Estudo de Casa

Sistema de informação gerencial estudo de caso em uma empresa pública de tecnologia da informação Ana Lys Oliveira da Silvaa Fernanda Cruz Vasquesb Vitória Souza Nunesc Resumo Esse estudo tem como tema o Sistema de Informação Gerencial no que tange aos processos de Atração e Seleção Treinamento e Desenvolvimento Plano de Cargos e Salários Saúde Qualidade Meio Ambiente Segurança e Sustentabilidade Como problema de pesquisa coloca a seguinte questão Como um Sistema de Informação Gerencial pode contribuir operacional e funcionalmente para a melhoria dos processos de uma empresa pública do segmento de Tecnologia da Informação Como objetivo propõe analisar a funcionalidade de um Sistema de Informação Gerencial em uma empresa pública do segmento de Tecnologia da Informação A metodologia constou de um estudo em campo uma pesquisa exploratória e descritiva além da pesquisa bibliográfica O instrumento de coleta de dados constou de uma entrevista realizada com o Gestor da Recursos Humanos e conduzida pelas pesquisadoras com objetivo de obter os dados que interessam à investigação contando com a presença e participação do professor orientador da presente pesquisa Concluise que o Sistema de Informação Gerencial de forma estruturada oferece condições para que as empresas públicas ou privadas reajam às mutações do mercado e se sintam alicerçadas por um processo decisório forte o suficiente para garantir a resolução dos problemas Palavraschave Sistema de Informação Gerencial Recursos Humanos Gestão de Pessoas Empresa Pública 1 Introdução Esse artigo aborda a temática do Sistema de Informações Gerenciais SIG considerando possíveis benefícios e vantagens no que tange aos processos de Atração e Seleção Treinamento e Desenvolvimento Plano de Cargos e Salários Saúde Qualidade Meio Ambiente Segurança e Sustentabilidade em uma empresa pública de Tecnologia da Informação da cidade do Rio de Janeiro a Fundação Cesgranrio Rio de Janeiro RJ Brasil b Fundação Cesgranrio Rio de Janeiro RJ Brasil c Fundação Cesgranrio Rio de Janeiro RJ Brasil Revista RH Visão Sustentável Rio de Janeiro v2 n3 p 94114 janjun 2020 Sistema de informação gerencial estudo de caso em uma empresa pública de tecnologia da informação Diante do cenário atual de constantes transformações e inovações tecnológicas o mercado exige casa vez mais uma gestão estratégica e eficiente e para que isso aconteça o SIG se torna um grande aliado na gestão pois este é capaz de auxiliar na gestão de informações gerenciais de suma importância para as organizações facilitando o uso de instrumentos tecnológicos e computacionais além de propiciar a administração a maximizar o conhecimento e desenvolvimento dos segmentos existentes da empresa desde a produtividade dos funcionários até as tomadas de decisão gerencial Dessa forma o SIG provê as informações necessárias para gerenciar com eficácia as organizações A equipe de pesquisadoras realizou um estudo de campo na Empresa ALPHA onde observaram questões passíveis de investigações a respeito do uso e funcionalidade do SIG no plano da Gestão de Recursos Humanos e no seu atravessamento com os processos de Atração e Seleção Treinamento e Desenvolvimento Plano de Cargos e Salários Saúde Qualidade Meio Ambiente Segurança e Sustentabilidade A ALPHA é uma empresa municipal responsável pela administração dos recursos de Tecnologia da Informação da cidade do Rio de Janeiro A empresa é responsável por prover serviços de Tecnologia da Informação aos órgãos municipais do Rio de Janeiro dentre eles empresas públicas autarquias e fundações Após uma visita técnica e um primeiro contato exploratório com a realização de entrevista com gestor de Recursos Humanos contatouse as seguintes Problemáticas em relação às temáticas abordadas neste estudo na empresa investigada SIG Integração deficitária dos dois sistemas operacionais da empresa Há dois sistemas operacionais que apesar de conversarem entre si carece de maior integração pois alguns dados importantes são disponibilizados apenas isoladamente Atração e Seleção Carência de concursos visando a atração de novos colaboradores Há muitos anos a empresa não realiza concurso A maioria das contratações é feita com processo seletivo como o de qualquer outra empresa privada ou seja o sistema de atração e seleção não está sendo realizado por edital chamada pública e as vagas que surgem são preenchidas por indicação carecendo de maior rigor seletivo Treinamento e Desenvolvimento Carência de treinamentos estruturados e sistematizados sem utilização do processo de diagnóstico e avaliação dos treinamentos realizados Em decorrência das problemáticas elencadas identificouse o seguinte problema Revista RH Visão Sustentável Rio de Janeiro v2 n3 p 94114 janjun 2020 de pesquisa Como um Sistema de Informação Gerencial pode contribuir estrategicamente para a melhoria dos processos da gestão de pessoas em uma empresa pública do segmento de Tecnologia da Informação Propõese para esta pesquisa como objetivo final analisar a funcionalidade do Sistema de Informação Gerencial do setor de Recursos Humanos de uma empresa pública do segmento de Tecnologia da Informação Visando a consecução deste Objetivo formulase como Objetivos Específicos Descrever como a implantação de um sistema de informação gerencial é capaz de aprimorar a gestão de Recursos Humanos em uma empresa pública do segmento de Tecnologia da Informação Descrever a funcionalidade e usabilidade do sistema em relação aos processos de Atração e Seleção Treinamento e Desenvolvimento Plano de Cargos e Salários Identificar a percepção do gestor em relação ao atendimento das suas necessidades com o uso do sistema de informações atual Identificar se as informações do sistema contribuem para o processo de tomada de decisão pelo gestor Empresas produzem dados e informações que geram conhecimento É preciso haver o gerenciamento destes dados e informações de forma integrada visando obter maior celeridade dos processos com maior acurácia e efetividade proporcionando ao gestor melhorias na capacidade de tomada de decisões O SIG se usado corretamente evita redundância aprimora a consulta por meio de relatórios mais eficazes e possibilitam informações mais relevantes aumentando o grau de sinergia dos processos organizacionais Portanto consiste em uma ferramenta estratégica de redução de incertezas e decisões assertivas Por intermédio desta pesquisa esperase contribuir para o aprofundamento deste tema de relevância no atual cenário competitivo e complexo em que as organizações se encontram inseridas Ainda que o estudo tenha sido empreendido em uma empresa pública acreditase que na atualidade as demandas apresentadas a uma empresa pública em termos de eficiência dos processos de gestão as tornam alvo de ações que buscam modernizar sua estrutura funcional Nesta perspectiva o SIG é uma dessas ferramentas que pode proporcionar às empresas de modo geral maior eficiência em seus processos Revista RH Visão Sustentável Rio de Janeiro v2 n3 p 94114 janjun 2020 98 Ana Lys Oliveira da Silva Fernanda Cruz Vasques e Vitória Souza Nunes 3 Categorias teóricas 31 Sistemas da informação Primeiramente apresentase a definição de sistema que é para Oliveira 1993 um conjunto de partes interagentes e interdependentes que conjuntamente formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função De acordo com o próprio conceito de sistema é difícil conceber qualquer sistema que não gere algum tipo de informação independentemente de seu nível tipo e uso Para OBrien 2001 p 17 podemos definir sistema simplesmente como um grupo de elementos interrelacionados ou em interação que formam um todo unificado Um sistema dessa ordem às vezes chamado sistema dinâmico possui três componentes ou funções básicas em interação a Entrada envolve a captação e reunião de elementos que entram no sistema para serem processados b Processamento envolve processos de transformação que convertem insumo entrada em produto c Saída envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até seu destino Um sistema deve agregar também o feedback que são dados sobre o desempenho do sistema e o controle que segundo o autor envolve monitoração e avaliação do feedback para determinar se um sistema está se dirigindo para a realização de sua meta OBRIEN 2001 Segundo Oliveira 1993 devese distinguir dado de informação Para o autor dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação Informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões Também informação é o produto da análise dos dados existentes na empresa devidamente registrados classificados organizados relacionados e interpretados dentro de um contexto para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada Informação é todo o dado trabalhado útil tratado com valor significativo atribuído ou agregado a ele e com um sentido natural e lógico para quem usa a informação O dado é entendido como um elemento da informação um conjunto de letras números ou dígitos que tomado isoladamente não transmite nenhum conhecimento REZENDE ABREU 2003 p 60 Revista RH Visão Sustentável Rio de Janeiro v2 n3 p 94114 janjun 2020 97 Sistema de informação gerencial estudo de caso em uma empresa pública de tecnologia da informação 2 Metodologia Os procedimentos metodológicos constaram de uma pesquisa exploratória onde realizouse um primeiro levantamento objetivando proporcionar maior familiaridade com o problema com vistas a tornálo mais explícito considerando os variados aspectos relativos ao fenômeno estudado GIL 2010 Visando ainda a realização do objetivo proposto neste estudo a presente investigação apresenta também uma pesquisa descritiva consistindo na descrição das características deste fenômeno estudado e o estabelecimento de relações entre suas variáveis GIL 2010 A pesquisa desenvolveuse por meio de um estudo de campo focalizando o contexto de uma comunidade de trabalho tendo sido realizada com observação direta das atividades do grupo estudado e de entrevistas com o Gestor de Recursos Humanos considerando suas percepções explicações e interpretações do que ocorre nesta comunidade de trabalho GIL 2010 No estudo de campo os pesquisadores realizaram a investigação pessoalmente tendo uma experiência direta com a situação do estudo Assim o estudo de campo proporcionou aos pesquisadores a vantagem de ser desenvolvido no próprio local em que ocorrem os fenômenos apresentando um maior nível de participação e resultados mais fidedignos GIL 2010 Concomitantemente com o objetivo de fundamentar o estudo desenvolvido realizouse também uma pesquisa bibliográfica elaborada com base em material de consulta constituído de livros e artigos científicos A pesquisa bibliográfica permitiu elaborar as informações científicas já existentes sistematizando o conhecimento já produzido BARROS LEHFELD 2000 p 70 O instrumento de coleta de dados constou de uma entrevista realizada com o Gestor da Recursos Humanos e conduzida pelas pesquisadoras com objetivo de obter os dados que interessam à investigação contando com a presença e participação do professor orientador da presente pesquisa A interpretação dos dados obtidos foi de natureza qualitativa A análise qualitativa se caracteriza como uma abordagem por meio de reflexão e análise para a compreensão detalhada do objeto de estudo OLIVEIRA 2010 p 37 e prioriza as análises interpretativas em detrimento das análises estatísticas Revista RH Visão Sustentável Rio de Janeiro v2 n3 p 94114 janjun 2020 Sistema de informação gerencial estudo de caso em uma empresa pública de tecnologia da informação 99 Quando a informação é trabalhada por pessoas e pelos recursos computacionais possibilitando a geração de cenários simulações e oportunidades pode ser chamada de conhecimento O conceito de conhecimento contempla o de informação com valor relevante e de propósito definido Segundo Laudon e Laudon 2006 p 7 Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes interrelacionados que coleta ou recupera processa armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões à coordenação e ao controle Os autores acrescentam ainda que esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas visualizar assuntos complexos e criar novos produtos LAUDON LAUDON 2006 p 7 A definição de OBrien 2001 p 6 para sistema de informação é um conjunto organizado de pessoas hardware software redes de comunicações e recursos de dados que coleta transforma e dissemina informações em uma organização Segundo Pereira e Fonseca 1997 p 241 Os sistemas de informação são mecanismos de apoio à gestão desenvolvidos com base na tecnologia da informação e como suporte da informática para atuar como condutores das informações que visam facilitar agilizar e otimizar o processo decisório nas organizações Já Gil 1995 p 14 explica como sendo um conjunto de recursos humanos materiais tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações Os Sistemas de Informação independentemente de seu nível ou classificação têm como maior objetivo auxiliar os processos de tomada de decisões na empresa Se os Sistemas de Informação não se propuseram a atender a esse objetivo sua existência não será significativa para a empresa REZENDE ABREU 2003 Ainda segundo Rezende e Abreu 2009 p 41 o foco dos Sistemas de Informação está direcionado para o principal negócio empresarial O caso contrário seria se os esforços dos Sistemas de Informação estivessem direcionados aos negócios secundários ou de apoio a Grande volume de dados e informações b Complexidade de pensamentos c Muitos clientes eou usuários envolvidos Revista RH Visão Sustentável Rio de Janeiro v2 n3 p 94114 janjun 2020 d Contexto abrangente mutável e dinâmico e Interligação de diversas técnicas e tecnologias f Suporte à tomada de decisões empresariais g Auxílio na qualidade produtividade e competitividade organizacional Dessa forma será preciso planejamento organização e qualidade nos Sistemas de Informação para atender a todas essas características e dar conta dos objetivos foco e inteligência empresarial das organizações 32 Importância de um sistema de informação Nos dias atuais muitas organizações conhecem a importância dos sistemas de informação acreditando que o mesmo agrega benefícios como a melhoria nos processos decisórios Apesar disso muitas organizações implementam sistemas de informação somente para atender a legislação não percebendo benefícios que serão apresentados a seguir Um Sistema de Informações Gerenciais provê suporte aos gerentes para alcançar suas metas corporativas suprindoos com feedback e informações para entender melhor as operações regulares da organização Possibilita a comparação de resultados para se estabelecer as metas da companhia e a identificação de áreas com problemas e oportunidades de aprimoramento STAIR1998 p 282 Um Sistema de Informação eficiente pode ter um grande impacto na estratégia corporativa e no sucesso da empresa Esse impacto pode beneficiar a empresa os clientes eou usuários e qualquer indivíduo ou grupo que interagir com os Sistemas de Informação Stair 1998 apud REZENDE ABREU 2009 p 41 Ainda Rezende e Abreu 2009 p 42 destaca que entre os benefícios que as empresas procuram obter por meio dos sistemas de informação estão a Suporte à tomada de decisão prófica b Valor agregado ao produto bens e serviços c Melhor serviço e vantagens competitivas d Produtos de melhor qualidade e Oportunidade de negócios e aumento da rentabilidade f Mais segurança nas informações menos erros mais precisão g Aperfeiçoamento nos sistemas eficiência eficácia efetividade produtividade h Carga de trabalho reduzida i Redução de custos e desperdícios j Controle das operações Segundo Oliveira 2008 p 31 podese afirmar que o Sistema de Informações Gerenciais sob determinadas condições proporciona os seguintes benefícios para as empresas a Redução dos custos das operações b Melhoria no acesso às informações propiciando relatórios mais precisos e rápidos com menor esforço c Melhoria na produtividade tanto setorial quanto global d Melhoria na tomada de decisões através do fornecimento de informações mais rápidas e precisas e Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão f Melhoria na estrutura organizacional por facilitar o fluxo de informações g Redução do grau de centralização das decisões na empresa h Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos a partir das constantes mutações nos fatores ambientais ou externos i Melhoria nas atitudes e nas atividades dos profissionais da empresa j Redução de funcionários em atividades burocráticas Dessa forma um SIG efetivo pode fornecer à organização uma vantagem competitiva e no mínimo uma margem temporária sobre outra organização carente de tal tipo de sistema STAIR 1998 p 283 33 Classificação de sistemas de informação Os sistemas de informação podem ser classificados pela natureza das atividades a que eles