Processo de Gestão: Estruturas e Funções na Administração

PROCESSO DE GESTÃO Prof Dr Paschoal Tadeu Russo 3 OBJETIVOS Compreender o processo de gestão Entender a organização sob um ponto de vista sistêmico Abordar a distinção entre ambiente organizacional externo e interno 4 SUMÁRIO 1 O processo de gestão 2 Visão sistêmica da empresa 21 Empresas enquanto sistemas 22 Ambiente organizacional externo 23 Ambiente organizacional interno 24 Os subsistemas de empresa 241 Subsistema institucional 242 Subsistema social 243 Subsistema organizacional 244 Subsistema de gestão 245 Subsistema de informação 246 Subsistema físico 3 O processo de gestão e a visão sistêmica da empresa 5 1 O PROCESSO DE GESTÃO A palavra gestão originada do verbo gerir é também sinônimo de uma palavra que dá nome a uma área central do mundo dos negócios a Administração Em um contexto de gestão o ato de administrar refere se a um conjunto de ações e atividades que têm como propósito promover o alcance dos objetivos de uma organização por meio dos esforços de um ou mais grupos de pessoas Entre as funções básicas que devem ser realizadas pela administração para que a organização alcance os resultados esperados destacam se o planejamento determinar objetivos metas e desempenhos esperados a organização designar e organizar tarefas a direção influenciar pessoas para o alcance dos objetivos e o controle comparar o desempenho realizado com o esperado O processo de controle gerencial é uma importante atividade da Administração sendo responsável por atuar no comportamento dos gestores de modo a i integrálos com outros gestores e com a organização ii clarificar seus objetivos definir e priorizar atividades e processos que devam ser por eles realizados ou por suas áreas de atuação iii oferecer meios para monitorar e controlar os desempenhos assegurando o cumprimento de objetivos esperados pela organização De acordo com Pereira 2011 p 209 podese dizer que o processo de gestão é na realidade um grande processo de controle gerencial focado na otimização do resultado econômico da organização Seu objetivo maior é assegurar o alcance da eficácia empresarial estruturandose sobre o ciclo planejamento execução e controle Figura 01 Ele apoiase em um sistema de informações econômico financeiras e procura guiar as decisões dos gestores no sentido de obter os melhores resultados possíveis para a empresa em todas as fases desse ciclo Figura 1 Ciclo do processo de gestão 6 Tratandose de um ciclo podese prever a continuidade do processo por sucessivos períodos na organização Em vista disso o processo de gestão será estudado a partir desse ciclo sob as óticas do planejamento estratégico e operacional da execução e do controle sustentados então por um sistema de informações gerenciais Antes porém de adentrar questões relacionadas com o processo de gestão cabe assimilar primeiro como a empresa o lugar onde ele ocorre é compreendida nessa perspectiva e como se dá o seu relacionamento com o ambiente onde está inserida 7 2 VISÃO SISTÊMICA DA EMPRESA As organizações não são entidades desconectadas dos contextos nos quais são inseridas Pelo contrário são influenciadas por diversas variáveis que podem surgir tanto do seu interior quanto dos ambientes que as circundam Além disso elas também são responsáveis por transformar recursos em produtos e serviços e para tanto devem cumprir sua missão e assegurar sua continuidade 21 Empresas enquanto sistemas Para visualizar as organizações como sistemas podese partir inicialmente do infográfico abaixo Figura 2 Empresa como sistema Fonte OLIVEIRA 2018 p 7 As empresas transformam recursos agregando a eles expertise competências e conhecimentos específicos de forma que os produtos e serviços vendidos sejam adquiridos no mercado por compradores dispostos a pagar por eles um determinado preço Este pode ser entendido como uma proxy uma medida do valor que é conferido por aqueles aos produtos e serviços ofertados Partese assim do princípio de que compradores não estarão dispostos a pagar por aquilo que não lhes confira a satisfação de suas necessidades o que também é compreendido como um valor percebido 8 Esta questão será abordada adiante mas cabe adiantar que não basta a uma organização cobrar qualquer valor pelos serviços