Planejamento do Fluxo de Caixa em Microempresas - Monografia UFSC

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA CENTRO SÓCIOECONÔMICO DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS ZULMAR ALDO FAUSTINO PLANEJAMENTO DO FLUXO DE CAIXA EM MICROEMPRESAS Florianópolis 2005 Zulmar Aldo Faustino PLANEJAMENTO DO FLUXO DE CAIXA EM MICROEMPRESAS Monografia apresentada à Universidade Federal de Santa Catarina como um dos pré requisitos para a obtenção do grau de bacharel em Ciências Contábeis Orientador Professor Dr Jurandir Sell Macedo Junior Florianópolis 2005 Zulmar Aldo Faustino PLANEJAMENTO DO FLUXO DE CAIXA EM MICROEMPRESAS Esta monografia foi apresentada como trabalho de conclusão do Curso de Ciências Contábeis da Universidade Federal de Santa Catarina obtendo a nota de atribuída pela banca constituída pelo orientador e membros abaixo Florianópolis 7 de junho de 2005 Profª Drª Elisete Dahmer Pfitscher Coordenadora de Monografias do Departamento Banca Examinadora Prof Dr Jurandir Sell Macedo Junior Presidente Departamento de Ciências Contábeis UFSC Nota atribuída Profª Drª Sandra Rolin Ensslin Departamento de Ciências Contábeis UFSC Nota atribuída Prof Dr José Alonso Borba Departamento de Ciências Contábeis UFSC Nota atribuída 9 À minha família especialmente a Zulmar Faustino e Nadir da Silva Faustino meus pais Agradecimentos Agradeço a Deus força que se manifesta nas boas idéias e principalmente nas boas ações Agradeço à minha família pelo apoio e incentivo além da compreensão pela atenção que não lhes pude dar por fazer este trabalho Digo o mesmo a meu amigo Luiz irmão camarada e à minha adorada Mimi a quem agradeço além da atenção e do carinho o apoio para a elaboração da última parte desta pequena obra Agradeço ao meu orientador Dr Jurandir por suas opiniões fortes e confiáveis e por suas idéias bastante valorosas Obrigado à Professora Katia Abbas que caneteou meus primeiros rascunhos Agradeço também aos demais Professores do Curso de Ciências Contábeis desta Universidade pelo conhecimento transmitido e por sua paciência Agradeço ainda a meus colegas de curso com quem tenho compartilhado momentos de aprendizado e crescimento como diria Kaplan Obrigado a todos que convivem comigo já que a partir da convivência se aprende boa parte do que se sabe A sabedoria não nos é dada é preciso descobrila por nós mesmos depois de uma viagem que ninguém nos pode poupar ou fazer por nós Marcel Proust RESUMO FAUSTINO Zulmar Aldo Planejamento do fluxo de caixa em microempresas 2005 63 p Trabalho de Conclusão de Curso Monografia Curso de Ciências Contábeis Universidade Federal de Santa Catarina Florianópolis 2005 Orientador Dr Jurandir Sell Macedo Junior Defesa 07062005 Esta pesquisa tem como objetivo apresentar uma maneira de se planejar o fluxo de caixa em microempresas buscando para isso mostrar alguns aspectos relevantes que influenciam nesse planejamento Tal estudo se justifica pela importância das microempresas para a economia nacional bem como pela carência de estudos que busquem ferramentas aplicáveis à tomada de decisão nessas entidades Fazse uma pesquisa exploratória de metodologia bibliográfica em busca de conceitos relacionados a planejamento controle financeiro orçamento fluxo de caixa e orçamento de caixa bem como de modelos para a prática deste Também é feita uma breve exposição do ciclo de vida organizacional especialmente sobre as primeiras etapas O modelo apresentado permite o planejamento do fluxo de caixa de maneira flexível e com baixo custo porém são necessários alguns prérequisitos para sua implementação como previsões de vendas e demais movimentações financeiras além de uma estrutura favorável e apoio da administração da empresa Concluise que o fluxo de caixa é de importância fundamental nas empresas foco de estudo o que assegura a necessidade de se efetuar um planejamento adequado objetivando contribuir para a continuidade dessas empresas Palavraschave fluxo de caixa planejamento controle ABSTRACT FAUSTINO Zulmar Aldo Planejamento do fluxo de caixa em microempresas 2005 63 p Trabalho de Conclusão de Curso Monografia Curso de Ciências Contábeis Universidade Federal de Santa Catarina Florianópolis 2005 Orientador Dr Jurandir Sell Macedo Junior Defesa 07062005 This research has the purpose to show a way of planning the cash flow in the microcompanies trying for this to show some important aspects that influence in this planning Such study is justified by the importance of microcompanies to the national economy as well as for the lack of studies that search for applicable tools on taking decision in these enterprises One does research about bibliographical methodology in search of related concepts on planning financial controlled budget cash flow and cash budget as well as models to practice those is made Also a brief exposition about the cycle of organizational life especially on the initial stages is done The presented model allows the planning of cash flow in a flexible way and with low cost however some presupposes for its implementation are necessary such as financial forecasts of sale and other financial movements plus a favorable structure and support from the companys management One concludes that cash flow has fundamental importance in the companies that were the focus of this study which assures the need of executing an adjusted planning aiming contributing for the continuity of these companies Key words cash flow planning control SUMÁRIO 1 Introdução10 11 Tema e problema 10 12 Objetivo geral 14 13 Objetivos específicos14 14 Justificativa do estudo 15 15 Metodologia de pesquisa 18 16 Organização do trabalho20 17 Limitações da pesquisa20 2 Fundamentação teórica22 21 Definição de microempresa22 211 Definição adotada pelo SEBRAE22 212 Definição adotada pela legislação tributária23 213 Considerações acerca do ciclo de vida das empresas23 22 Planejamento definições e importância28 221 O controle 32 23 O caixa33 231 O fluxo de caixa34 3 Aplicação do planejamento ao disponível 37 31 Requisitos para a elaboração do orçamento de caixa 39 32 Modelo de planejamento de fluxo de caixa proposto por Zdanowicz45 33 Controle do saldo de caixa algumas possibilidades49 34 Prática aplicação do modelo de Zdanowicz em uma microempresa51 4 Considerações finais e recomendações 57 41 Recomendações para trabalhos futuros 58 Referências 60 1 INTRODUÇÃO Neste capítulo são expostas as razões que motivam a pesquisa bem como o contexto no qual se insere o tema Expõese o problema cuja resposta é buscada no trabalho a metodologia de pesquisa adotada e a estrutura da obra além das limitações da pesquisa 11 Tema e problema Queji 2002 mostra uma pesquisa realizada pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas SEBRAE apontandoas como responsáveis por 59 da ocupação de mão de obra e por 20 do produto interno bruto do país Em 2004 o SEBRAE constatou que o resultado consolidado para o Brasil em termos de capital investido em máquinas equipamentos mobiliário etc investimento fixo e capital de giro permite estimar uma perda de R 198 bilhões de inversões na atividade econômica oriundas das empresas encerradas com até 04 quatro anos de constituição SEBRAE 2004b p 28 Por sua vez o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística IBGE constatou que as micro e pequenas empresas de comércio e serviços ocuparam no ano 2001 608 por cento da mãode obra desses setores IBGE 2003 p 22 Podese dizer portanto que há perdas consideráveis com o fechamento dessas empresas não apenas do ponto de vista econômico mas também pela ótica social já que se estendem aos postos de trabalho nelas existentes A pesquisa concluída pelo SEBRAE em 2004 abarcando empresas abertas entre os anos 2000 a 2002 em todo o Brasil mostrou que na opinião dos empresários o maior problema enfrentado pelas empresas que fecharam é a falta de capital de giro Esse problema indica segundo o SEBRAE um desequilíbrio nas entradas e saídas de recursos na empresa SEBRAE 2004b p23 Também se constatou na pesquisa que na opinião dos proprietários das empresas com 10 até 19 ocupações a falta de conhecimentos gerenciais é uma forte razão para a paralisação 11 das atividades Na Tabela 1 é possível visualizar o ranking completo das principais dificuldades enfrentadas responsáveis segundo os empresários que responderam à pesquisa pelo fechamento das empresas Principais dificuldades na condução das atividades e razões para o fechamento da empresa Dificuldades razões Ranking Falta de capital de giro 42 Falta de clientes 25 Problemas financeiros 21 Maus pagadores 16 Falta de crédito bancário 14 Recessão econômica do país 14 Outra razão 14 Ponto local inadequado 8 Falta de conhecimentos gerenciais 7 Problemas com a fiscalização 6 Falta de mãodeobra qualificada 5 Instalações inadequadas 3 Carga tributária elevada 1 Concorrência muito forte Desconhecimento do mercado Tabela 1 Ranking das dificuldades enfrentadas pelas empresas extintas Fonte SEBRAE 2004b p 38 A pesquisa admitiu respostas múltiplas Notase que a falta de capital de giro é vista como um fator determinante da descontinuidade da empresa Dentre as que se mantiveram ativas no período pesquisado o percentual de assinalações à falta de capital de giro como uma das principais dificuldades é o mesmo como exposto na Tabela 2 Principais dificuldades na condução das atividades Dificuldades Ranking Carga tributária elevada 68 Falta de capital de giro 42 Recessão econômica do país 35 Concorrência muito forte 32 Falta de crédito bancário 19 Maus pagadores 18 Falta de mãodeobra qualificada 17 Problemas financeiros 15 Falta de clientes 14 Falta de conhecimentos gerenciais 8 Problemas com a fiscalização 6 Ponto local inadequado 4 Instalações inadequadas 4 Desconhecimento do mercado 4 Outra razão 3 Tabela 2 Ranking das dificuldades enfrentadas pelas empresas sobreviventes Fonte SEBRAE 2004b p 38 12 Algo que chama a atenção é a diferença entre a os apontamentos à carga tributária elevada identificada por apenas um por cento dos empresários cujas empresas fecharam e por 68 por cento daqueles cujas empresas se mantiveram ativas Isso pode indicar que a percepção da elevada carga tributária fique evidente à medida que a empresa supere outras dificuldades importantes para a sobrevivência As empresas que se mantiveram em atividade percebem de forma um pouco diferente as dificuldades porém não deixam de apontar problemas relacionados ao capital de giro A recessão econômica e a forte concorrência ocupam lugares mais altos no ranking das dificuldades que enfrentam problemas externos que geram dificuldades no fluxo de caixa já que atacam diretamente às vendas O apontamento direto à falta de capital de giro continua forte Com isso possível inferir uma necessidade de apoio creditício para as micro e pequenas empresas A liquidez é fundamental para a continuidade e para os resultados da empresa já que representa a capacidade desta para cumprir em tempo seus compromissos financeiros e sustentar suas atividades Para Dalbello 1999 p11 é uma função portanto uma capacidade que os meios patrimoniais exercem para suprir as necessidades de pagamentos A habilidade da empresa converter ativos em caixa sem perdas significativas Nas palavras de Assaf Neto e Silva 1997 p35 a insuficiência de caixa nas empresas pode determinar cortes nos créditos suspensão de entregas de materiais e mercadorias e ser causa de uma séria descontinuidade em suas operações As empresas não vivem de lucro não pagam suas contas com lucro os salários dos empregados os fornecedores os dividendos a acionistas etc são pagos com caixa TELES 1997 p 69 Para Frezati 1997 qualquer empresa é movida a caixa Resnik 1990 p afirma que a administração do caixa é uma condição decisiva para a sobrevivência e o sucesso da uma pequena empresa 13 A necessidade de caixa é uma questão importante tanto em momentos de ascensão quanto em crises econômicas Se o mercado está favorável e a empresa cresce ela precisa de recursos para fomentar esse crescimento já que um aumento nas vendas demanda mais investimentos em capital humano mercadorias e matérias primas se for o caso bem como investimentos em propagandas dentre outros recursos que são pagos em curto prazo Durante o crescimento existem aqueles drenos no fluxo de caixa relacionados a todos os custos operacionais novos e adicionais muitos desses gastos podem ser feitos várias semanas ou até mesmo meses antes de os clientes pagarem pelas vendas relacionadas contribuindo para um déficit de caixa