Comunicacao Interna Ferramenta Estrategica Gestao de Pessoas - Resumo Aula 1

Comunicação Interna Professora Alessandra Zago Dahmer AULA 1 INTRODUÇÃO 3 COMUNICAÇÃO INTERNA COMO UMA FERRAMENTA ESTRATÉGICA DE GESTÃO DE PESSOAS 4 PRINCIPAIS CONCEITOS RELACIONADOS À COMUNICAÇÃO INTERNA 6 OUTRAS FUNÇÕES DA COMUNICAÇÃO INTERNA 9 ELEMENTOS FUNDAMENTAIS DA COMUNICAÇÃO INTERNA NO PROCESSO DE GESTÃO DE PESSOAS 11 SÍNTESE 14 REFERÊNCIAS 16 AULA 1 Comunicação Interna 3 AULA 1 Comunicação Interna COMUNICAÇÃO INTERNA COMO UMA FERRAMENTA DE GESTÃO ESTRATÉGICA DE PESSOAS PRINCIPAIS CONCEITOS FUNÇÕES E ELEMENTOS DO PROCESSO INTRODUÇÃO A comunicação interna é uma ferramenta estratégica de gestão de pessoas que se torna cada vez mais importante em cenários de trabalho complexos e diversifica dos É por meio dela que as informações são transmitidas as decisões são tomadas e as ações são planejadas Esse meio e suas funções são essenciais para que todos os funcionários estejam alinhados com os objetivos da empresa e trabalhem em conjunto para alcançálos Mas quais seriam essas funções da comunicação interna As funções da comunicação interna são diversas e variam desde o compartilha mento de informações estratégicas da empresa até o fortalecimento da cultura organizacional e o engajamento dos colaboradores Aqui fazemos alusão ao autor Gustavo Matos 2014 que reforça essa compreensão estratégica da comunicação interna de estar presente em todos os níveis hierárquicos da organização e ser uti lizada para facilitar o diálogo e o entendimento entre as áreas e as pessoas A dimensão estratégica da comunicação interna que trataremos nesta aula também é indicada por Matos 2014 p 92 quando assinala que as empresas perceberam a necessidade básica de mostrar o que elas são e fazem para consolidar a sua imagem institucional e evitar com isso os boatos e distorções decorrentes da falta de comunicação seja ela interna ou externa Tem um dito milenar chinês que sintetiza bem essa questão se não mostrares o que és permitirás que pensem o que não és MATOS 2014 p 92 O alinhamento dos objetivos da organização e o melhor desempenho dos cola boradores são fundamentais para o sucesso das empresas e a dimensão estraté gica da comunicação interna é capaz de atender a essas necessidades Para que a comunicação interna seja eficaz conceitos como transparência objetividade clareza e credibilidade devem ser cuidadosamente considerados para que a men sagem seja adequadamente compreendida pelos funcionários 4 AULA 1 Comunicação Interna Esses são os principais temas que você estudará na primeira aula assim como conhecerá os principais elementos da comunicação interna no processo de gestão de pessoas como emissor receptor mensagem meio codificação decodificação feedback e ruído Está prontoa para começar Então siga em frente e bons estudos COMUNICAÇÃO INTERNA COMO UMA FERRAMENTA ESTRATÉGICA DE GESTÃO DE PESSOAS Iniciamos este ebook com o destaque da comunicação interna como uma ferramenta essencial para a gestão estratégica de pessoas nas organizações pois ela é responsável por estabelecer canais de comunicação efetivos e transparentes entre a empresa e seus colaboradores permitindo que as informações fluam de forma clara e objetiva Desse modo a comunicação interna pode ser utilizada para construir uma cultura organizacional positiva e engajadora que favoreça a produ tividade e o desenvolvimento dos funcionários Assim a comunicação interna também auxilia na gestão do clima organiza cional permitindo que gestores identifiquem as necessidades e demandas dos colaboradores e possam agir de forma preventiva para evitar problemas Por meio Credibilidade Clareza Objetividade Transparência 5 AULA 1 Comunicação Interna da comunicação interna é possível realizar pesquisas de clima prover feedbacks constantes e oferecer programas de treinamento e desenvolvimento que sejam realmente efetivos A comunicação interna também pode ser uma ferramenta poderosa quando utilizada para melhorar o desempenho e a produtividade dos colaboradores Por meio de feedbacks constantes e treinamentos específicos é possível identificar pontos de melhoria e desenvolver competências que sejam importantes para o sucesso da empresa E Uma gestão efetiva da comunicação interna é um investimento valioso para a organização e seus colaboradores visto que pode trazer diversos benefícios