dão suporte Os principais são Sistemas de Informação Operacional Sistemas de Informação Gerencial Sistemas de Informação Estratégico Sistemas Especialistas Sistemas de Apoio à Decisão Os sistemas operacionais lidam com operações do dia a dia das empresas como determinar quem executará determinada tarefa e registrar o número de horas trabalhadas ou encaminhar o pedido de compras Quem utiliza os sistemas são os supervisores gerentes da linha de frente operadores e funcionários administrativos TURBAN 2004 Os sistemas operacionais também chamados de Sistemas de Apoio às Operações Empresariais Sistemas de Controle ou Sistemas de Processamento de Transações Contemplam o processamento de operações e transações rotineiras quotidianas em seu detalhe incluindo seus respectivos procedimentos REZENDE ABREU 2003 Ainda segundo Rezende e Abreu 2003 esses sistemas controlam dados detalhados das operações e funções imprescindíveis ao funcionamento da empresa auxiliando a tomada de decisão do corpo técnico das unidades departamentais Nos Sistemas de Informações Operacionais cada transação empresarial envolve a entrada e a alimentação de dados o processamento e o armazenamento e a geração de documentos e relatórios Com suas inúmeras características como grande volume de dados muitas saídas de informações envolvendo alto grau de repetição e computação simples As edições validações consistências e auditorias são comuns nesses sistemas devido ao envolvimento de inúmeras pessoas e respectivas coletas de dados e alimentações nos mesmos significando impactos grandes e negativos se houver falhas de operação cálculos seleções ordenações conciliações e reprocessamentos com bases de dados diversas REZENDE ABREU 2003 Os sistemas gerenciais também chamados de sistemas táticos lidam com atividades da gerência de médio escalão como planejamento organização e controle de curto prazo Os sistemas gerencias computadorizados são desenhados para sintetizar os dados e preparar relatórios TURBAN 2004 Também chamados de Sistemas de Apoio à Gestão Empresarial ou Sistemas Gerenciais Contemplam o processamento de grupos de dados das operações e transações operacionais transformandoos em informações agrupadas para gestão Trabalham com os dados agrupados ou sintetizados das operações das funções empresariais da empresa auxiliando a tomada de decisão do corpo gestor ou gerencial das unidades departamentais em sinergia com as demais unidades REZENDE ABREU 2003 Para Oliveira 1993 p 39 sistema de Informações Gerenciais é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa bem como proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados Sistema de Informações Gerenciais é um método organizado de prover informações passadas presentes e futuras relacionadas com as operações internas e o serviço de inteligência externa Serve de suporte para as funções de planejamento controle e operação de uma empresa através do fornecimento de informações no padrão de tempo apropriado para assistir o tomador de decisão OLIVEIRA 2005 p 39 O propósito básico de um Sistema de Informações Gerenciais é ajudar a empresa a alcançar suas metas fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as operações regulares da organização de forma que possam controlar organizar e planejar com mais efetividade e com maior eficiência Em suma um SIG provê aos gerentes não só informação e suporte para a efetiva tomada de decisão bem como as respostas às operações diárias agregando assim valor aos processos da organização STAIR REYNOLDS 2002 Também chamados de Sistemas de Informação Executivos ou Sistemas de Suporte à Decisão Estratégica ou ainda são conhecidos por sua sigla em inglês EIS ou Executive Information Systems Contemplam o processamento de grupos de dados das operações operacionais e transações gerenciais transformandoos em informações estratégicas Trabalham com os dados no nível macro filtrados das operações das funções empresariais da empresa considerando ainda o meio ambiente interno e ou externo visando auxiliar o processo de tomada de decisão da alta administração REZENDE ABREU 2003 Os sistemas de informação estratégicos são aqueles que dão suporte ou modelam a estratégia competitiva de uma unidade de negócios Um SIE tem como característica principal a capacidade de modificar significativamente a maneira de conduzir um negócio Pode também modificar os objetivos processos produtos e relações ambientais para ajudar uma organização a ganhar vantagem competitiva Um sistema de informação estratégico ajuda a organização a obter vantagem competitiva mediante sua contribuição para a concretização dos objetivos estratégicos da organização eou por sua capacidade de melhorar significativamente o desempenho e a produtividade TURBAN 2004 Os sistemas especialistas são os sistemas ligados ao campo de inteligência artificial que utiliza o computador para assistir ou mesmo substituir os tomadores de decisão Compõemse de softwares que pretendem adquirir conhecimentos em domínios limitados com o intuito de obter conhecimento e experiência dos seres humanos para aplicálos na solução de problemas BATISTA 2006 p 26 Os sistemas especialistas são desenvolvidos para diagnosticar problemas prever eventos futuros e resolver problemas de energia Também são empregados para projetar novos produtos e sistemas determinar o melhor uso para sobras de madeira estabelecer limites de créditos e aumentar a qualidade dos serviços médicos Podem explorar novas oportunidades de negócio aumentar a lucratividade geral reduzir custos e fornecer serviços de maior qualidade aos clientes e consumidores STAIR REYNOLDS 2002 p 347 Sistemas especialistas podem ser usados para resolver problemas em todos os campos e disciplinas podendo assistir todos os estágios do processo de solução do problema São eficientes em ajustar metas estratégicas no planejamento no projeto na tomada de decisão no controle e no monitoramento e em diagnósticos STAIR REYNOLDS 2002 p 349 Podemos citar os sistemas especialistas definidos como ferramentas computacionais que modelam o raciocínio e as ações de um humano ou grupo especialista em uma determinada área do conhecimento FLORES 2003 Segundo Turban 2004 p 370 a definição para sistema de apoio à decisão SAD é de sistema de informação baseado em computador que combina modelos e dados em uma tentativa de solucionar problemas semiestruturados com grande envolvimento por parte do usuário Podem ser considerados os sistemas que possuem interatividade com as ações do usuário oferecendo dados e modelos para a solução de problemas semiestruturados e focando a tomada de decisões Constituindo o principal exemplo de tomadas de decisão auxiliadas pelo computador esses sistemas devem possuir grande interação com os profissionais táticos da empresa além de uma fácil flexibilidade adaptabilidade e capacidade de resposta rápida BATISTA 2006 p 25 Os sistemas de apoio à decisão são uma das principais categorias de sistemas de apoio gerencial São sistemas de informação computadorizados que fornecem aos gerentes apoio interativo de informações durante o processo de tomada de decisão OBRIEN 2001 p 253 Ainda segundo o autor o SAD utiliza modelos analíticos bancos de dados especializados apreciações do tomador da decisão e um processo de modelagem computadorizado para apoiar a tomada de decisões semiestruturadas e não estruturadas por parte de cada gerente 34 Sistema de informação gerencial tipos e ferramentas existentes no mercado Siqueira 2005 afirma que o Sistema de Informações Gerenciais SIG é um sistema de informações que possui todas as funções procedimentos dados e equipamentos da empresa em um único sistema para produzir as informações mais necessárias para todos os níveis dentro da Organização O SIG tem como objetivo gerar informações que apoiam na tomada de decisão da administração Para cada nível organizacional existe um tipo específico de Sistema de Informação No nível operacional há o Sistema de Processamento de Transações SPT Esse sistema tem como objetivo monitorar coletar armazenar e processar dados gerados em todas as transações da empresa Tais dados são considerados a entrada para o banco de dados da Organização Os STPs são responsáveis por armazenar e transações e produzindo informações e registros relacionadas às atividades rotineiras Deve apresentar um alto grau de precisão assegurando a integridade dos dados e informações obtidas fazendo com que tais dados