Gestão Patrimonial em Fundações de Apoio Universitário - Estudo de Caso em Minas Gerais

SAYMON HENRIQUE PORTELA RESENDE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PATRIMÔNIO UMA ANÁLISE DA GESTÃO PATRIMONIAL DE UMA FUNDAÇÃO DE APOIO A UMA UNIVERSIDADE LOCALIZADA NO SUL DE MINAS GERAIS LAVRASMG 2018 SAYMON HENRIQUE PORTELA RESENDE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PATRIMÔNIO UMA ANÁLISE DA GESTÃO PATRIMONIAL DE UMA FUNDAÇÃO DE APOIO A UMA UNIVERSIDADE LOCALIZADA NO SUL DE MINAS GERAIS Monografia apresentada a Universidade Federal de Lavras como parte da exigência do curso de Administração Pública para a obtenção do título de Bacharel em Administração Pública Profa Dra Daniela Meirelles Andrade Orientadora LAVRASMG 2018 Agradecimentos Agradecimentos são sentimentos de gratidão que o ser humano sente a algo ou alguém pelo bem que lhe fora feito pelo favor prestado pelo apoio nas horas difíceis Podemos esquecernos de fatos ou de pessoas que nos ajudaram durante a caminhada por isso de antemão agradeço a todos que contribuíram nem que seja com uma só palavra pelo meu crescimento profissional acadêmico e principalmente pessoal Agradeço a Deus sem nenhum tipo de apologia religiosa por colocar pessoas em meu caminho que me auxiliaram me guiaram e me deram muita força em minha caminhada durante os anos que passei na faculdade Minha gratidão à Universidade Federal de Lavras UFLA e ao Departamento de Administração e Economia DAE que serviram de apoio e suporte para minha evolução acadêmica Meus agradecimentos sinceros também à minha orientadora Daniela de Andrade Meirelles a qual me orientou me incentivou e acreditou muito em meu potencial além de ser muito compreensiva comigo me dando todo apoio acadêmico e profissional inclusive Também pego carona e agradeço a outra professora Júlia Moretto Amâncio que me ajudou em um momento difícil que passei durante a realização deste TCC Agradeço a meus pais amigos minha família em geral e namorada que me apoiaram desde o início de forma incondicional sendo de fundamental importância para que eu pudesse realizar este trabalho Enfim agradeço a todos que direta ou indiretamente me apoiaram e me deram forças durante minha vida na academia fazendo com que eu pudesse me tornar alguém melhor com mais conhecimento mais respeito às diferenças e com uma visão mais ampla do que é a vida Muito Obrigado Resumo A administração de materiais e patrimônio muitas vezes é esquecida em grande parte das organizações sejam elas públicas ou privadas A falta de planejamento dos gestores e a não preocupação com essas questões pode acarretar em prejuízos e gastos desnecessários para a organização fazendo com que recursos financeiros sejam gastos de forma inadequada Através de uma análise sobre uma organização específica por meio de uma pesquisa participante pretendese analisar de forma sucinta como é realizada a administração de materiais e patrimônio nessa organização que também poderá servir de base para outros estudos em outras organizações que necessitem aprimorar seus métodos de gestão nesse quesito Os assuntos abordados neste trabalho referemse à administração de materiais e patrimônio em geral com enfoque principal no segundo termo processos de compra de forma apenas descritiva administração patrimonial código de barras e comportamento de funcionários A organização em estudo é uma fundação localizada em uma cidade na região sul do estado de Minas Gerais sendo uma instituição de apoio a uma universidade em seus projetos de pesquisa e extensão Foram identificadas falhas na gestão patrimonial dentro da organização seja por displicência de funcionários fatores políticos e até mesmo desorganização Para a coleta de dados foram utilizadas análises documentais como termos de responsabilidade e notas fiscais no setor de patrimônio da organização em estudo além de observações diretas da rotina dos funcionários e o processo de patrimônio interno e externo da fundação que permitiram chegar aos resultados deste trabalho Dessa forma foram sugeridas possibilidades de melhorias que vão de encontro a uma boa gestão patrimonial Por fim acreditase que este trabalho tenha seguido rumo a uma conscientização em relação à importância de se manter um controle sobre os bens que servem de apoio para a consecução das atividades fins de uma organização Palavraschave Administração de materiais e patrimônio Gestão patrimonial Abstract The management of materials and heritage is often overlooked in most organizations whether public or private Lack of managerial planning and nonconcern about these issues can be applied to unnecessary losses and expenses to an organization causing inadequate financial resources to be spent Through an analysis of a specific organization through a participation research we intend to analyze in a successive way how a material and patrimony management was carried out in this organization which can also serve as a basis for other studies in other organizations that need to improve their management methods in this area The management of materials and equity in general with main focus not second term purchasing processes patrimonial management bar code and employee behavior An organization under study and a foundation located in a city in the southern region of the state of Minas Gerais being an institution to support a university in its research and extension projects Failures have been identified in asset management within the organization due to employees displeasure political factors and even disorganization For a data collection and so on be sure to document such as liability terms and invoices in the equity sector of the organization being studied as well as observations of the public administration and the process of internal and external patrimony of the foundation that allowed the results of this work In this way we have suggested possibilities for improvements that go against good asset management Finally it is believed that this work is followed by an awareness of the importance of maintaining control over the assets that support the achievement of the final activities of an organization Keywords Materials management and equity Patrimonial management Lista de Ilustrações Figuras Figura 1 Visão geral dos recursos empresariais 18 Figura 2 Diagrama geral de um sistema de Identificação por Rádio Frequência 20 Figura 3 Processos relativos à logística de compras da organização 24 Figura 4 Planilha de entrada e saída de materiais permanentes 26 Figura 6 Etiqueta de RFID 28 Figura 7 Código de barras linear 28 Figura 8 Código de barras bidimensional 28 Quadros Quadro 1 Legendascores da coluna situação 26 Sumário 1 Introdução 8 12 Objetivos 10 121 Objetivo Geral 10 122 Objetivos específicos 10 2 Referencial Teórico 11 21 Logística Organizacional 11 22 Armazenagem 13 23 Patrimônio Público Gestão Patrimonial 15 231 RFID Radio Frequency Identification 19 232 Código de Barras 20 3 Metodologia 21 4 Resultados 22 41 História organizacional a partir da lógica de administração de materiais 22 411 Patrimônio Externo 25 412 Patrimônio Interno 29 413 Principais motivos observados para a gestão patrimonial deficitária da organização 32 5 Considerações Finais 33 Referências 35 8 1 Introdução A administração de materiais e patrimônio é um importante caminho para uma boa organização e controle de recursos financeiros e materiais de uma organização Através desse tema é possível se ter um processo logístico completo organizado e eficiente fazendo com que todo processo seja realizado da melhor forma Segundo Filho 2006 esse processo acontece com o intuito de organizar planejar e controlar materiais para a consecução das metas da equipe ou organização Desde o processamento de pedido de compra até a entrega da mercadoria ou serviço ao cliente há uma série de processos internos que devem ser organizados e padronizados diminuindo assim a chance de erros afim de que o grau de satisfação seja o maior possível O presente trabalho irá apresentar um