como a retenção de talentos a melhoria do clima organizacional e o aumento da produtividade e da eficiência Por isso é relevante que os gestores reconheçam a importância da comunicação interna e invistam em canais e ferramentas que sejam realmente efetivos para sua empresa Retenção de talentos Melhoria do clima organizacional Aumento da produtividade e da eficiência 6 AULA 1 Comunicação Interna A comunicação interna é um processo vital para o sucesso de qualquer orga nização pública ou privada Para que esse processo seja efetivo é essencial com preender alguns conceitos fundamentais da comunicação interna É sobre esse assunto que trataremos a seguir PRINCIPAIS CONCEITOS RELACIONADOS À COMUNICAÇÃO INTERNA A comunicação interna é uma área de estudo e atuação que tem como objetivo aprimorar a comunicação entre os membros de uma organização A partir do en tendimento dos principais conceitos relacionados que você analisará nesta sessão é possível implementar estratégias que garantam uma comunicação eficiente e eficaz capaz de contribuir para a gestão de pessoas e para o sucesso da organiza ção como um todo O primeiro conceito é o de canal de comunicação que se refere ao meio utili zado para a transmissão de informações As organizações possuem diversos canais de comunicação interna desde reuniões presenciais até ferramentas digitais como email e aplicativos de mensagens É importante escolher o canal mais adequado para cada tipo de mensagem e públicoalvo Feedback é um conceito fundamental que consiste no retorno dado pelos colaboradores à organização sobre as informações recebidas Esse retorno pode ser utilizado para aprimorar os processos de comunicação interna e garantir que a mensagem tenha sido compreendida Também envolve a gestão de informações estratégica para garantir que cheguem aos colaboradores de maneira efetiva Isso inclui a seleção das informações mais relevantes e a organização delas em uma estrutura coerente cultura organizacional canal de comunicação feedback gestão de informações ruído de comunicação gestão de crises alinhamento estratégico confiança transparência liderança tecnologia diversidade 7 AULA 1 Comunicação Interna Outro conceito relevante é o de ruído de comunicação o qual se refere a qual quer interferência ou obstáculo que possa prejudicar a transmissão da mensagem Isso pode incluir problemas técnicos em ferramentas digitais barulhos externos em reuniões presenciais ou mesmo dificuldades de compreensão da mensagem por parte dos colaboradores A comunicação interna também envolve a gestão de crises que consiste na elaboração de estratégias para lidar com situações de emergência e garantir que as informações sejam transmitidas de forma clara e precisa aos colaboradores Isso pode incluir a criação de um plano de contingência a definição de uma equipe res ponsável pela gestão da crise e a utilização de canais de comunicação adequados para garantir que a mensagem chegue a todos os envolvidos É nesse contexto que destacamos o conceito de alinhamento estratégico o qual garante que a comunicação interna esteja alinhada aos objetivos estratégicos da organização Isso significa que a comunicação deve ser utilizada de forma estra tégica para engajar os colaboradores e promover uma cultura organizacional que esteja em consonância com a visão missão e valores da empresa Nessa mesma perspectiva um dos principais conceitos relacionados à comuni cação interna é a transparência a qual se refere à capacidade da organização de ser honesta na comunicação com seus colaboradores É essencial que a empresa compartilhe informações relevantes sobre seu desempenho metas e desafios com seus funcionários de modo que eles possam se sentir parte do processo e contribuir para o sucesso da organização A falta de transparência pode gerar des confiança e prejudicar a comunicação interna Nessa direção a confiança é a base para a construção de relacionamentos saudáveis e produtivos entre os membros da organização Uma comunicação interna eficiente é aquela que garante que as informações sejam transmitidas de forma clara direta e sem ambiguidades 8 AULA 1 Comunicação Interna A cultura organizacional indispensável à comunicação interna pois é o conjun to de valores crenças hábitos e práticas que definem a identidade da organização A comunicação interna é uma ferramenta estratégica para disseminar