não sejam perdidos e aumentando assim a eficiência do trabalho O Sistema de Apoio a Decisão SAD é responsável por auxiliar na tomada de decisões mais complexas amplifica o entendimento do decisor fornecendo informações relevantes para que o gerente possa tomar a decisão correta O objetivo do SAD é possibilitar análises confiáveis visando a tomada de decisão mais precisa e acurada permitindo experiências com diferentes estratégias e sob diferentes configurações Nesta perspectiva o SAD deve permitir o acesso a várias fontes de dados No nível estratégico há o Sistema de Apoio ao Executivo SAEs Esse Sistema auxilia na tomada de decisões não rotineiras que exigem uma avaliação e percepção complexa e analítica e envolvem a visão e objetivos de longo prazo Para Meireles 2001 os SAEs formam o conjunto de sistemas que foram desenvolvidos para ajudar os gestores das empresas a tomarem suas próprias decisões Segundo Laudon e Laudon 2005 o SAE pode ajudar a alta cúpula administrativa a monitorar o desempenho organizacional e rastrear as atividades de concorrentes localizando problemas identificando oportunidades e prevendo tendências O SIG possibilita o desenvolvimento de estratégias que podem vir a constituir vantagens competitivas tais como Controle e customização da demanda Maior eficiência por meio da otimização de processos e programas eliminação de desperdícios e Aprimoramento e melhor eficácia no uso de recursos materiais humanos e procedimentais Nesse sentido o SIG contribui para estabelecer diferenciações do produtoserviço no mercado estabelecer nicho de mercado otimizar relação com clientes e fornecedores tudo isso por meio da identificação de informações geradas e conhecimentos adquiridos Por exemplo Uso de informações para se obter custos operacionais mais baixos ou aumentar qualidade da oferta de produtosserviços Aumentar ou diminuir escala de produção atingindo melhores preços e atendendo necessidades específicas do usuário antes desconhecidas MOURA 2019 O Sistema de Informações Gerencias SIG não traz desvantagens para a organização porém erros de atualização de dados podem acarretar relatórios equivocados e resultar em planejamento sem confirmação nos dados apresentados Dessa forma o esforço manual para a atualização e movimentação correta das informações é imprescindível O uso do SIG possibilita ao gestor de Recursos Humanos a obtenção de informações detalhadas e precisas para a tomada de decisões tanto para o nível tático quanto para o nível operacional com rapidez permitindo análise de dados de forma eficiente utilizando ferramentas e estatísticas com menor subjetividade do que se fossem reduzidos de forma manual O sistema de informações gerenciais tem como função primordial orientar o gestor para que este tome a melhor decisão possível visando sempre o bem da empresa como um todo MOURA 2019 4 Apresentação de resultados e análises Esta pesquisa abordará as funcionalidades do Sistema de Informações Gerenciais como importante elemento estratégico para a empresa investigada A ALPHA é a empresa pública municipal responsável pela administração dos recursos de Tecnologia da Informação e Comunicação da cidade do Rio de Janeiro Criada por meio da Lei nº 140 de 14111979 sua estrutura organizacional atual é composta por Diretorias e Assessorias Técnicas além de Unidades Funcionais denominadas Gerências Técnicas de Informática Setorial que atuam de forma personalizada com os clientes órgãos e entidades municipais Reinventando a Prefeitura do Rio de Janeiro com o poder da inovação projetos idealizados e desenvolvidos pela ALPHA em parceria com os clientes com foco nas atividades da Prefeitura e com o objetivo principal de tornar mais eficiente a prestação de serviços públicos ao cidadão carioca No que diz respeito aos produtos oferecidos estes apresentamse em duas naturezas distintas produtos de sistemas produtos ligados à criação e ao desenvolvimento de sistemas de informação e produtos de tecnologia produtos ligados às questões de prestação de serviços em informática e à parte física dos sistemas de informação Entre os produtos de sistema destacamse anteprojetos de sistemas modelagem de dados manutenção do modelo de dados projetos básicos construção de websites gerenciamento de projetos e consultoria em Tecnologia da Informação 41 Sistemas de informações gerenciais Constatouse que na empresa pesquisada há mais de um sistema de informações utilizados os softwares Ergonrio e o Gentelplan Por ser uma empresa pública provedora de tecnologia da informação algumas de suas necessidades e demandas são provisionadas pela própria empresa e seus colaboradores com algumas soluções no Revista RH Visão Sustentável Rio de Janeiro v2 n3 p 94114 janjun 2020 campo da tecnologia da informação se produzindo internamente na empresa como por exemplo o Gentelplan mas outras soluções são obtidas no mercado externo como por exemplo o Ergonrio O Ergonrio é um sistema utilizado pela empresa por meio de um contrato com seu desenvolvedor O Ergonrio é um sistema que faz folha de pagamento e outras rotinas de Departamento Pessoal além de armazenamento de dados e informações pertinentes a esta rotina1 Consiste em um sistema que embora seja prioritariamente para suporte à pagamentos apresenta funcionalidades extras e sendo utilizado somente pelo Departamento Pessoal O Gentelplan é um sistema criado pela própria empresa para atender as necessidades do RH Segundo o gestor apenas o RH alimenta o sistema GentelPlan O Gentelplan é um sistema customizado que permite maior flexibilidade em termos de alterações estruturais e funcionais adaptando e atualizandose no intuito de possibilitar sempre melhores resultados aos seus usuários O Ergonrio é um sistema mais engessado sic por ser copyright não permite alterações em sua funcionalidade já o Gentelplan que pertence à empresa permite que se vá implantando funcionalidades nele o que o torna um sistema de multitarefas Em ambos os softwares utilizados Gentelplan assim como o Ergonrio é possível extrair relatórios o que consiste em uma das principais características de um SIG MOURA 2019 Os dois sistemas são integrados mas não da forma como o gestor gostaria Os sistemas apresentam uma integração apenas parcial e deveria na opinião do gestor dialogar mais entre si A maior integração do sistema facilitaria os processos de gestão mas a operacionalização desta integração é dificultada em razão de algumas peculiaridades como por exemplo o fato de ser uma empresa pública e não possuírem uma mobilidade no software como desejariam porque há questões contratuais a empresa tem uma autonomia controlada Em relação aos relatórios que um SIG deve disponibilizar o gestor afirma que ambos os sistemas geram análises que subsidiam decisões a partir dos dados que se extrai deles A partir destes relatórios o gestor encaminha as análises para a presidência para a tomada de decisões Constatase aqui que o sistema funciona nessa dimensão caracteristicamente como um SIG conforme podemos confirmar em Moura 2019 quando afirma que o SIG tem como função primordial orientar o gestor para que este tome as melhores decisões possíveis visando sempre o bem da empresa como um todo 1 As expressões em itálico utilizadas aqui referemse às respostas literais do gestor entrevistado e foram adotadas visando corroborar as argumentações desenvolvidas Revista RH Visão Sustentável Rio de Janeiro v2 n3 p 94114 janjun 2020 Moura 2019 afirma ainda que o gestor é antes de tudo um agente tomador de decisões e que estas decisões precisam ser cada vez mais rápidas e certeiras Nessa perspectiva o gestor precisa de elementos que subsidiem suas decisões e o SIG é uma das ferramentas que possibilita isso Sobre a questão da autonomia do próprio gestor este afirma que sendo a empresa pública e financiada pelo tesouro municipal seu direito de escolha é menor Ele segue as regras impostas pelo poder executivo Assim deve se submeter a operar com o sistema Ergonrio contratado pelo executivo e que gostaria de implantar mais funcionalidades no GentelPlan como por exemplo incluir a questão de talentos atualizar a escolaridade etc Por meio do GentelPlan os funcionários podem solicitar férias e outros benefícios sem a necessidade de um papel ou ir presencialmente ao RH Em relação ao GentelPlan o gestor afirma que recentemente criouse uma agenda de contatos onde o colaborador pode atualizar dados dele como número da mesa localidade