caso baseado em uma pesquisa participante dentro de uma fundação de apoio a uma universidade localizada no Sul de Minas Gerais tendo como foco principal o processo de patrimônio realizado dentro da organização não desconsiderando seu processo logístico que também se faz importante para a realização da pesquisa Essa fundação é uma organização do Terceiro Setor com natureza jurídica de direito privado sem fins lucrativos credenciada no Ministério da Educação e no Ministério da Ciência e Tecnologia com mais de uma década de existência com o intuito de apoiar administrar assessorar e gerenciar recursos financeiros referentes a projetos científicos e culturais da universidade a qual apoia bem como da comunidade colaborando com o ideal da universidade baseado no tripé de ensino pesquisa e extensão atuando em prol do desenvolvimento científico e tecnológico dentro e fora do campus universitário Para realização de suas atribuições a fundação em estudo tem autonomia para realizar programas educacionais comunitários utilizando de celebração de convênios contratos acordos de cooperação ou variados instrumentos jurídicos com pessoas físicas ou jurídicas de direito público ou privado nacional ou internacional cujos objetivos sejam compatíveis com as finalidades da organização Para melhor desempenho de suas funções essa fundação tem todo um processo logístico interno e externo que vai desde a distribuição de materiais de consumo até o controle patrimonial mantendo um contato direto com a Diretoria de Materiais e Patrimônio DMP da universidade a fim de incorporar os bens adquiridos através da fundação no acervo da 9 universidade Para isso uma boa administração de materiais dentro da organização faz com que esses processos sejam otimizados podendo gerar resultados positivos A logística de uma organização é responsável por gerenciar recursos equipamentos e informações para a execução de todas as atividades envolvidas no processo visando otimizar o tempo para que o processo seja ágil e contemple todas as partes interessadas de forma eficiente eficaz e efetiva o que segundo Lustosa et al 2008 gera vantagem competitiva Outra questão relevante é o controle sobre o uso dos materiais permanentes pertencentes à fundação bem como dimensionar através desse controle uma média de gastos com intuito de propor economia e até mesmo reaproveitamento de materiais que ainda não são inservíveis A possível economia gerada pode acarretar em investimentos nos mais diversos setores da organização além de poder evitar gastos desnecessários Com isso a necessidade de se ter um controle sobre estes bens se torna essencial O objetivo geral deste trabalho é descrever a evolução no período de abril de 2016 a setembro de 2017 no que diz respeito à administração de materiais e patrimônio da organização em estudo tanto em relação aos bens internos pertencentes à organização com ênfase no controle de uso e distribuição desses bens entre os setores quanto aos bens externos que foram adquiridos com recursos de projetos administrados junto à fundação o seu processo de doação ou cessão à universidade ou ainda os bens permanentes que fazem parte de contratos entre a fundação e outras empresas públicas ou privadas ou mesmo a comunidade sendo esses bens pertencentes à própria fundação mesmo sendo utilizados por terceiros Para se alcançar os objetivos deste trabalho foi realizado um acompanhamento dos setores de Patrimônio e Almoxarifado da fundação no que se refere à distribuição armazenamento e patrimônio dos bens internos e externos citados anteriormente O setor mencionado é responsável pelo controle dos bens da organização tanto internos quanto externos A partir das observações pretendese analisar de forma objetiva o andamento de um novo processo de patrimônio interno da organização onde o controle de bens permanentes internos deverá ser feito através de um sistema de código de barras e numeração sequencial a fim de que se tenha um controle da utilização desses bens Será realizado na fundação um processo de inventário onde através dele pretendese analisar o patrimônio real da fundação dando destinação adequada aos bens inservíveis e 10 atrelado ao novo processo de controle patrimonial que foi citado anteriormente haver então a possibilidade de um controle contínuo deste patrimônio 12 Objetivos Os objetivos deste trabalho são no sentido de compreender a administração a gestão patrimonial e os processos relativos ao patrimônio da organização em estudo 121 Objetivo Geral O presente estudo tem como finalidade analisar e compreender o sistema de patrimônio de uma fundação localizada no sul de Minas Gerais 122 Objetivos específicos Descrever o processo de patrimônio da fundação Apresentar o processo de transferência dos bens permanentes da fundação para a universidade Caracterizar o controle de uso dos bens permanentes internos 11 2 Referencial Teórico Este referencial teórico se subdivide em três etapas Logística Organizacional destacando seus principais pontos com ênfase nos processos organizacionais interligados que servem de base para um planejamento estratégico das ações organizacionais armazenamento que discute as vantagens e desvantagens dos tipos de armazenagem discussão sobre patrimônio público e administração patrimonial onde se discute normas gerais referentes ao patrimônio público seu sistema contábil e de prestação de contas e a administração patrimonial das organizações em seus processos de controle responsabilização e inventário 21 Logística Organizacional A logística de uma organização é uma sucessão de processos internos e interligados que depende dos mais diversos setores para um bom funcionamento Compreende diversos assuntos como embalagem armazenagem transporte e estocagem além da entrega e recepção do produto ou serviço MOURA 1998 A logística visa o melhor funcionamento da organização como um todo auxiliando nas etapas de planejamento controle e avaliação Deve acontecer de maneira contínua em todas as áreas visando sempre à otimização do processo para que este seja ágil e contemple todas as partes interessadas de forma eficiente Para ilustrar essa questão Arbache 2011 diz que a otimização da logística de uma organização pode reduzir atraso em processos tornandose mais eficiente De acordo com Fleury et al 2000 a logística é um verdadeiro paradoxo pois é ao mesmo tempo umas das atividades econômicas mais antigas e por outro uma forma moderna de gestão Ainda segundo o autor a evolução da logística começou desde a economia extrativista passando pelas relações de trocas comerciais até os mais recentes conceitos de estoque armazenagem e transporte Bowersox e Closs 2001 afirmam que a logística envolve a integração de informações transporte estoque armazenamento manuseio de materiais e embalagens além de complementar o objetivo da logística que é tornar disponível produtos e serviços no local onde são necessários no momento em que são desejados assim garantindo grau de satisfação do 12 cliente ou cidadão no caso do serviço público Esse conceito vem evoluindo desde os primórdios com a economia extrativista onde nem mesmo o conceito de mercado era bem trabalhado passando pela logística integrada que vai desde a aquisição de matérias primas para fabricação de produto ou fornecimento de serviço ou seja o começo do processo e chegando ao conceito mais recente de Supply Chain Management ou gestão da cadeia de suprimentos DAIA ET AL 2010 O Supply Chain Management ou gestão da cadeia de abastecimento segundo Figueiredo e Arkader 1998 é a integração externa do processo logístico envolvendo vários atores que atuam conjuntamente com os atores internos da organização sendo eles desde fornecedores até o cliente final Através desse sistema é possível ter um processo mais transparente visto que esses atores externos estão acompanhando todo o processo fazendo parte dele Dessa forma é possível que as compras sejam realizadas de forma vantajosa possibilitando benefícios como redução de estoques e preços além de diminuição