Aula 3: Comportamento Organizacional - Equipas de Trabalho

Comportamento Organizacional Professor Jorge Flavio Ferreira AULA 3 S pa uUmMmario aie EQUIPES DE TRABALHOcsccscscsscocsscnsssssssscsssssnescsseessssessssesssecenesesssessnesessesessseeee D Grupos formais INFOrMAIScsssssssssssessssssessssseessnsesessnseesssssessssseesssneseeseneeees MIF GrUuPOS PEFMANENEES EC TEMPOFATIOSreccccccsssssscssssnssseeccccnsssseeccessesseeescensees MF DiferenGas ENtre GrUPOS CQUIPES sssssssssssesssesnsssessesnseessenssssessnnsssesssnees DD TIPOS dE CQUIPES sscsecssssossscsssssnscsssssnscessssnscsesssnsvssssssnsessessnscssssssssssssnsssessssnsesssessee Os fatores de desempenho das equipes de trabalho 0000 10 COMPOSICAO da EqUipPe de trabalho rssccsssssssssssssssesssssessnssssssesssseessesseeeeee HD Estagios de desenvolvimento de equipes de trabalho 12 FOFIMACAO eessssssssssssnssssssecssssnnssscseescessnnssssscecencensssssssceccsennsssssessesessnsssseeesssesnnsssseessssesseee WD CONFFONTAGAO esesscccsscsssssssssesssscsnsssssscsccsennusssscecssessnnsssseecscessnnsssseessssssnsssssesscssssnsseees LA NOrMatiZaGaossssssccssssssssssssssnscsssssssnnsssesssessssseessssnssssssssnsssssssessnssssessssnssssssssssnsseess ACUACAOsesssccccssssssecccsnsscsseccssnseccccssnssssccsessnssscescnssssscsccenssscecscsnsssscessessssseeessssssssesceesseeee LD DiSSOIUGAOcossssssssssssssssccsssnsssseccssssssseeccssnssscecccesssssccsessnsssceccscnsssscecessssssseessnnssssesseessseeee LD Caracteristicas das Equipes Ade trabalhoccccscscssssssssssssssssssssssssesessneee LD GeStdO participativarcscccccsscscsssssssssnvsesssssesssssvesssnseesssssessssscesssnsessssnsessesseessenees HD PlANO PrOPGSITOS COMUMNS iccsscssssscssssnssssssncssssnvcessenscssssnvcesesscessessessessvessessceees MD FIOXiD II AAC sssssseeseesssnsnneccccccccnccseeeseeesssssennnensnssssnececccecseecceeesseesssseessnnensenseseeee 1G MetaSccsssscccssssssssssssssssssececcnssssceccssssssssecsssnsssccsccensesseesessnseseesesnsessecesssnseceeescnnsessecccesseeee 1G AUtOCONFIANGA da EQUIP csssssssssssssssssnsssesssnssessssnnseessessssessesssseesssssseesesseeseees 1G Modelos Mentaiscssssssccsssssssssccsssssesecsssessssseeseesnssseecscanssssecssessecseesscnssssseecessseeee 1G COMUNICAGAO osessscccsssssseccssnnssssescesnssscescssnssssccscssnssscecssnssssscsessssssseessesssssesssesseeseesseese 1G PREFERENCIAS oncsesesssssssssssessssseesssseessesseesssseeetseenenssssnnnssssnnnsesnnneesnnsneessnssseensseeesssseesees LD AULA 3 Comportamento Organizacional AULA 3 Comportamento Organizacional 3 Grupo de trabalho é aquele que interage basicamente para compartilhar informações e tomar decisões para ajudar cada membro em seu desempe nho na área de responsabilidade ROBBINS JUDGE SOBRAL 2011 p 299 EQUIPES DE TRABALHO Na Aula 3 aprenderemos sobre as equipes de trabalho Estudaremos os concei tos básicos de grupos e equipes de trabalho verificaremos as diferenças entre gru pos e equipes comparando os tipos de equipes e identificaremos a importância da formação e desenvolvimento de equipes de trabalho A organização do trabalho vem se modificando de forma significativa ao longo da evolução das teorias de gestão de pessoas No começo do século XX o trabalho mais valorizado era o individualizado e de pouca interação Neste início do século XXI no mundo das metodologias ágeis de gestão dos squads e das startups de tec nologia o trabalho em equipe se torna cada vez mais central Atualmente muitas organizações enfrentam déficits progressivos de qualifica ção de competências em seus quadros de funcionários porém algumas já compre enderam a importância da formação e do desenvolvimento de suas equipes de tra balho de forma integrada E assim vêm obtendo algumas vantagens competitivas frente a seus concorrentes No nível individual quando somos crianças na escola temos contato com a for mação de equipes nas brincadeiras e nos jogos aprendemos a seguir regras e a atuar para atingir um objetivo comum com os colegas Em nossa evolução com preendemos que fazemos parte de um todo e que nossa contribuição para a equi pe grupo time etc possibilita que alcancemos os objetivos de maneira mais fácil