dentre outros Há programa de segurança de trabalho mas não está integrado ao sistema A empresa possui um médico do trabalho e um técnico de segurança do trabalho A empresa faz coisas espetaculares para fora mas não para a gente estamos um pouco atrasados Percebese aqui nas palavras do gestor certo inconformismo com o fato de serem uma empresa de soluções de tecnologias mas que estas soluções não podem devido ao engessamento burocrático e contratual atenderem às próprias necessidades e demandas internas que existem na empresa Ainda assim o gestor afirma que pretende desburocratizar algumas funções na medida do possível fazendo com que os colaboradores possam interagir com o RH pelo sistema de forma mais ampla e sem a necessidade de estar presencialmente no RH 42 Funcionalidades do sistema GENTEIPLAN Abaixo descrevemos o sistema Gentelplan e suas funcionalidades Dados cadastrais Nos dados cadastrais o funcionário pode inserir matrícula nome email corporativo telefone comercial da sala onde o funcionário realiza suas atividades celular corporativo e localização prédio onde trabalha Ainda nos dados cadastrais pode ser inserido as informações pessoais como telefone particular celular particular tipo sanguíneo e adicionar até três contatos informando grau de parentesco para casos de eventuais emergências Revista RH Visão Sustentável Rio de Janeiro v2 n3 p 94114 janjun 2020 Agenda de contato Aqui está inserido os nomes de todos os colaboradores da empresa assim como o setor email telefone e celular corporativo data de aniversário e a sua localização Férias Aqui o colaborador poderá solicitar férias acompanhar s solicitação de férias e ter o relatório de todas as solicitações Benefícios Nesta parte está disponibilizado em arquivos de word onde o colaborador poderá fazer a solicitação ou alteração no seu valerefeição valetransporte seguro de vida seguro funeral e desconto no Imposto de Renda O colaborador poderá preencher a ficha disponibilizada com a solicitação desejada entretanto o sistema não fornece a funcionalidade de digitalizar e anexar os arquivos para que os mesmos sejam inseridos com as alterações feitas pelo colaborador sendo assim é preciso imprimir e preencher a ficha e ir se dirigir até o setor de RH com a ficha preenchida Reembolso Cadastrar creche Babá o auxílio creche ou baba é um reembolso previsto na CLT Consolidação das Leis do Trabalho É um valor que a empresa repassa diretamente as empregadas como forma de proteção à maternidade A empresa repassa o valor que não é integrado ao salário do empregado no prazo de até 3 dias úteis após a entrega do comprovante das despesas efetuadas A organização em questão repasse do valor de R 650 para mães com filhos de até 7 anos de idade Esta ficha deverá ser apresentada mensalmente à Coordenadoria Técnica de Gestão de Pessoas CTP para a comprovação dos valores pagos e assim solicitar o reembolso Desvincular plano de saúde aqui o colaborador pode solicitar a sua desvinculação do plano de saúde custeado pela empresa optando pelo reembolso correspondente ao valor pago pela empresa para custeio integral ou parcial do plano de saúde particular do colaborador O funcionário precisa estar ciente de que mensalmente enquanto durar a opção terá que encaminhar à CTP a cópia do comprovante de pagamento Ressarcimento de taxa de inscrição a empresa oferecer ressarcimento nas taxas de inscrições de concursos públicos a nível municipal que o servidor venha a se inscrever Empréstimos Material escolar a ALPHA emprestará por semestre aos seus empregados o valor de R 105280 um mil e cinquenta e dois reais e oitenta centavos por semestre dividido em 2 duas parcelas de R 52640 quinhentos e vinte e seis reais e oitenta centavos por estudante para aquisição de material escolar do próprio empregadoestudante e de filhofilha estudante até 24 anos que seja seu dependente Parágrafo Primeiro A primeira parcela será paga como adiantamento mediante apresentação pelo empregado da lista de material fornecida pelo estabelecimento de ensino em papel timbrado devendo constar nome endereço e telefone do empregado e a segunda por reembolso mediante comprovação do empregado através de apresentação de nota fiscal contendo a discriminação do material adquirido Parágrafo Segundo Até o dia 10 dez do mês subsequente ao adiantamento da primeira parcela o empregado estará obrigado a comprovar os gastos com aquisição de material sob pena de ser descontado de uma única vez o valor do adiantamento relativo à 1ª primeira parcela e de não ser concedida a 2ª segunda parcela do empréstimo Parágrafo Terceiro Comprovado o gasto o valor do empréstimo será descontado em folha em 6 seis parcelas iguais e sucessivas nos meses subsequentes Recémnascido a ALPHA emprestará aos seus empregados o valor de R 76486 setecentos e sessenta e quatro reais e oitenta e seis centavos de uma só vez e por dependente com até 6 seis meses de idade para aquisição de material de higiene vestuário medicamento Parágrafo Único Comprovado o nascimento da criança com a entrega da Certidão de Nascimento na Coordenadoria Técnica de Gestão de Pessoas será deferido o empréstimo que será descontado em folha em 6 seis parcelas iguais e sucessivas nos meses subsequentes Teletrabalho Aqui o colaborador poderá solicitar exercer suas atividades em Home Office Conclusão A partir deste estudo foi possível perceber a importância de um Sistema de Informações Gerenciais especificamente no setor de Recursos Humanos onde este pode ajudar na sistematização de seus processos Concluise que o Sistema de Informação Gerencial tem como objetivo a resolução de problemas organizacionais internos e a consequente preparação para enfrentar as tendências da crescente competitividade de mercado De forma estruturada os sistemas de informação dão condições para que as empresas públicas ou privadas reajam às mutações do mercado e se sintam alicerçadas por um processo decisório forte o suficiente para garantir a resolução dos problemas A respeito dos relatórios extraídos do SIG da empresa pesquisada constatouse que os mesmos auxiliam o gestor de RH no que tange os processos da gestão de pessoas assim como obter melhor controle sobre as informações pessoais e corporativas de cada colaborador e na tomada de decisões acertadas assim como também auxiliam na percepção do que ainda pode ser melhorado dentro do SIG A questão problematizadora que fundamentou essa pesquisa foi como um Sistema de Informação Gerencial pode contribuir estrategicamente para a melhoria dos processos da gestão de pessoas em uma empresa pública do segmento de Tecnologia da Informação constatouse que o SIG tem a finalidade gerar informações para a tomada de decisões a partir dos dados coletados processados e transformados em informação Mas este precisa de uma implementação de melhorias Em relação ao objetivo proposto analisar a funcionalidade do Sistema de Informação Gerencial do setor de Recursos Humanos de uma empresa pública do segmento de Tecnologia da Informação podese afirmar que o mesmo foi atingido uma vez que a pesquisa elucidou e as especificidades e as funcionalidades aludidas nos Resultados e Análises desta pesquisa Recomendações Analisando a entrevista realizada com o gestor de Recursos Humanos da Empresa Municipal de Informática ALPHA especificamente sobre Sistema de Informações Gerenciais verificouse algumas problemáticas passíveis de atenção por parte dos gestores Sendo assim considerando o estudo realizado e com base na pesquisa em campo e revisão efetuada em literatura temática específica recomendase Adequar o sistema de segurança aos critérios previstos na ABNT NBR ISOIEC 17799 uma vez que a empresa opera com segurança da informação Por ser uma empresa de tecnologia recomendase que a ALPHA possa aderir a certificação da ISO 27001 Esta norma regulamentadora define os requisitos para um Sistema de Gestão da Segurança da Informação SGSI O SGSI é descrito como um sistema parte do sistema de gestão global da organização com base em uma abordagem de risco do negócio para estabelecer implementar operar monitorar revisar manter e melhorar a segurança da informação O SGSI inclui estrutura organizacional políticas atividades de planejamento responsabilidades práticas procedimentos processos e recursos Desta forma a ALPHA poderia exigir ou sugerir aos seus fornecedores ou parceiros a certificação ISSO 27001 providenciando assim aos seus clientes e parceiros um