Ferramentas de Gerenciamento da Qualidade

Administração da Qualidade e Produtividade 4º Aula Ferramentas de gerenciamento Objetivos de aprendizagem Ao término desta aula vocês serão capazes de definir os tipos de ferramentas de gestão de qualidade conhecer como aplicar as ferramentas de gestão de qualidade entender a estrutura das ferramentas de gestão de qualidade Prezadosas alunosas nesta quarta aula vocês vão estudar as ferramentas de gerenciamento tais como brainstorming e variações cartas de controle diagrama de causa e efeito fluxograma Ciclo PDCA Folha de verificação Gráfico de Pareto 5W 2H 5s Bons estudos 21 1 Brainstorming e variações 2 Cartas e gráficos de controle 3 Diagrama de causa e efeito 4 Fluxograma 5 Ciclo PDCA 6 Folha de verificação 7 Gráfico de Pareto 8 5 W 2H 9 5 s 1 Brainstorming e variações Brainstorming é definido como um método de geração de ideias e compartilhamento de conhecimentos para resolver um determinado problema ou para gerar ideias inovadoras no qual os participantes são incentivados a pensar sem interrupção ANDRADE 2017 Brainstorming também é definido como uma atividade em grupo na qual cada participante compartilha suas ideias assim que elas vêm à mente Na conclusão da sessão as ideias são categorizadas e classificadas para ações subsequentes Para garantir uma sessão produtiva e para a qual todos os presentes contribuam existem várias regras de brainstorming tais como incentivar ideias novas e inovadoras por mais estranhas que possam parecer à primeira vista a quantidade de ideias é mais importante que a qualidade portanto enquanto as ideias são compartilhadas com o grupo elas não são discutidas ou criticadas em detalhes isso está reservado para uma fase posterior construir sobre as ideias apresentadas por outros cada pessoa e cada ideia tem o mesmo valor cada ideia gerada pertence ao grupo e não ao indivíduo que a pensou DOM 2019 Para realização de Brainstorming alguns princípios devem ser levados em consideração tais como Quantidade como ponto inicial é importante ressaltar que quanto mais ideias apresentadas melhor Ter um leque de opções é fundamental Saiba que é possível encontrar qualidade com base na quantidade Evite críticas a apresentação de novas ideias deve ser sem críticas Nenhum julgamento deve ser feito pois o objetivo é justamente ouvir a opinião do outro para depois fazer um processo de filtragem Valorize ideias mais criativas um segredo é valorizar ideias que fogem do tradicional Fique atento às propostas criativas que visam solucionar problemas Podem ser muito interessantes as ideias que não se enquadram aos conceitos já conhecidos Aperfeiçoar as ideias que já foram criadas outro método importantíssimo dentro de um processo de montagem de brainstorm é aperfeiçoar as ideias que já foram criadas O melhoramento e a ramificação de propostas são interessantes Com base em ideias prontas outras melhores podem surgir Seções de estudo Momento de colocar as ideias em prática além de pensar em possíveis soluções e formas de melhorar resultados no brainstorming é fundamental colocar em prática tudo o que já foi discutido Saber executar o que já foi pensado é o segredo do sucesso Monitoramento dos resultados acompanhar o crescimento dos resultados é um fator positivo não só para ter um controle de como está sendo a evolução do que foi proposto como também para motivar toda a equipe a crescer e continuar envolvida no processo DOM 2019 p1 Existem algumas técnicas que são fundamentais para realização do brainstorming entre as quais está a análise SWOT a sigla do inglês Strenghts Weaknesses Opportunities e Threats que significa Forças Strenghts Fraquezas Weaknesses Oportunidades Opportunities e Ameaças Threats Essa técnica é de grande relevância na identificação de oportunidades assim como pode indicar fatores que podem prejudicar a organização CASAROTTO 2019 Outra técnica usada em brainstorming é o Efeito Medici que é uma atividade que estimula a equipe a realizar