Gestão de Serviços Jurídicos: Objetivos e Estratégias da Função Compras

GESTÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS Jeanine dos Santos Barreto Suprimentos I Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto você deve apresentar os seguintes aprendizados Apontar os objetivos da função compras no gerenciamento da cadeia de suprimentos Discutir as estratégias da função compras sabendo quando utilizála Reconhecer a importância estratégica como um fator crítico de sucesso das cadeias de suprimentos Introdução A área de suprimentos em uma organização é responsável pela obtenção dos insumos necessários para apoiar as operações O foco é multidimensional tentar manter o fornecimento contínuo minimizar os prazos de entrega e o estoque de materiais e componentes e desenvolver fornecedores com capacidade para ajudar a organização a alcançar seus objetivos operacionais Neste capítulo veremos algumas bases da função compras da logística integrada por meio do detalhamento dos objetivos e das estratégias de compras Por muito tempo o setor de compras das organizações foi visto pelo aspecto das despesas geradas e como uma forma de reagir às necessidades do mercado quando na verdade ele deveria ter uma função estratégica e proativa objeti vando trazer lucros para a empresa Essa evolução aconteceu e atualmente as compras são vistas como uma habilidade organizacional fundamental o que mudou também o seu papel na gestão da cadeia de suprimentos O foco das compras passou a ser o de impulsionar as estratégias de produção das empre sas se apoiando em seus fornecedores Para isso alguns objetivos da função compras se destacam como será visto a seguir BOWERSOX et al 2014 Fornecimento contínuo Quando a matériaprima está em falta no estoque de uma empresa isso pode causar a alteração dos planos de produção ou até mesmo a sua interrupção o que pode também gerar custos inesperados e problemas com clientes Quando uma organização passa por um tempo sem produzir com estoque zerado e colaboradores parados os custos operacionais aumentam e isso pode ter como consequência a impossibilidade de fornecimento de produtos ou serviços finalizados com qualidade para os clientes Se uma empresa que trabalha com a montagem de veículos tem todas as peças necessárias para produzir um carro mas lhe faltarem os pneus ou os vidros a montagem precisará ficar suspensa até que essa matériaprima seja adquirida o que poderia causar enormes prejuízos Nesse sentido um dos objetivos fundamentais da função de compras na cadeia de suprimentos é o de garantir um fornecimento contínuo de tudo o que configurar matériaprima para a produção da empresa permitindo que os seus colaboradores possam executar suas atividades e os processos fluam de maneira eficiente até a entrega do produto ou do serviço ao cliente Suprimentos I 118 Minimização do investimento em estoques No passado utilizavase a estratégia de manter grandes estoques de matéria prima para que não acontecesse a suspensão da produção Entretanto na realidade a manutenção de grandes estoques é tão prejudicial para a orga nização quanto a falta de estoque pois isso traz grandes despesas e requer capital para que isso seja possível Em vista disso um dos objetivos da função compras é possibilitar a conti nuidade da produção da empresa por meio do menor estoque possível o que exige visão estratégica para comparar o que deve ser entregue com o que é necessário para a sua produção Nesse sentido o foco deve ser programar a chegada da matériaprima no momento em que ela precisa ser utilizada o que tornaria dinâmica a manu tenção do estoque Essa operacionalização pode ser traduzida na expressão em inglês justintime que em português significa algo como na hora certa Melhoria da qualidade O setor de compras é um dos mais importantes das organizações uma vez que a qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes vai depender diretamente da qualidade daquilo que foi utilizado como matériaprima na produção Isso significa que quando são utilizados componentes e matériaprima de baixa qualidade na produção provavelmente o produto ou o serviço final entregue ao cliente não vai agregar valor pois provavelmente não vai corres ponder ao padrão de qualidade esperado Nesse sentido tanto a organização quanto os seus fornecedores precisam se concentrar na melhoria