nível extra de confiabilidade no que concerne à Segurança da Informação Promoção de maior integração entre os sistemas informatizados utilizados na empresa uma vez que engessam alguns processos estratégicos por terem algumas funcionalidades operadas de forma desintegrada Implementar dentro do sistema Gentelplan a funcionalidade de anexar as todas as fichas que precisam ser preenchidas pelo servidor afim de economizar tempo e evitando que o mesmo se desloque de sua sala do prédio ou de sua residência para aqueles que trabalham em teletrabalho para ir até o setor de RH para entregar as fichas preenchidas Esta seria uma forma de sistematizar ainda mais os processos realizados pelo RH da empresa pesquisada Criação de um processo de Treinamento mais estruturado e sistematizado de forma a compor permanentemente o calendário e programa de atividades existentes na empresa Implementar dentro do sistema Gentelplan as informações referentes a treinamentos oferecidos pela empresa como por exemplo área onde os gestores possam solicitar treinamento para suas equipes informações sobre datas e prazos para inscrição de treinamentos informação sobre data hora e local de realização do treinamento opção onde o servidor possa inserir o certificado do treinamento realizado afim de que tanto a empresa quanto o servidor possam acompanhar os treinamentos concluídos Implementar dentro do Gentelplan um formulário de avaliação de desempenho dos treinamentos realizados pelos colaboradores onde os resultados do formulário preenchido possam ser mensurados afim de que a empresa acompanhe o desempenho do servidor nos treinamentos e que este possa colocar em prática os ensinamentos adquiridos a assim possa oferecer melhores resultados no desempenho de suas atividades Inserir um espaço dentro do Gentelplan onde os funcionários tenham acesso a deixar suas opiniões sugestões e ter acesso direto ao presidente da empresa com a intenção e deixar todos os servidores e gestores integrados de todas as atividades da organização fazendo com que todos se sintam parte do negócio Revista RH Visão Sustentável Rio de Janeiro v2 n3 p 94114 janjun 2020 Inserir dentro do Gentelplan um espaço onde apenas o setor de RH ou mesmo a presidência da empresa possa ter acesso nesse espaço o setor de RH poderia informar o número de vagas que a empresa dispõe dessa forma quando for planejado a abertura de um novo edital para concurso da empresa em questão os gestores já teriam o número de vagas a serem publicadas no edital Anexado neste mesmo espaço aqui também poderia ser inserir o desenho de cargos com suas atribuições requisitos e competências necessárias para preencher a vaga Com relação ao PCS dentro do Gentelplan poderia ser inserido um espaço onde cada servidor pudesse acompanhar seu desenvolvimento de carreira dentro da empresa Aqui o servidor saberia o próximo nível de cargo ao qual será alcançado assim como salário e benefício Referências BARROS A J da S LEHFELD N A de S Fundamentos de metodologia científica um guia para a iniciação científica 2 ed ampl São Paulo Pearson Makron Books 2000 BATISTA E Sistemas de Informação o uso consciente da tecnologia para o gerenciamento São Paulo Saraiva 2006 BAZZOTTI C GARCIA E A importância do sistema de informação gerencial na gestão empresarial para tomada de decisões Ciências Sociais Aplicadas em Revista Cascavel PR v 6 n 11 p 118 2006 Disponível em httperevistaunioestebrindexphpcsaemrevistaarticleview368 Acesso em 22 jun 2020 FLORES C D Fundamentos dos sistemas especialistas In BARONE D ed Sociedades artificiais a nova fronteira da inteligência nas máquinas Porto Alegre Bookman 2003 cap 6 GIL A C Como elaborar projetos de pesquisa 5 ed São Pulo Atlas 2010 GIL A de L Sistemas de informações contábilfinanceiros São Paulo Atlas 1995 LAUDON K C LAUDON J P Sistemas de informação gerenciais administrando a empresa digital 5 ed São Paulo Person 2005 LAUDON K C LAUDON J P Sistemas de informação gerenciais administrando a empresa digital 5 ed São Paulo Pearson 2006 MEIRELES M Sistema de informação São Paulo Villipress 2001 MOURA C B de Sistema de informações gerenciais SIG Rio de Janeiro 2019 Apostila do Curso de Tecnologia Superior em Gestão de Recursos Humanos da Faculdade Cesgranrio Revista RH Visão Sustentável Rio de Janeiro v2 n3 p 94114 janjun 2020 OBRIEN J A Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da internet 9 ed São Paulo saraiva 2001 OLIVEIRA D de P R Sistema de informações gerenciais estratégicas táticas operacionais 10 ed São Paulo Atlas 2005 OLIVEIRA D de P R Sistemas de informações gerenciais São Paulo Atlas 1993 OLIVEIRA M M de Como fazer pesquisa qualitativa 3 ed rev e ampl Petrópolis RJ Vozes 2010 OLIVEIRA S L de Tratado de metodologia científica projetos de pesquisa São Paulo Pioneira 1997 PEREIRA M J L de B FONSECA J G M Faces da decisão as mudanças de paradigmas e o poder da decisão São Paulo Makron Books 1997 REZENDE D A ABREU A F de Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais 3 ed São Paulo Atlas 2003 REZENDE D A ABREU A F de Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais 6 ed São Paulo Atlas 2009 SIQUEIRA M C Gestão estratégica da informação Rio de Janeiro Brasport 2005 STAIR R M Princípios de sistemas de informação Rio de Janeiro LTC 1998 STAIR R M REYNOLDS G W Princípios de sistemas de Informação 4 ed Rio de Janeiro LTC 2002 TURBAN E Comércio eletrônico estratégia e gestão São Paulo Prentice Hall 2004 Informações das autoras Ana Lys Oliveira da Silva Graduada em Gestão de Recursos Humanos Faculdade Cesgranrio Rio de Janeiro RJ Brasil Contato analysphbhotmailcom Fernanda Cruz Vasques Graduada em Gestão de Recursos Humanos Faculdade Cesgranrio Rio de Janeiro RJ Brasil Contato fcv260374gmailcom Vitória Souza Nunes Graduada em Gestão de Recursos Humanos Faculdade Cesgranrio Rio de Janeiro RJ Brasil Contato vinunesrealicloudcom Revista RH Visão Sustentável Rio de Janeiro v2 n3 p 94114 janjun 2020 Relatório sobre o Sistema de Informação Gerencial na Empresa ALPHA 1 Introdução Este relatório tem como objetivo analisar a implementação e a eficiência do Sistema de Informação Gerencial SIG no setor de Recursos Humanos da empresa pública de tecnologia da informação ALPHA A empresa utiliza os sistemas Ergonrio e Gentelplan que apesar de fornecerem suporte à gestão de pessoas apresentam desafios decorrentes da falta de integração entre as plataformas impactando processos estratégicos e operacionais A pesquisa foi conduzida por meio de análises documentais e entrevistas com gestores buscando identificar as principais fragilidades do SIG e propor melhorias que possam otimizar sua eficácia Um dos principais pontos levantados é a necessidade de um sistema mais integrado e automatizado especialmente para facilitar processos como solicitação de treinamentos envio de documentos e comunicação entre os colaboradores e a administração Atualmente muitas tarefas ainda exigem deslocamento físico ou envio manual de informações o que torna os processos menos ágeis e mais suscetíveis a erros Além disso a empresa poderia aprimorar o acompanhamento dos treinamentos realizados pelos colaboradores inserindo no Gentelplan funcionalidades que permitam a solicitação e o registro dos certificados garantindo um controle mais eficiente do desenvolvimento profissional dentro da organização Outro aspecto importante referese à segurança da informação Por ser uma empresa do setor de tecnologia recomendase que a ALPHA adote a certificação ISO 27001 que estabelece requisitos para um Sistema de Gestão da Segurança da Informação Isso proporcionaria um nível maior de confiabilidade para seus clientes e parceiros além de garantir maior proteção aos dados internos Além da integração entre os sistemas a empresa pode aprimorar a comunicação interna criando um espaço dentro do Gentelplan onde os funcionários possam deixar sugestões acessar informações institucionais e ter um canal direto com a presidência Essa funcionalidade ajudaria a fortalecer o engajamento dos colaboradores e tornaria os processos internos mais transparentes Outro ponto essencial identificado na pesquisa foi a necessidade de um controle mais estruturado das vagas disponíveis na empresa Inserir no SIG um módulo específico para a gestão de cargos e vagas permitiria que os gestores tivessem uma visão clara das posições disponíveis facilitando o planejamento de novos concursos e contratações Além disso a possibilidade