interseções entre temas que não possuem uma correlação para a criação de novas ideias DOM 2019 p2 Essa técnica é usada para captar novas ideias e formar uma visão inovadora Ainda na realização do brainstorming temos a técnica de Ideias Livres um método clássico de brainstorming pois deixa as pessoas livres para discutirem suas ideias trazendo inovações ou propondo soluções de forma livre Nesse modelo a proposta é a troca de experiências de conceitos e dúvidas para que juntos possam ter uma solução plausível PRADA 2018 Os mapas mentais eletrônicos são particularmente úteis aqui pois auxiliam na visualização de como as ideias se relacionam Uma vez categorizadas e mapeadas as ideias são mais facilmente avaliadas e priorizadas para ação 2 Cartas e gráficos de controle As cartas de controle são uma plotagem contínua de dados para um processo e podem indicar quando as saídas do processo começam a se afastar das medições esperadas e em seguida permitem a correção Eles também mostrarão facilmente se as atividades de melhoria foram eficazes pois haverá uma mudança sustentada nos dados após a conclusão do trabalho de melhoria RIBEIRO CATEN 2012 As cartas de controle podem ser usadas para verificar a estabilidade do processo monitorar as condições que podem exigir que a equipe reaja e monitorar a execução consecutiva de resultados em qualquer padrão O Gráfico de Controle ajuda você a determinar graficamente se o desempenho do processo está dentro do limite aceitável Um gráfico de controle pode ser usado para monitorar os números de desempenho do projeto como variação de custo ou cronograma e também muitas outras métricas de desempenho O gráfico de controle terá os seguintes componentes de um processo limite de controle superior limite de controle inferior média LOUZADA 2016 22 Administração da Qualidade e Produtividade 3 Diagrama de causa e efeito O diagrama de causa e efeito é parte integrante da Gestão da Qualidade Isso é feito para evitar que defeitos semelhantes aconteçam no futuro O diagrama de causa e efeito é usado para fazer a análise de causa raiz Esse diagrama também conhecido como Diagrama Espinha de Peixe e Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta que ajuda a estimular brainstorming dentro da equipe fazendo análise de causa raiz e ajuda a organizar os pensamentos A equipe pergunta por que várias vezes para um determinado problema e tenta encontrar as causasraízes ANDRADE 2021 Figura 1 Exemplo Diagrama de Espinha de Peixe Fonte httpssitemokicombrespinhadepeixe 4 Fluxograma O fluxograma é parte integrante das ferramentas de gestão da qualidade O fluxograma no contexto das sete ferramentas básicas da qualidade é definido para descrever a apresentação gráfica de um processo Um processo pode ser visto como uma sequência de atividades realizadas coletivamente para atingir objetivos específicos Essas sequências de atividades incluem um conjunto de entradas nós de ramificação de decisão e saída resultante Um fluxograma pode ser usado para visualizar a sequência de eventos de um processo executado sequencialmente ou em paralelo FORLOGIC 2018 Durante o Planejamento da Qualidade o fluxograma pode ajudar a equipe do projeto a antecipar problemas de qualidade que podem ocorrer durante um processo Uma consciência do problema potencial pode resultar no desenvolvimento de procedimentos de teste ou abordagens para lidar com eles FORLOGIC 2018 Figura 2 Exemplo de fluxograma de processo Fonte httpsmaisconsultoriacombrfluxogramadeprocessos 5 Ciclo PDCA O ciclo PDCA é uma ferramenta Lean que pode ser usada em qualquer estágio de uma transformação organizacional para impulsionar o progresso e avaliar o sucesso Seu nome é derivado de suas quatro etapas Plan planejar Do fazer Check checar Act agir WOLF 2019 Existem muitos casos em que o ciclo PDCA pode ser usado para impulsionar o progresso Estes incluem no início de um novo projeto de melhoria quando você apresenta um programa Kaizen pela primeira vez para