contínua da qualidade daquilo que é utilizado na produção visando à qualidade do que é entregue ao cliente Desenvolvimento de fornecedores Para que as compras realizadas por uma organização sejam bemsucedidas é necessário que sejam localizados fornecedores que seja analisada sua capa cidade de fornecimento e que seja feita uma seleção entre os melhores para desenvolver uma parceria que possibilite a melhoria contínua 119 Suprimentos I A parceria e o bom relacionamento com fornecedores responsáveis e com prometidos com o bom desempenho da empresa compradora são fundamentais para o sucesso dos processos O compartilhamento de informações e de recursos servirá para que resultados melhores sejam alcançados dia a dia Em vista disso o foco deixou de ser apenas no preço da matériaprima comprada e sim no relacionamento criado com o fornecedor para que o processo de compra seja algo confiável e que possa trazer lucros e não prejuízos Acesso a tecnologias e inovações Os fornecedores são encarados pelas empresas compradoras como fontes de inovação que possibilitam novas tecnologias que possam auxiliar no desen volvimento de novos produtos e na melhoria daqueles produtos já existentes A Procter Gamble empresa que reúne um conjunto de várias outras empresas na produção de alimentos e produtos de higiene e limpeza declarou ter a meta de que 50 dos seus produtos e das inovações envolvendoos venham de fontes externas às suas empresas ou seja de seus fornecedores e das suas compras Exemplo disso foi a introdução de um produto chamado Mr Clean Magic Eraser cuja tecnologia foi desenvolvida e fornecida para a Procter Gamble por um fornecedor chamado BASF Menor custo total de propriedade O foco atual da função compras na cadeia de suprimentos pode ser resumido com o custo total de propriedade TCO do inglês total cost of ownership Essa ideia contrasta com a antiga visão de que o importante para uma compra bemsucedida era somente o preço Apesar de o preço continuar sendo um aspecto importante quando o assunto é compras os profissionais da área entendem que ele é apenas uma das partes do custo total pois os custos do serviço e os custos do ciclo de vida também precisam ser levados em conta O preço final e o desconto obtido certamente são importantes em uma compra independentemente da maneira como foram Suprimentos I 120 conseguidos se em uma oferta para a empresa se em uma negociação entre a empresa e o fornecedor ou se o melhor preço constava na tabela de preços do fornecedor Descontos maiores para compras de maiores quantidades de matériaprima descontos para pagamentos à vista ou ainda descontos para compradores que retirem seus produtos no local do fornecedor podem ser um atrativo para que as empresas escolham comprar com um determinado fornecedor Apesar disso o preço final e o desconto não devem ser o único aspecto a ser observado em uma compra Uma compra de grande quantidade de matéria prima para ganhar um bom desconto por exemplo pode trazer problemas para a manutenção do estoque Uma compra de matériaprima com pagamento à vista pode trazer problemas de fluxo de caixa Outro aspecto que deve ser visto para além do preço é a confiança que pode ser depositada na entrega dos itens comprados Um fornecedor que ofereça grandes vantagens para a diminuição de preços pode se comprometer com vários compradores simultaneamente e não ser capaz de cumprir com suas obrigações Nesse sentido pode ser importante que a empresa compradora tenha a capacidade de negociar a retirada dos produtos diretamente com o fornecedor em vez de aguardar a entrega Conhecendo melhor os objetivos das compras em uma organização é pre ciso destacar que os objetivos do setor de compras precisam estar diretamente alinhados com os objetivos estratégicos da organização visando a atender ao cliente interno que são todas as áreas da empresa e também ao cliente externo que são os clientes finais aqueles que vão utilizar os produtos e os serviços oferecidos A globalização trouxe a necessidade de as organizações efetuarem compras de uma maneira cada vez mais eficiente para que a sua matériaprima seja obtida da forma mais econômica possível possibilitando seu crescimento e sua manutenção no mercado 121 Suprimentos I As estratégias da função compras Elaborar uma boa estratégia de compras é um processo que envolve complexi