de acompanhar o desenvolvimento de carreira dentro da empresa daria mais previsibilidade aos colaboradores sobre possíveis progressões e benefícios futuros Com base nos desafios observados recomendase que a ALPHA implemente melhorias no SIG garantindo maior integração entre os sistemas automatização de processos fortalecimento da segurança da informação e aprimoramento da comunicação interna Dessa forma a empresa poderá otimizar sua gestão de pessoas tornando os processos mais ágeis eficientes e alinhados com as melhores práticas de governança corporativa 2 Análise do Sistema de Informação Gerencial da ALPHA A ALPHA é uma empresa pública especializada na gestão de tecnologia da informação desempenhando um papel fundamental na modernização e suporte tecnológico para diversas instituições Para administrar seu quadro de funcionários e otimizar processos internos a empresa adota dois principais sistemas de informação o Ergonrio e o Gentelplan O Ergonrio é utilizado principalmente para a gestão de pessoal incluindo o controle da folha de pagamento registros funcionais e demais obrigações administrativas relacionadas aos colaboradores Já o Gentelplan é voltado para o gerenciamento de benefícios treinamentos e planos de carreira sendo uma ferramenta essencial para o desenvolvimento profissional dentro da organização Apesar de desempenharem funções essenciais esses sistemas operam de maneira isolada sem uma integração eficiente entre si Essa falta de conectividade tem gerado desafios significativos para o setor de Recursos Humanos dificultando o fluxo de informações e prejudicando a agilidade na tomada de decisões Por exemplo ao processar a folha de pagamento os gestores precisam buscar manualmente informações sobre treinamentos concluídos e benefícios concedidos tornando o processo mais moroso e suscetível a falhas Além disso a ausência de uma base de dados centralizada impossibilita a análise consolidada do desempenho dos funcionários o que limita a capacidade da empresa de planejar ações estratégicas voltadas ao desenvolvimento da equipe Outro problema decorrente dessa fragmentação é a dificuldade no acompanhamento das progressões de carreira e promoções dentro da empresa Como as informações sobre tempo de serviço avaliações de desempenho e certificações estão distribuídas entre os dois sistemas a análise dos critérios necessários para promoções se torna complexa e burocrática Além disso os próprios funcionários enfrentam obstáculos ao acessar informações sobre seus benefícios e planos de carreira uma vez que precisam navegar entre diferentes plataformas tornando o processo pouco intuitivo e desgastante Diante desse cenário fica evidente a necessidade de aprimoramento do Sistema de Informação Gerencial da ALPHA com a implementação de uma integração mais eficaz entre o Ergonrio e o Gentelplan Isso não apenas facilitaria o trabalho dos gestores de RH tornando os processos mais ágeis e confiáveis mas também proporcionaria uma experiência mais eficiente e transparente para os funcionários contribuindo para um ambiente organizacional mais dinâmico e produtivo 3 Metodologia da Pesquisa A metodologia adotada para este estudo envolveu três abordagens principais visando compreender de forma aprofundada a implementação e a eficiência do Sistema de Informação Gerencial SIG na empresa ALPHA A primeira abordagem consistiu na análise documental dos processos internos da empresa com foco na utilização do Ergonrio e do Gentelplan Foram examinados registros administrativos relatórios internos e manuais de uso dos sistemas para identificar como essas ferramentas são empregadas na gestão de pessoas e quais desafios operacionais surgem a partir dessa utilização A segunda abordagem envolveu a realização de entrevistas com gestores de Recursos Humanos com o objetivo de levantar percepções sobre os principais problemas enfrentados no uso dos sistemas Durante essas entrevistas os gestores relataram dificuldades relacionadas à falta de integração entre o Ergonrio e o Gentelplan além de apontarem gargalos nos processos internos que afetam diretamente a eficiência na administração de pessoal Também foram discutidos os impactos dessas limitações na tomada de decisões estratégicas e no desempenho organizacional Por fim foi realizada uma avaliação técnica das funcionalidades e limitações dos dois sistemas utilizados pela empresa Essa análise envolveu a verificação dos recursos disponíveis em cada plataforma a identificação de possíveis redundâncias e a avaliação da compatibilidade entre os sistemas Foram analisadas as possibilidades de integração e a viabilidade de implementar melhorias que permitam um fluxo mais eficiente de informações entre as plataformas tornando a gestão mais ágil e confiável A combinação dessas três abordagens permitiu uma visão abrangente sobre o funcionamento do SIG na ALPHA fornecendo dados concretos para a identificação de fragilidades e para a formulação de recomendações que possam otimizar a gestão de pessoas dentro da empresa 4 Principais Desafios Identificados Durante a análise do Sistema de Informação Gerencial SIG da empresa ALPHA foram identificados diversos desafios que comprometem a eficiência da gestão de pessoas e impactam diretamente a tomada de decisões estratégicas Entre os principais problemas observados destacamse questões relacionadas à falta de integração entre os sistemas dificuldades na gestão de benefícios e treinamentos vulnerabilidades na segurança da informação e ausência de uma ferramenta estruturada para a gestão do plano de carreira dos colaboradores O primeiro grande desafio identificado foi a falta de integração entre os sistemas Ergonrio e Gentelplan Atualmente essas plataformas não compartilham dados de forma automática exigindo que os gestores realizem transferências manuais de informações Esse processo não apenas aumenta o risco de erros e inconsistências nos registros como também gera redundância de tarefas impactando negativamente a produtividade e resultando em atrasos na obtenção de dados unificados A ausência de um banco de dados centralizado dificulta a extração de relatórios completos e confiáveis tornando mais lenta a tomada de decisões estratégicas no setor de Recursos Humanos Outro problema relevante está na gestão de benefícios e treinamentos que se mostra burocrática e pouco eficiente Os funcionários enfrentam dificuldades para anexar documentos diretamente no sistema o que obriga o setor de RH a lidar com um grande volume de solicitações presenciais e amplia o tempo de processamento de pedidos Além disso o processo de solicitação e registro de treinamentos não é estruturado de forma automatizada dificultando o acompanhamento das capacitações realizadas pelos colaboradores A ausência de um módulo específico para a gestão de cursos internos impede a criação de um histórico claro e acessível de qualificações dificultando a valorização do desenvolvimento profissional dentro da empresa A segurança da informação também foi apontada como um ponto de vulnerabilidade no SIG da ALPHA O sistema não está totalmente alinhado com as diretrizes da ABNT NBR ISOIEC 17799 e da ISO 27001 o que pode comprometer a proteção dos dados dos funcionários A falta de um plano estruturado de controle de acessos com definição clara de permissões para cada nível hierárquico representa um risco adicional pois pode permitir que usuários não autorizados tenham acesso a informações sensíveis Sem uma política rigorosa de proteção de dados a empresa fica mais suscetível a falhas de segurança e possíveis vazamentos de informações Por fim um dos desafios mais relevantes está na ausência de uma gestão transparente de plano de carreira dentro do SIG Os colaboradores não possuem acesso a um sistema que permita acompanhar sua evolução profissional na empresa o que pode gerar desmotivação e falta de engajamento Além disso não há um módulo estruturado para a gestão de vagas internas o que impede que talentos sejam melhor aproveitados dentro da organização A inexistência de uma plataforma que permita aos funcionários visualizarem oportunidades de crescimento dificulta a retenção de talentos e pode levar a uma alta rotatividade de profissionais afetando diretamente o desempenho da empresa no longo prazo Diante desses desafios tornase essencial que a ALPHA implemente melhorias no seu SIG garantindo maior integração entre os sistemas otimização dos processos internos e um