prematuro e inesperado RESNIK 1990 p 207 Oportunidades de investimentos financeiros e descontos na compra de mercadorias à vista também só poderão ser aproveitadas se a empresa tiver caixa Em momentos difíceis quando as vendas diminuem os índices de inadimplência aumentam e há menos concessão de prazos pelos fornecedores é necessária uma atenção a fim de se evitar níveis de caixa insuficientes para liquidar as dívidas o que pode ser feito através de reduções dos prazos concedidos aos clientes diminuições na quantidade de mercadorias compradas dentre outras medidas Tais medidas podem ter conseqüências negativas o que corrobora a necessidade de planejamento O fluxo de caixa não é algo que acontece isolado mas depende de todas as atividades da empresa sejam elas operacionais de financiamento ou de investimento classificação normatizada pelo Financial Accouting Standards Board FASB TELES 1997 UM NOVO 1988 Outrossim seu planejamento depende da estratégia geral da empresa e infere o quanto será necessário buscar de empréstimos e linhas de financiamento e crédito ou o quanto se irá investir no período determinado Mesmo não sendo suficientes para a tomada de decisão o demonstrativo de fluxo de caixa junto com seu planejamento são de grande importância Administrar uma empresa valendose apenas de demonstrativos contábeis elaborados com base no princípio da competência é uma tarefa difícil Da mesma forma é difícil dizer se uma empresa está bem ou mal ou se é bem 14 administrada sem olharse para seu caixa para a maneira como lida com suas necessidades de capital de giro e especificamente de disponibilidades Um ponto importante a considerar é o fato de que a maioria das empresas de micro e pequeno porte é administrada pelos próprios sócios SEBRAE 2004b comumente com pouca formação na área financeira e portanto relativamente com pouco conhecimento ou informações suficientes para compreender e utilizar da melhor maneira as demonstrações contábeis tradicionais geradas pelo regime de competência Isso não reduz a importância dessas demonstrações mas amplia a importância do demonstrativo de fluxo de caixa e do correto planejamento desse fluxo até porque a utilidade das informações contábeis depende das decisões tomadas sobre seu alicerce nesse caso o demonstrativo de fluxo de caixa pode ser mais útil não dispensando as outras demonstrações contábeis Considerando os problemas expostos podese formular a seguinte questão Como elaborar um planejamento de fluxo de caixa para microempresas 12 Objetivo geral O objetivo geral deste trabalho é pesquisar os aspectos relevantes no planejamento do fluxo de caixa em microempresas apresentando um método possível de ser implantado 13 Objetivos específicos Para alcançar o objetivo principal do trabalho fazse necessário cumprir os seguintes objetivos específicos definir microempresas no contexto do trabalho revisar de maneira sucinta o que é planejamento e qual sua importância nas empresas 15 demonstrar a importância mostrando pesquisas e opiniões de estudiosos do fluxo de caixa nessas empresas demonstrar como o planejamento pode ser aplicado ao Disponível das empresas sugerir um método de fluxo de caixa que possa ser aplicado em microempresas 14 Justificativa do estudo Diversos fatores determinam a necessidade de se planejar o fluxo de caixa Os desafios a enfrentar para a conquista de um espaço no mercado exigem do empresário bom conhecimento conhecimento dos potenciais clientes dos produtos que eles desejam de como os podem adquirir dentre outros fatores SEBRAE 2004b Ferramentas que permitem administrar melhor maximizando a riqueza e o retorno aos investidores e colaboradores são importantes na superação a esses desafios sendo essa uma constatação dos próprios empresários ao apontarem em primeiro lugar entre as causas do fracasso questões relacionadas a falhas gerenciais na condução dos negóciosSEBRAE 2004b p 14 Parece claro que para lidar com as mudanças rápidas que estão ocorrendo externa e internamente as organizações passam a demandar uma forma de administrar decorrente principalmente da necessidade imperiosa de se direcionar a atenção para o atendimento das necessidades dos clientes mediante planos programas orçamentos e operações que devem ser adotados de forma bem diferente daquela praticada há 20 anos GOMES SALAS 2001 p 125 O que determina o êxito das empresas não é apenas seu lucro ou sua rentabilidade mas também sua capacidade de manter as atividades em andamento constante proporcionando retornos perenes Essa perenidade somente é possível quando a empresa possui no prazo necessário meios de pagamento que cubram suas necessidades Para Dalbello 1999 o interesse que os acionistas gerentes e credores da empresa têm na sua capacidade de cumprir as obrigações inclui a liquidez como parte do sucesso empresarial Sabese que a liquidez não abrange somente as disponibilidades mas também os estoques 16 títulos a receber investimentos dentre outras contas que compõem o patrimônio das entidades No entanto a preocupação com o Disponível é especialmente importante pois é o que as empresas usam para liquidarem suas dívidas ou efetuarem negócios à vista Considerando as palavras de Assaf Neto e Silva 1997 podese dizer que o objetivo de se planejar o fluxo de caixa é minimizar a quantidade de dinheiro e recursos de liquidez imediata à disposição reduzindo o custo de oportunidade contido na não aplicação desses recursos em atividades da empresa ou mesmo em investimentos à parte de suas atividades principais Ainda seguindo o que os autores dizem é função do planejamento do fluxo de caixa levar a decisões que não comprometam a capacidade de pagamento da empresa Ao se evitar atrasos nos pagamentos reduzse a ocorrência de juros e multas Quando a empresa possui recursos na quantidade necessária ao pagamento de suas dívidas há uma redução na necessidade de buscar empréstimos o que também reduz o pagamento de juros Portanto há nisso outra forma de se maximizar a riqueza da entidade Para as microempresas qualquer onerosidade pode trazer conseqüências ruins já que segundo Resnik 1990 a escassez de recursos caracteriza especialmente as empresas pequenas Isso se reflete nas opiniões dos empresários que segundo pesquisa realizada por Queji 2002 indicam os problemas financeiros e a baixa margem de contribuição como fatores muito importantes A carência de relatórios que elucidem facilmente a situação financeira nas empresas objeto de estudo constituise num incentivo à pesquisa na área Segundo Modro 2000 muitas vezes o empresárioadministrador acaba gerenciando sua empresa pela intuição deixando de analisar dados que reflitam a realidade do negócio Com isso outro fator de incentivo ao uso do fluxo de caixa como instrumento de suporte à decisão e ao planejamento é sua fácil compreensão Campos Filho 1993 p19 defende o controle gerencial através do fluxo de caixa já que este gera informações compatíveis com o 17 raciocínio dos negócios Além disso o tempo dispendido na elaboração do fluxo de caixa é consideravelmente menor que o necessário para a elaboração das demais demonstrações contábeis podendo ser construído até mesmo por uma só pessoa o que pode facilitar sua utilização em microempresas Para Teles 1997 p70 o demonstrativo de fluxo de caixa comparado à demonstração de origens e aplicações de recursos é de bem mais fácil entendimento principalmente para o usuário que não tenha conhecimento profundo de Contabilidade A importância das microempresas para a economia nacional também justifica a busca por conhecimentos na área já que tais empresas são responsáveis por boa parte dos recursos investidos na economia nacional Tal importância requer estudos que visem melhorar o processo decisório para o microempresário o que pode contribuir para a redução na mortalidade dessas empresas Gomes e Salas 2001 p 47 afirmam que em relação às pequenas e médias empresas é inadmissível o desconhecimento sobre a importância destes tipos de organização em qualquer país assim como sobre a tendência hoje observada no contexto das grandes corporações de implementação de políticas de reorganização onde a descentralização implica em se trabalhar cada vez mais com pequenas unidades de negócios autônomas nos moldes das pequenas e médias empresas Finalmente o fato de boa parte do micro e pequeno empresariado buscar o Contador para auxílio na condução ou gerenciamento da empresa determina a necessidade de conhecimento dos profissionais da Contabilidade em ferramentas gerenciais aplicáveis a essas empresas o que justifica pesquisas na área Segundo o SEBRAE 2004b p 46 42 por cento das empresas brasileiras que abriram entre os anos 2000 e 2002 e mantiveram suas atividades até 2004 buscaram auxílio do Contador Para as empresas que fecharam o índice é de 36 pontos percentuais Apesar de a pesquisa não definir que motivos fizeram os empresários buscarem o apoio do Contador ela afirma que tal busca se dá durante as atividades da empresa O fato de um percentual maior de empresas abertas terem buscado o Contabilista indica que as empresas não buscam o profissional 18 apenas para auxiliar nos trâmites de encerramento das atividades já que se assim fosse as empresas extintas buscariam mais o Contador do que as ativas Na Tabela 3 é possível visualizar os tipos de assessorias buscadas pelos empresários Tipos de assessorias e auxílios demandados na condução ou gerenciamento da empresa segundo os proprietários Tipo de assessoria auxílio Empresas Extintas Empresas Ativas Contador 36 42 Não procurou assessoria auxílio 32 25 Empresas de consultoria consultores 16 14 Pessoas que conheciam o ramo 9 9 Associação de empresas do ramo 3 2 SEBRAE 3 4 Outros 3 Tabela 3 Tipos de assessorias ou auxílios buscados pelas empresas Fonte SEBRAE 2004b p 46 Os empresários que não buscaram o Contador procuraram auxílio dentre empresas de consultoria pessoas que conheciam o ramo associações de empresas do ramo e o SEBRAE além de outras assessorias Um percentual considerável não buscou auxílio algum em sua maioria empresas que fecharam o que pode indicar uma relação causal além de mostrar uma possibilidade de ampliação da atuação dos contabilistas 15 Metodologia de pesquisa Para Rudio 1992 p15 grifo do autor o método da pesquisa científica não é outra coisa do que a elaboração consciente e organizada dos diversos procedimentos que nos orientam para realizar o ato reflexivo isto é a operação discursiva de nossa mente Soares 2003 afirma que a metodologia permite ao pesquisador alcançar os objetivos da pesquisa é o que permite criarse um caminho para desenvolvêla Segundo Gil 2002 uma forma de se classificar as pesquisas é em relação aos seus objetivos gerais sendo possível definilas como exploratórias descritivas ou explicativas Para o autor 19 2002 p 41 as pesquisas exploratórias têm como objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema com vistas a tornálo mais explícito ou a constituir hipóteses Pesquisas descritivas têm como objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou então o estabelecimento de relações entre variáveis GIL 2002 p 42 Enquanto isso as pesquisas explicativas preocupamse em identificar os fatores que determinam ou que contribuem para a ocorrência dos fenômenos Ibid Gomes e Salas 2001 chamam a atenção para a falta de interesse de muitos autores pelo estudo de ferramentas gerenciais aplicáveis às micro e pequenas empresas Em vista disso podese definir esta pesquisa quanto aos objetivos como exploratória já que busca conhecer com maior profundidade o assunto RAUPP BEUREN 2003 p 80 No trabalho descrevemse conceitos e métodos utilizados no planejamento especificamente do fluxo de caixa comparandoos e buscando dentre os estudados um método aplicável em microempresas comerciais Para a obtenção de dados há diversos métodos conhecidos pesquisa documental bibliográfica experimental estudo de caso dentre outros RAUPP BEUREN 2003 Gil 2002 p 45 cita como principal vantagem da pesquisa bibliográfica o fato de permitir ao investigador a cobertura de uma gama de fenômenos muito mais ampla do que aquela que poderia pesquisar diretamente Destarte optouse neste trabalho pela pesquisa bibliográfica Esta pesquisa busca estudos que mostram os métodos usuais para o planejamento do fluxo de caixa São analisadas fontes bibliográficas baseadas em pesquisas científicas desenvolvidas em universidades bem como outras fontes constituídas por obras de autores que atuam ou estudam o ramo abordado Também são buscadas informações