Quando entramos no mundo do trabalho independentemente do nosso nível hierárquico ou cargo passamos a fazer parte de um grupo ou uma equipe divisão departamento ou setor O ambiente organizacional afeta e é afetado pelas pessoas que ali trabalham O conjunto de pessoas com competências e características di versas contribui para uma equipe diferenciada das outras visto que as pessoas não são iguais Sabemos que algumas pessoas têm facilidade para um trabalho individual e que outras se dão bem no trabalho em equipe AULA 3 Comportamento Organizacional 4 Embora haja muitos conceitos diferentes de grupo de trabalho podemos dizer que há três elementos presentes nele a existência de dois ou mais indivíduos em interação e interdependência um ou mais objetivos ou interesses em comum e um mínimo de organização entre esses indivíduos visando ao alcance de seus in teresses ou objetivos Os grupos de trabalho podem ser classificados a partir de algumas distinções básicas Aqui comentaremos duas formas de classificação grupos formais e infor mais e grupos permanentes e temporários Grupos formais e informais Os grupos formais são aqueles definidos na estrutura organizacional com objeti vos e metas a eles designadas de forma alinhada aos direcionadores missão visão políticas e objetivos estratégicos da organização Desse modo os comportamentos dos indivíduos integrantes de um grupo formal são definidos por seus respectivos papéis de forma alinhada a suas atribuições Exemplos os membros da tripulação de um navio de turismo ou o departamento de logística de uma organização Os grupos de trabalho informais são pautados pela espontaneidade e decorren tes de motivações pessoais alianças acordos tácitos ou explicitados que não são estruturados formalmente nem determinados pela organização São compromis sos assumidos pelos indivíduos Não há chefes nesses grupos Exemplo quatro fun cionários de divisões diferentes da organização que regularmente se encontram para almoçar juntos Grupos permanentes e temporários Essa distinção entre os tipos de grupos está relacionada com a duração espera da de sua presença Assim um grupo permanente é aquele que se tem a expecta tiva de que permaneça durante o período de várias tarefas e atividades com foco em objetivos e metas Exemplo unidades de trabalho divisões ou departamentos Um grupo temporário é aquele criado para executar tarefas ou projetos especí ficos no curto prazo sendo desfeito após o alcance dos objetivos propostos Exem plo grupos de projetos com delegação de poder para solucionar problemas espe cíficos ou pontuais AULA 3 Comportamento Organizacional 5 Toda equipe é um grupo mas nem todo grupo é uma equipe Esse trocadilho é útil para estimular a reflexão sobre um dos principais temas referentes à organi zação do trabalho em uma empresa Uma equipe de trabalho gera uma sinergia positiva por meio do esforço coletivo e coordenado para solucionar um problema Os gestores têm incentivado o tra balho em equipe em busca da sinergia positiva que leve a empresa a melhorar o potencial de seu desempenho Diferenças entre grupos e equipes As equipes não devem ser confundidas com grupos mesmo que essa deno minação seja usada com frequência indiscriminadamente Em todas as organiza ções há grupos equipes nem sempre As equipes podem ter níveis de autonomia diferentes em função das tarefas que realizam da estrutura hierárquica e dos pro pósitos organizacionais Para ser considerada uma equipe de trabalho um grupo deve compreender seus objetivos e metas e estar empenhado em alcançálos de forma colaborativa e compartilhada A confiança precisa existir entre os indivíduos devido aos riscos as sumidos no trabalho As pessoas precisam se comunicar de forma clara e objetiva ouvindo ideias contrárias quando for o caso As competências diferentes e comple mentares dos indivíduos permitem atingir os resultados buscados O propósito e a direção provêm dos objetivos compartilhados Equipe de trabalho é aquele grupo em que os esforços individuais resultam em um nível de desempenho maior do que a soma das contribuições indivi duais ROBBINS JUDGE SOBRAL 2011 p 299 AULA 3 Comportamento Organizacional 