conduzir uma mudança cultural ao identificar as causasraiz dos problemas para determinar soluções para melhorar um processo que poderia estar funcionando de forma mais eficiente WOLF 2019 Planejar a etapa de planejamento pode na verdade ser mais detalhada Essa primeira etapa do ciclo PDCA é onde se esclarece o problema que deseja resolver Aqui pode explorar o impacto do problema que o gestor está pensando em resolver e se esse é o problema certo a ser enfrentado para atingir os objetivos WOLF 2019 Fazer agora é o momento de executar as medidas que foram definidas na primeira etapa Normalmente se começa com um pequeno projeto de teste para que possa minimizar os riscos e avaliar a eficácia do plano nas duas etapas finais antes de implementálo em larga escala Durante essa etapa podese também coletar informações para estudar na próxima etapa WOLF 2019 Verificar depois que o plano é colocado em ação é o momento verificar o desempenho e os resultados do processo Certificandose de ter dados suficientes para obter uma compreensão precisa de como o projeto está sendo executado O gestor pode aplicar um relatório de painel para ajudálo a rastrear e acompanhar o desempenho do processo WOLF 2019 Agir ou Ajustar nessa etapa é possível ajustar e agir para que o projeto alcance os resultados esperados é hora de implementálo em maior escala Por outro lado os dados podem ter revelado informações inesperadas e nesse caso o gestor pode repetir o ciclo PDCA Nessa fase aprendese com as falhas do projeto e identificase as lacunas para o próximo plano WOLF 2019 O ciclo PDCA deve ser um processo contínuo Independentemente dos resultados do projeto é provável que crie novas oportunidades de melhoria que podem ser estudadas e ajustadas Ferramentas que dão suporte ao PDCA 5W2H 5 Porquês e 2 Comos é uma metodologia que ajuda a definir um problema da forma mais eficaz Que Descreva o problema Por quê Por que essa tarefa é necessária Onde Onde ocorre Quando quando o problema começou Em que parte do processo ocorre Quem Quem é afetado Como Como podemos reconhecer que há um problema Quantos Quantifique o problema A3 é uma metodologia de resolução de problemas 23 que orienta os usuários a Esclareça o problema com 5W2H Problemas de quebra Defina o alvo Analise a causaraiz Desenvolver contramedidas Implementar contramedidas Monitorar resultados Padronizar Diagrama Espinha de Peixe ajuda a mostrar as causas de um evento específico Está dividido em 5 áreas mão de obra pessoas máquinas materiais e métodos BUILDER 2021 p 2 6 Folha de verificação Folha de verificação é um formulário de registro de dados que foi projetado para interpretar prontamente os resultados do próprio formulário Ele precisa ser projetado para os dados específicos que deve coletar Usado para a coleta de dados repetitivos quantitativos ou qualitativos Adaptável a diferentes situações de coleta de dados É necessária uma interpretação mínima dos resultados Fácil e rápido de usar Sem controle para várias formas de viés exclusão interação percepção operacional não resposta estimativa FORLOGIC 2016 Lista de verificação contém itens que são importantes ou relevantes para um problema ou situação específica As listas de verificação são usadas em condições operacionais para garantir que todas as etapas ou ações importantes tenham sido tomadas Seu objetivo principal é orientar as operações não coletar dados Geralmente usado para verificar se todos os aspectos de uma situação foram levados em consideração antes da ação ou tomada de decisão MARTINS 2022 7 Gráfico de Pareto O gráfico de Pareto é um histograma ordenado Os histogramas são plotados em ordem decrescente de frequência mostrando cada causa raiz e o número correspondente de defeitos contribuídos por elas O gráfico de Pareto é baseado na famosa regra 8020 Isso ajuda a se concentrar nas causas raízes significativas e em eliminálas FORLOGIC 2016 Figura 3 Gráfico de Pareto Fonte httpswwwyoutubecomwatchvm32O0obtVWs Gráficos de Pareto