de desperdícios Todo o processo organizacional faz parte da logística Todos os processos precisam estar alinhados com os funcionários da organização mantendo comunicação intra e inter setoriais Para o bom funcionamento logístico é preciso ter constante comunicação interna e externa a fim de que os processos sejam otimizados ARBACHE 2011 Uma importante etapa do processo logístico é a fase do pedido de compras que deve ser o mais detalhado possível para que tente evitar erros no ato da compra Esse processo é minucioso devendo ser acompanhado de perto pelo comprador eou gestor de compras assessorando o solicitante Dentro de uma organização a palavra compras representa um setor ou departamento que também faz parte da estrutura administrativa da empresa onde cabe a ele adquirir produtos e serviços obedecendo a demanda quantidade e qualidade e preços acessíveis e compatíveis BARROSO 2013 Para Barroso 2013 este setor desempenha uma função estratégica dentro da organização sendo de suma importância para o bom funcionamento Barroso 2013 ressalta que a solicitação de compra deve ser feita através de um documento autorizando o gestor do setor a operacionalizar o pedido sendo emitido pelo solicitante que expõe a demanda dos materiais que irá utilizar Esse documento deve ser bastante detalhado especificando ao máximo o produtoserviço que está sendo solicitado a fim de que não haja eventuais erros no ato da compra 13 Conjuntamente ao departamento de compras encontrase o setor responsável pela armazenagem das mercadorias adquiridas tanto para atender as demandas internas com materiais de escritório de limpeza equipamentos eletrônicos dentre outros quanto para atender as mercadorias para venda e distribuição externas 22 Armazenagem Armazenagem é uma questão de grande relevância dentro de uma organização pois constitui a parte final do processo anterior à distribuição Através de uma boa armazenagem das mercadorias em condições adequadas é que se permite manter sua qualidade para que possam ser distribuídas sem quaisquer danos às suas características originais Para que isso seja possível Bradacz 2003 diz que o responsável pelo recebimento e pelo armazenamento deve conhecer as especificações dos produtos que foram solicitados conferilos armazenálos de acordo com suas características e analisar a nota fiscal comparandoa com o que foi solicitado A Instrução Normativa nº 205 diz que armazenagem compreende a guarda localização segurança e preservação do material adquirido a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade BRASIL 1988 Segundo Luciano 2008 a armazenagem vai desde a recepção das mercadorias adquiridas envolvendo seus processos de recepção e descarga até a questão da arrumação e conservação das mercadorias sejam matériasprimas produtos acabados ou semiacabados A armazenagem tem um papel importante nas questões de custos e soluções para as empresas Casadevante e Mujica 1974 complementam essa questão da armazenagem dizendo que um determinado produto deve ser mantido nas quantidades necessárias além de estar em um ambiente apropriado e ao menor custo possível Cada tipo de produto deve ser armazenado em um ambiente apropriado respeitando suas características físicas e de composição sendo de suma importância o mínimo conhecimento sobre a mercadoria que será armazenada Outro ponto é o custo de armazenagem Uma mercadoria parada por muito tempo corre o risco de ter sua validade estourada ou mesmo a desconfiguração de suas características físicas o que gera prejuízos à organização Na prática ainda segundo Casadevante e Mujica 1974 só será possível dimensionar todos esses elementos se todos os fatores que influenciam no custo de armazenagem forem levados em consideração 14 Esteves 2009 destaca a questão dos custos de armazenagem como sendo altos para as empresas a ponto de elas algumas vezes terceirizarem essa armazenagem a um menor custo Já Ballou 1993 diz que esses custos giram em torno de 12 a 40 dos custos logísticos da organização Mesmo com altos preços em armazenagem muitas empresas ainda mantêm espaços físicos destinados a essa atividade Já outras empresas sobretudo de médio e pequeno porte com espaço físico e quadro de funcionários reduzido nos dias atuais a minimização do estoque físico e consequentemente a necessidade de armazenagem beneficiandose da filosofia do just intime Lustosa et al 2008 define a filosofia justjntime como uma redução do estoque físico mantendo as mercadorias em quantidade e tempos necessários sob o armazém da organização salientando que o excesso de estoque gera custos e desperdícios Segundo Alves 1995 os custos verdadeiros são resultantes de atividades que agregam valor ao produto e todos os outros custos são na verdade desperdícios A filosofia justintime é um sistema estratégico de competição industrial desenvolvido inicialmente no Japão para acompanhar as flutuações de mercado Tratase da redução da quantidade de produtos em processo o que proporciona uma maior circulação do capital JUNIOR NETO e FENSTERSEIFER 1989 Bowersox e Closs 2001 destacam três alternativas estratégicas de armazenagem depósitos próprios depósitos públicos e depósitos contratados Depósitos próprios como o próprio nome diz são pertencentes às empresas que devido a sua grande necessidade de armazenagem mantém espaços físicos destinados à atividade de armazenagem Depósitos públicos são espaços físicos que são contratados pelas empresas mas que não fazem parte de sua planta podendo ser por tempo determinado ou não Depósito contratado é quando a empresa contratante estabelece um relacionamento de longo prazo e o compartilhamento dos riscos fazendo com que essa muitas vezes seja a estratégia de armazenagem que tenha os menores custos já que o depósito contratado já tem um conhecimento da habitualidade com que a empresa contratante necessitará de seus serviços Há duas classificações de materiais a serem armazenados materiais de consumo e materiais permanentes Materiais de Consumo são aqueles materiais que não têm uma durabilidade prolongada como papel tinta para impressora material de limpeza caneta etc BARBOSA 1990 e em razão de seu uso corrente e da definição da lei 432064 perdem 15 normalmente sua identidade física ou tem utilização limitada há dois anos UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO USP 2016 pág 5 Ainda segundo Barbosa 1990 materiais permanentes são aqueles materiais que têm durabilidade prolongada podendo ser geladeiras ar refrigerado computadores impressoras etc e em razão de seu uso corrente não perdem sua identidade física ou tem sua durabilidade superior a dois anos UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO USP 2016 pág 5 Os materiais permanentes que tem durabilidade prolongada no caso do setor público são classificados como patrimônio público ou bens públicos sendo classificados segundo o Código Civil Lei nº 104062002 em bens de uso comum do povo de uso especial e dominicais 23 Patrimônio Público e Gestão Patrimonial De acordo com o Manual de Administração Patrimonial da Universidade de São Paulo USP patrimônio público é o conjunto de bens e direitos tangíveis ou intangíveis onerados ou não adquiridos formados ou mantidos com recursos públicos integrantes do patrimônio de qualquer entidade pública ou de uso comum que seja portador ou represente um fluxo de benefícios futuros inerentes à prestação de serviços públicos UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO 2016 pág 5 Sendo assim esse patrimônio permanece sob responsabilidade da organização pública constando em seu acervo até o fim de sua vida útil ou mesmo até sua transferência para outro órgão Quaisquer danos a este patrimônio passam a ser de responsabilidade da instituição que responderá por eles A palavra acervo segundo a Subcomissão de Patrimônio do Sistema de Gestão Financeira de Materiais COMPANTRIMGEFIM 2016 p 5 através do Manual de Administração Patrimonial da Universidade de São Paulo USP em geral é utilizada para fazer referência a uma coleção