6 Quadro 1 Diferenças entre grupo e equipe Grupos de Trabalho Características Equipes de Trabalho Compartilhar informações Objetivo Desempenho coletivo Neutra às vezes negativa Sinergia Positiva Individuais e isoladas Responsabilidades Individuais e mútuas Baixo formal Comprometimento Elevado com metas compartilhadas Aleatórias e variadas Competências Complementares Individual Trabalho Coletivo colaborativo Em geral não são complementares Atividades São complementares e demandam convergência de esforços Competências técnicas Ênfase Competências interpessoais soft skills Atividades e tarefas estritamente definidas Amplitude Atividades e tarefas construídas de forma ampla e coletiva Determinam o trabalho Coordenação Em conjunto com a equipe planejam e definem o trabalho Restritas ao coordenador Informações Compartilhadas entre os membros Desempenho individual Recompensa Desempenho individual e de equipe Desencorajados Riscos Encorajados Abafados punidos Conflitos Trabalhados Parcial ou ausente Confiança Estimulada a confiança mútua Fator essencial Nem sempre é clara objetiva e real Em ge ral não há espaço para ideias divergentes Comunicação Clara objetiva real dá espaço para ideias divergentes Adaptado de ROBBINS JUDGE SOBRAL 2011 p 300 Tipos de equipes Atualmente em tempos de aplicativos colaborativos e nuvem existem várias modalidades de equipes nas organizações As equipes mais comuns são equipes AULA 3 Comportamento Organizacional 7 funcionais de resolução de problemas equipes de alto desempenho equipes vir Equipes funcionais compostas por um gestor e funcionários diretos que executam funções semelhantes em uma mesma unidade organizacional tuais equipes autogerenciadas Nas equipes funcionais há intercâmbio de informações sobre procedimentos de trabalho que possibilitam a colaboração entre os funcionários Aspectos como liderança autoridade relações tomada de decisão e gestão da equipe são bem definidos para todos Este tipo de equipe é mais comum em organizações com hie Equipes de resolução de problemas grupo de cinco a 12 funcionários do mesmo departamento que se reúnem algumas horas por semana para dis cutir formar de melhorar a qualidade a eficiência e o ambiente de trabalho ROBBINS JUDGE SOBRAL 2011 p 299 rarquias mais rígidas Exemplos departamento administrativo contábilfinanceiro jurídico e outros Nestas equipes seus membros trocam ideias ou apresentam soluções para a Equipes autogerenciadas grupo de dez a 15 funcionários que realizam tra balhos muito relacionados ou interdependentes e assumem muitas das res ponsabilidades de seus antigos supervisores ROBBINS JUDGE SOBRAL 2011 p 301 melhoria dos métodos e processos de trabalho Neste arranjo os membros devem identificar lacunas e apresentar soluções para elas porém não têm autonomia para implementar as recomendações sugeridas A equipe autogerenciada tem como características a colaboração e o comparti lhamento da responsabilidade coletiva entre os funcionários pela realização de um objetivo quer seja um conjunto de tarefas ou um processo mais amplo Além disso AULA 3 Comportamento Organizacional 8 os funcionários têm o poder de decisão para escolher líderes contratar novos fun cionários planejar e estabelecer o cronograma de trabalho tomar decisões opera cionais e implementar ações para resolver os problemas do trabalho com clientes Equipe multifuncional grupos de funcionários do mesmo nível hierárqui co mas de diferentes especialidades e setores da empresa que se juntam para cumprir uma tarefa ROBBINS JUDGE SOBRAL 2011 e fornecedores Assim podem ser eliminadas as posições de supervisão Como contraposição às equipes autogerenciadas nem sempre sua eficácia é positiva Elas podem apresentar dificuldades em trabalhar os conflitos no ambien te de trabalho o que resultaria em disputas de poder afetando o desempenho O propósito de uma equipe multifuncional também conhecida como equipe de projetos é agregar as competências dos funcionários de diferentes especialida des e áreas para desempenhar um trabalho que requer essa combinação Exem plos desenvolvimento de novos produtos e serviços redesenho de processos de trabalho Uma