junto a instituições de apoio as micro e pequenas empresas 20 16 Organização do trabalho Este trabalho é dividido em cinco capítulos No primeiro é introduzido o tema e exposto o problema de pesquisa em seguida expõemse o objetivo geral e os específicos além da justificativa do estudo Também é exposta a metodologia de pesquisa adotada a organização do trabalho e encerrando as limitações da pesquisa No segundo capítulo fazse uma fundamentação teórica onde são exibidas algumas definições de microempresa e considerações sobre o ciclo de vida das organizações O planejamento é abordado nesse capítulo onde se busca demonstrar sua importância e algumas definições a seu respeito o que inclui considerações acerca de controle Finalizando o capítulo são expostas definições sobre o caixa e as movimentações que compõem seu fluxo O capítulo três expõe pontos relevantes para o planejamento do caixa São considerados alguns requisitos que a empresa deve cumprir para a elaboração de um planejamento adequado do caixa bem como algumas características que o sistema de planejamento deve possuir Em seguida é apresentado um modelo proposto por Zdanowicz expondose na seqüência possibilidades para o planejamento do saldo final de caixa Encerrase o capítulo com a apresentação da implantação do fluxo de caixa numa microempresa O capítulo quatro é composto pelas considerações finais e recomendações Fazse uma reflexão acerca de todo o trabalho verificando se seus objetivos são atingidos Além disso são feitas algumas recomendações para pesquisas futuras O capítulo cinco encerra o trabalho contendo as referências que compõem as fontes de dados desta pesquisa 17 Limitações da pesquisa Um fator importante identificado na pesquisa é a utilização de técnicas estatísticas e a 21 elaboração de múltiplos orçamentos no intuito de se reduzir os efeitos da incerteza quanto ao futuro Este trabalho limitase a pesquisar a importância do planejamento e demonstrar uma maneira de aplicálo não analisando profundamente as técnicas envolvidas na prospecção dos dados que devem compor o orçamento de caixa Esta pesquisa pretende como exposto demonstrar uma maneira de se planejar o fluxo de caixa em microempresas não estendendo seu foco a empresas de médio porte ou a grandes empresas Além disso aspectos relacionados ao controle não financeiro não compõem o foco deste trabalho Dentro do sistema de controle ocupa um lugar importante o sistema de controle financeiro que está centrado em informação de caráter financeiro fundamentada na contabilidade de gestão sistema de custos e controle orçamentário Entretanto também existem sistemas de controle não financeiro de caráter mais formalizado sistemas de controle de produção ou de controle comercial ou menos formalizado cultura organizacional liderança Estes podem ser tanto ou mais importantes As características de um sistema de controle dependerá das características de uma organização e de seu contexto social GOMES SALAS 2001 p53 Neste trabalho é relatada apenas marginalmente a influência de aspectos comportamentais culturais e outros aspectos organizacionais ou ambientais que possam influenciar no planejamento e controle do fluxo de caixa não sendo pesquisados tais aspectos a fundo 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Neste capítulo são abordadas as questões fundamentais do trabalho Expõemse conceitos de planejamento e fluxo de caixa bem como sua importância para as empresas Também são definidas dentre tais empresas as que compõem o foco desta pesquisa 21 Definição de microempresa Para que fique claro o foco deste trabalho fazse nos próximos tópicos uma exposição de algumas classificações atribuídas às empresas Inicialmente será mostrada a classificação adotada pelo SEBRAE após aquela da legislação tributária e finalmente algumas considerações a respeito do ciclo de vida das organizações 211 Definição adotada pelo SEBRAE Há dois critérios importantes adotados na classificação de empresas ambos quantitativos seu faturamento e seu número de colaboradores O SEBRAE que atua junto a empresas de micro e pequeno porte pesquisando e buscando maneiras de incentivarlhes à continuidade e ao crescimento defineas de acordo com o número de empregados Para essa entidade microempresa comercial é aquela com até nove empregados e industrial a que possui até dezenove Empresas prestadoras de serviço seguem a mesma classificação das comerciais SEBRAE 2004a 23 212 Definição adotada pela legislação tributária A legislação tributária através da Instrução Normativa número 355 de 29 de agosto de 2003 expedida pela Secretaria da Receita Federal determina regras para que uma empresa seja classificada como micro ou pequena podendo então usufruir de tratamento tributário diferenciado BRASIL 2003 Tal Instrução baseiase na Lei 931796 alterada pelas Leis 973298 e 977999 que instituem o Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e das Empresas de Pequeno Porte SIMPLES QUEJI 2002 Caso a empresa seja caracterizada como micro ou pequena poderá optar pelo recolhimento de tributos através do SIMPLES BRASIL 2003 A classificação assim como a do SEBRAE é definida por um aspecto quantitativo aqui consistindo no faturamento anual ou proporcional da empresa São consideradas microempresas aquelas com faturamento de até cento e vinte mil Reais por ano 213 Considerações acerca do ciclo de vida das empresas A classificação de empresas de pequeno porte não é fácil pois elas têm características individualmente próprias não existindo uma definição uniforme ou obrigatória MALUCHE 2000 Para alguns autores as características qualitativas são mais importantes na diferenciação das empresas Como exemplo disso podese citar Queji 2002 que afirma apresentarem as pequenas empresas várias características peculiares como sua proximidade dos sócios sua dimensão sua estrutura organizacional dentre outras A importância do conhecimento do ciclo de vida organizacional está dentre outros fatores 24 em entender como se dá o processo de gestão empresarial em cada uma das fases do ciclo e isto pode levar o profissional da Contabilidade a gerar informações mais completas e mais seguras BORINELLI BEUREN 2003 p42 Adizes 1993 afirma existirem diversos estágios no ciclo de vida das empresas Para ele podese dividir esse ciclo de vida em dez fases quais sejam namoro infância tocatoca adolescência plenitude estabilidade aristocracia burocracia incipiente burocracia e morte Para Borinelli e Beuren 2003 p40 mesmo utilizando nomenclaturas e números de estágios diferentes as diversas abordagens acerca do ciclo de vida das organizações abrangem as mesmas fases que uma empresa atravessa durante sua vida incluindo nascimento expansão ou desenvolvimento e maturidade Na abordagem de Adizes 1993 a fase do namoro consiste na idéia da criação da empresa ou seja ela ainda não nasceu mas já está sendo idealizada por seu fundador Nessa fase o compromisso do fundador com sua idéia é fundamental uma vez que disso depende o futuro da organização se ela irá nascer ou será apenas um caso Após o nascimento vem a infância fase na qual a figura do fundador ainda é bem importante caracterizando fortemente o comportamento empresarial Além dessa necessidade de compromisso do fundador a infância se caracteriza pela necessidade constante de investimentos financeiros Ibid Essa necessidade aliada à falta de planejamento pode levar a erros como a busca de empréstimos a curto prazo para a realização de investimentos a venda de mercadorias a preços abaixo de seu custo total no intuito de aumentar as vendas causando prejuízo e a venda de partes do capital social dentre outros ADIZES 1993 A demanda por investimentos financeiros é constatada em pesquisa publicada pelo SEBRAE que mostra a falta de capital de giro como a dificuldade mais citada por proprietários de micro e pequenas empresas SEBRAE 2004b A figura 1 mostra os problemas típicos de uma 25 empresa criança segundo Adizes Voltada para a ação e impulsionada pelas oportunidades Portanto Poucos sistemas normas ou diretrizes Portanto Desempenho inconsistente Portanto Vulnerabilidade um problema pode tornarse uma crise sem aviso prévio Portanto Gerenciase através das crises Portanto Há pouca delegação o gerente é um show individual Portanto O compromisso do fundador é constantemente posto à prova e é crucial para a sobrevivência Figura 1 Modelos típicos de comportamento de uma organização Criança Adaptado de Adizes 1993 p 25 A figura ilustra o efeito que ocorre pela necessidade de obtenção de recursos e pela falta de planejamento comuns em empresas pequenas que normalmente possuem pouca experiência Segundo o IBGE as micro e pequenas empresas se caracterizam dentre outras coisas por baixa intensidade de capital forte presença de proprietários sócios e membros da família como mãodeobra ocupada nos negócios poder decisório centralizado estreito vínculo entre os proprietários e as empresas não se distinguindo principalmente em termos contábeis e financeiros pessoa física e jurídica contratação direta de mãodeobra maior dificuldade de acesso ao financiamento de capital de giro IBGE 2003 p 18 Adizes corrobora essas afirmações ao afirmar que Uma organização Criança tem poucas diretrizes poucos sistemas poucos procedimentos e poucos orçamentos A maioria das pessoas nessa organização inclusive o presidente estão na rua vendendo fazendo Há poucas reuniões de pessoal A organização é altamente centralizada e poderia ser bem descrita como um 26 show individual Nela todos se chamam pelo primeiro nome há pouquíssima hierarquia e inexiste um sistema de contratação de pessoal ou de avaliação de desempenho As pessoas são contratadas à medida em que se tornam necessárias e porque impressionam aqueles que as contrataram Geralmente carece de profundidade gerencial isto é não há ninguém com capacidade para assumir a direção se o fundador vier a falecer Ela não possui passado nem experiência de modo que um erro no projeto do produto ou nas vendas no serviço ou no planejamento financeiro pode ter repercussões fatais A probabilidade desses erros ocorrerem é elevada pois a organização geralmente vive com o dinheiro contado ADIZES 1993 p 2223 grifo do autor Após a infância vem a fase tocatoca quando os principais problemas estão relacionados a arrogância ou excesso de pretensão decorrente do sucesso obtido no estágio anterior Chega se a um estágio em que a idéia já está em funcionamento em que a empresa já resolveu seu fluxo de caixa negativo e em que as vendas vão aumentando Ela parece que não só está sobrevivendo como também florescendo Isso torna o fundador e a organização arrogantes ou melhor Arrogantes com A maiúsculo Ibid p 35 Essa arrogância se caracterizada por diversos investimentos que a empresa efetua em áreas que muitas vezes não têm muita ligação com suas atividades levando a perdas ADIZES 1993 Naturalmente isso apenas ocorre quando a empresa sobrevive aos primeiros momentos ao que Adizes chama infância Todavia segundo o SEBRAE boa parte das empresas brasileiras não ultrapassa os primeiros anos de atividade chegando a 599 o percentual de empresas que fecham suas portas até os quatro primeiros anos SEBRAE 2004 p 19 Essa informação é corroborada pelo IBGE 2003 p 18 ao afirmar que há altas taxas de natalidade e mortalidade dentre as micro e pequenas empresas Planejar o fluxo de caixa pode fazer a diferença já que a falta de capital de giro tem sido apontada como uma das maiores dificuldades encontradas pelos empresários nos primeiros anos de empreendimento SEBRAE 2004 Nem toda empresa nasce pequena SEBRAE 2004 ou seja não há uma relação obrigatória entre tamanho e tempo de existência Também se admite que nem todas nascem criança há organizações que já nascem como burocracias especialmente filiais de grandes empresas ou órgãos do Estado ADIZES 1993 Em outras palavras podese admitir que não há uma relação causal entre tamanhotempo e crescimentoenvelhecimento BORINELLI BEUREN 27 2003 p38 Porém boa parte das empresas que se formam no Brasil são de micro e pequeno porte e apresentam características próprias dos primeiros estágios do ciclo de vida aqui citadas especialmente proximidade do fundador dificuldades no fluxo de caixa e falta de planejamento SEBRAE 2004b Dessa forma entendese como importante essa exposição sobre o ciclo de vida das organizações Adotase para este trabalho como referência padrões de classificação de empresas já existentes ambas conhecidas a classificação anteriormente citada de uso pelo SEBRAE por