ambiente mais seguro e eficiente para a gestão de seus recursos humanos 5 Recomendações para Melhoria do SIG Para aumentar a eficiência e a segurança do Sistema de Informação Gerencial SIG da ALPHA diversas recomendações foram propostas com o objetivo de solucionar os desafios identificados As melhorias sugeridas abrangem a integração dos sistemas a digitalização e automação dos processos o aprimoramento da segurança da informação e a transparência na gestão do plano de carreira dos colaboradores A primeira recomendação é a integração dos sistemas uma das principais fragilidades identificadas na análise Para resolver essa questão sugerese o desenvolvimento de um módulo de integração entre Ergonrio e Gentelplan permitindo o compartilhamento automático de informações entre as plataformas Isso eliminaria a necessidade de transferências manuais reduzindo erros e aumentando a eficiência do setor de Recursos Humanos Além disso recomendase a implementação de um dashboard unificado que possibilite aos gestores uma consulta rápida e precisa dos dados estratégicos relacionados à administração de pessoal benefícios e folha de pagamento Para garantir a eficácia dessas integrações é essencial que a estrutura de dados do SIG seja organizada de forma a permitir o fácil compartilhamento e visualização das informações A criação de dashboards unificados e a implementação de módulos de integração entre os sistemas são passos cruciais para garantir que os dados sejam acessados de forma rápida eficiente e sem redundâncias Isso reflete a necessidade de uma estrutura de dados sólida que organiza as informações de maneira clara e acessível aos gestores de RH Outra proposta essencial é a digitalização e automação dos processos reduzindo a burocracia e tornando o sistema mais acessível e eficiente Para isso é fundamental a criação de uma funcionalidade que permita aos funcionários anexarem documentos diretamente no sistema evitando deslocamentos desnecessários ao setor de RH e otimizando o atendimento Também é recomendada a implantação de um módulo de gestão de treinamentos que possibilite aos gestores solicitarem cursos para suas equipes e acompanharem o progresso das capacitações Esse módulo deve incluir um formulário de avaliação dos treinamentos permitindo a análise da eficácia dos cursos e garantindo que os investimentos em capacitação sejam realmente benéficos para os colaboradores e para a empresa A autoaprendizagem é um fator importante nesse processo pois à medida que novas funcionalidades são introduzidas tanto os gestores quanto os funcionários precisarão se adaptar e aprender a utilizálas Esse processo contínuo de adaptação reflete o princípio da autoaprendizagem onde a equipe e o sistema evoluem juntos ajustandose de acordo com as necessidades emergentes da organização No que se refere à segurança da informação uma das principais preocupações levantadas propõese a adequação do sistema às normas ISO 27001 que estabelecem padrões rigorosos de proteção de dados A implementação de protocolos mais seguros evitaria vulnerabilidades e protegeria as informações dos funcionários contra acessos indevidos Outra recomendação essencial é a criação de um sistema de controle de acesso hierárquico garantindo que cada nível organizacional tenha acesso apenas às informações necessárias para o desempenho de suas funções Essa medida reforçaria a segurança e reduziria riscos de vazamento de dados sensíveis Por fim para aumentar a transparência no plano de carreira sugerese a criação de um módulo específico para acompanhamento de desenvolvimento profissional no qual os funcionários possam visualizar oportunidades de crescimento projeções salariais e requisitos para promoções dentro da empresa Além disso recomendase a implementação de uma ferramenta para a gestão de vagas internas que facilitaria o recrutamento de talentos já existentes na organização incentivando a valorização dos profissionais e reduzindo a necessidade de contratações externas A transparência aliada ao uso de ferramentas de gestão adequadas contribuiria para um ambiente de trabalho mais colaborativo e motivador refletindo diretamente na satisfação e no engajamento dos colaboradores A adoção dessas melhorias tornaria o SIG da ALPHA mais eficiente seguro e transparente proporcionando um ambiente de trabalho mais organizado motivador e alinhado às melhores práticas de gestão de pessoas e tecnologia da informação Além disso essas mudanças estariam em consonância com as tendências modernas de feedback e transformação permitindo que o sistema evoluísse continuamente de acordo com as necessidades da organização O feedback constante dos usuários deve ser um ponto central nessa transformação já que ele orientará melhorias contínuas ajustando o SIG conforme as necessidades emergentes Dessa forma esperase que a ALPHA seja capaz de aprimorar ainda mais sua gestão de pessoas garantindo não apenas a eficiência operacional mas também o crescimento pessoal e profissional de seus colaboradores 6 Conclusão A análise do Sistema de Informação Gerencial da empresa ALPHA evidenciou que a falta de integração entre os sistemas Ergonrio e Gentelplan impacta diretamente a eficiência da gestão de pessoas gerando retrabalho dificuldades no acesso a informações estratégicas e atrasos nos processos internos Além disso foram identificadas fragilidades na gestão de benefícios e treinamentos riscos relacionados à segurança da informação e a ausência de transparência na estruturação do plano de carreira dos colaboradores As recomendações apresentadas neste relatório foram elaboradas com o objetivo de solucionar esses desafios promovendo uma integração mais eficiente entre os sistemas automatizando processos reforçando a segurança dos dados e garantindo maior transparência na gestão de carreiras A implementação dessas melhorias permitirá que o SIG se torne uma ferramenta mais estratégica para o setor de Recursos Humanos facilitando a tomada de decisões reduzindo erros operacionais e aprimorando a experiência dos funcionários na empresa Dessa forma esperase que a ALPHA possa modernizar sua gestão de pessoas tornandoa mais dinâmica e eficiente ao mesmo tempo em que fortalece a proteção das informações e otimiza o aproveitamento de seus talentos internos Isso contribuirá para um ambiente de trabalho mais organizado motivador e alinhado às melhores práticas de administração e tecnologia da informação 7Referências Sistema de Gestão da Informação de Recursos Humanos Este artigo discute a importância de um Sistema de Gestão da Informação de Recursos Humanos HRIS destacando como ele centraliza e organiza os dados dos profissionais de uma empresa facilitando o trabalho do RH INS Global Consulting3TeamGuide3JobConvo3 Integração de Sistemas Como Funciona Aplicação e Benefícios Este artigo aborda a integração de sistemas explicando como a automatização de tarefas e a centralização de dados empresariais aumentam a produtividade e eficiência operacional Br24 UNIDADE 05 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES EM GESTÃO DE PESSOAS Este documento acadêmico explora os objetivos dos sistemas de informação em gestão de pessoas enfatizando a redução de custos o suporte online para tomada de decisões e a necessidade de atender às demandas dos usuários eduCapes1Docsity1 Sistema de informações gerenciais como ferramenta para a gestão de Recursos Humanos Este estudo analisa o papel dos sistemas de informação gerencial nos processos de atração e seleção treinamento e desenvolvimento plano de cargos e salários entre outros aspectos da gestão de recursos humanos Revistas Cesgranrio A Importância dos Sistemas de Informação para os Processos nas Organizações Este artigo discute as transformações na área de Recursos Humanos com a implementação da tecnologia da informação destacando a transição de uma atuação operacional para uma gestão mais moderna e estratégica Aedb Sistema de Informação Gerencial o que é e quais os seus tipos Este artigo explora o conceito de Sistema de Informação Gerencial SIG destacando sua importância na automação de processos organizacionais e na melhoria dos resultados empresariais Desk Manager Sistema de gerenciamento de recursos humanos Este artigo da Wikipédia fornece uma visão geral sobre sistemas de gerenciamento de recursos humanos HRMS ou HRIS discutindo sua evolução funcionalidades e importância na gestão moderna de RH Wikipédia a enciclopédia livre