de obras ou bens que fazem parte de um patrimônio seja de propriedade privada ou pública Esse patrimônio pode classificado em âmbito artístico bibliográfico científico documental genético iconográfico histórico etc LIMA E SANTIAGO 2011 Os bens adquiridos e incorporados ao patrimônio público são contabilizados segundo os preceitos de contabilidade pública Segundo o Art 83 da Lei 432064 a contabilidade 16 evidenciará perante a Fazenda Pública a situação de todos quantos de qualquer modo arrecadem receitas efetuem despesas administrem ou guardem bens a ela pertencentes ou confiados De acordo com o Código Civil Art 98 da Lei 10406 de 10 de janeiro de 2002 são públicos os bens do domínio nacional pertencentes às pessoas jurídicas de direito público interno todos os outros são particulares seja qual for a pessoa a que pertencerem O Código Civil em seu Capítulo III dos Artigos 99 a 103 ainda classifica e diferencia os tipos de bens públicos que podem ser Art 99 São bens públicos I os de uso comum do povo tais como rios mares estradas ruas e praças II os de uso especial tais como edifícios ou terrenos destinados a serviço ou estabelecimento da administração federal estadual territorial ou municipal inclusive os de suas autarquias III os dominicais que constituem o patrimônio das pessoas jurídicas de direito público como objeto de direito pessoal ou real de cada uma dessas entidades Parágrafo único Não dispondo a lei em contrário consideramse dominicais os bens pertencentes às pessoas jurídicas de direito público a que se tenha dado estrutura de direito privado Art 100 Os bens públicos de uso comum do povo e os de uso especial são inalienáveis enquanto conservarem a sua qualificação na forma que a lei determinar Art 101 Os bens públicos dominicais podem ser alienados observadas as exigências da lei Art 102 Os bens públicos não estão sujeitos a usucapião Art 103 O uso comum dos bens públicos pode ser gratuito ou retribuído conforme for estabelecido legalmente pela entidade a cuja administração pertencerem Portanto enquanto os bens estiverem em uso e estejam sob responsabilidade da organização eles serão contabilizados obedecendo a procedimentos de amortização com exceção dos bens de uso comum do povo geração de receitas estando sob responsabilidade da própria organização até que sejam considerados inservíveis Nesses casos há a necessidade de dar baixa nestes bens retirandoos do acervo da organização De acordo Santos 2010 a baixa patrimonial acontece em decorrência doação transferência permuta leilão devendo ocorrer após a concretização do desfazimento do bem sendo devidamente documentando o processo 17 A baixa patrimonial representa um decréscimo no patrimônio da organização obedecendo aos processos citados anteriormente além dos processos de depreciação amortização e exaustão MANUAL SIAFI O Conselho Federal de Contabilidade através da Resolução CFC nº 113608 caracteriza amortização depreciação e exaustão da seguinte forma Amortização a redução do valor aplicado na aquisição de direitos de propriedade e quaisquer outros inclusive ativos intangíveis com existência ou exercício de duração limitada ou cujo objeto sejam bens de utilização por prazo legal ou contratualmente limitado Depreciação a redução do valor dos bens tangíveis pelo desgaste ou perda de utilidade por uso ação da natureza ou obsolescência Exaustão a redução do valor decorrente da exploração dos recursos minerais florestais e outros recursos naturais esgotáveis Se tratando de fundações e demais organizações do Terceiro Setor cabe ao Ministério Público a vigia de suas atividades conforme ilustrado pelo Código Civil de 2002 que diz que velará pelas fundações o Ministério Público do Estado onde situadas ART 66 LEI 1040602 Esse controle é feito além da prestação de contas por um cadastro feito pelas organizações do Terceiro Setor junto ao Ministério Público atualizado anualmente possibilitando que o órgão tenha acesso aos dados dessas organizações MINISTÉRIO PÚBLICO DE MINAS GERAIS MPMG A gestão patrimonial segundo Junior e Silva 2003 consiste em diversos fatores tais como organizar planejar zelar por suas condições a fim de fazer com que os materiais permanentes sejam utilizados da melhor forma Dáse então a importância dos recursos patrimoniais para uma organização seja ela pública ou privada Os materiais permanentes sejam eles de vários tipos tecnológicos eletrônicos ou até mesmo eletrodomésticos se tornam ferramentas importantes para a consecução dos serviços internos de uma organização De acordo com Francischini e Gurgel 2004 material permanente ou recurso patrimonial é todo bem pertencente à organização que seja de natureza permanente ou seja de duração de longo prazo que tenha finalidade de produzir bem ou serviço e que não tenha por finalidade a venda 18 A administração de recursos patrimoniais é de suma importância da administração moderna pois o uso adequado dos materiais permanentes pode trazer receitas para organização conforme salienta Pozo 2007 Uma vez que os materiais permanentes são bem utilizados e auxiliam na produção de materiais ou serviços os processos internos da organização tendem a ocorrer de forma ideal facilitando o atendimento ao cliente Para um bom controle patrimonial e para que ele seja constante há de se fazer um inventário periodicamente dos materiais permanentes pertencentes à organização O inventário patrimonial é uma ferramenta de suma importância para gestores das organizações visto que lhes permite fazer uma reavaliação dos materiais permanentes de uma organização e averiguar a utilização desses bens além de verificar os bens que estão em desuso FIJOR 2014 Segundo Martins e Alt 2006 os recursos patrimoniais fazem parte dos cinco conjuntos de recursos necessários para maior eficiência da organização conforme observado na Figura 1 Figura 1 Visão geral dos recursos empresariais Fonte Martins e Alt 2006 Na Figura 1 parte 1 podese observar que dentre os cinco conjuntos de recursos necessários para maior eficiência organizacional materiais patrimônio capital humanos e tecnológicos estão os recursos patrimoniais que correspondem às instalações aos equipamentos e aos prédios ou terrenos Parte 4 Os recursos patrimoniais estão diretamente 19 ligados a outros dois setores compras responsável pelas aquisições e a logística interna de um modo geral Para Santos 2002 a administração patrimonial registra e controla bens obedecendo a uma sequência que vai desde a aquisição até a distribuição Neste sentido vários procedimentos contábeis e físicos devem ser obedecidos atendendo as exigências legais identificando os bens adquiridos auxiliando no processo de controle patrimonial identificação aquisição baixas e preservação A identificação patrimonial pode ser feita de diversas formas mas as mais comuns são através de dois sistemas RFID Radio Frequency Identification ou Identificação por Radiofrequência e Código de barras linear ou bidimensional Zimpel et al 2015diz que o sistema de codificação é usado para melhorar a comunicação interna sobre padronização de materiais facilitando sua gestão aperfeiçoando também o controle contábil dos estoques 231 RFID Radio Frequency Identification Segundo Moura 2004 rastrear um objeto permite identificar a origem de um item seu registro e acompanhamento dos processos que o envolvem por meio de um número serial ou lote Uma das formas de identificação e rastreamento de um item é através do sistema RFID O sistema RFID conforme destaca Zimpel et al 2015 é a identificação por radiofrequência ou Radio Frequency Identification que utilizam da radiofrequência para o rastreamento de objetos através de um microchip instalado em uma etiqueta fixado no objeto e conectado a uma antena Esse microchip transmite informações de identificação através de um leitor Martins 2005 explica que o sistema RFID é composto por um transceptor e um transponder O transceptor transmite para o transponder as ondas de radiofrequência por meio de uma antena O transponder então por meio de