Aula 1: Crédito e Cobrança - Cadastro e Análise de Informações

CRÉDITO E COBRANÇA AULA 1 Prof Eduardo Ghosn 2 CONVERSA INICIAL Olá seja bemvindo à nossa aula sobre crédito e cobrança Na aula de hoje conversaremos sobre cadastro que é o ponto inicial em um processo de análise de crédito e cobrança Veremos que além de registrar dados no sistema das empresas o cadastro de clientes busca o maior número de informações sobre eles objetivando vendas a prazo sadias e garantindo um maior volume de recebimento de vendas a prazo realizadas através de cheques e boletos Você sabe em que departamentos da empresa ele pode ser utilizado Na realidade ele é utilizado em todas as áreas da organização Vejamos apenas alguns exemplos na área Comercial ele terá o objetivo de aumentar a eficiência dos negócios Quando falamos do departamento de Análise de Crédito um cadastro rico de informações servirá principalmente para avaliar o potencial financeiro em vendas a prazo Porém para a área de Cobrança ele ajudará na localização dos devedores com o objetivo de receber os valores de vendas realizadas a prazo Bons estudos TOP FONTES BÁSICAS DE INFORMAÇÃO Vocês sabem qual é a maior matériaprima para uma análise de crédito segura e até mesmo para cobrança de inadimplentes A resposta é informação A informação pode ser interna fornecida pelo cliente ou externa dados macroeconômicos e setoriais O levantamento desses dados é primordial para reduzirmos o risco de inadimplência Rodrigues 2011 p 67 Quanto mais informações tivermos menor será o risco de termos inadimplência Mas professor quais são essas informações Para que fique mais fácil a nossa aula vamos dividir essas informações entre clientes pessoa física pessoa jurídica e dados internos e externos Aí vem mais uma pergunta qual a diferença entre pessoa física e pessoa jurídica Para não nos aprofundarmos muito no tema diferenciaremos brevemente da seguinte forma pessoa física é o indivíduo fisicamente representado o cidadão que tem direitos e deveres e na Receita Federal possui um cadastro chamado CPF Cadastro de Pessoa Física Já pessoa jurídica é um termo que serve para designar empresas ONGs partidos políticos sociedades fundações 3 e igrejas seja com ou sem fins lucrativos Podem ser formadas por uma ou mais pessoas físicas e na Receita Federal possui um cadastro chamado CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica Agora que sabemos a diferença entre pessoa física e pessoa jurídica vemnos a pergunta onde poderemos conseguir os dados e informações sobre os clientes Os dados podem ser coletados de forma externa através da internet que demonstraremos a seguir ou internamente por meio de informações passadas pelos próprios clientes ROLÊ 1 DADOS EXTERNOS Os dados externos compreendem as informações que não foram geradas pelo potencial do cliente mas que podem de maneira direta ou indireta a curto ou a longo prazo influenciar sua saúde financeira e assim o risco de crédito A maioria desses dados é divulgada nos meios de imprensa e portanto são de fácil acesso Atualmente a internet tem funcionado como uma importante ferramenta para a coleta de informações visto a rapidez com que ocorre a atualização dos dados disponíveis Rodrigues 2011 p 67 Por favor cite algumas fontes que disponibilizam os dados externos a Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística IBGE principal órgão nacional de levantamento e análise de dados estatísticos nacionais Cabe ao IBGE a geração de uma série de informações socioeconômicas e ambientais O IBGE disponibiliza informações sobre renda da população desempenho econômico por região nível de atividade econômica por região do país Estado e cidade nível de desenvolvimento social da população distribuição de riqueza por região estado e cidade e inflação b Fundação Getúlio Vargas FGV uma das principais entidades públicas de cunho econômico é formada por pesquisadores e profissionais da área de economia Fundada em 1944 dedicase à pesquisa no campo das ciências sociais da administração e da economia A FGV edita as seguintes publicações 4 Administração de Empresas Conjuntura Econômica Administração Pública e Revista Brasileira de Economia Uma das principais informações fornecidas por essa fundação é a inflação do país por meio do índice Geral de Preços IGP que serve entre outras coisas para o reajuste de preços de aluguéis e contratos de serviços c Conjuntura Econômica revista mensal de análise econômica editada pela FGVInstituto Brasileiro de Economia Tem como objetivo divulgar os resultados de pesquisas a respeito da conjuntura econômica observando os negócios e a evolução financeira