e produtos vendidos Esperase que ela cobre um valor que lhe possibilite gerar resultado econômico ou seja que possibilite gerar um lucro em montante capaz de ultrapassar também seus custos Isso porque somente o lucro excedente aos custos de capital é o que pode ser considerado um resultado econômico A geração desse resultado assegura a viabilidade econômica da continuidade da organização Assim mesmo gerando caixa e lucro se ela não gerar resultado econômico no longo prazo ela estará fadada à descontinuidade É necessário também considerar que a transformação dos recursos em produtos e serviços assegurando a continuidade da empresa ocorre à medida que ela cumpre sua missão sua razão de ser A missão de uma empresa define aquilo que a organização em sua essência está proposta a oferecer à sociedade Tomandoa sob um ponto de vista sistêmico a missão da empresa pode ser compreendida como o objetivo do sistema que a representa Comparando os outputs da empresa com os seus objetivos é possível realizar os ajustes por meio de feedbacks e assim proporcionar a continuidade da organização De modo geral o processo de transformação é decorrente de atividades em uma série de subsistemas internos 22 O ambiente organizacional externo É importante compreender que as organizações não interagem somente com os elementos de sua cadeia de valor Elas são influenciadas e influenciam sistemicamente uma rede de entidades organizações e variáveis que orientam sua forma de existir o que fazer e como fazêlo Isso pode ser visualizado na Figura 03 abaixo que procura representar os elementos que compõem o ambiente externo às organizações 9 Figura 3 Elementos que constituem o ambiente externo às organizações Fonte Pereira 2011 p 195 O infográfico apresenta no seu centro uma empresa cercada por elementos de dois diferentes níveis de amplitudes o ambiente próximo e o ambiente remoto No ambiente próximo estão os investidores da empresa os concorrentes os fornecedores os clientes e os consumidores As variáveis que afetam diretamente a empresa nessa dimensão são os preços os volumes de venda e de produção a qualidade os prazos de pagamentos os níveis de qualidade requeridos etc Na faixa mais ampla do círculo estão os elementos do ambiente remoto como os mercados os países e os governos Provenientes dessas instituições há ainda variáveis relacionadas com questões demográficas políticas e econômicas contextos sociais regulatórios fiscais etc Exemplos de impactos advindos do ambiente externo podem ser as barreiras econômicas criadas por meio da imposição de impostos de importação as diferentes moedas e também os efeitos de política cambial Um exemplo de impacto advindo do ambiente externo e que seja proveniente de um fator social é o que se vê no caso dos bancos de países islâmicos que proíbem terminantemente a cobrança de juros considerada usura Assim decidir atuar no mercado financeiro 10 em países de cultura islâmica sem levar tal questão em consideração seria uma escolha que provavelmente estaria fadada ao fracasso Se você ficou curioso sobre finanças em países Islâmicos leia o artigo Finanças Islâmicas e Estratégia de Antônio Gelis Filho e Leila Mohamad Abduni publicado na Revista GV Executivo em 2015 É importante ressaltar que as atividades que ocorrem no ambiente externo próximo e remoto são de difícil controle por parte da empresa Assim as forças resultantes desse contexto podem ser consideradas exógenas pois têm origem externa à ela 23 O ambiente organizacional interno Ao avaliarmos um ambiente organizacional interno podemos compreendêlo como a somatória de diversos processos que de forma integrada e harmônica são capazes de transformar os recursos em produtos e serviços Uma imagem representativa disso seria a de um conjunto de engrenagens que atuam de forma integrada Figura 4 Ambiente organizacional interno da empresa visto como um sistema de engrenagens Visualizar o ambiente organizacional interno dessa maneira é interessante pois leva em conta a premissa segundo a qual o ambiente interno não pode ser monolítico não pode ser feito de uma única parte Ademais quando pensamos em um ambiente organizacional interno somos levados primeiramente a pensálo como uma estrutura organizacional ou seja a partir de seus diversos