número de colaboradores e a classificação utilizada pela legislação tributária para determinar as empresas que podem optar pelo SIMPLES Porém em vista das dificuldades em se definir corretamente o que é uma microempresa devese ressaltar que as classificações supracitadas empresas prestadoras de serviço e comerciais com até nove empregados e industriais com até dezenove e cujo faturamento anual não ultrapasse 120 mil reais são apenas referências não devendo ser consideradas definições exatas Conforme exposto há características peculiares às microempresas as quais devem ser consideradas quando da utilização do modelo apresentado à frente Além disso devese considerar os aspectos relacionados ao ciclo de vida da empresa em análise para que se possa melhor identificar suas necessidades e utilizar ferramentas que melhor se adeqüem à situação Nos próximos tópicos são abordados o planejamento e o controle financeiros São expostos conceitos gerais acerca desses temas partindose em seguida ao fluxo de caixa e seu planejamento 28 22 Planejamento definições e importância Segundo Covey 2003 todas as coisas são feitas duas vezes uma quando são planejadas outra quando são executadas Até mesmo as mais simples passam por esse processo já que salvo os acidentes e alterações climáticas os acontecimentos são primeiro imaginados depois construídos Naturalmente pode haver mudanças dependendo das alterações ambientais internas e externas mas quando se planeja algo a possibilidade de que dê certo é maior Para Welsch 1996 as decisões administrativas são todas voltadas para o futuro já que o passado é imutável Sendo assim sempre existe alguma forma de planejamento sobre o que será feito Algo que faz diferença para o autor é o tempo disponível entre a ação e a consciência acerca de sua necessidade quanto maior o tempo maior a possibilidade de se analisar estudar consultar preliminarmente as possibilidades de ação e maior será a probabilidade de sucesso ou melhor resultado O planejamento é segundo Megginson Mosley e Pietri Junior 1986 p 105 a escolha de um curso de ação e a decisão adiantada do que deve ser feito em que seqüência quando e como A preparação para as possíveis dificuldades contidas na consecução dos objetivos traçados permite tomarse antecipadamente decisões que minimizem os prejuízos dessas e ampliem os benefícios gerados Lunkes 2003 p 11 num estudo acerca do planejamento e sua evolução ao longo do tempo afirma que apesar das inúmeras mudanças ambientais como mudanças na estrutura demográfica avanço tecnológico globalização preocupação com o ambiente e impacto das mudanças governamentais sobre a sociedade o processo de planejamento e controle continuam sendo de fundamental importância na gestão das empresas O processo orçamentário é indispensável para a administração de qualquer empresa seja qual for seu tamanho ou sua natureza Basta lembrar que empresa sem orçamento é como navio sem rota definida ou avião sem plano de vôo Nas organizações empresariais o planejamento adquire importância especial já que há diversos interesses e fatores envolvidos que tornam necessário se obter resultados positivos 29 Com isso o planejamento tornase uma parte essencial na estratégia financeira de qualquer empresa LEDYARD 2002 p586 Para Chiavenato 1995 p 81 sem o planejamento a empresa fica perdida no caos já que deixa de focalizar o futuro e visar a continuidade Para Frezatti 2002 p 43 o planejamento é quase uma necessidade natural como alimentarse para o ser humano A menos que a empresa queira ficar para sempre prisioneira do correcorre diário e do conseqüente combate ao fogo o planejamento é uma atividade necessária e extremamente prática As compensações reais para as pequenas empresas não estão nas tarefas e diversões do diaadia mas na realização das oportunidades de prazo mais longo Estas podem ser alcançadas através de uma alocação produtiva e cuidadosamente concebida dos recursos da empresa e de programas de ação viáveis RESNIK 1990 p 260261 Em sua implementação o planejamento passa por etapas Becker 1999 resumeas em cinco primeiro definese o que será planejado depois quais os objetivos galgados em seguida analisase a realidade presente para na próxima etapa comparála com os objetivos e na última etapa definemse as ações a serem tomadas e como o serão Esse processo lida com alguns desafios O próprio Becker Ibid cita alguns sendo um deles o fato de o planejamento lidar com o futuro algo por si só indefinível Isso não impede todavia que seja planejado Segundo Covey 2003 não é possível escolher as conseqüências das atitudes mas é possível escolher o que fazer de acordo com as conseqüências que se deseja Concluindo não se pode prever o futuro mas é possível influenciálo Definindose o que será planejado no caso deste estudo o fluxo de caixa partese efetivamente para o planejamento lembrando que o processo de planejamento não é deslanchado a partir do presente das necessidades dos problemas das dificuldades das ameaças mas sim é deslanchado a partir do futuro dos desejos das potencialidades das alternativas de soluções das possibilidades das oportunidades BECKER 1999 p 31 Essa visão sobre as possibilidades futuras requer um amplo conhecimento do negócio então examinase como a empresa será afetada por forças externas e internas pois não se pode considerar a administração financeira como uma área isolada LEDYARD 2002 p587 30 Outro desafio ilustrado por Becker 1999 é a transformação dos objetivos em desejos coletivos através da comunicação e participação das pessoas envolvidas na definição daqueles Essa transformação é importante para que se possa conquistar o comprometimento dos colaboradores na consecução das ações e do próprio planejamento Lunkes 2003 p 19 chama isso de sensibilização afirmando que é a etapa em que todos na empresa devem saber a visão global devem envolverse e serem envolvidos motivados e entender seu papel dentro do planejamento Tornase com isso necessário considerarse a influência da cultura organizacional já que a cultura influi nas atitudes nos estilos cognitivos na forma em que as pessoas se inter relacionam na organização e na forma em que se desenham implementam e utilizam os diversos sistemas em qualquer ambiente organizacional GOMES SALAS 2001 p134 A identificação de tendências também é necessária constituindose num outro desafio BECKER 1999 o qual pode ser trabalhado com a identificação dos fatores que influenciam nos resultados e dos recursos dos quais a empresa dispõe Com vistas aos objetivos da empresa e sua situação atual é possível comparar as duas situações fazendo dessa forma um diagnóstico Essa comparação permite avaliarse o que é necessário para se alcançar os fins desejados permite visualizar o que a empresa precisa fazer Com isso podese partir para a definição das prioridades ou seja o que será feito antes e para a formulação segundo Becker 1999 das estratégias Estas para o autor devem responder como será feita a ação com quem será feita quando o será e onde Costumase classificar o planejamento como estratégico tático e operacional de acordo com o tempo abrangido e o nível de detalhamento Segundo Lunkes 2003 p 1617 grifos do autor O planejamento estratégico é definido para um período longo de tempo freqüentemente de cinco ou mais anos Ele normalmente traz poucas informações quantitativas O planejamento estratégico 1 decide para onde a empresa vai 2 avalia o ambiente dentro do qual ela operará e 3 desenvolve estratégias para alcançar o objetivo pretendido O planejamento tático proporciona aos gestores 31 objetivos quantitativos mensuráveis Normalmente os planos intermediários são objetivos na forma de relações financeiras que serão alcançadas algum dia durante os próximos três a cinco anos Segundo o autor Ibid o planejamento operacional compreende de maneira detalhada as operações diárias da empresa Recomendase a utilização de orçamentos para sua implementação O processo orçamentário por sua vez envolve a elaboração de planos detalhados e objetivos de lucro previsão das despesas dentro da estrutura dos planos e políticas existentes e fixação de padrões definidos de atuação para indivíduos com responsabilidade de supervisão LUNKES 2003 p 27 Dividese normalmente o orçamento em três partes orçamento operacional de investimentos e financeiro O primeiro detalha o plano de operações da empresa vendas compras estoques mãodeobra custos dentre outros pontos o segundo mostra os investimentos mais importantes como a aquisição de maquinário de valor significativo ampliação de instalações aquisição de outras empresas dentre outros GITMAN 2002 LUNKES 2003 WELSCH 1996 O orçamento financeiro é composto pelo orçamento de capital orçamento de caixa balanço patrimonial e demonstração do exercício projetado LUNKES 2003 p 44 grifo nosso Dentre os tipos de orçamento o que interessa diretamente a este trabalho é o orçamento de caixa abordado em capítulo próprio à frente Segundo Felisbino 2003 o orçamento de caixa é o controle mínimo necessário para qualquer empresa sendo que para micro e pequenas empresas um orçamento de caixa projetado para pelo menos seis meses seria bastante útil Vale dizer que o planejamento incluindo a utilização de orçamentos é de grande valia para as empresas porém sua utilidade se reduz se não houver controle assunto exposto no próximo tópico 32 221 O controle O planejamento não é feito senão para que se tenha um maior controle das situações É o controle que oferece sentido e utilidade administrativa ao orçamento que sem ele não passaria de um simples exercício financeiro contábil de limitada valia gerencial CONTROLE 2003 p 1 Controle enquanto mecanismo de reforço de comportamento positivo e correção de rumo no caso de resultados não desejados é necessário como instrumento que possa auxiliar os membros da organização a desenvolverem ações congruentes com os interesses das partes donos do capital e empregados de todos os níveis GOMES SALAS 2001 p 22 O controle segundo Lunkes 2003 constituise de um conjunto de indicadores e metas que permite verificar se os objetivos estão sendo atingidos Essa verificação acerca do alcance dos objetivos pode ser interpretada como uma parte do controle uma vez que de acordo com Martins 2001 p 323 controle significa conhecer a realidade comparála com o que deveria ser tomar conhecimento rápido das divergências e suas origens e tomar atitudes para sua correção Controle também pode ser entendido como o conjunto de métodos e ferramentas que os membros da empresa usam para mantêla na trajetória para alcançar seus objetivos Um sistema está sob controle se ela está no caminho para alcançar seus objetivos ATKINSON et al 1997 apud FELISBINO 2003 p 34 Controle é basicamente a comparação entre os resultados orçados e os resultados reais com a finalidade de apurar variações analisálas e a partir daí escolher e adotar medidas complementares corretivas ou compensatórias CONTROLE 2003 p 1 Essa comparação entre resultados orçados e reais é para Welsch 1996 p 42 grifo do autor uma medida de eficácia do controle durante certo período passado já que o controle eficaz não ocorre depois do fato mas antes do momento da ação Isso torna necessário o planejamento pois este determina os objetivos aos quais as decisões e ações devem levar 33 Destarte concluise que controlar é acima de tudo agir e decidir com base em objetivos previamente traçados verificando se os mesmos estão sendo atingidos No próximo tópico fazse uma exposição acerca da abrangência do caixa objeto de planejamento e conseqüentemente controle apresentado neste trabalho 23 O caixa Para que se cumpram os objetivos anteriormente expostos é necessário definir que elementos o planejamento do fluxo de caixa engloba ou seja o que compõe o caixa O ativo das empresas é formado por diversas contas que podem variar de acordo com suas características o setor de atuação produtos mercado dentre outras Algo que há no ativo de toda empresa não obstante qualquer peculiaridade por ser essencialmente necessário é o caixa Entradas e saídas de caixa são os eventos fundamentais nos quais se supõe que os investidores apóiem suas decisões HENDRIKSEN BREDA 1999 p174 Segundo Frezatti 2003 a maior parte das transações abrangidas pelo caixa se trata na verdade de transferências bancárias Para Dalbello 1999 tal fato se deve à larga utilização do cheque como meio de pagamento por sua maior possibilidade de controle Apesar de ser considerado legalmente um título à vista o cheque é largamente utilizado para