dade e necessita de uma análise dos melhores meios para alcançar os objetivos do setor de compras É fundamental que sejam tomadas decisões acerca dos produtos e serviços que serão produzidos internamente na empresa e quais deles deverão ser comprados por meio de fornecedores externos Depois disso sabendo que existirão fornecedores externos envolvidos na aquisição é preciso formar estratégias acerca da abordagem a ser utilizada para trabalhar com eles o que vai resultar em um conjunto de estratégias de compras que compreende basicamente as estratégias expostas a seguir BOWERSOX et al 2014 Comprar ou fazer A decisão entre comprar ou fazer que vem da expressão em inglês make or buy é fundamental e precisa ser tomada para cada produto ou serviço analisando as vantagens e as desvantagens de produzilo ou executálo internamente na própria empresa ou adquirilo de um fornecedor externo No passado os gestores das empresas se concentravam em uma pequena lista de critérios financeiros para decidir entre comprar ou fazer aquilo que servirá de matériaprima para a sua produção Atualmente essa decisão pode ser chamada de escolher entre o suprimento interno e a terceirização o que começa pela definição da necessidade de um produto ou serviço específico e se apresenta como uma escolha estratégica e complexa para a empresa envolvendo muitos aspectos A determinação entre comprar ou fazer envolve geralmente os executivos de todas as áreas da empresa que devem trabalhar em equipes multifuncionais para que consigam garantir uma análise mais ampla das questões qualitativas e quantitativas que estão envolvidas nessa estratégia Quando é preciso decidir entre comprar ou fazer é fundamental que se tenha uma relação de todos os produtos e serviços necessários todas as matérias primas envolvidas e quais são as competências principais da organização uma vez que a terceirização das competências essenciais da empresa pode envolver riscos Para reduzilos e para que o controle da produção seja man Suprimentos I 122 tido geralmente as empresas mantêm internamente os processos que estão associados às competências principais mesmo que a terceirização apresente um custo menor CAMPOS 2010 O inverso também é identificado pois mesmo que o custo de produzir seja mais baixo quando uma competência é secundária pode ser mais vantajoso terceirizála A principal vantagem de terceirizar atividades de importância secundária é que os recursos financeiros que iriam para a produção interna desses produtos ou serviços poderão ser destinados para as competências essenciais da empresa Nesse sentido vem se tornando cada vez mais comum a terceirização de atividades que envolvem logística para que os recursos possam ser priorizados para o investimento em novos produtos tecnologia de inovação e marketing reduzindo custos logísticos em função da competitividade global É importante entender que não é uma simples comparação entre o preço de adquirir produtos ou serviços terceirizados com a produção interna que servirá para fundamentar a determinação entre comprar ou fazer É preciso que todas as vantagens e desvantagens sejam analisadas e todos os custos importantes devem ser levados em conta A análise de quanto das despesas envolvidas em produzir algo internamente ou terceirizar vai ajudar a chegar no menor preço mas uma análise mais completa vai fornecer fatores qualitativos já que nem sempre se pode quantificar todos os fatores envolvidos em uma decisão importante como essa Quando se opta pela terceirização é essencial que se tenha consciência de que o controle do elemento que está sendo terceirizado passará para o fornecedor o que vai deixar a empresa totalmente dependente da capacidade do fornecedor de entregar o item na quantidade na qualidade e no prazo necessários ao bom funcionamento da empresa Compra pelo usuário A compra pelo usuário certamente é a estratégia de compras mais simples que pode ser utilizada por uma empresa Ela consiste na permissão para que os próprios usuários identifiquem as suas necessidades de compras elenquem os fornecedores possíveis façam a escolha entre eles e efetuem o processo de compra de maneira independente 123 Suprimentos I Normalmente as empresas permitem que os usuários diretos de itens como material de escritório façam a sua aquisição diretamente sem passar pela área de compras