e reforçar a cultura organizacional garantindo que todos os membros da equipe estejam cientes dos objetivos e valores da empresa Para assegurar a efetividade da comunicação interna é necessário considerar o papel da liderança Os líderes ter habilidades para se comunicar de forma clara e concisa mostrando empatia e interesse genuíno pelos colaboradores Além disso é importante que os líderes estejam abertos a receber feedback e a responder às necessidades e demandas de sua equipe Dessa forma a comunicação interna pode ser utilizada como uma ferramenta de engajamento e motivação dos cola boradores No ambiente corporativo é essencial que a comunicação interna seja inclusiva e respeite a diversidade presente nas organizações Isso significa que as mensagens e canais de comunicação devem ser adaptados para atender às necessidades e expectativas de todos os membros da equipe independentemente de sua origem gênero orientação sexual religião ou qualquer outra característica Concluímos destacando a relevância da tecnologia a qual tem transformado significativamente os processos de comunicação É imprescindível que as empresas acompanhem as evoluções tecnológicas e adotem as ferramentas e plataformas mais adequadas para potencializar a eficácia da comunicação interna 9 AULA 1 Comunicação Interna OUTRAS FUNÇÕES DA COMUNICAÇÃO INTERNA A comunicação interna é uma ferramenta fundamental para o sucesso de uma empresa pois possibilita a transmissão de informações importantes para todos os membros da organização Dentre as funções da comunicação interna destacamos a promoção do trabalho em equipe e da colaboração entre os diversos setores da empresa Por meio dela é possível compartilhar ideias e informações entre os membros da equipe o que pode levar a soluções mais criativas e eficientes para os problemas da empresa Uma de suas principais funções é promover o alinhamento de objetivos e va lores da empresa contribuindo para a construção de uma cultura organizacional forte e coesa Além disso ela também é responsável por manter os funcionários informados sobre as atividades da companhia incluindo projetos mudanças de estratégia e resultados alcançados Isso é essencial para manter todos os colaboradores moti vados e engajados uma vez que se sentem parte do processo e sabem que suas contribuições são importantes para o sucesso da empresa A comunicação interna também pode ser utilizada como uma ferramenta para a resolução de conflitos entre os colaboradores especialmente quando os mem bros da equipe estão cientes das expectativas da empresa em relação ao com portamento no ambiente de trabalho Desse modo é mais fácil evitar ou resolver desavenças eficientemente A promoção da ética na empresa é outra função da comunicação interna afinal é fundamental manter os colaboradores informados sobre as políticas da empresa em relação à moral e à conduta profissional bem como sobre as ações tomadas em caso de violações dessas políticas Outra função importante da comunicação interna é a promoção da integração e do trabalho em equipe Por meio dela os colaboradores podem compartilhar ideias experiências e conhecimentos o que contribui para a melhoria dos proces sos e para o alcance dos objetivos da empresa 10 AULA 1 Comunicação Interna A comunicação interna também pode ser utilizada como uma ferramenta para a gestão de crises Quando uma situação de crise ocorre é essencial que os colabo radores estejam informados e atualizados sobre a situação A comunicação interna pode ajudar a transmitir informações importantes e a tranquilizar os colaboradores em momentos difíceis Além do trabalho em equipe a comunicação interna também pode desem penhar um papel fundamental na promoção da inovação Isso ocorre quando os colaboradores se sentem incentivados a compartilhar suas ideias e sugestões o que pode contribuir para a melhoria dos processos da empresa e para o desenvol vimento de novos produtos e serviços A comunicação interna é uma prática relevante para fomentar a motivação e o engajamento dos colaboradores já que o reconhecimento e a valorização são elementos que influenciam positivamente o envolvimento dos funcionários com as atividades da empresa Além disso a comunicação interna pode ser utilizada como uma ferramenta estratégica para a gestão de mudanças organizacionais Nesse sentido é essencial que os colaboradores estejam