vendas a prazo o que também amplia sua utilização Novamente segundo Dalbello 1999 outro fato que contribuiu para a substituição parcial da conta Caixa pela conta Bancos no Brasil foi a inflação Além disso é possível atualmente efetuar movimentações bancárias por diversos meios como a Internet a telefonia ou transferências nas próprias agências bancárias como o Documento de Crédito DOC para valores até cinco mil Reais e a Transferência Eletrônica Disponível TED para valores acima A TED permite que os valores transferidos fiquem à 34 disposição do destinatário no mesmo dia ou em tempo real o que torna seu uso atraente Para alguns autores caixa pode representar também títulos de curtíssimo prazo ou seja aqueles altamente líquidos conversíveis em caixa em até três meses DALBELLO 1999 p32 Essa concepção é corroborada pelo FASB ao determinar que o termo caixa englobe dinheiro em caixa bancos e equivalentes em caixa quais sejam aqueles investimentos altamente líquidos conversíveis imediatamente em caixa e cujo valor não sofra risco de alterações TELES 1997 p68 Em vista disso a presente pesquisa considera como caixa o saldo em espécie na empresa e os saldos das contas bancárias de liquidez imediata além dos investimentos imediatamente resgatáveis sem alterações de valor É adotado também o termo disponível para a mesma designação Os títulos de qualquer prazo e os depósitos de liquidez não imediata cujos valores de resgate não possam ser determinados com exatidão são considerados contas a receber 231 O fluxo de caixa Os recursos do caixa entram e saem da empresa de acordo com suas atividades Desse modo quaisquer decisões podem trazer direta ou indiretamente imediata ou futuramente alterações no saldo de caixa O fluxo de caixa é o movimento de entradas e saídas de caixa bem como a variação nos saldos dessa conta É conceituado por Zdanowicz 2004 p 23 como o instrumento utilizado com o objetivo de apurar os somatórios de ingressos e desembolsos financeiros da empresa em determinado momento prognosticando assim se haverá excedentes ou escassez de caixa Portanto não é apenas a movimentação outrossim o nome atribuído à ferramenta que a evidencia podendo essa ferramenta como orçamento ser também aplicada ao planejamento empresarial 35 É de suma importância para a continuidade da empresa já que é com caixa que ela liquida suas necessidades financeiras TELES 1997 Entretanto não se pode voltar apenas para os pagamentos e recebimento é necessário que sejam analisadas as causas para sua ocorrência O fluxo de caixa permite a verificação de onde estão sendo empregados os recursos e o controle dos gastos mas não responde sozinho à demanda informacional da gerência de uma empresa Existe a necessidade de se analisar e planejar também pelo uso de outras demonstrações contábeis elaboradas com base no princípio da competência Não fica totalmente claro por exemplo quanto uma empresa vende num determinado mês acompanhandose apenas seu saldo de caixa caso ela efetue vendas a prazo os recebimentos do período decorrem de vendas do próprio mês e de meses anteriores Nesse caso é necessário acompanharse relatórios contábeis que retratem as mutações no patrimônio da empresa em seus diversos aspectos quanto faturou quanto disso recebeu à vista em quanto custo incorreu para a realização da receita dentre diversos fatores que podem demandar a atenção dos gestores Destarte podese concluir que o uso do fluxo de caixa não dispensa a análise das demais Demonstrações Contábeis Podese ainda considerar o fluxo de caixa e as demais demonstrações complementares não excludentes entre si MARTINS apud QUEJI 2002 TELES 1997 já que se admite ser primordial avaliar não somente a lucratividade da organização mas também sua capacidade de gerar caixa THIESEN 2000 p13 Admitindose a necessidade de informações diversificadas podese dizer que a atenção ao fluxo de caixa é de importância constante tanto em momentos de crescimento quanto em crises Segundo Gitman Se a empresa adquire uma nova máquina para expandir seu nível de operações tal expansão será acompanhada pelo crescimento dos níveis de caixa duplicatas a receber estoques duplicatas a pagar e outras contas a pagar Esses aumentos resultam da necessidade de mais caixa para sustentar a expansão nas operações mais duplicatas a receber e estoques para sustentar o aumento nas vendas e mais duplicatas a pagar e outras contas para sustentar o aumento nas compras realizadas em vista da maior demanda por seus produtos GITMAN 2002 p 301 grifo nosso 36 Fica claro então que há uma forte ligação entre o fluxo de caixa e as demais movimentações de recursos na empresa Dessa forma mesmo não tendo problemas de caixa é necessário que se faça um bom planejamento já que o crescimento do negócio demanda maior investimento em capital de giro em algum momento representado por caixa 3 APLICAÇÃO DO PLANEJAMENTO AO DISPONÍVEL Planejar o fluxo de caixa requer o planejamento de outros fatores na empresa Conforme exposto o caixa recebe influência de todos os setores Como exemplo não é possível se fazer uma estimativa dos recebimentos de uma empresa sem que haja uma estimativa das suas vendas Zdanowicz 2004 p 131 afirma que para a elaboração do fluxo da caixa são úteis as seguintes estimativas projeção das vendas considerandose as prováveis proporções entre as vendas à vista e a prazo da empresa estimativa das compras e das respectivas condições oferecidas pelos fornecedores levantamento das cobranças efetivas com os créditos a receber de clientes determinação da periodicidade do fluxo de caixa de acordo com as necessidades tamanho organização da empresa e ramo de atividade orçamento dos demais desembolsos de caixa para o período em questão Notase que o fluxo de caixa está portanto atrelado a todos os departamentos ou partes da organização sendo necessário que haja um mínimo de planejamento para que se possa deduzir os movimentos de entradas e saídas no disponível Conseqüentemente dependendo do ramo de atuação e do porte da empresa haverá diferenças em sua estrutura financeira em sua necessidade de capital de giro e disponibilidades Como exemplo disso podese citar hipoteticamente uma empresa industrial onde o ciclo de caixa ou período de tempo em que os recursos da empresa se encontram comprometidos entre o pagamento dos insumos e o recebimento pela venda do produto acabado resultante GITMAN 2002 p 670 é normalmente mais longo do que em empresas comerciais Isso gera a necessidade de um planejamento para um prazo maior Ademais numa empresa industrial é necessário que se faça também o planejamento da produção já que não se trata apenas de comprar e revender O planejamento do fluxo de caixa é importante porque irá indicar antecipadamente as necessidades de numerário para o atendimento dos compromissos que a empresa possa 38 assumir ZDANOWICZ 2004 p 127 Com isso podese determinar quais as opções mais viáveis para a empresa fazer investimentos quais os prazos a negociar com os fornecedores e quais concederá aos clientes quando serão necessários empréstimos caso o sejam e de que tipo além de outras possibilidades Para Iudícibus e Marion 1999 p 219 o demonstrativo de fluxo de caixa propicia a elaboração de um melhor planejamento financeiro de modo que não ocorra excesso de caixa mas que se mantenha o montante necessário para fazer face aos compromissos imediatos Planejar a movimentação do disponível também ajuda a evitar que a empresa efetue desembolsos grandes em épocas de pouca disponibilidade ZDANOWICZ 2004 O planejamento de fluxo de caixa pode ser feito através do que se chama orçamento de caixa fluxo de caixa projetado fluxo de caixa prospectado ou fluxo de caixa estimado dentre outros nomes QUEJI 2002 Na verdade todos se reportam ao mesmo processo ou a processos bem semelhantes os quais se constituem na listagem dos valores referentes às entradas e saídas de disponível na empresa de acordo com suas previsões de vendas compras e outras movimentações em tabelas que permitam ao usuário planejar e acompanhar seu desempenho e determinar antecipadamente ações condizentes com os objetivos da organização Segundo Gitman 2002 p 590 o orçamento de caixa ou projeção de caixa é um demonstrativo dos fluxos das entradas e saídas projetadas de caixa da empresa usado para estimar suas necessidades de caixa a curto prazo Na visão de Padoveze 1997 p 374 a peça orçamentária que junta todos os orçamentos particulares traduzindose num resumo de todo o orçamento operacional e adicionandose as peças orçamentárias do orçamento financeiro e de investimentos Para Iudícibus e Marion 1999 p 219 Fluxo de caixa projetado é o instrumento financeiro que reflete prospectivamente as movimentações do caixa previstas para acontecer em um determinado período de tempo Vêse nessa definição uma referência à prospecção 39 do caixa Por sua vez Queji 2002 passim utilizase do termo fluxo de caixa prospectado para referirse ao planejamento do disponível e considera que todas as terminologias dizem respeito ao mesmo processo Resnik 1990 p270 afirma que é uma boa idéia incluir o orçamento de caixa em todas as empresas inexperientes ou com caixa baixo As estimativas de caixa não apenas sinalizam se e quando haverá um déficit mas também estabelecem um esquema para as suas atividades durante o ano As projeções para os seis meses seguintes são as mais difíceis Mas suas estimativas calculadas provavelmente serão úteis e adequadas se incorporarem as principais suposições em relação aos gastos com expansão investimento de capital ou grandes débitos financeiros a vencer bem como as mudanças previstas nos custos de vendas e nos custos operacionais Gitman 2002 afirma que o orçamento de caixa pode ser elaborado de duas maneiras uma através da elaboração simultânea de planos alternativos sugerindose uma previsão otimista uma realista e uma terceira pessimista outra forma seria optarse pela distribuição probabilística das movimentações de caixa no período Zdanowicz 2004 p 125 afirma que o planejamento do fluxo de caixa pode ser feito de diferentes maneiras conforme as necessidades ou conveniências de cada empresa a fim de permitir que se visualize os futuros ingressos de recursos e os respectivos desembolsos Importa dizer que é necessário haver consistência na elaboração do planejamento e análise do fluxo de caixa pois se cada vez que a empresa projeta o fluxo de caixa ele é feito de maneira diferente fica difícil acompanhar isolar efeitos e explicar desempenhos FREZATTI 1997 p 71 Além disso é necessário que haja o cumprimento a alguns pré requisitos expostos a seguir 31 Requisitos para a elaboração do orçamento de caixa Para se planejar o fluxo de caixa é necessário que haja uma estrutura favorável ou seja deve haver o cumprimento de alguns prérequisitos fundamentais à sua elaboração Da mesma forma o próprio planejamento precisa conter algumas características que o permitam ser 40 aceito e efetivamente utilizado O primeiro requisito é a determinação do prazo de abrangência do planejamento Tal período depende do tamanho da empresa e de seu ramo de atividade atividades mais instáveis requerem planejamento com prazo menor bem como dos objetivos do planejamento ZDANOWICZ 2004 Segundo o autor Ibid planejamentos de curto prazo normalmente são mais detalhados enquanto que os de longo prazo atêmse às movimentações mais significativas Geralmente elaborase o orçamento de caixa para um período anual subdividindoo em intervalos menores sendo que isso depende do tipo de empresa quanto mais sazonais e incertos forem os fluxos de caixa da empresa maior o número dos intervalos GITMAN 2002 p 590 O período orçamentário varia em função dos volumes referentes a Entradas e Saídas de Caixa do porte e das necessidades da empresa e de acordo com a atividade econômica por ela desenvolvida MODRO 2000 p 21 Segundo Frezatti O critério para se definir o horizonte não é o critério de gosto pelo simples fato de querer têlo O critério correto consiste em usar o horizonte que tenha utilidade em termos de decisão para a empresa Imagine uma empresa que tenha captações de recursos do mercado financeiro com prazo de 60 dias Outra opção de captação da empresa consiste em fazer empréstimos de curtíssimo prazo e pagar juros mais altos Faz sentido dispor de um fluxo de caixa mais alongado do que 30 dias no sentido de minimizar custos e otimizar o resultado Faz FREZATTI 1997 p70 Além da determinação do tempo abrangido pelo orçamento de caixa há outras necessidades a serem sanadas para a