materiais e patrimoniais ou até mesmo de contratação de pessoal no serviço público nas empresas estatais mistas e autarquias deve obedecer à lei nº 8666 de 1993 Alterada posteriormente pela lei nº 8883 de 1994 que se refere ao processo de licitação que tem como principal objetivo dar transparência ao procedimento de aquisição ou contratação no serviço público Essa formalidade se faz necessária em virtude de que as fontes de recursos tanto na origem quanto na aplicação são públicos Por isso sua gestão deve ser responsável e democrática O que vem a ser o processo de licitação A licitação tem por finalidade propiciar igualdade àqueles que pretendem de alguma forma atender as necessidades do serviço público Em empresas de grande porte também é muito comum o uso de licitações Isso acontece porque há bastante concorrência para a vendagem dos produtos e ao utilizar de licitações a empresa consegue preços e qualidade competitivos além de maior transparência na compra dos produtos A licitação também permite que antes da compra a idoneidade de todos os concorrentes possa ser verificada garantindo um trabalho ético e dentro da lei Dentro desse contexto há diversas terminologias que ouvimos e que precisamos têlas esclarecidas Segue 1 LICITAÇÃO é o conjunto de procedimentos adotados pela Administração Pública visando a aquisição de bens e serviços 2 USUÁRIOCLIENTE são todos os setores da Administração Pública que se utilizam do processo licitatório para a aquisição de bens eou serviços 3 FORNECEDORPRESTADOR DE SERVIÇO é aquele que através de proposta escrita e assinada oferece à Administração o objeto da licitação 4 OBJETO é o bemserviço o qual pretende adquirir a Administração 5 PROCESSO é o conjunto de atos e documentos que compõe a rotina legal queobjetiva a aquisição de bens eou serviços 6 PROCEDIMENTO é o ato que compõe o processo licitatório Exemplo publicação do edital remessa de avisos eletrônicosvia email abertura de envelopes de habilitação propostas 7 HABILITAÇÃO são as condições exigidas pela Administração Pública dos participantes do certame licitatório para que estes possam oferecer seus bens serviços ao Estado PROPOSTA é o documento através do qual o licitante participa do certame oferecendo seu bemserviço à Administração Pública nas condições solicitadas pelo Edital 8 EDITAL DE LICITAÇÃO é o caderno processual que traz todas as condições e exigências de um determinado bem serviço do qual necessita a Administração Estadual 9 AUTORIDADE INSTAURADORA é a pessoa responsável pelo deferimento do processo licitatório determinando o início de seus atos e a homologação de seus procedimentos 14 Administração de recursos materiais e patrimoniais I 10 COMISSÃO DE LICITAÇÃO é o órgão colegiado composto por no mínimo 3 três servidores estaduais eou pessoas indicadas pela Autoridade Instauradora para efetivar controlar e dar seguimento até final adjudicação dos procedimentos licitatórios 11 PUBLICAÇÃO são todos os atos que tem por finalidade divulgar de forma ampla e irrestrita o processo licitatório Ex DOE jornais boletins INTERNET murais 12 JULGAMENTO é o ato da Comissão de Licitação que classifica as propostas apresentadas pelos licitantes e através de documento formal ata indica qual aquela que atendeu as condições exigidas pelo Edital 13 ATA DE JULGAMENTOCLASSIFICAÇÃO é a manifestação expressa da Comissão apontando a proposta que atendeu as condições do edital 14 ADJUDICAÇÃO é o ato privativo da Comissão de Licitação que indica à Autoridade Instauradora qual foi dentre as propostas apresentadas pelos fornecedores prestadores de serviço a proposta que apresentou total compatibilidade com a solicitação do Edital de Licitação 15 HOMOLOGAÇÃO é o ato privativo da Autoridade Instauradora que confirma a proposta indicada pela Comissão de Licitação como a vencedora do certame Fontehttpwwwadministracaoprgovbrmodulesconteudoconteudo phpconteudo50 Acesso em 15092014 Por meio dos itens elencados acima é possível entender o que a licitação envolve e de que forma pode ser utilizada É necessário ter claro que a proposta mais vantajosa deve ser escolhida de forma ética e responsável por isso o uso das licitações tanto em serviços públicos quanto em privados Então colegas gostaram do tema abordado Espero que sim Caso não tenham compreendido algum conteúdo entrem em contato 1 Gestão de compras breve histórico A etapa das compras é um momento crucial para a empresa É aí que se faz a provisão dos materiais ou dos patrimônios para a empresa No entanto mais do que fazer a provisão é nesta etapa que se verificam as condições de mercado para que a empresa consiga estabelecer condições competitivas junto à concorrência 2 O uso de licitações Os processos licitatórios ocorrem com o objetivo principal de conseguir os melhores valores e qualidades de materiais e serviços para as empresas públicas ou privadas Ocorre sempre de modo público nunca pode ser sigiloso Com isso a escolha é feita de modo transparente e ético Chegamos assim ao final da segunda aula Espero que agora tenha ficado mais claro o entendimento de vocês sobre Gestão de Compras Vamos então recordar Retomando a aula Indico a leitura do livro Compras Estratégicas Cláudio Mitsutani Caso possam é possível comprálo Acessem httpwwwsubmarinocombr produto119836673 livrocomprasestrategicasopnXMLGOOGLEepar WTsrch1eparbppl00goG22006s Pesquisem também na estante virtual que vende livros usados com preços bem acessíveis Vale a pena ler Vale a pena httpswwwyoutubecomwatchvxepvTjjWP1c Vale a pena acessar Minhas anotações