e monetária d Conselho Monetário Nacional CMN órgão federal responsável pelas emissões de papelmoeda pela fixação de normas para a política cambial pela aprovação de orçamentos monetários pela limitação das taxas de juros descontos e comissões e pela disciplina do crédito entre outras atividades de caráter mais burocrático Rodrigues 2011 p 68 e Comitê de Política Monetária COPOM órgão de apoio ao CMN sua principal função é a determinação da taxa de remuneração dos títulos públicos federais controlados por meio da taxa Selic A importância dessa taxa reside no fato da mesma servir de baliza de remuneração de todo o capital monetário circulante na economia nacional f Banco Central do Brasil Bacen órgão executivo dentro da estrutura normativa do Sistema Financeiro Nacional SFN e subordinado ao CMN Tem entre outras obrigações controlar e divulgar as taxas de juros praticadas no mercado a legislação financeira vigente e as operações com moeda estrangeira efetuadas no país Por meio do Bacen é possível obter informações a respeito de critérios de classificação de risco adotados pelo mercado taxas de câmbio taxas de juros praticadas no mercado e índices de liquidez e inadimplência g Bolsa de Valores de São Paulo Bovespa instituição sem fins lucrativos cujo objetivo principal é a integração entre investidores e empresas de capital aberto sociedades anônimas Por meio de seu endereço na 5 internet é possível o acesso a informações econômicofinanceiras de diversas empresas de diferentes setores Rodrigues 2011 p 69 Você sabe como poderemos tirar proveito dessas fontes De modo geral visitas frequentes aos sites dos institutos que citamos ou até mesmo leitura de jornais e revistas voltadas à economia que têm como fonte informações retiradas desses órgãos servirão como base para conhecimento de mercado e tomadas de decisão de crédito Poderia citar um exemplo prático Sim Digamos que a empresa que pleiteia crédito conosco atua exclusivamente no ramo de exportação de madeira Para isso precisamos entender como está o mercado de exportação de madeira Qual a cotação do real diante do dólar ou euro Se estiverem cotados acima do real é um bom momento para exportar Qual o valor do frete marítimo O mercado interno está favorável à compra de madeira Vale mais a pena vender para fora do Brasil ou atender o mercado interno São perguntas que exigem estudo frequente dos indicadores disponibilizados pelos institutos citados a fim de que seja tomada a melhor decisão pela maximização dos lucros e minimização de prejuízos causados pela inadimplência ROLÊ 2 DADOS INTERNOS Os dados internos são aqueles que caracterizam o cliente ou seja são aqueles que oferecem informações que demonstram os seus 5Cs Para facilitar o nosso estudo dividiremos os dados internos em dois grupos dados de clientes pessoas jurídicas e dados de clientes pessoas físicas de modo que fique claro o escopo de informações pertinentes a cada um bem como a forma de coleta destas Rodrigues 2011 p 69 21 Clientes pessoas jurídicas Você sabia que existem várias fontes capazes de fornecer os dados internos de um cliente pessoa jurídica e que algumas delas são gratuitas É o caso da consulta disponibilizada pela Receita Federal e Sintegra Porém outras fontes a exemplo de bureaus de crédito como Serasa e SPC 6 exigem a contratação de um plano ou assinatura mensal que vai variar de acordo com o volume de consultas A seguir algumas fontes de consulta que podem nos trazer informações para cadastro e futura tomada de decisão Consultar a página do site Sintegra com o objetivo de descobrir gratuitamente o número da inscrição estadual endereço e saber se a situação cadastral da empresa está ativa cancelada ou inativa Considerando que a situação esteja ativa a empresa vendedora conseguirá emitir nota fiscal e fazer a venda Caso esteja inativa ou denegada não se pode emitir nota fiscal contra a empresa até que seja regularizada Consultar a página do site Receita Federal para saber qual é a situação cadastral do CNPJ e confirmar endereço Caso esteja INATIVO a empresa não conseguirá efetuar a venda pois não está habilitada a emitir nota fiscal A empresa inativa deverá procurar seu contador a fim de regularizar a sua situação para estar ativa e poder emitir notas fiscais novamente Consultar órgãos de proteção ao crédito como Serasa SPC associações comerciais entre outros Dentro desses órgãos analisar capital social histórico de pagamentos registro de consultas pendências financeiras informações sobre protestos telefones e ver se os endereços conferem com os fornecidos pelo cliente Dados cadastrais da empresa como endereço telefone