informados e engajados nesse processo a fim de que possam contribuir de forma mais efetiva para alcançar os objetivos estabeleci dos pela empresa 11 AULA 1 Comunicação Interna Por fim a comunicação interna também pode ser utilizada como uma ferra menta para a promoção da responsabilidade social e ambiental Por meio dela os colaboradores podem ser informados sobre as iniciativas da empresa nesses aspectos o que contribui para a construção de uma imagem positiva da empresa perante a sociedade ELEMENTOS FUNDAMENTAIS DA COMUNICAÇÃO INTERNA NO PROCESSO DE GESTÃO DE PESSOAS Como já foi estabelecido anteriormente a comunicação interna é uma ferra menta estratégica para a gestão de pessoas em uma organização Para que ela seja efetiva é fundamental considerar os elementos do processo de comunicação tais como emissor receptor mensagem meio codificação decodificação feedback e ruído A seguir apresentamos cada um desses elementos e sua relevância na comunicação interna O primeiro elemento é a mensagem que é o conteúdo da comunicação a in formação que o emissor quer transmitir Ela deve ser clara objetiva e concisa para que seja facilmente entendida pelos receptores Nesse contexto fazse presente a clareza da mensagem uma vez que esta deve ser simples e direta bem como estruturada de forma apropriada para que o receptor possa decodificála adequa damente Outro elemento é o emissor a pessoa que envia a mensagem e portanto pre cisa ser confiável e ter credibilidade para que a informação seja recebida de forma positiva pelos colaboradores Para que a comunicação seja efetiva é necessário que o emissor tenha conhecimento do perfil do perfil de seu público e personalize a mensagem de acordo com suas características 12 AULA 1 Comunicação Interna O elemento receptor é a pessoa que recebe a mensagem e por isso precisa estar atento à informação para que possa entendêla e responder de forma ade quada É importante que o receptor esteja preparado e motivado para receber a mensagem caso contrário a comunicação não será efetiva O canal é o meio utilizado para transmitir a mensagem e pode ser uma reunião presencial um email uma mensagem instantânea entre outros É necessário escolher o canal adequado para cada situação e garantir que a mensagem seja entregue de forma efetiva A resposta e feedback são elementos essenciais da comunicação interna A resposta é a forma como o receptor reage à mensagem O quinto elemento é o feedback ou seja a resposta dada pelo receptor à mensagem Ele permite que o emissor saiba se a mensagem foi compreendida e se houve algum impacto nas ati vidades dos colaboradores Nesse eixo ainda se compreende o feedback negativo o qual é a resposta dada pelo receptor quando a mensagem não foi compreendida ou não foi recebida de forma positiva é relevante para identificar as falhas no pro cesso de comunicação e corrigilas O elemento ruídos são os obstáculos ou interferências que podem atrapalhar a transmissão da mensagem Eles podem ser físicos como barulhos externos ou emocionais como estresse ou ansiedade entre outros É essencial identificar os ruídos e minimizálos para que a mensagem seja transmitida de forma efetiva A codificação é o processo de transformar a mensagem em um formato ade quado para a transmissão Isso pode incluir a escolha da linguagem a organização da mensagem e a seleção do meio de transmissão por exemplo por meio da escrita ou da fala Em síntese é o processo de transformar a mensagem em um 13 AULA 1 Comunicação Interna código ou linguagem que possa ser entendida pelos receptores Isso significa que a mensagem precisa ser estruturada de forma clara e organizada Por sua vez a de codificação é o processo de interpretar a mensagem recebida O receptor precisa compreender adequadamente a mensagem para poder responder A adequação da mensagem às necessidades individuais dos colaboradores é um elemento que pode impactar positivamente a comunicação interna Essa personalização contribui para que os colaboradores se sintam valorizados e enga jados aumentando a efetividade da comunicação interna e melhorando o envol vimento dos deles Além disso a frequência da comunicação interna também é um elemento relevante pois quando ocorre de forma frequente os colaboradores se sentem informados e atualizados Por sua vez a motivação é um elemento importante a ser considerado afinal é necessário que