um sistema de computador envia dados e gerencia informações referentes ao item a qual está conectado O tipo mais comum de transponder é um chip implantado na etiqueta de identificação do item O funcionamento do RFID explicado anteriormente pode ser observado na Figura 2 20 Figura 2 Diagrama geral de um sistema de Identificação por Rádio Frequência Fonte Martins 2005 Narciso 2008 destaca algumas utilidades da tecnologia RFID salientando sua amplitude podendo ser utilizada em vários ramos como controle de estoques monitoramento de animais sistema sem parar de pedágios identificação de bagagens em aeroportos dentre outros Narciso 2008 ainda diz que uma etiqueta de RFID permite localizar um bem onde quer que ele esteja caso essa etiqueta estiver fixada a ele e antenas transmissoras de sinal de radiofrequência estejam espalhadas em diversos locais Contudo o autor salienta que um número elevado de etiquetas de RFID é um alto custo se comparadas às etiquetas com código de barras 232 Código de Barras O sistema de código de barras segundo Peinado e Graeml 2007 e Martins 2005 identifica um material através de uma codificação numérica capturando dados automaticamente através de uma leitura óptica Isso ajuda na identificação ágil do material não sendo necessários que os números de identificação sejam digitados Silva e Albuquerque 2005 explicam que o sistema de código de barras pode ser usado para diversos fins tais como recebimento de produtos controle de estoques consulta de preços dentre outras utilidades Rei 2010 também segue a mesma linha de pensamento de Silva e Albuquerque 2005 Peinado e Graeml 2007 e Martins 2005 contudo ainda complementa dizendo que 21 os códigos de barras podem ser alfanuméricos existindo mais de um modelo de código de barras Ainda na linha de pensamento de Rei 2010 a implantação do sistema de código de barras trouxe grandes avanços nas mais diversas áreas de negócios O autor destaca a simplicidade do sistema onde são necessários apenas uma impressora um computador um software que gerencie os códigos e um leitor Rei 2010 ainda destaca o baixo custo da implementação do sistema além de evitar erros humanos de digitação em decorrência da leitura óptica Entretanto Rei 2010 destaca também que o sistema tem suas vulnerabilidades as etiquetas são vulneráveis podendo facilmente serem violadas com um simples material áspero ou cortante a leitura é feita manualmente dependendo do operador para fazêla diferentemente do RFID e a leitura é individual ou seja somente um código de barras por vez 3 Metodologia Este trabalho foi realizado baseado numa pesquisa participante onde o pesquisador está inserido no cenário da realidade do objeto pesquisado De acordo com Gil 2008 pesquisa participante se caracteriza pelo envolvimento dos pesquisadores e dos pesquisados no processo de pesquisa Além disso foi feita uma abordagem descritiva de como a organização estudada atua em apoio a uma universidade localizada no Sul de Minas Gerais sobretudo com enfoque no que se refere à gestão de materiais e patrimônio A abordagem do problema é qualitativa Os objetivos foram alcançados através de uma abordagem descritiva a partir de observações do dia dia junto aos funcionários da fundação A análise de dados foi feita a partir de uma abordagem qualitativa com base em um estudo de caso no sentido de como era e como é feita a administração de materiais e patrimônio dentro da organização O objeto de estudo é uma fundação de apoio a uma universidade localizada numa cidade ao sul de Minas Gerais Foi estudada a gestão patrimonial dentro dessa fundação seus processos de gestão patrimonial em seus pontos positivos e negativos 22 A coleta de dados foi feita através de observação dos processos internos da fundação em relação ao patrimônio interno e externo e seus processos de controle Os dados coletados na pesquisa foram ilustrados através de figuras representativas O inventário dos bens permanentes da organização também foi levado em consideração visto que estava acontecendo concomitantemente à realização deste trabalho o que pôde proporcionar uma melhor observação dos resultados Para tal foi realizado juntamente com o setor contábil e com a comissão de avaliação dos bens inservíveis composta por presidente coordenador administrativo inventariante responsável pela administração de materiais e patrimônio da organização e avaliador gerente contábil um levantamento de bens inservíveis e do patrimônio da organização A análise dos dados foi feita seguindo uma abordagem qualitativa através de observações dos resultados comportamentais obtidos a partir do fluxo de processos de gestão patrimonial entre o período de abril de 2016 a setembro de 2017 Os resultados obtidos foram analisados através da padronização dos procedimentos referentes à administração de materiais e patrimônio realizada pelos funcionários da organização e procurouse identificar as possíveis melhorias econômicas e organizacionais decorrentes desses novos procedimentos que poderão ser implementados no decorrer dessa pesquisa 4 Resultados Neste capítulo será feita uma descrição sobre a existência da organização em estudo para que a análise de dados seja mais bem entendida a partir de pontos importantes sobre setores dentro da organização e a comunicação ou falta dela entre eles Na análise de resultados ficará claro como essa comunicação pode fazer diferença na gestão de materiais e patrimônio dentro da organização apontando possíveis disfunções em sua estrutura organizacional 41 História organizacional a partir da lógica de administração de materiais A organização em estudo que aqui vamos chamar de Fundação X localizase no Campus de uma Universidade Federal que se situa no sul do estado de Minas Gerais Essa 23 organização está estruturada a partir do tripé de Ensino Pesquisa e Extensão e tem como objetivo assessorar na elaboração de projetos além de administrar recursos financeiros auferidos A fundação divulga e fomenta projetos na universidade presta assessoria técnica e administrativa com objetivo de atender à comunidade acadêmica no geral em seus projetos científicos As finalidades da fundação são de promoção de cursos seminários congressos e outros eventos de capacitação além do gerenciamento e repasse de bolsas de ensino pesquisa e extensão para os corpos docente discente e técnicoadministrativo da universidade além de apoiar atividades artísticas culturais esportivas e assistenciais promover a divulgação de conhecimento científico tecnológico e artístico por meio dos mais diversos meios de comunicação Em relação às atividades da fundação cabe a ela celebrar convênios contratos acordos de cooperação ou outros instrumentos jurídicos com pessoas físicas ou jurídicas de direito público ou privado nacional ou internacional cujos objetivos sejam compatíveis com os dela A fundação também colabora com pessoas jurídicas instituições e órgãos públicos e privados na criação implantação reformulação e aperfeiçoamento de programas administrativos científicos e tecnológicos além de realizar programas educacionais comunitários A Fundação X está estruturada da seguinte forma Conselho Deliberativo Conselho Fiscal Diretoria Executiva Comitê Gestor Controladoria Gerência Executiva secretaria executiva e gestão de pessoas Gerência de Projetos captação e gestão de convênios e contratos Gerência de Contabilidade e Finanças setores financeiro e de contabilidade Gerência de Tecnologia da Informação Dois pontos importantes puderam ser observados a não separação do Setor de Compras que neste caso está ligado à Gerência de Projetos e a não aparição específica do setor de Almoxarifado e Patrimônio que existe na organização mas não consta em seu organograma Em relação ao setor de compras há pouca autonomia para que este realize suas atribuições De fato qualquer compra realizada neste setor seja por qual modalidade for deve ter anuência do setor de projetos contudo pôdese observar que suas atividades se tornam muito restritas e dependentes visto que o