departamentos unidades de negócios empresas coligadas Não obstante o ambiente organizacional interno precisa ser compreendido por uma lente mais ampla do que essa que permita visualizar seus diversos subsistemas responsáveis por sustentar o equilíbrio da organização ao longo do tempo e por assegurar a realização de sua missão 11 24 Os subsistemas da empresa A Figura 5 a seguir ajuda a compreender o contexto interno de uma empresa evidenciando os subsistemas que o compõem Assim aprofundando o que é apresentado na Figura 02 podese inserir no campo EMPRESA os diversos subsistemas que coexistem no contexto dos ambientes internos da organização sendo eles o institucional o social o organizacional o de gestão o de informação e o físico Figura 5 O sistema empresa e seus subsistemas Fonte Adaptado de Pereira 2011 p197 12 A existência desses subsistemas é a condição necessária para que a empresa possa transformar as entradas recursos como aplicação captação vendas produção compras e investimentos em produtos ou serviços por meio do cumprimento de sua missão Nessa dinâmica a empresa busca produzir bons produtos e serviços ser eficaz e para tanto otimizar a utilização dos recursos ser eficiente Toda essa dinâmica tem como premissas a busca pela continuidade da organização e a necessidade de remunerar o dinheiro com base no tempo pelo qual ele é utilizado A seguir serão apresentadas as principais características de cada um desses subsistemas 241 Subsistema institucional Compreende elementos como a cultura da organização o seu modelo de gestão a forma particular por meio da qual a organização administra seus negócios e também a sua missão o propósito para o qual a organização existe Esse subsistema fornece elementos fundamentais para o longo prazo da organização e é decorrente de uma base de valores e crenças advindas inicialmente dos fundadores da organização reafirmada ou renovada pelas novas lideranças É a partir dessa base que se poderá promover em essência os principais comportamentos esperados daqueles que fazem parte da organização A constituição desse subsistema dentro de uma perspectiva interna na organização decorre da influência das principais lideranças no contexto organizacional Ele caracterizase sobretudo a partir dos elementos simbólicos que suportam e dão significado para os diversos contextos sociais identificados no dia a dia das organizações Tais elementos costumam perdurar na organização e podem influenciar gerações sucessivas de atores organizacionais Dentro de uma visão operacional esse subsistema é responsável pela institucionalização das regras e das normas nas organizações Às vezes tais diretrizes são subentendidas não precisando constar escritas funcionando como direcionadoras dos comportamentos socialmente esperados Assim esse subsistema influencia diretamente a cultura da organização seu modelo de gestão o direcionamento do sistema de informações e outras componentes de sua estrutura 13 242 Subsistema social Compreende os papéis desenvolvidos pelas pessoas na organização e as expectativas associadas às suas habilidades competências e motivações No processo de gestão a ênfase recai sobre funções associadas com os tomadores de decisão Os gestores são responsáveis por conduzir suas áreas de modo a garantir eficácia e eficiência sendo em síntese os responsáveis pelo desempenho das organizações 243 Subsistema organizacional Compreende a estrutura organizacional e a forma como ela é estruturada as funções e seus papéis as autoridades e responsabilidades que lhes são atribuídas nos diversos departamentos unidades de negócios diretorias Nesse sentido compreendese que nas organizações as pessoas geralmente têm seus papeis definidos pelas funções que desempenham Para o processo de gestão esse subsistema contribui no sentido de caracterizar as áreas de responsabilidade que estão associadas aos seus respectivos gestores Essas áreas são comumente identificadas como centros de resultado quando nelas são apurados resultados receitas menos os custos dos recursos consumidos eou centros de investimento quando além de acumular resultados são responsáveis também pela estrutura do capital nelas investido 244 Subsistema de gestão Compreende o processo decisório associado ao planejamento à execução