Desse modo podem ser comprados carimbos canetas copos descartáveis para café toner e cartuchos para impressora entre outros itens Essa estratégia é utilizada inclusive nas organizações que têm uma área com função específica de compras de maneira corriqueira pelo menos em relação a itens de menor vulto financeiro Esses itens são aqueles que não influenciam de maneira significativa no sucesso da empresa como um todo a ponto de justificar o esforço de uma equipe especializada para a operacio nalização de sua aquisição Consolidação de volume A consolidação de volume por meio da diminuição da quantidade de fornece dores é um aspecto importante no desenvolvimento de uma boa estratégia de compras pela organização Antigamente era muito importante que as empresas tivessem várias fontes fornecedoras os fornecedores entravam em contato constante com a empresa para ofertar seus produtos e serviços e a empresa não dependia diretamente de um fornecedor só o que lhe dava a impressão de liberdade e tranquilidade para o caso de o fornecedor entrar em greve por exemplo BOWERSOX et al 2014 Atualmente a consolidação de volume limitando a quantidade de forne cedores para as empresas se mostra como um incentivo para que a empresa participe até do negócio do fornecedor estreitando as relações e o poder de negociação entre as empresas compradora e a fornecedora Além disso com a garantia de que vai precisar fornecer um determinado volume de compras para um cliente o fornecedor tem mais certeza no momento de investir na capacidade de melhorar os seus serviços A ideia mais atual é a de que um comprador que muda sempre de fornecedor não tem como aumentar seus investimentos em razão da incerteza de negócios Logicamente existe um grande risco quando se escolhe um fornecedor único para algum produto ou serviço É por causa disso que os gestores da área de Suprimentos I 124 compras das empresas trabalham com os demais executivos para identificar fornecedores preferenciais de confiança É preciso entender que a consolidação de volume não obriga as empresas a ficar com apenas um fornecedor de cada item que precisem mas sim que a quantidade de fornecedores seja diminuída ao mínimo possível ficando apenas com os fornecedores mais confiáveis e que sempre haja um plano de contingência para o caso de os fornecedores preferenciais falharem Integração operacional dos fornecedores Essa estratégia acontece quando os compradores e os fornecedores unem os seus processos e as suas atividades na tentativa de melhorar o desempenho de ambos Essa estratégia geralmente envolve parcerias com fornecedores preferenciais minuciosamente selecionados para que os custos possam ser reduzidos e a integração aconteça Essa integração possibilitará que o fornecedor atue de maneira eficaz inclusive redesenhando processos internos para atender às necessidades da empresa compradora com um custo reduzido porque o fornecedor tendo acesso às informações do planejamento da empresa como as necessidades de compra em um lapso de tempo menor pode agir de maneira proativa na entrega para o cliente O bom relacionamento e a comunicação eficiente entre a empresa compra dora e o fornecedor podem ser responsáveis por reduzir o tempo de entrega dos pedidos e pelo desaparecimento de atividades redundantes ou inadequadas ao longo dos processos A estratégia da integração operacional tem como propósito a diminuição e a possível eliminação dos desperdícios a redução de custos na produção e o desenvolvimento de uma parceria que faça com que a empresa compradora e o fornecedor obtenham vantagens e melhorem seus processos Gerenciamento de valor Quando uma organização alcança uma integração operacional com seus fornecedores ela abre a possibilidade de um gerenciamento de valor o que aumenta essa integração tornando o relacionamento entre eles sustentável BOWERSOX et al 2014 125 Suprimentos I Essa estratégia envolve uma análise criteriosa de todas as necessidades de matériaprima logo na etapa inicial do projeto dos produtos e serviços a fim de garantir o menor custo total e a qualidade no produto ou no serviço entregue Assim que o processo de desenvolvimento de um novo produto ou serviço se inicia e se desenvolve percorrendo todas as etapas até a sua entrega para o cliente a flexibilização das etapas do projeto diminui consideravelmente No