poder de decisão dos colaboradores do setor de compras tornase muito dependente de outro setor Para se ter uma ideia o mesmo gerente de 24 projetos também gerencia o setor de compras Portanto não há um gerente específico para o setor o que pode tornar o processo mais lento No que diz respeito ao setor de Almoxarifado e Patrimônio que inclusive é o principal foco deste trabalho a situação é ainda mais crítica O setor referido nem sequer consta no organograma da fundação O setor de almoxarifado e patrimônio desempenha uma função bastante específica dentro da organização sendo o único setor pelo qual de certa forma um processo intangível tornase tangível O processo de compra é intangível durante quase todo seu percurso desde a solicitação pedido de compra da aquisição de um bem seja permanente ou não até a chegada do produto no almoxarifado e distribuição do mesmo etapas em que se pode perceber a tangibilidade do processo Para ilustrar como é feito esse processo em suas etapas segue a Figura 3 Figura 3 Processos relativos à logística de compras da organização Fonte elaborado pelo autor A partir do pedido realizado pelo coordenador é feito o processamento do pedido sendo realizado o processo de compra pelo setor de compras seja por licitação em suas mais diversas modalidades ou em casos de identificada necessidade de dispensa ou inexigibilidade Feito isso é gerada uma autorização de fornecimento O próximo passo é aguardar o bem chegar ao almoxarifado vindo do fornecedor vencedor do certame onde são armazenados por um tempo curto apenas para conferência e ateste do requisitante de que está tudo certo e 25 preparados para serem entregues ao departamento correspondente Estando tudo certo o bem é entregue ao departamento que o adquiriu 411 Patrimônio Externo O setor de almoxarifado e patrimônio é responsável pela distribuição das mercadorias tanto de materiais de consumo quanto de materiais permanentes Em relação aos materiais permanentes eles se tornam patrimônio da universidade após sua transferência da fundação para a própria universidade através de um processo de doação realizado conjuntamente com a Diretoria de Materiais e Patrimônio DMP da universidade Os materiais permanentes chegam ao almoxarifado da fundação Após a chegada os produtos passam por uma avaliação feita pelo coordenador do setor onde ele identifica o projeto ou convênio ao qual pertence a mercadoria e lança no sistema Feito isso é elaborado o termo de responsabilidade podendo ser termo de doação ou cessão dependendo do que foi outorgado entre as partes envolvidas no processo Em seguida os documentos referentes aos bens são encaminhados à Diretoria de Materiais e Patrimônio DMP da universidade para que seja feito o processo patrimonial incorporando o bem ao patrimônio da instituição Para maior eficiência na prestação do serviço é importante que o estoque se mantenha organizado o que evita também eventuais extravios ou perdas de mercadorias Essa organização é feita através de um software específico para dar entrada e saída das mercadorias Além deste software também é feito um controle através de planilhas que são organizadas para consultas posteriores relativas à entrega das mercadorias Outra função das planilhas de controle especificamente em relação aos materiais permanentes é ter o controle de onde estão localizados os bens que foram cedidos ou doados à universidade além de se ter um controle pelo número de patrimônio do bem que é gerado pela DMP e que também deve ser descrito na planilha Figura 4 Planilha de entrada e saída de materiais permanentes Fonte elaborada pelo autor 26 A cada etapa por qual o bem permanente passa a legendacor é alterada conforme o Quadro 1 Legenda Cor Descrição Ag Liberação Azul O bem já está cadastrado no sistema mas ainda falta liberação por parte do setor de projetos para que o processo de patrimônio possa dar continuidade Ag Conferência Vermelho 1 O bem foi liberado pelo setor de projetos e está aguardando no almoxarifado para que seja conferido pelo responsável do projeto Em Conferência Amarelo Verde 3 Ocorre em relação a bens específicos em que é necessária conferência externa fora do espaço físico do almoxarifado Cedido Azul Celeste 6 Ocorre em casos em que o bem é cedido ao coordenador do projeto mas ainda está sob responsabilidade da fundação Ag Patrimônio Amarelo 2 O processo de patrimônio já foi realizado por parte da fundação e a documentação encaminhada à DMP da universidade mas ainda não foi gerado o número de patrimônio Patrimoniado Azul Celeste 1 O processo de patrimônio está encerrado tanto por parte da fundação quanto por parte da DMP da universidade O número de patrimônio já fora gerado e o bem incorporado ao patrimônio da universidade Quadro 1 Legendascores da coluna situação conforme planilha apresentada na Figura 4 Fonte elaborado pelo autor A planilha apresentada na Figura 4 é usada para controle patrimonial onde os bens permanentes após serem registrados nos softwares específicos que a fundação utiliza para realização de suas tarefas são listados especificando as seguintes colunas Data data de registro do bem no sistema Responsável pela guarda do bem é onde se destaca quem é o responsável pelo projeto geralmente sendo professor da universidade Protocolo é um número de protocolo interno com números sucessivos que servem para identificar tanto os bens permanentes quanto os de consumo Departamento DPTO referese a qual departamento da universidade pertence o responsável pelo projeto Projeto é a especificação do projeto em si 27 Nº de patrimônio é o número gerado pela DMP Diretoria de Materiais e Patrimônio da universidade Localização setor é o local em que o bem irá ser instalado Bem é um número de patrimônio porém interno registrado num sistema contábil da fundação Centro de custos é de onde de fato o dinheiro sai É uma espécie de conta corrente que financia a compra dos bens Termo de Cessão são casos específicos em que o bem é cedido ao coordenador do projeto mas ainda sim fica sobresponsabilidade da fundação Nesses casos o bem pode ser financiado por uma agência de fomento que não autoriza sua doação para a universidade enquanto o projeto estiver vigente ou até mesmo pela própria fundação como instituição de apoio à universidade sendo devolvido após o término da vigência do projeto Termo de Doação quando o bem é de fato doado para a universidade passando então a ser de responsabilidade exclusiva da universidade e do coordenador do projeto Qualquer processo de transferência reparo ou mesmo baixa do bem após o mesmo ser doado à universidade é de responsabilidade do coordenador do projeto que deverá se encaminhar à DMP para realizar tais procedimentos A fundação não participa desse processo Situação essa é uma importante coluna onde se destaca a situação em que o bem se encontra Pode ser Ag Liberação Ag Conferência Em Conferência Cedido Ag Patrimônio Patrimoniado Para todos os conjuntos de letras Ag lêse a palavra aguardando Essas possibilidades serão explicadas no decorrer do trabalho A planilha apresentada na Figura 4 é elaborada por meio do programa Libreoffice portanto as cores correspondentes serão descritas abaixo de acordo com este programa O número do patrimônio é gerado pela Diretoria de Materiais e Patrimônio da universidade que é o órgão responsável pelo controle patrimonial da universidade depois de realizado o processo específico da DMP onde atualmente é gerada uma plaqueta de patrimônio através do sistema de RFID O sistema RFID conforme destaca Zimpel et al 2015 é a identificação por radiofrequência ou Radio Frequency Identification que utilizam da radiofrequência para o rastreamento de objetos através de um microchip instalado em uma etiqueta fixado no objeto e conectado a uma antena Esse microchip transmite informações de identificação através de um leitor As figuras 5 6 e 7 ilustram o que está sendo discutido 28 Figura 5 Etiqueta de RFID Fonte Erimpress 2011 Anteriormente ao processo do RFID era gerado também sob responsabilidade