email nome e contato do contador endereço de entrega filiais Contrato social e alterações ou última alteração consolidada Balanço patrimonial Balancete de verificação que é uma demonstração atual da situação financeira Referências comerciais e bancárias Comprovante de endereço atualizado preferencialmente do mês atual devendo ser água luz telefone fixo ou IPTU faturas de lojas e telefone celular não têm o mesmo peso pois não são fixos 7 22 Clientes pessoas físicas O levantamento de dados para essa categoria de clientes é simples e rápido pois geralmente é feita uma entrevista com o próprio cliente e isso facilita o trabalho para solicitação de documentos Basicamente para se analisar o crédito de um cliente dessa categoria precisaremos confirmar se a pessoa que está fazendo o cadastro é a mesma que vai comprar Precisaremos dos rendimentos e endereço conforme a seguir Consultar o SPC analisar registro de consultas realizadas por outras empresas para saber se está buscando crédito em vários lugares no período curto de tempo avaliar se apresenta pendências financeiras em outros estabelecimentos comerciais aproveitar para confirmar telefones e endereço que o órgão disponibiliza Comprovante de endereço atualizado preferencialmente do mês atual água luz telefone fixo ou IPTU faturas de lojas e telefone celular não têm o mesmo peso pois não são fixos Verificar RG CPF ou CNH do cliente que será faturado aquele que será feito o cadastro Solicitar três locais que ele sempre compra e ligar pedindo referência comercial Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física ou DECORE é um documento fornecido pelo contador que prova os rendimentos Ele tem que vir com selo do CRC para provar a autenticidade Estado civil e nome doa cônjuge a fim de sabermos sobre a renda do casal e se é compatível com o valor que estão pleiteando de crédito bem como em possíveis garantias que podem ser assumidas pelo casal Empresa que trabalha e holerite com o objetivo de termos informações sobre o tempo em que trabalha na empresa e a capacidade financeira para assumir a parcela TRILHA 1 SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS SIG A base para uma boa decisão de crédito depende da qualidade das informações obtidas e da competência no tratamento dessas informações devendose tornálas consistentes para uma decisão de crédito segura 8 A tomada de decisão pode ser entendida como uma escolha entre as alternativas As empresas as pessoas todos os dias tomam decisões optando entre as alternativas de que dispõem A partir do momento que tomamos uma decisão há naturalmente um impacto sobre os objetivos que pretendemos atingir preferencialmente maximizandose as vendas e minimizandose os valores incobráveis a receber A tomada de decisão também requer o emprego de ferramentas específicas como o Sistema de Informações Gerenciais SIG De acordo com Côrtes 2008 SIG corresponde a sistemas de apoio à gestão empresarial que trabalham com o processamento de dados operacionais os quais são agrupados e transformados em informações úteis à gestão No que diz respeito ao crédito para uma empresa um SIG consiste na ordenação das informações necessárias para o gerenciamento de custo benefício com a finalidade de promover a consecução de objetivos atuais e futuros Sob outro ponto de vista o SIG na área de crédito representa uma ferramenta que atende à necessidade de gerenciar dados e informações e assim apoiar o processo de tomada de decisões A figura a seguir esquematiza os vários componentes de informações de que uma empresa do setor varejista deve dispor para subsidiar a análise e seu processo decisório de crédito Tsuru Centa 2009 p 76 11 Conhecer bem os clientes reduz os riscos de crédito Tanto no caso de pessoa física como no de pessoa jurídica é importante que procuremos conhecer bem os clientes como forma de minimizar os riscos associados à concessão de crédito Como num time de futebol que antes de entrar em campo precisa concentrarse treinar e conhecer bem com quem irá disputar uma partida o 9 analista de crédito deve ao interagir com um cliente prepararse para ficar a par de todos os detalhes relevantes sobre a pessoa Tsuru Centa 2009 p 78 12 Fazer as perguntas certas Fazer as perguntas certas geralmente possibilita que o cliente fale a seu respeito ao analista de crédito Este sabendo ouvilo tem condições de conhecer as suas necessidades ou as suas eventuais dificuldades e problemas Quando se trata de pessoa jurídica é importante que se passe a conhecer o modus operandi da empresa levando a antever obstáculos na gestão de seus estoques e consequentemente problemas de caixa