equipe multifuncional também pode reunir funcionários de diversas empresas mas de um mesmo segmento de negócio para trocar informações Equipes virtuais grupos que usam a tecnologia da informática para reunir os membros fisicamente dispersos e permitir que eles atinjam um objetivo comum ROBBINS JUDGE SOBRAL 2011 p 302 Saiba mais Leia HYMAN J Como liderar equipes subitamente remotas durante uma crise Revista Exame 26 maio 2020 Disponível em httpsexamecomcar reiracomoliderarequipessubitamenteremotasduranteumacrise AULA 3 Comportamento Organizacional 9 desenvolver ideias inovadoras resolver problemas e liderar projetos complexos Certamente há dificuldades na liderança desse tipo de equipe devido ao tempo requerido à diversidade e complexidade dos problemas abordados Ao término do projeto objeto do trabalho a equipe multifuncional é desfeita visto que já atingiu os objetivos propostos no início do trabalho Na atualidade as organizações buscam contratar profissionais localizados em diferentes regiões do mundo O surgimento da formação das equipes virtuais tam bém conhecidas como equipes em rede é devido ao avanço tecnológico das tele comunicações e do lançamento contínuo de novas ferramentas colaborativas As equipes virtuais trabalham além das fronteiras organizacionais por meio de vários canais de comunicação e ferramentas de compartilhamento disponibilizados pela empresa O distanciamento entre os membros da equipe virtual precisa ser dimi nuído de modo que os projetos e processos organizacionais sejam fluídos Squad Esquadrão um modelo organizacional para a estrutura das orga nizações Ao invés da estrutura tradicional com departamentos são criadas equipes multifuncionais com profissionais de competências diversas e com plementares Sua origem se encontra no Spotify empresa que fornece servi ços de música e podcasts pela internet A ideia principal é que os squads são equipes pequenas compostos de até 8oito profissionais multidisciplinares as quais atuam juntas têm como foco a solução de um problema específico e são responsáveis pelo projeto de ponta a ponta No caso da Spotify cada squad era responsável por determinada funcionalidade do produto como projeto desenvolvimento e manutenção com alto nível de autonomia o que possibilitou agilizar a produção e focar nos aspectos críticos O alinha mento entre todos os squads é outro aspecto fundamental dessa forma de atuação Cada vez mais são adotados pelas empresas que buscam agilidade e flexibilidade nos negócios O trabalho remoto estimula a intensa comunicação entre os funcionários ges tores clientes Assim os aplicativos têm a finalidade de gerenciar tarefas mensu rar tempo de trabalho facilitar reuniões melhorar o foco nos serviços e produtos Exemplos de meios utilizados são email corporativo teleconferência e aplicativos como Skype Microsoft Teams G Suite Google Evernote Slack WhatsApp Agen dor Expense On Workplace e outros AULA 3 Comportamento Organizacional 10 Os fatores de desempenho das equipes de trabalho Há alguns fatores significativos associados ao desempenho das equipes segu rança psicológica confiabilidade significado liderança e estrutura recursos ade quados avaliação de desempenho e recompensas A segurança psicológica referese aos membros da equipe de trabalho eles pre cisam se sentir seguros para tomar decisões arriscadas e não terem receio de pa recer vulneráveis aos olhos de seus pares Os membros da equipe de trabalho eficaz precisam ter confiabilidade uns nos outros e também mostrar que confiam em seus líderes A confiança interpessoal nas equipes de trabalho facilita a colaboração diminui a necessidade de monitorar comportamentos individuais e fortalece a ideia de que nenhum membro tentará levar vantagem em relação a outros Assim as equipes de trabalho que cumprem prazos costumam entregar resultados de qualidade Outro fator relevante é o significado para todos os membros da equipe o tra balho tem importância pessoal É condição básica para eles que haja um desafio significativo que desperte o potencial de cada um e concentre as competências e sentimentos em um sentido desejado Com relação às especificidades do trabalho e