da DMP da universidade as etiquetas de patrimônio com código de barras o que segundo Rei 2010 no mundo é a tecnologia de identificação automática mais utilizada podendo ser linear 1D com barras verticais separadas por espaço ou bidimensional 2D que utiliza barras pontos quadrados e outros símbolos Abaixo seguem exemplos Figura 6 Código de barras linear Figura 7 Código de barras bidimensional Fonte Rei 2010 Fonte Rei 2010 Os materiais permanentes pertencentes à fundação ou aos departamentos da universidade são cadastrados em um software específico da organização que serve para controle contábil Nele definese o Número do Bem interno o Centro de Custos de onde vem o recurso para se adquirir o bem além do detalhamento minucioso da aquisição Ainda sobre os materiais permanentes que pertencem aos departamentos após o processo de doação da fundação para a universidade passam a pertencer à universidade não sendo mais de responsabilidade da fundação Quando é feita a cessão do bem caso agência de fomento do projeto não autorize em seu Termo de Outorga a doação antes do fim da vigência do projeto o bem apesar de estar sendo utilizado pelo coordenador do projeto ainda fica sob a 29 responsabilidade da fundação mas sendo uma espécie de responsabilidade dividida ficando o coordenador responsável pela manutenção e também por danos ocasionados por mau uso Na última fileira da esquerda para a direita denominada Situação cada legenda e cada cor significa algo Quando o bem permanente chega ao almoxarifado da fundação ele é conferido pelo almoxarife e seus auxiliares e logo depois de cadastrado em um programa específico A documentação referente ao bem é encaminhada pelo próprio almoxarife ao setor de projetos da fundação para que seja liberado ou não para patrimônio No caso de liberação é elaborado o termo de responsabilidade podendo ser de doação ou cessão Assim o processo de patrimônio externo da fundação ou seja bens permanentes que chegam ao almoxarifado da organização e são transferidos para a universidade sendo a fundação uma espécie de intermediária dando apoio a essa universidade O segundo ponto em questão é o patrimônio interno bens permanentes que pertencem à fundação e são utilizados como instrumentos de apoio para a realização de suas atividades 412 Patrimônio Interno Durante a vigência da pesquisa abril de 2016 a setembro de 2017 constatouse que a fundação não tinha um controle dos bens que utilizava Tudo era feito de forma muito aleatória onde se trocavam constantemente de lugar equipamentos e móveis entre os diversos setores não havendo um controle desse vem e vai Há outro ponto que agrava ainda mais a questão atualmente são duas fundações de apoio à universidade uma que chamamos de Fundação X objeto deste estudo e outra denominada Fundação Y Isso fez com que talvez por certa resistência de funcionários ou talvez por ações emergenciais que acabaram se tornando permanentes os materiais permanentes das duas fundações se misturassem acarretando em um problema organizacional Além dos materiais permanentes que são transferidos para a universidade conforme demonstrado anteriormente outro ponto que se levou em consideração para a realização deste trabalho foi a questão do patrimônio da fundação em si ou seja os bens permanentes que são utilizados pela fundação e pertencem a ela sendo de essencial importância para a consecução da prestação de serviços pela mesma 30 Entre computadores cadeiras armários móveis para escritório veículos e demais itens a fundação conta com uma gama de equipamentos que pertencem a ela e é importante que se tenha um controle de entrada saída baixa e utilização dos mesmos Os materiais de consumo são bem divididos não havendo o mesmo problema em relação aos materiais permanentes O recebimento e a distribuição desses materiais de consumo na Fundação X foram centralizados ao setor de almoxarifado contribuindo para que o consumo fosse mais racional podendo evitar assim desperdícios e gastos desnecessários Os materiais que pertencem à Fundação Y são entregues diretamente nessa fundação De certa forma o mesmo aconteceu com os materiais permanentes adquiridos após abril de 2016 na Fundação X mas o grande problema não estava nos bens adquiridos durante o período da pesquisa mas sim nos bens mais antigos adquiridos anteriormente ao período da pesquisa até mesmo com a composição de funcionários da organização sendo outra sendo que não havia nenhum tipo de controle sobre a utilização destes materiais permanentes adquiridos No corpo físico de alguns bens que foram adquiridos com recursos da Fundação Y havia plaquetas de patrimônio mas os números eram fictícios não tendo de fato um controle sobre eles Os números eram gerados apenas para enumerar os bens não para controlar seu uso ter de fato um controle sobre eles De qualquer maneira por mais precária que seja é uma forma de separar os bens das duas fundações Porém foram descobertos mais a frente em parceria com o setor contábil da Fundação X bens da Fundação Y em uso da Fundação X e que não estavam identificados Por sua vez também havia bens da Fundação X em uso da Fundação Y Dessa forma o controle sobre os mesmos se tornava mais difícil Observouse durante a pesquisa que este cenário estava sendo mudado Um processo de inventário estava se iniciando na organização para que pudesse de fato identificar quais bens pertenciam à Fundação X e quais pertenciam à Fundação Y Ainda há outro fator que torna essa solução mais complexa pois há alguns bens que estão dentro da sede da Fundação X que pertencem à universidade a qual a Fundação X presta apoio aumentando a necessidade do controle sobre a utilização de materiais permanentes dentro da organização Para tentar suprir esse problema foi apresentada uma sugestão de realizar um inventário na Fundação X A previsão era de que esse inventário fosse realizado no período de junho a agosto de 2017 porém até a data de encerramento desta pesquisa ainda não havia sido 100 concluído 31 O responsável pelo levantamento dos bens era o almoxarife da Fundação X que também seria o responsável pelo controle dos bens permanentes desta organização Num primeiro momento procurouse fazer um levantamento simples tentando identificar através de características visuais as peculiaridades de cada bem permanente e também a quem pertenciam Fundação X Fundação Y ou universidade Para isso um levantamento físico procurando identificar plaquetas de patrimônio foi realizado pelo Almoxarife da Fundação X Depois de realizado esse levantamento na sede da Fundação X primeiro procurouse identificar e separar os bens que estavam sob uso da fundação mas que pertenciam a universidade Realizado esse processo entrouse em contato com a DMP da própria universidade para que estes bens fossem devidamente identificados com plaquetas de patrimônio Dessa forma além de facilitar o andamento do inventário haveria um maior controle sobre o que de fato pertencia à universidade e o que pertencia às fundações Identificados os bens da universidade conseguiuse ter uma maior visão sobre o restante dos bens Dessa forma procurouse separar o que pertencia a cada fundação O resultado inicial foi de que fosse recolhido todo bem que estivesse na Fundação Y que pertencesse à Fundação X Tal prática facilitou pois após a mesma seria necessário apenas identificar os bens que estavam na Fundação X Os resultados estavam sendo satisfatórios num primeiro momento Após um ajuste do que já havia sido levantado pelo almoxarife que seria também o inventariante juntamente com o setor contábil conseguiuse separar o que de fato pertencia a cada fundação Isso fez com que um próximo passo pudesse ser planejado que era o processo de identificação dos bens O planejamento era de que fossem confeccionadas plaquetas de patrimônio no estilo de código de barras linear modelo semelhante ao da Figura 6 Após esse procedimento cada bem permanente iria ser cadastrado de acordo com suas características em uma planilha específica além de que as informações como