e ao controle No momento do planejamento são tomadas as decisões que visam antecipar os eventos desejados e definir as diretrizes as políticas e os procedimentos necessários à realização dos resultados esperado No momento da execução são tomadas as decisões que visam assegurar a materialização dos resultados desejados com base naquilo que foi planejado Por fim no momento do controle são tomadas as decisões que visam reconduzir eventuais desvios para os propósitos que foram desejados nas ocasiões de planejamento e de execução 245 Subsistema de informação É o subsistema responsável pela geração das informações que su portam a gestão da empresa Podem ser identificados diversos siste 14 mas de informação agindo simultaneamente dentre eles os Sistemas de Informações Operacionais e os Sistemas de Informações Geren ciais Ambos devem apoiarse em modelos de decisões elaborados com base nas lógicas dos processos que visam suportar É assim que modelos gerenciais voltados para a geração de valor econômico por exemplo devem ser suportados pela lógica da geração de valor 246 Subsistema físico Compreende efetivamente a parte palpável da organização ou seja seus ativos maquinas instalações equipamentos escritórios edificações estoques ferramentas etc Nesse subsistema evidenciam se todos os eventos e transações que são realizados no processo de transformação dos recursos em produtos ou em serviços caracterizados pelo processo operacional 15 3 O PROCESSO DE GESTÃO E A VISÃO SISTÊMICA DA EMPRESA Com base nos elementos apresentados neste material podese compreender que o processo de gestão deve contemplar diversas dimensões para a sua realização Os efeitos e implicações disso são muitos e de diversas intensidades Surgem de dentro e de acordo com a forma da organização Às vezes tais efeitos são perceptíveis e são visíveis como em um caso de aumento dos estoques em um centro de distribuição por exemplo Outras vezes levam a mudanças invisíveis embora não menos importantes no contexto social e mesmo no institucional Todas essas dimensões precisam ser contempladas em um processo de gestão Em um primeiro momento isso pode parecer complexo complicado Essa visão sistêmica todavia nos ajuda a evitar problemas que surgem muitas vezes quando se simplificam demais nossos modelos mentais quando deixamos de levar em conta aspectos importantes que se considerados facilitariam a compreensão do todo Sua percepção ou identificação adequada depende de uma visão em caráter amplo sobre o todo de um ecossistema ou de uma rede e partir dele é que se deve considerar o objeto da decisão em processo de gestão 16 INDICAÇÃO DE LEITURA OBRIGATÓRIA NASCIMENTO Auster Moreira REGINATO Luciane Controladoria um enfoque na eficácia organizacional São Paulo Atlas 3a ed 2015 Capítulo 2 Visão Sistêmica da Empresa REFERÊNCIAS BERLOW Eric Simplificar a complexidade TED Ideas worth spreading TED Global 2010 Disponível em httpswwwtedcomtalksericberlowhow complexityleadsto simplicitylanguageptt60723 GELIS FILHO ANTONIO ABDUNI Leila Mohamed Finanças islâmicas e estratégia Revista GV Executivo v 14 n 2 pp 1417 2015 Disponível em httpraefgvbrsitesraefgvbrfilesfinancas islamicaseestrategiapdf NASCIMENTO Auster Moreira REGINATO Luciane Controladoria um enfoque na eficácia organizacional São Paulo Atlas 2015 OLIVEIRA D Sistemas de Informações Gerenciais estratégias tática operacionais 17ª ed São Paulo Atlas 2018 PEREIRA Carlos Alberto Gestão Econômica In PARISI Claudio MEGLIORINI Evandir Contabilidade Gerencial São Paulo Atlas 2011 17 FIPECAFI Todos os direitos reservados A FIPECAFI assegura a proteção das informações contidas nesse material pelas leis e normas que regulamentam os direitos autorais marcas registradas e patentes Todos os textos imagens sons vídeos eou aplicativos exibidos nesse volume são protegidos pelos direitos autorais não sendo permitidas modificações reproduções transmissões cópias distribuições ou quaisquer outras formas de utilização para fins comerciais ou educacionais sem o consentimento prévio e formal da FIPECAFI CRÉDITOS Autoria Paschoal Tadeu Russo Coordenação de Operações Juliana Nascimento Design Instrucional Patricia Brasil Design Gráfico e Diagramação Dejailson Markes 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