início as alterações até são bemvindas e podem ser acomodadas facilmente mas no decorrer do processo qualquer alteração pode se tornar difícil e trazer custos Nesse sentido quanto antes os fornecedores forem envolvidos no processo maior será a chance de a organização obter lucro com o conhecimento e com as competências que o fornecedor tem a oferecer A estratégia do gerenciamento de valor transcende a área de compras da empresa e exige o envolvimento de muitos colaboradores tanto do público interno quanto do público externo É preciso que sejam formadas equipes que envolvam profissionais focais do fornecedor com gestores engenheiros e analistas da empresa compradora para que possam buscar soluções em conjunto que permitam entregar um bem de valor a custos menores e com maior desempenho Para que a função de compras seja executada de uma maneira mais eficiente é importante que sejam determinadas as estratégias de compra que serão utilizadas pela empresa É fundamental que seja compreendido exatamente o que é preciso comprar no momento e no futuro e planejar quanto poderá ser gasto para cada item a ser adquirido Uma boa análise de gastos será fundamental para identificar quanto está sendo gasto em cada tipo de produto ou serviço em todas as áreas da orga nização e também os fornecedores que estão envolvidos Por causa disso a análise de gastos é crucial para formar a melhor estratégia de compras possível para cada item necessário para a empresa adquirir A análise de gastos pura e simples porém servirá para quantificar os gastos de toda a empresa mas não é suficiente para identificar todas as necessidades organizacionais pois algumas aquisições são fundamentais e outras nem tanto Nesse sentido aspectos como a integração operacional e o gerenciamento de valor podem ser direcionados para necessidades de compras mais importantes de itens mais relevantes BOWERSOX et al 2014 As compras rotineiras da empresa podem ser consideradas como um tipo de compra que envolve baixa porcentagem comparada ao gasto total da empresa com suas compras Além disso elas envolvem um risco de falta de fornecimento baixo pois não são estratégicas para o negócio e geralmente trazem baixo impacto no desempenho da empresa como um todo As compras de rotina podem envolver itens como materiais de escritório e materiais para limpeza que além de serem conseguidos de vários fornecedores caso faltem não vão acarretar na parada ou na suspensão dos serviços da organização como um todo Para o tipo de compras de rotina uma boa estratégia é reduzir o esforço da aquisição na tentativa de reduzir custos o que pode ser feito por meio da diminuição da quantidade de itens diferentes de cada tipo padronizando estes em todas as áreas da empresa Uma boa maneira de minimizar custos para aquisições desse tipo é utilizar a estratégia da compra pelo usuário em que os próprios indivíduos que vão utilizar o produto ou o serviço fazem a sua aquisição e se responsabilizam por todo o processo 127 Suprimentos I Quando uma aquisição é chamada de compra de gargalo ela configura um problema sério pois apesar de envolver itens que não envolvem uma grande porcentagem dos gastos da empresa com compras o risco da falta de fornecimento é crítico e a sua indisponibilidade pode provocar suspensão no serviço parada total e problemas operacionais e organizacionais importantes para a empresa compradora Outro elemento a ser levado em consideração é que esses itens normalmente são disponibilizados por uma quantidade pequena de fornecedores Para esse tipo de compra a melhor estratégia é manter vários fornecedo res em parceria firmando contratos de longo prazo na medida do possível para garantir o fornecimento contínuo e o estoque necessário para manter a produção em dia Outro tipo de compras realizado pelas empresas e que merece estratégias definidas é a compra para alavancagem Ela se assemelha às compras de rotina pois também envolve um risco baixo pela falta de fornecimento Geralmente existem muitos fornecedores aptos a entregar esses itens mas como o gasto desses produtos e serviços é consideravelmente alto é provável que a compra na quantidade necessária só possa ser realizada por alguns desses fornecedores Para o tipo de compras de alavancagem é interessante utilizar então como estratégias a consolidação de volume e a integração operacional