tipo do bem modelo cor formato e usuário no caso de aparelhos eletrônicos como computadores por exemplo seriam cadastradas no código de barras facilitando a identificação sendo que a leitura desse código de barras seria feita através de um leitor apropriado e as informações só poderiam ser editadas pelo responsável pela TI da empresa Os setores de TI e de patrimônio da organização estavam trabalhando em conjunto neste projeto Ao final do período de pesquisa realizada na fundação ainda não havia concretizado o inventário tão pouco as etapas que o sucederam Esse processo teve que ser interrompido pois 32 houve uma necessidade imediata de fazer outro inventário a fins de leilão que era o levantamento de veículos o que foram chamados de bens inservíveis que será explicado mais detalhadamente no próximo tópico 413 Principais motivos observados para a gestão patrimonial deficitária da organização Observaramse durante a pesquisa dois pontos importantes que contribuíram para a gestão inadequada dos bens permanentes da fundação sobretudo no período anterior a abril de 2016 que são eles Falta de preocupação ou a falta de importância para a questão de materiais e patrimônio a atividade fim da fundação que é o apoio a projetos de pesquisa e extensão da universidade tem uma preocupação enorme no que diz respeito a gerenciamento de recursos e execução desses projetos mas a questão de gestão de materiais e patrimônio ficava muito aleatória sobretudo porque não havia um funcionário específico que zelasse por essa área Patrimonialismo dos funcionários em relação aos bens observouse o alto grau de patrimonialismo dos funcionários da organização em relação aos equipamentos sobretudo Um exemplo foi a dificuldade em reduzir o número de impressoras dentro da organização pois com o número maior de equipamentos quase uma impressora para cada funcionário era mais cômodo para o funcionário já que não precisaria se levantar para retirar uma folha impressa em uma impressora porém feito cálculos de custos constatouse que a terceirização das impressoras conforme descrito anteriormente neste trabalho acarretaria numa economia de mais de 30 ao mês em gastos diretos com suprimentos toners além dos gastos indiretos com manutenção de impressoras por exemplo Esse foi o argumento para se conseguir a terceirização 33 5 Considerações Finais Este trabalho é o estudo de uma fundação de apoio a uma universidade localizada no sul de Minas Gerais Observouse durante a pesquisa que a realização do inventário foi o primeiro passo para que a gestão patrimonial fosse mais bem organizada O inventário permitiu até o momento da finalização da pesquisa que se tivesse uma dimensão do quanto era necessário se ter um controle dos bens permanentes A questão da falta de controle sobre a utilização dos bens permanentes da fundação fez com que os bens das duas fundações Fundação X em estudo e Fundação Y se misturassem Dessa forma o controle patrimonial e o inventário físico foram dificultados fazendo com que houvesse um retrabalho no ato da contagem dos bens desperdiçando tempo de trabalho Em relação aos aparelhos eletrônicos a intenção da organização até a data do encerramento da pesquisa era de que fossem catalogados identificados através de código de barras e seu uso também fosse controlado Por exemplo em relação a impressoras ficaria mais fácil saber o número de cópias que estavam fazendo durante um determinado período tendo um controle rigoroso sobre sua utilização Esse controle serviria de base para dar uma noção de custos e a possibilidade de economia Para sanar o problema de impressões por exemplo a alternativa mais viável encontrada pela Fundação X foi terceirizar as impressoras com equipamentos locados e de maior capacidade de impressão Dessa forma haveria uma diminuição na quantidade de impressoras bens permanentes dentro da organização Havia praticamente uma impressora para cada funcionário da organização ou seja um número alto de equipamentos Dessa forma com a terceirização das impressoras e a consequente diminuição do número de equipamentos os custos com manutenção preventiva e corretiva diminuíram sendo de grande importância para os gastos administrativos Ainda há problemas a serem resolvidos na organização em relação à administração de materiais e patrimônio A não separação do almoxarifado tira um pouco da autonomia desse setor fazendo com que a gestão patrimonial dependesse de outros setores que em tese não deveriam estar envolvidos diretamente com a gestão de materiais e patrimônio O setor de 34 almoxarifado está ligado ao setor compras que por sua vez está ligado ao setor de projetos ou seja uma bola de neve que atrapalha no bom controle patrimonial Um ponto positivo observado na pesquisa foi o surgimento da ideia de catalogar e identificar os bens permanentes da organização em estudo através de um sistema de código de barras Isso poderia fazer com que caso os procedimentos fossem seguido fielmente pelos funcionários o controle de uso de depreciação de funcionamento no geral dos bens permanentes fosse realizado de uma forma mais adequada além de que com a identificação haveria menor risco de que os bens das duas fundações se misturassem Por fim acreditase que esse trabalho tenha cumprido o que foi proposto em seus objetivos analisando de forma sucinta a administração do patrimônio do objeto em estudo destacando seus pontos positivos pontos falhos e possibilidades de melhorias Acreditase também que questões políticas e práticas patrimonialistas atrapalham a boa gestão patrimonial dentro da organização Mais uma vez salientase que este estudo foi realizado sobre uma organização em específico não podendo ser generalizado a outras organizações Contudo pode servir de base para outras organizações que também não tenham a prática de um controle patrimonial constante para que possam se adequar e dar a devida importância no que se refere à questão de bens permanentes De ponto positivo ficou a impressão de que alguns funcionários da fundação realmente estão engajados a aperfeiçoar processos sobretudo na questão da gestão patrimonial para se ter um maior controle e mais transparência nas ações realizadas pela fundação neste quesito As maiores dificuldades para a realização deste trabalho foram a não abertura dos funcionários da fundação para que os processos organizacionais fossem mudados A resistência em melhorar processos que foram identificados como falhos foi um ponto crucial para que a pesquisa não pudesse ter resultados mais amplos como por exemplo a possível implantação de novo sistema de patrimônio através de código de barras dentro da organização A gestão do patrimônio na organização em estudo poderia ser mais centralizada em setores específicos que são o setor de almoxarifado não há separação entre almoxarifado e setor de patrimônio na organização o primeiro faz as duas funções e o setor contábil 35 responsável por lançamento e depreciação no caso da gestão patrimonial O envolvimento de diversos setores na gestão do patrimônio fez com que houvesse um controle falho dos bens da organização pois não havia um consenso de procedimentos para esse controle Outro ponto importante deveria ser a separação entre as duas fundações de apoio à universidade O uso de bens da Fundação X na Fundação Y e vice versa contribui para a gestão patrimonial falha dificultando o controle sobre estes bens Outra questão seria a realização periódica de inventário na organização contribuindo para que o controle patrimonial seja realizado de forma mais eficiente podendo abrir espaço até para pesquisas futuras sobre a organização fazendo uma análise temporal da possível evolução no processo de gestão patrimonial Referências ALVES J M O Sistema JustInTime Reduz os Custos do Processo Produtivo IV Congresso Internacional de Custos Universidade Estadual de Campinas SP p 535563 out 1995 Disponível em wwwbibliotecadigitalunicampbrdocumentdown32 Acesso em 26 jun 2017 ARBACHE F S et al 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