a mensagem seja inspiradora e que incentive os colaboradores a se engajarem nas atividades da empresa A motivação pode ser gerada por meio de feedbacks positivos reconhecimento e valorização do trabalho dos colaboradores A escuta ativa é necessária para que os colaboradores sejam ouvidos e suas opiniões sejam consideradas na tomada de decisões da empresa A escuta ativa é fundamental para o engajamento dos funcionários e para a construção de um ambiente de trabalho saudável e colaborativo Nessa direção a empatia também é vital para que o emissor da mensagem seja capaz de se colocar no lugar do recep tor e entender suas necessidades e expectativas 14 AULA 1 Comunicação Interna Por fim o elemento é a coerência que se refere à consistência entre as mensa gens transmitidas e as ações realizadas pela empresa Isto é a comunicação interna alinhada com as políticas e práticas da empresa de modo que os colaboradores sintam confiança e credibilidade na organização Se as mensagens transmitidas forem contraditórias com as ações da empresa pode haver desconfiança e falta de engajamento A coerência também se relaciona com a consistência da comunicação ao lon go do tempo As mensagens devem ser transmitidas coerente e constantemente para que os colaboradores tenham uma compreensão clara do que se espera deles e qual é a visão e os valores da empresa Mudanças repentinas na comunicação podem gerar confusão e falta de alinhamento dos funcionários com a empresa Além disso a coerência está relacionada à consistência da linguagem utilizada na comunicação interna clara e acessível de forma que todos os colaboradores possam compreender as mensagens transmitidas O uso de jargões ou termos técnicos pode dificultar a compreensão das mensagens E finalmente o elemento inovação é importante afinal a empresa precisa estar aberta a novas ideias e a buscar constantemente melhorar sua comunicação interna A inovação pode ser gerada por meio de ferramentas e tecnologias que fa cilitem a comunicação entre os colaboradores permitindo um diálogo mais efetivo e uma troca de informações mais ágil e eficiente Em resumo a comunicação interna é um processo complexo que envolve diver sos elementos e fatores Compreender esses elementos é fundamental para garan tir a efetividade da comunicação e consequentemente a efetividade da gestão de pessoas em uma empresa SÍNTESE A comunicação interna é uma área cada vez mais estratégica nas empresas pois é por meio dela que se estabelecem os laços de comunicação entre os cola boradores e a organização Nesse sentido compreender a comunicação interna como uma ferramenta estratégica de gestão de pessoas é essencial para o sucesso da empresa Isso se deve ao fato de que o método é um dos principais meios de se transmitir informações relevantes e garantir que todas as áreas da companhia estejam alinhadas 15 AULA 1 Comunicação Interna Para aplicar a comunicação interna de forma eficaz é preciso compreender seus principais conceitos e elementos entre eles o uso de diferentes canais e estratégias para transmitir mensagens aos colaboradores bem como o gerenciamento do feedback e da comunicação bidirecional Além disso é importante destacar a im portância da cultura organizacional e como ela deve ser considerada na estratégia de comunicação interna A comunicação interna também é fundamental para promover uma cultura organizacional positiva e engajadora Isso porque por meio dela a empresa pode disseminar valores missão e visão e estabelecer um diálogo aberto com seus cola boradores permitindo que eles se sintam mais envolvidos e motivados Por fim a comunicação interna auxilia na gestão do clima organizacional e na melhoria do desempenho dos funcionários permitindo que a empresa atue de forma mais eficiente e alcance seus objetivos estratégicos 16 AULA 1 Comunicação Interna REFERÊNCIAS BUENO Wilson da Costa Comunicação empresarial alinhando teoria e prática São Paulo Manole 2014 Disponível em Minha Biblioteca CHINEN Rivaldo Introdução à comunicação empresarial São Paulo Saraiva 2010 Disponível em Minha Biblioteca FRANÇA Ana Shirley org Comunicação empresarial São Paulo Atlas 2014 Disponível em Minha Biblioteca MATOS Gustavo Gomes de Comunicação empresarial sem complicação como facilitar a comunicação na empresa pela via da cultura e do diálogo 3 ed São Paulo Manole 2014 Disponível em Minha Biblioteca