devido a dificuldades em sua logística por exemplo Isso porque primeiramente é necessário investir num determinado nível de estoque com pequenos prazos de pagamento para que em seguida se possa iniciar o seu processo de vendas Além disso se essa logística compreende produtos importados tornase fundamental que se verifique qual a participação desse volume em relação ao todo Tsuru 2009 p 78 TRILHA 2 NEGOCIAR É UMA ARTE Ao falar com o cliente é importante que o analista o considere tendo em vista os seguintes aspectos interesse e instrução o cliente não sabe o que você sabe necessidade o cliente tem necessidades que você pode suprir expectativa ninguém entra num negócio sem perder e sonho crescer evoluir e obter lucros Depois de ter ouvido o cliente levantar o seu potencial conhecer a sua atividade caberá ao analista orientálo sob a perspectiva da relação ganha ganha É preciso lembrar que uma negociação só é boa se for boa para ambas as partes se for boa apenas para uma das partes alguém está perdendo e a chance de que essa negociação seja única é muito grande Tsuru 2009 p 79 21 Relatório de visita O relatório de visita tem o objetivo de registrar os principais aspectos observados por ocasião de uma visita à empresa e em forma de memória 10 possibilita que os demais colaboradores envolvidos com aquele cliente possam utilizar essa informação Ao tratarmos de aspectos técnicos sobre a elaboração de um relatório de visita é recomendável responder a quatro perguntas básicas Qual o objetivo do relatório Quem vai lêlo O que se pretende com o relatório Quando se deve emitilo para as pessoas físicas e para as jurídicas O relatório de visita normalmente é mais utilizado com os clientes pessoas jurídicas e deve ser uma fotografia para quem irá lêlo pois as decisões em sua maioria são tomadas com base nas informações que ele traz por se tratar de dados provenientes de visitas in loco Portanto o relatório de visita deve conter informações a respeito de detalhes que podem ser preciosos como vias de acesso concorrência local parque fabril produtos fabricados maquinário disponível especializações modus operandi sistemas de compras e vendas ligações decisórias diretas e indiretas dependência de estocagem filiais distribuidores novos investimentos etc Não existe um modelo específico de apresentação de relatório de visitas contudo segue sugestão de itens que devem ser considerados Dados da empresa nome da empresa endereço do local visitado matriz filial unidade fabril etc pessoa de contato cargo telefone email home page Itens de avaliação localização da empresa qualidade das instalações qualidade dos equipamentos de apoio manutenção pessoal clima organizacional estoque de produtos conhecimento técnico e experiência dos gestores níveis de decisão fornecedores clientes prazos médios de pagamento e de recebimento distribuição modus operandi Tsuru Centa 2009 p 79 De modo geral além de todos os documentos contábeis e legais recebidos é de suma importância conhecermos o cliente e esse é o principal objetivo do relatório de visitas Como popularmente falamos papel aceita tudo e tomando isso por base de forma literal existem golpes em que apresentamse ao analista de 11 crédito documentos contábeis verídicos que demonstram a capacidade de pagamento da empresa mas depois que a venda é realizada a prazo e começam a vencer os boletos a equipe de cobrança entra em contato com a empresa inadimplente e descobre que a pessoa que efetuou a compra apenas conseguiu documentos da empresa idônea fazendose passar por um representante legal dela e comprou mercadorias sem ter poderes para essa atividade Em resumo como a empresa verdadeira não assinou a nota fiscal e desconhece a compra caracterizase o golpe e a empresa vendedora que não fez o seu papel básico de confirmar informações inclusive através de visita in loco acaba no prejuízo ELO E aí Como foi a sua compreensão sobre este conteúdo É importante observarmos que o nosso material tratou de forma geral dos temas relacionados a cadastro de clientes e as diversas fontes de informação sejam elas internas ou externas Vimos também a importância de a empresa possuir dados atualizados para a tomada de decisão a fim de receber os valores vendidos a prazo garantindo um fluxo de caixa sadio e minimizar o risco com inadimplência Exercite esses itens e até a próxima 12 REFERÊNCIAS CORTÊS P L Administração de sistemas de informação São Paulo Saraiva 2008 RODRIGUES C M Análise de crédito e risco Curitiba Ibpex 2011 Série Gestão Financeira TSURU S K CENTA S A Crédito no varejo para pessoas físicas e jurídicas 2 ed rev e atual Curitiba Ibpex 2009