como precisam ser organizadas e realizadas devem ser discutidas e acordadas pelos membros da equipe garantin do que todos contribuam de modo igual integrando as diferentes competências individuais Além disso determinam como os cronogramas de trabalho serão esta belecidos e se os conflitos serão enfrentados de maneira aberta e construtiva Para tanto são necessárias uma estrutura e liderança para a equipe de trabalho Um papel crucial é o do líder que precisa atuar como um facilitador da equipe Há evidências de que as equipes que adotam uma liderança compartilhada dentro da equipe de trabalho e decidem em conjunto são mais eficazes do que aquelas que têm uma estrutura com um só líder Cada um dos membros precisa saber quais são as funções e ter metas e objetivos significativos comunicação clara na equipe de trabalho de modo a se apoiar mutuamente em todos os desafios e trabalhos de forma colaborativa As equipes de trabalho podem ser influenciadas tanto individualmente quanto coletivamente pelas avaliações de desempenho Desse modo além das avaliações e recompensas individuais pela contribuição de cada membro recomendase o reconhecimento por meio de premiações participação nos lucros e nos resultados AULA 3 Comportamento Organizacional 11 e outras maneiras de reforçar o desempenho do esforço e comprometimento co letivo Composição da equipe de trabalho Aqui comentaremos as variáveis estruturais e organizacionais relacionadas com quem deve participar da equipe personalidade e competência do integrante os papéis desempenhados a interação a coesão o tamanho a diversidade e os recur sos disponíveis Quadro 2 Variáveis estruturais e organizacionais das equipes de trabalho Variável Características Competências dos integrantes Referese ao conjunto de competências pre sentes na equipe conhecimento técnico habilidades para solução de problemas e to mada de decisões habilidades interpessoais resolução de conflitos e diferenças de ideias flexibilidade colaboração empatia inovação Idealmente deve permitir o alcance total dos propósitos e objetivos da equipe e da empresa Personalidade dos integrantes Integridade respeito apoiadora aber ta a novas ideias criativas e inovadoras comunicativa saber ouvir o outro Papéis básicos as pessoas podem desempenhar múltiplos papéis nas equipes Analista faz análises consistentes e profundas das alternativas Organizador fornece a es trutura e os recursos necessários Facilitador condutor da equipe e da fluidez do processo de trabalho Controlador faz cumprir as regras Patrocinador apoia e dá sustentação externa ao trabalho da equipe Implementador cria senso de urgência e executa o plano de ação Especialista atua em temas específicos Tamanho da equipe Referese ao número de pessoas que inte gram a equipe As equipes mais eficazes são compostas por cinco a dez integrantes Diversidade A diversidade de competências e práticas impacta o desempenho da equipe Para ter bons resultados criativos é necessário focar nas diferenças e não nas similaridades Recursos disponíveis Referese aos recursos financeiros físicos materiais e tecnológicos disponibilizados para a equipe de forma que ela possa rea lizar o trabalho de forma satisfatória Adaptado de ROBBINS JUDGE SOBRAL 2011 p 305309 AULA 3 Comportamento Organizacional 12 Estágios de desenvolvimento de equipes de trabalho Os estudos para identificar os estágios de desenvolvimento de equipes de traba lho iniciaram com o psicólogo Bruce W Tuckman 1965 o qual identificou quatro etapas formação confrontação normatização e atuação Posteriormente houve uma revisão pelo próprio autor e Mary Ann Jensen em 1977 na qual acrescentaram mais uma etapa a dissolução Formação O processo de formação de equipes de trabalho é a primeira etapa na qual to dos os integrantes começam a se conhecer e a interagir É a fase do descobrimento É muito comum nesta etapa ver todos animados para iniciar algo novo e conhecer melhor os integrantes da equipe São apresentadas e discutidas objetivos do tra balho projeto cronograma normas regras e procedimentos básicos e os papéis individuais e responsabilidades À medida que ocorre a ambientação iniciamse os