construção do planejamento Modro 2000 considera três requisitos principais ao orçamento de caixa quais sejam a flexibilidade na aplicação situações imprevistas requerem alterações nos planos sob pena destes perderem sua aplicabilidade projeção para o futuro baseada nos objetivos e nas condições da empresa participação direta dos responsáveis que devem estar cientes da importância e dos objetivos do planejamento Frezatti 1997 ao descrever os aspectos necessários ao formato do fluxo de caixa descreve as seguintes características Funcionalidade Entendese por funcionalidade a capacidade de ter um instrumento que seja entendido e utilizado de maneira simples e fácil Quanto mais as respostas 41 às perguntas estiverem disponíveis nos relatórios mais funcional será sua utilização Exeqüibilidade Certos trabalhos são simples de ser concebidos e impossíveis de ser elaborados por dimensões temporais questões referentes a sistemas de informações grau de preparação das pessoas etc Clareza quanto aos objetivos Para que se faz o relatório Esta é uma questão que deve sempre estar na cabeça do tesoureiro para que possa realmente atingir os objetivos da organização Custo de obtenção Custobenefício é sempre chave nas empresas Não dá para gastar mais que o benefício gerado pelo instrumento tanto em termos globais quanto nas partes que a compõem FREZATTI 1997 p 77 grifos do autor Segundo o autor o planejamento de caixa deve ser considerado um componente relevante para a tomada de decisão e o formato de sua apresentação deve ser definido com base nos objetivos de uso Para Zdanowicz 2004 p 283 a principal finalidade do orçamento de caixa é indicar as necessidades de numerário para atendimento dos compromissos que a empresa costuma ter com prazos certos para serem saldados Frezatti 1997 admite a utilização do fluxo de caixa como um instrumento tático ou estratégico Para ele na abordagem tática o fluxo aparece como cumpridor de determinações mais amplas e complexas enquanto que a abordagem estratégica está ligada a objetivos de longo prazo tendo efeito sobre questões ligadas às decisões realmente estratégicas da empresa FREZATTI 1997 p25 Podese admitir dessa forma que o orçamento de caixa compõe um sistema maior que necessita de informações diversas e segundo Gitman 2002 culmina com a elaboração do balanço patrimonial projetado Na Figura 2 podese observar a localização do orçamento de caixa no planejamento financeiro de uma empresa 42 Balanço patrimonial do período corrente Balanço patrimonial projetado Orçamento de caixa Demonstração do resultado projetado Orçamento de capital Plano de financiamento a longo prazo Planos de produção Previsão de vendas Resultado para análise Informação necessária Figura 2 Planejamento financeiro a curto prazo Fonte Gitman 2002 p 589 Segundo o esquema mostrado na figura é necessário que haja a previsão de vendas planos de produção entendese que para empresas industriais um plano de financiamento a longo prazo orçamento de capital e demonstração de resultado projetada para então definirse o orçamento de caixa Numa microempresa talvez não haja toda essa estrutura ou não seja ela tão palpável e bem definida quanto numa empresa de grande porte com anos de experiência Numa empresa pequena normalmente jovem a preocupação principal é com as vendas justamente para a obtenção de capital de giro necessário à manutenção das atividades e ao crescimento ADIZES 1993 Isso amplia a importância do planejamento do fluxo de caixa já que sua falta pode prejudicar o resultado Dessa forma não se pode abrir mão do orçamento de caixa pela carência de um sistema de planejamento estruturado mas devese buscar melhorias o que pode incluir a sistematização de uma série de procedimentos necessários A estrutura favorável é também ressaltada por Zdanowicz 2004 p 132 que enumera os 43 seguintes requisitos à implantação do fluxo de caixa apoio da cúpula diretiva da empresa organização da estrutura funcional da empresa com definição clara dos níveis de responsabilidade de cada área integração dos diversos setores eou departamentos da empresa ao sistema do fluxo de caixa definição do sistema de informações quanto à qualidade e aos formulários a serem utilizados calendário de entrega dos dados periodicidade e os responsáveis pela elaboração das diversas projeções treinamento do pessoal envolvido para implantar o fluxo de caixa na empresa criação de um manual de operações financeiras comprometimento dos responsáveis pelas diversas áreas no sentido de alcançar os objetivos e as metas propostas no fluxo de caixa controles financeiros adequados especialmente da movimentação bancária utilização do fluxo de caixa para avaliar com antecedência os efeitos da tomada de decisões que tenham impacto financeiro na empresa fluxograma das atividades na empresa ou seja definir as atividades meio e as atividades fins Talvez seja difícil numa microempresa obteremse todos os requisitos supracitados Pode não ser simples por exemplo definir de maneira clara a responsabilidade por cada área devido à pouca clareza na definição dos cargos problema mostrado por Adizes 1993 Importa que se tenha em mente que o objetivo do planejamento do fluxo de caixa é melhorar o desempenho da empresa e não lhe criar empecilhos Por isso a flexibilidade é importante Podese implantar um sistema de planejamento gradativamente sanandose aos poucos as falhas de acordo com o desenvolvimento e as necessidades da empresa Um ponto importante cuja falta pode inviabilizar o sistema é o apoio da administração em microempresas normalmente representada pelos próprios donos Dessa forma seu apoio é muito importante tanto na implantação do fluxo de caixa quanto na manutenção e desenvolvimento do sistema Determinar os prazos para a abrangência do fluxo também interessa já que permite a medição regular de resultados sendo possível em qualquer microempresa Manter uma postura motivada a cumprir o planejamento também é possível e desejável mesmo em empresas pequenas para isso é importante que os objetivos sejam definidos claramente A previsão de vendas e o plano de produção para empresas industriais normalmente são difíceis de se definir Podem representar um obstáculo para o planejamento do fluxo de caixa 44 em microempresas Porém à medida que se faz o controle utilizando o fluxo de caixa e outras informações contábeis chegase a um momento em que a empresa dispõe de dados históricos que podem auxiliar nesse ponto A empresa pode não ter um orçamento de capital formalmente articulado mas pode definir os principais objetivos de investimentos para os períodos planejados o que auxilia As principais fontes de financiamento também podem ser definidas com antecedência o que deve facilitar a manutenção dos saldos de caixa em níveis equilibrados É possível treinar o pessoal envolvido de maneira satisfatória da mesma forma podese criar um manual de operações que todos deverão respeitar para que o sistema funcione Também se pode definir a distribuição das tarefas envolvidas no planejamento do fluxo de caixa cuidando para que haja integração em toda a empresa Vale dizer que o comprometimento dos funcionários da empresa não somente dos proprietários é também desejável e possível Os controles financeiros são fundamentais e podem ser desenvolvidos isso inclui a conciliação bancária e o fechamento diário de caixa Algo de considerável importância é a utilização do fluxo de caixa para se avaliar com antecedência os efeitos da tomada de decisão digase algo que dá sentido ao planejamento Em outras palavras o controle pode ser efetuado antes mesmo da decisão sendo isso um dos objetivos do planejamento Mesmo com as possíveis mudanças necessárias para a utilização do fluxo de caixa não se pode esquecer o aspecto da funcionalidade citado por Frezatti 1997 bem como da exeqüibilidade e da noção de custobenefício Acreditase que isso possa ser alcançado através da adaptação do modelo de planejamento de fluxo da caixa às condições da empresa Considerando isso partese agora para a descrição do modelo proposto por Zdanowicz 2004 para o orçamento de caixa 45 32 Modelo de planejamento de fluxo de caixa proposto por Zdanowicz Neste tópico será mostrado o modelo proposto por Zdanowicz para o planejamento do fluxo de caixa na tentativa de se expor seus benefícios e dificuldades no uso em microempresas Para o autor 2004 o principal ponto na elaboração do fluxo de caixa projetado é a alocação dos valores referentes às entradas e saídas de caixa em suas respectivas épocas A partir disso constróise um modelo que compreende a movimentação do caixa de maneira bastante acessível por sua simplicidade o que o torna atraente para o uso em microempresas No quadro 1 é possível visualizar como ficaria um fluxo de caixa projetado segundo Zdanowicz APRESENTAÇÃO DO MODELO DE FLUXO DE CAIXA PERÍODOS ÍTENS P R D P R D P R D P R D P R D 1 INGRESSOS Vendas à vista Cobranças em carteira Cobranças bancárias Descontos de duplicatas Vendas de itens do ativo permanente Aluguéis recebidos Aumentos do capital social Receitas financeiras Outros SOMA 2 DESEMBOLSOS Compras à vista Fornecedores Salários Compras de itens do ativo permanente Energia elétrica Telefone Manutenção de máquinas Despesas administrativas Despesas com vendas Despesas tributárias Despesas financeiras Outros SOMA 3 DIFERENÇA DO PERÍODO 12 4 SALDO INICIAL EM CAIXA 5 DISPONIBILIDADE ACUMULADA 3 4 6 NÍVEL DESEJADO DE CAIXA PROJETADO 7 EMPRÉSTIMOS A CAPTAR 8 APLICAÇÕES NO MERCADO FINANCEIRO 9 AMORTIZAÇÕES DE EMPRÉSTIMOS 10 RESGATES DE APLICAÇÕES FINANCEIRAS 11 SALDO FINAL DE CAIXA PROJETADO P projetado R realizado D defasagem TOTAL JAN FEV MAR Quadro 1 Modelo de Fluxo de Caixa Projetado proposto por Zdanowicz Fonte Zdanowicz 2004 p 145 Explicando o quadro podese dizer que os ingressos são as entradas de caixa provenientes 46 das vendas de aluguéis aumentos do capital social dentre outros tipos conforme as subcontas exibidas Os desembolsos são as saídas classificadas como pagamentos a fornecedores salários despesas administrativas e os demais constantes na tabela A diferença do período é o saldo resultante do cálculo de subtração dos desembolsos aos ingressos num mesmo período O saldo inicial é o que havia no caixa no início do período e a disponibilidade acumulada é o que ficou após o mesmo O nível desejado de caixa por sua vez é o montante de caixa que a empresa deseja ter em mãos para iniciar o próximo período de acordo com as necessidades previstas Caso esse nível esteja acima do saldo final apurado a empresa terá de buscar recursos através de empréstimos ou outras alternativas De outra forma se estiver tal nível abaixo do apurado poderá optarse pela aplicação da sobra Com isso esperase que a empresa possa estar mais próxima do equilíbrio evitando a possibilidade de faltar caixa e maximizando o investimento dos recursos na geração de resultados As contas empréstimos a captar e aplicações no mercado financeiro referemse às possíveis movimentações comentadas no parágrafo anterior As amortizações de empréstimos e os resgates de aplicações financeiras são respectivamente as devoluções dos empréstimos possivelmente adquiridos em períodos anteriores e os resgates das aplicações efetuadas O saldo final de caixa deve exibir o valor que a empresa possui em caixa após todas as movimentações descritas A mesma tabela pode ser construída contemplandose períodos mais ou menos longos Para uma empresa de micro porte pode ser mais interessante projetarse o fluxo de caixa semanalmente ou mesmo diariamente Com isso o controle será mais intenso já que se pode verificar com menos defasagem os possíveis desvios entre as previsões e realizações As movimentações do caixa são divididas no modelo de Zdanowicz em ingressos e desembolsos Há todavia autores que defendem a separação das movimentações de acordo 47 com suas relações com as atividadesfim da empresa e dentro desses grupos em entradas e saídas Conforme citado anteriormente o Financial Accouting Standards Board ao determinar obrigatória digase onde seu poder normativo é exercido a publicação da demonstração de fluxo de caixa classificou as movimentações em operacionais de financiamento e de investimento TELES 1997 UM NOVO 1988 Os movimentos operacionais compreendem as entradas e saídas decorrentes das operações normais ou principais da empresa os de investimento compreendem valores dispendidos na aquisição de Ativos Imobilizados participações em outras empresas bem como recursos vindos de vendas desses investimentos