pois a parceria e o bom relacionamento com os fornecedores além do compar tilhamento das informações da empresa vão possibilitar um gerenciamento mais eficaz do estoque Nesse contexto as compras críticas são fundamentais essenciais para a organização Esse é o tipo de compras que envolve os itens os produtos e os serviços que são estratégicos que envolvem uma grande porcentagem de gastos para a empresa que têm um alto risco de falta de fornecimento e que podem gerar a suspensão ou a parada dos processos definindo o sucesso da empresa MAGALHÃES et al 2013 Em face da grande importância que os elementos envolvidos em uma compra crítica têm é fundamental que as aquisições sejam concentradas em poucos fornecedores preferenciais parceiros Por isso para esse tipo de compra é preciso utilizar como estratégias a integração operacional e o gerenciamento de valor a fim de valorizar o bom relacionamento com os fornecedores e obter vantagens disso A identificação a seleção e a constante avaliação dos fornecedores da organização são ferramentas fundamentais para colocar em prática a imple mentação e a execução das estratégias de compras A fase da identificação dos fornecedores por exemplo deve incluir a investigação acerca da sua Suprimentos I 128 capacidade de atendimento das necessidades de compra da empresa além do tempo necessário para a consolidação de cada tipo diferente de compra Quando se analisam os diferentes tipos de compras que uma organização precisa fazer é possível perceber o quão importante é o papel dos fornecedores Nas compras de rotina por exemplo essa importância é mitigada princi palmente no momento em que se passa a responsabilidade da aquisição para o próprio usuário Já nas compras de gargalo por tratarem de itens estratégicos a escolha do fornecedor é mais complexa e a avaliação da sua capacidade de fornecimento precisa ser levada muito mais em consideração Considerando as compras críticas por exemplo pode ser que depois das análises feitas haja situações em que nenhum fornecedor seja capaz de suprir as necessidades da empresa compradora Nesse caso pode ser necessário se submeter a um processo que se chama desenvolvimento de fornecedores quando a própria empresa compradora vai moldar um de seus fornecedores preferenciais para que ele se torne um fornecedor em potencial para satisfazer suas compras críticas A função de compras dentro da cadeia de suprimentos tem como res ponsabilidade a aquisição da matériaprima necessária para apoiar os mais diversos processos e atividades de uma organização O propósito dessa área deve ser multifuncional e multidimensional uma vez que é preciso manter um fornecimento contínuo com estoques mínimos diminuir prazos de entrega e desenvolver fornecedores que auxiliem no atingimento do objetivo final da empresa Para todos os efeitos para as estratégias de compras eficazes e eficientes é preciso necessariamente que sejam feitos monitoramento e avaliação con tínua do desempenho dos fornecedores utilizando o feedback para estreitar o relacionamento com a empresa compradora 129 Suprimentos I BOWERSOX D J et al Gestão logística da cadeia de suprimentos Porto Alegre AMGH 2014 455 p CAMPOS A J C A gestão da cadeia de suprimentos Curitiba IESDE 2010 194 p MAGALHÃES E et al Gestão da cadeia de suprimentos Rio de Janeiro FGV 2013 168 p Encerra aqui o trecho do livro disponibilizado para esta Unidade de Aprendizagem Na Biblioteca Virtual da Instituição você encontra a obra na íntegra Podese dizer que o princípio de Pareto se aplica não somente às compras mas a todas as áreas de atividade das empresas Quando se fala na função compras da cadeia de suprimentos esse princípio se mostra quando uma pequena parcela da matériaprima dos produtos e dos serviços que são adquiridos é responsável pela maior parte do valor gasto na aquisição BOWERSOX et al 2014 Saiba mais O princípio de Pareto é conhecido também como regra dos 8020 lei dos poucos vitais ou ainda princípio da escassez do fator Esse princípio diz que para muitos eventos aproximadamente 80 dos efeitos gerados vêm de 20 das causas Para aplicar o princípio de Pareto podese dizer por exemplo que em uma empresa 80 das vendas vêm de 20 dos clientes 80 das despesas da sua residência vêm de 20 das contas a serem pagas 80 da riqueza de um país se concentra nas mãos de 20 da população