relacionamentos a formação dos papéis e responsabilidades de cada um O foco maior dessa etapa está concentrado nas pessoas Confrontação Nesta etapa o contato com a realidade e a responsabilidade de fazer o trabalho alcança todos os integrantes Surgem os estilos de trabalho e eventuais confrontos de personalidade podem acontecer Reconhecer os conflitos e resolvêlos é a me lhor solução para que não evoluam Os integrantes da equipe já têm uma confian ça inicial e se sentem mais confortáveis para expor suas opiniões sobre os aspectos discutidos Nem todas as equipes passam por esta etapa Normatização Os integrantes da equipe neste ponto já se adaptaram uns aos outros apren deram a reconhecer os pontos fortes dos outros a gerenciar as diferenças ou se tornaram mais tolerantes a elas Compartilham objetivos comuns assumindo res ponsabilidades solicitando ajuda e oferecendo feedbacks construtivos Percebese que o trabalho da equipe está mais em sintonia e evoluindo para atingir os objeti vos e as metas estabelecidas AULA 3 Comportamento Organizacional 13 Atuação Nesta etapa a equipe de trabalho se mostra confiante engajada e produtiva Os planos parecem alinhados e os resultados começam a aparecer de maneira fluída e eficaz O risco nesse momento é de uma certa estagnação Nem todas as equipes alcançam esta etapa por dificuldades de lidar com os conflitos Dissolução O trabalho nesta etapa está quase concluído e os integrantes já fizeram suas entregas e sabem que em breve a equipe será desfeita Os integrantes estão mais próximos e podem sofrer com o encerramento do trabalho É importante ter um plano de aproveitamento dos integrantes em outra equipe ou outro desafio no contexto da organização de modo a trabalhar as expectativas das pessoas Características das equipes de trabalho Por fim vejamos uma síntese de algumas características importantes para um bom desempenho das equipes de trabalho Gestão participativa Em contextos organizacionais nos quais a gestão é mais descentralizada e in centiva a participação dos funcionários a se colocarem e oferecerem ideias criati vas para o alcance dos resultados é mais fácil ocorrer o trabalho de equipes Esse tipo de ambiente estimula o trabalho por meio de processos coletivos em busca de qualidade e diferenciação de atuação no mercado Plano e propósitos comuns As equipes eficazes identificam a missão e definem objetivos e estratégias para alcançála Investem tempo na formulação de um propósito tanto individual quan to coletivo Desenvolvem a reflexibilidade que é capacidade de refletir sobre o pla no do trabalho e ajustálo quando for necessário AULA 3 Comportamento Organizacional 14 Flexibilidade As equipes de trabalho são frequentemente afetadas pelas constantes mudan ças de ambiente interno e externo à organização o que exige pronta capacidade de adaptação e flexibilidade para enfrentar as novas situações Metas As equipes de trabalho transformam seu propósito em metas de desempenho específicas desafiadoras realistas e mensuráveis Autoconfiança da equipe Os integrantes da equipe precisam ter segurança em si mesmos em seus pen samentos e opiniões em suas competências Na equipe precisam ocorrer intera ções de modo a estimular seus integrantes a serem observadores e manifestarem suas posições de forma genuína Modelos mentais Os modelos mentais são conhecimentos crenças generalizações dos mem bros da equipe que influenciam sua maneira de compreender e agir no mundo As equipes que compartilham modelos mentais a respeito do trabalho a ser elabora do se estressam menos e seu desempenho é melhor Comunicação A quantidade de informações que cada integrante da equipe de trabalho rece be deve ser condizente à sua capacidade de articulação com os outros integrantes A comunicação é uma via de dupla mão O desempenho e os resultados podem ser impulsionados pela boa comunicação Agora já conhecemos os conceitos e as principais características das Equipes de Trabalho Até a próxima aula AULA 3 Comportamento Organizacional 15 REFERÊNCIAS ROBBINS S JUDGE T SOBRAL F Comportamento organizacional teoria e práti ca no contexto brasileiro 14 ed São Paulo Pearson PrenticeHall 2011