dentre outros as movimentações de financiamento são decorrentes das decisões de fomento como por exemplo a aquisição de empréstimos ou emissão de ações DALBELLO 1999 FREZATTI 1997 GITMAN 2002 TELES 1997 THIESEN 2000 Frezatti 1997 por sua vez classifica as movimentações do caixa em quatro grupos quais sejam operacional permanente acionistas e financeiro O fluxo operacional compreende as movimentações relativas às operações principais da empresa relacionase aos objetivosfim O permanente espelha o fluxo conseqüente das movimentações no ativo permanente da empresa enquanto o dos acionistas mostra as movimentações que os afetam tais como distribuições de lucro ou integralizações de capital em dinheiro O fluxo financeiro mostra as captações ou aplicações de recursos determinados por excesso ou falta Uma divisão apenas entre movimentos operacionais e nãooperacionais também ajuda pois mostra mais objetivamente se a empresa vem obtendo resultados financeiros sobre suas atividades ou as vem financiando com outras fontes de recursos O próprio Zdanowicz 2004 sugere essa divisão Frezatti afirma que o fluxo operacional resultante das transações que respondem à missão da empresa deve estar espelhado separadamente das entradas e saídas referentes aos acionistas e mesmo daquelas referentes aos bens de capital permanente Outros detalhamentos de natureza podem ser obtidos caso sejam relevantes na organização FREZATTI 1997 p 38 48 Naturalmente devido à flexibilidade que se pressupõe na utilização do método cada empresa pode adequálo às suas características incluindo ou retirando contas classificandoas da maneira que melhor lhe convir Vale dizer que de acordo com as características identificadas nas microempresas ou empresas crianças pode ser mais interessante um fluxo de caixa bastante simples que respeite o entendimento das pessoas que o utilizarão no diaadia não exigindo excessiva formalidade ou detalhamentos desnecessários à decisão A flexibilidade é um dos requisitos necessários para que um sistema de controle e planejamento funcione bem mecanismos de controle não devem assumir as características dos instrumentos burocráticos que não facilitam a orientação o aperfeiçoamento contínuo nem a motivação Ao contrário devem ser bastante flexíveis de modo a facilitarem a adaptação às mudanças GOMES SALAS 2001 p24 Zdanowicz 2004 sugere para esse tipo de planejamento a utilização de programas de computador que usem planilhas de cálculo como o Microsoft Excel dispondose de informações de todos os setores da empresa que podem ser dispostas em tabelas auxiliares Segundo Gitman 2002 p 589 as planilhas eletrônicas como Lotus 123 Excel e QuattroPro são amplamente utilizadas para agilizar o processo de preparação e avaliação desses demonstrativos financeiros projetados para o curto prazo Há quem critique porém o uso dessas planilhas Para Assef 1999 p 2 elaborar o fluxo de caixa a partir de planilhas não é a prática mais recomendada em face do caráter altamente volátil dos dados Ou seja construção do fluxo de caixa projetado em tabelas como essas poderia levar a perda de informações ou à má utilização dos dados O próprio Zdanowicz 2004 p 146 admite a existência de softwares que permitem elaborar se de maneira integrada rápida e eficaz as projeções envolvidas no planejamento do fluxo de caixa Recomendase com isso que a empresa faça um estudo acerca da viabilidade de implantar um sistema específico ou de utilizar planilhas de cálculo a fim de definir qual a melhor alternativa para si Certamente quanto maior for sua preocupação com o 49 planejamento maiores serão os investimentos efetuados na área Está claro que esse não é o único modelo de planejamento de fluxo de caixa recomendado para microempresas Queji 2002 sugere formas diversas aplicáveis de acordo com as diferentes fases de vida de cada organização Lunkes 2003 explica que a tendência no uso de orçamentos é que as empresas adaptem para si idéias de diversos métodos A Contabilidade Gerencial por sua finalidade de servir à tomada de decisão interna procurando suprir informações que se encaixem de maneira válida e efetiva no modelo decisório do administrador IUDÍCIBUS 1998 p 21 e por sua conseqüente flexibilidade permite que se criem modelos adaptáveis a qualquer organização 33 Controle do saldo de caixa algumas possibilidades Como exposto o planejamento do fluxo de caixa tem como funções principais a verificação antecipada da falta de recursos ou o excesso destes determinando a necessidade de se buscar empréstimos ou de se efetuarem investimentos dentre outras Para que essas inferências possam ser realizadas com maior eficácia é importante que se defina qual o saldo mínimo de caixa a empresa pretende manter ao final de cada período de previsão seja diário semanal mensal ou outro qualquer No modelo de Zdanowicz apresentado esse saldo corresponde à linha seis denominada Nível Desejado de Caixa Projetado Há alguns modelos propostos para o controle de tal nível dentre os quais expõemse aqui o modelo do Caixa Mínimo Operacional o modelo de Miller e Orr e o modelo de Dia da Semana O modelo do Caixa Mínimo Operacional se baseia no giro de caixa para determinar a necessidade de recursos no início de cada dia O giro de caixa é o número de vezes que o ciclo de caixa ocorre num período Assim dividese o número de dias do período pelo número de 50 dias correspondentes ao ciclo de caixa obtendose o seu giro O saldo mínimo diário será o resultado da divisão do valor dos desembolsos totais do período pelo giro de caixa ASSAF NETO 1997 No modelo de Miller e Orr determinase um saldo mínimo e um saldo máximo de caixa buscandose trabalhar com o Disponível dentro desses limites Pressupõese que haja uma aplicação financeira de curto prazo e com baixo custo permitindo que a empresa faça tantas aplicações e resgates quantos forem necessários para a manutenção do saldo de caixa de modo que quando ultrapassar os limites citados podese fazêlo voltar a um patamar chamado ponto de retorno obtido pela seguinte fórmula Ibid z m 3 075 bσ2 i Na fórmula extraída de Assaf Neto 1997 p 85 z é o ponto de retorno m o valor mínimo que o caixa deve atingir e b o custo de cada investimento ou resgate da aplicação enquanto σ2 é a variância diária do caixa e i a taxa diária de juros A variância do caixa é considerada um sinônimo de risco DAMODARAN 1997 já que quanto maior for tanto maior será a incerteza em relação aos fluxos de caixa futuros por isso é considerada na fórmula Para a definição do ponto máximo a ser atingido pelo fluxo de caixa ou seja o maior montante que o caixa deve atingir considerase o ponto mínimo e o ponto de retorno utilizandose a seguinte fórmula h m 3z Como se pode observar o limite máximo do caixa é representado por h O ponto mínimo é novamente representado por m enquanto z é o ponto de retorno ASSAF NETO 1997 A fórmula deixa clara a preocupação com a manutenção de saldos de caixa em níveis seguros já que eleva o ponto máximo a mais de três vezes o ponto de retorno Dessa forma a empresa somente fará aplicações quando tiver disponível uma boa quantidade de caixa O modelo de Dia da Semana considera as variações sazonais da semana e do mês para a 51 previsão dos saldos de caixa Nesse método fazse uma análise da participação diária no fluxo de caixa semanal considerando como desvios os valores que ficarem acima ou abaixo de vinte por cento que seria a representação igualitária de cada dia da semana Depois verificase a distribuição percentual do fluxo de caixa entre os dias do mês acrescentandose em seguida os desvios calculados anteriormente de acordo com o dia da semana Chegase então a um valor percentual que deve ser multiplicado à previsão total do fluxo de caixa do período para a determinação do valor diário do caixa Ibid 34 Prática aplicação do modelo de Zdanowicz em uma microempresa O objetivo desta parte do trabalho é mostrar um exemplo prático da implantação do modelo de Zdanowicz Para tanto descrevese a empresa na qual o modelo está sendo implantado suas principais características as dificuldades que vem enfrentando e seus objetivos com o planejamento do fluxo de caixa além de algumas planilhas utilizadas até a conclusão desta obra A empresa em que se está implantando o modelo é uma farmácia localizada no Centro do município de Palhoça em Santa Catarina Foi aberta em novembro de 2003 e iniciou suas atividades no mês seguinte É constituída por duas sócias uma das quais trabalha na Farmácia sendo que ambas administram o negócio Há também um Farmacêutico único funcionário A farmácia apresenta características típicas de uma empresa criança na concepção de Adizes 1993 As mais importantes delas para este trabalho são as dificuldades encontradas no controle dos saldos de caixa e a grande proximidade das sócias com a empresa o que tem contribuído para o comprometimento durante a aplicação do modelo Além disso a carência de planejamento manifestouse no diaadia da empresa determinando 52 a busca de uma metodologia que permitisse administrar melhor seus recursos Para que se tenha uma idéia dos valores a serem planejados vale informar que o faturamento da empresa no ano de 2004 foi de R91 mil o que a caracteriza como microempresa perante a legislação tributária Um fator importante é a falta de conhecimentos técnicos de Contabilidade por parte das administradoras o que demanda maior cuidado na implantação do modelo Em outras palavras é necessário que a implantação ocorra de forma gradativa afim de não tornar inviável sua utilização A farmácia possui um software para controle do estoque o qual permite a obtenção de relatórios diários de vendas e demais movimentações das mercadorias o que auxilia na aplicação do fluxo de caixa As movimentações bancárias são pouco significativas já que nessa empresa a maior parte da movimentação do Disponível é feita por numerário Além disso há poucos recebimentos com cheques a maior parte das vendas a prazo ocorre com a anotação dos valores devidos no cadastro de clientes Destarte optouse pelo fluxo de caixa abrangendo apenas o numerário pelo menos no primeiro trimestre o fechamento de caixa com conciliação bancária diária fica como meta para o segundo trimestre de aplicação Para a implantação do modelo de Zdanowicz inicialmente discutiuse a idéia com as sócias ocasião em que se fez um diagnóstico da empresa Também foi possível definir como principal objetivo para o primeiro trimestre de aplicação a manutenção do saldo de caixa em um nível suficiente para a liquidação das necessidades diárias Futuramente esperase que o modelo possa auxiliar no controle das contas a receber e na otimização dos pagamentos já que poderá servir como base para a negociação de prazos junto a fornecedores Além disso o modelo se bem sucedido poderá ser utilizado para auxiliar no planejamento dos investimentos mais significativos da empresa 53 Foi determinada para a fase de implantação que abrange os meses de abril a junho de 2005 a instalação de uma planilha para o lançamento do fluxo de caixa diário juntamente com a planilha mensal onde se pode comparar o previsto com o realizado Além disso é utilizada uma planilha com mapas auxiliares das compras e vendas a prazo Visualizase no Quadro 2 a planilha utilizada para o fechamento diário de caixa FARMÁCIA FLUXO DE CAIXA REALIZADO DIÁRIO Vendas à vista Recebimentos de clientes Transferências da conta corrente bancária Vendas de itens do ativo permanente Receitas financeiras Aumentos do capital social Outros SOMA 000 000 000 000 000 Compras à vista Fornecedores Salários Energia elétrica Telefone e internet Manutenção de equipamentos Despesas administrativas Despesas com vendas Despesas tributárias Transferências para a conta corrente bancária Compras de itens do ativo permanente Despesas financeiras Retiradas das sócias Outros SOMA 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 Observações ANÁLISE CATEGORIZADA DO FLUXO DE CAIXA DIÁRIO SALDO INICIAL 000 000 000 000 000 FLUXO DE CAIXA OPERACIONAL 000 000 000 000 000 FLUXO DE CAIXA DE INVESTIMENTOS 000 000 000 000 000 FLUXO DE CAIXA DE FINANCIAMENTOS 000 000 000 000 000 FLUXO DE CAIXA DAS SÓCIAS 000 000 000 000 000 OUTROS 000 000 000 000 000 SALDO FINAL 000 000 000 000 000 4abr05 5abr05 ÍTENS 1 INGRESSOS DIAS 1abr05 2abr05 3abr05 2 DESEMBOLSOS 3 DIFERENÇA DO PERÍODO 12 4 SALDO INICIAL EM CAIXA 5 DISPONIBILIDADE ACUMULADA 3 4 10 RESGATES DE APLICAÇÕES FINANCEIRAS 11 SALDO FINAL DE CAIXA 6 NÍVEL DESEJADO DE CAIXA PROJETADO 7 EMPRÉSTIMOS CAPTADOS 8 APLICAÇÕES NO MERCADO FINANCEIRO 9 AMORTIZAÇÕES DE EMPRÉSTIMOS Quadro 2 Fluxo de caixa diário Farmácia Baseado no modelo de Zdanowicz 2004 p 145 54 A planilha foi desenvolvida no software Excel As células na cor azul correspondem às que devem ser preenchidas diariamente as demais não devem ser alteradas para tanto optouse por proteger a planilha com a utilização de senha evitandose alterações impróprias Os lançamentos na planilha diária ficam a cargo da sócia que trabalha na empresa A análise diária é feita por ela e semanalmente as duas sócias discutem o desempenho dos últimos dias verificando os números da planilha mensal e os fechamentos diários em comparação ao orçado As previsões mensais baseiamse nas vendas do mesmo período do ano anterior com alguns ajustes O plano de contas foi ajustado de acordo com a realidade da empresa o que determinou a eliminação ou renomeação de algumas contas do modelo de Zdanowicz e a criação de outras Com isso não são utilizadas as contas Cobranças em carteira Cobranças bancárias Descontos de cheques Aluguéis recebidos e Manutenção de máquinas Adicionaramse as contas Recebimentos de clientes Transferências da contacorrente bancária Manutenção de equipamentos Transferências para a contacorrente bancária e Retiradas das sócias O objetivo dessas mudanças além da adaptação necessária é melhorar o entendimento do fluxo de caixa para as pessoas que o irão utilizar através de uma linguagem mais clara Além disso foi incluída na planilha uma descrição das movimentações do caixa de acordo com sua natureza Dessa forma podese visualizar separadamente o fluxo operacional de investimentos de financiamento e das sócias de acordo com as recomendações constatadas durante esta pesquisa A linha do fluxo de caixa operacional compreende as movimentações das contas Vendas à vista Recebimentos de clientes Transferências da conta corrente Compras à vista Fornecedores Salários Energia elétrica Telefonia e Internet Manutenção de equipamentos Despesas administrativas Despesas com vendas Despesas tributárias e Transferências para a conta corrente bancária Por sua vez o fluxo de caixa de investimentos compreende as 55 entradas e saídas decorrentes de compras e vendas de itens do Ativo Permanente além das aplicações no mercado financeiro e dos respectivos resgates O Fluxo de Financiamentos envolve as receitas e despesas financeiras os empréstimos captados e suas amortizações Finalmente o fluxo de caixa das sócias compreende os aumentos no Capital Social e as retiradas feitas por elas ou por membros de suas famílias devidamente autorizados As retiradas em mercadorias têm seu valor lançado pelo preço de venda como se o fossem sendo lançada simultaneamente a venda e uma saída de caixa no mesmo valor Abaixo o Quadro 3 exibe os mapas auxiliares utilizados na farmácia também desenvolvidos no Excel Quadro 3 Mapas auxiliares Farmácia FARMÁCIA PLANEJAMENTO E CONTROLE DO FLUXO DE CAIXA ABR MAIO JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ JAN FEV MAR SOMA 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 ABR MAIO JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ JAN FEV MAR SOMA 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 Observações MAPA AUXILIAR DE RECEBIMENTOS DAS VENDAS A PRAZO MÊS DE VENDA MÊS DE RECEBIMENTO JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL MAIO JUNHO JULHO AGOSTO SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO SOMA MAPA AUXILIAR DE PAGAMENTOS DAS COMPRAS A PRAZO MÊS DE COMPRA MÊS DE PAGAMENTO JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL MAIO JUNHO JULHO AGOSTO SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO SOMA Baseado no modelo de Zdanowicz 2004 p 150151 56 Os mapas auxiliam no planejamento do fluxo de caixa já que permitem a visualização antecipada dos recebimentos e pagamentos por vendas ou compras de mercadorias respectivamente valores que serão transportados para a planilha do fluxo de caixa Para a análise do fluxo de caixa mensal utilizase a mesma planilha da página 45 Quadro 1 com as adaptações no plano de contas onde se pode verificar o fluxo de caixa realizado em comparação ao previsto contendo também uma descrição das movimentações do caixa de acordo com sua natureza No primeiro mês da implantação do modelo quando se encerra esta pesquisa a empresa passou a utilizar o fechamento diário de caixa e a comparar os valores realizados com os valores previstos mensais Para os próximos meses esperase que a empresa possa continuar efetuando o fechamento diário utilizando as previsões mensais para o controle do fluxo de caixa Além disso deverá ser verificado se as previsões das movimentações estão de acordo com a realidade atual da empresa ou se há incorreções Finalmente esperase que o objetivo principal da implantação do modelo neste caso seja atingido a manutenção do saldo de caixa em nível suficiente para a liquidação das pendências diárias e para a expansão contínua da empresa 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS E RECOMENDAÇÕES Este trabalho mostrou alguns aspectos relevantes para o planejamento do fluxo de caixa indicando um método aplicável para microempresas Entendese tendo em vista o que foi mostrado que tal objetivo foi cumprido satisfatoriamente O mesmo pode ser dito dos objetivos específicos Efetuouse uma pesquisa acerca do planejamento e sua importância nas empresas Também foi mostrado que para tais entidades o fluxo de caixa é de grande importância pois tem relação direta com sua continuidade Além disso objetivando um maior equilíbrio entre as possibilidades de falta ou excesso de caixa evitandose ambas as situações é recomendável que se destine especial atenção aos saldos de caixa necessidade detectada na presente pesquisa Verificando conceitos de diversos autores foi possível determinar de que forma o planejamento pode ser aplicado ao Disponível das empresas especialmente àquelas de menor porte foco deste trabalho Para que tal foco ficasse claro foram expostas definições quantitativas de microempresas Definições quantitativas porém não esgotam a classificação já que empresas diversas com características próprias podem ter o mesmo número de colaboradores ou faturamento e ainda assim serem diferentes o suficiente para que a uma possa se aplicar o modelo aqui exposto e à outra não Considerar o ciclo de vida das organizações foi importante para deixar claro que não há uma limitação exata de aplicação do método apresentado para o planejamento do fluxo de caixa Ao contrário devese verificar em cada empresa os pontos favoráveis à aplicação do método tratados aqui como prérequisitos à elaboração do orçamento de caixa Caso não se tenham os prérequisitos devese buscar sua implementação Foram identificadas algumas características peculiares às empresas jovens como a forte 58 ligação com o fundador e problemas na manutenção do fluxo de caixa Também se identificou uma carência por sistemas de gerenciamento tais como de planejamento e controle o que ressalta a relevância da presente pesquisa Foi possível constatar a elevada importância das microempresas para a economia nacional Além disso identificouse a necessidade de conhecimento por parte dos Contabilistas de ferramentas que fomentem eficientemente a tomada de decisão nessas empresas de modo a melhorar seu desempenho Em vista desses pontos considerando inclusive a apresentação do modelo de fluxo de caixa proposto por Zdanowicz podese determinar que os objetivos específicos foram atingidos Conseqüentemente pôdese responder satisfatoriamente à pergunta de pesquisa formulada Em relação ao modelo apresentado proposto por Zdanowicz destacamse como pontos fortes sua fácil aplicação e baixo custo tendo em vista que se pode aplicálo através de planilhas eletrônicas largamente conhecidas a flexibilidade que se supõe em sua utilização a possibilidade de se comparar metas com valores realizados a adaptabilidade a qualquer tipo de microempresa Podese complementar o modelo separandose os diversos tipos de fluxos de caixa operacionais de investimento de financiamento de acionistas considerando as necessidades das empresas onde se faz a aplicação Também é possível fazer adaptações utilizando planos de contas que reflitam a realidade das empresas onde se utilize Isso inclui a possibilidade de se classificar os fluxos de caixa nas subcategorias supracitadas o que se buscou na aplicação prática do método 41 Recomendações para trabalhos futuros Importa dizer que não foi objetivo deste trabalho esgotar o tema estudado nem tampouco 59 explorar definitivamente os diversos aspectos concernentes ao planejamento fluxo de caixa orçamento ciclo de vida organizacional bem como outros tópicos abordados Recomendase para pesquisas futuras a busca por métodos que possam reduzir as incertezas das previsões realizadas na elaboração de orçamentos Também se pode recomendar o aperfeiçoamento do método aqui apresentado bem como a busca por outros métodos para o planejamento e controle dos fluxos de caixa em microempresas A busca por conhecimentos aprofundados em relação aos diversos aspectos comportamentais ambientais e organizacionais que influenciam na criação e desempenho de sistemas de controle também pode ser praticada em trabalhos futuros Finalmente podese recomendar a análise futura da empresa onde foi implantado o modelo de fluxo de caixa buscandose verificar sua eficácia e as conseqüências de sua utilização bem como outras possíveis alternativas de planejamento e controle financeiro REFERÊNCIAS ADIZES Ichak Os ciclos de vida das organizações como e por que as empresas crescem e morrem e o que fazer a respeito 2 ed São Paulo Pioneira 1993 ASSAF NETO Alexandre SILVA César Augusto Tibúrcio Administração do capital de giro 2 ed São Paulo Atlas 1997 ASSEF Roberto Guia prático de administração financeira pequenas e médias empresas Rio de Janeiro Campus 1999 ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS NBR 6023 informação e documentação referências elaboração Rio de Janeiro 2002 NBR 10520 informação e documentação citações em documentos apresentação Rio de Janeiro 2002 NBR 14724 informação e documentação trabalhos acadêmicos apresentação Rio de Janeiro 2002 ATKINSON Anthony A et al Contabilidade gerencial 1 ed São Paulo Atlas 2000 BANCO CENTRAL DO BRASIL Entenda o novo Sistema de Pagamentos Brasileiro Brasília 2002 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Vamos abrir um novo negócio São Paulo Makron Books 1995 61 CONTROLE orçamentário a etapa de controle 1ª parte Boletim IOB Pasta Temática Contábil e Balanços São Paulo ano XXXVII nº 45 nov 2003 COVEY Stephen R Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes 16 ed São Paulo Best Seller 2003 DALBELLO Liliane A relevância do uso do fluxo de caixa como ferramenta de gestão financeira para avaliação da liquidez e capacidade de financiamento de empresas 1999 169 f Dissertação Mestrado em engenharia de Produção Programa de PósGraduação em Engenharia de Produção Área de Concentração em Engenharia de Avaliação e Inovação Tecnológica Universidade Federal de Santa Catarina Florianópolis 1999 DAMODARAN Aswath Avaliação de investimentos ferramentas e técnicas para a determinação do valor de qualquer ativo Rio de Janeiro Qualitymark 1997 p 2555 FELISBINO Samuel Carlos Orçamento como ferramenta de controle para micro e pequenas empresas Revista Brasileira de Contabilidade nº 141 p 31 37 maiojun 2003 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Federal de Santa Catarina Florianópolis 2000 PADOVEZE Clóvis Luís Contabilidade gerencial um enfoque em sistema de informação contábil 2 ed São Paulo Atlas 1997 QUEJI Livio Marcel Modelo de fluxo de caixa prospectado para pequenas empresas comerciais à luz do seu ciclo de vida 2002 158 f Dissertação Mestrado em Engenharia de Produção Programa de PósGraduação em Engenharia de Produção Universidade Federal de Santa Catarina Florianópolis 2002 RAUPP Fabiano Maury BEUREN Ilse Maria Metodologia da Pesquisa Aplicável às Ciências Sociais In LONGARAY André Andrade et al BEUREN Ilse Maria Org Como elaborar trabalhos monográficos teoria e prática São Paulo Atlas 2003 p 76 96 RUDIO Franz Victor Introdução ao projeto de pesquisa científica 17 ed Petrópolis Vozes 1992 SEBRAE Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas Estatísticas sobre MPE Brasília 2004a Disponível em wwwsebraecombr Acesso em 05 jun 2004 Fatores condicionantes e taxa de mortalidade de empresas no Brasil relatório de 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