ajudam a focar a atenção nas questões mais críticas priorizam a causa potencial do problema e ajudam a identificar os poucos críticos dos muitos acríticos 8 5 W 2H Cinco W é um acrônimo em inglês que representa as principais perguntas que devem ser feitas e respondidas ao investigar e relatar um fato ou situação What o que será feito Why por que será feito Where onde será feito When quando será feito Who por quem será feito NAPOLEÃO 2018 Os cinco W é uma metodologia cuja base são as respostas para as sete perguntas essenciais Com essas respostas em mãos o gestor terá um mapa de atividades que irá ajudálo a seguir todos os passos relativos a um projeto de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva SEBRAE 2017 O 5W2H foi criado na fábrica de automóveis do Japão durante a condução de estudos sobre qualidade hoje o 5W2H é considerado uma ferramenta administrativa e da qualidade que pode ser aplicada em várias áreas de negócio e em diferentes contextos dentro de uma organização como no planejamento estratégico para organizar e guiar a execução de ações dentro da empresa NAPOLEÃO 2018 O 5W2H tem como objetivo principal auxiliar no planejamento de ações pois ele ajuda a esclarecer questionamentos sanar dúvidas sobre um problema ou tomar decisões A ferramenta funciona como uma espécie de checklist composto por sete perguntas específicas e que tem as iniciais de suas palavraschave em inglês NAPOLEÃO 2018 p 2 As perguntas que compõem o 5W2H são WHAT o que será feito Aqui devese determinar a intenção do que se pretende realizar ou seja definir e descrever o que será feito de fato Por exemplo criação de um ambiente de descanso e leitura para colaboradores WHY por que será feito Tratase da justificativa para o desenvolvimento do que foi proposto Por exemplo para proporcionar uma oportunidade de relaxamento e pausa para melhorar a qualidade de vida dos colaboradores e consequentemente enriquecendo suas entregas WHERE onde será feito Definição do local de realização Esse local pode ser físico ou até mesmo um departamento ou setor de uma empresa Por exemplo na sala 2 disponível no subsolo da empresa WHEN quando será feito O tempo de execução cronograma e prazos para a execução WHO por quem será feito Devese definir quem ou qual área será responsável pela execução do que foi definido Por mais que uma área seja a responsável uma boa prática é escolher um líder ou seja alguém que será encarregado de gerenciar a execução do que 24 Administração da Qualidade e Produtividade foi proposto HOW como será feito Os métodos ou estratégias utilizadas para a condução do que foi estabelecido devem ser definidos para que o que foi idealizado seja executado da melhor forma HOW MUCH quanto custará Definição do custo e investimento necessário para a realização do que foi proposto NAPOLEÃO 2018 p2 O 5W2H ajuda na execução e sobretudo no controle das tarefas da empresa o que pode significar economia de tempo e recursos pois quando se coloca em prática todas as dúvidas acabam e firmase a produtividade Fica tudo mais claro e a atribuição de atividades a cada colaborador significa que as pessoas envolvidas no projeto específico sabem o que fazer quando onde de que forma etc Tanto resultado como economia entram em sinergia tornandose importante diferencial estratégico para o negócio ENDEAVOR BRASIL 2017 Aplicação do 5W2H no dia a dia o primeiro passo é responder a todas as perguntas relativas ao processo de forma clara e objetiva Feito isso é só elaborar uma tabela explicativa sobre o que foi planejado Se houver diferentes departamentos envolvidos é preciso distribuir exatamente as tarefas de acordo com as respostas relativas a cada área Em suma a aplicação é fácil o mais trabalhoso é formular as soluções exatas para cada uma das questões SEBRAE 2017 O 5W2H pode ser aplicado em diferentes situações não apenas na empresa mas na vida particular também pois é uma ferramenta que favorece o planejamento de qualquer atividade Essa ferramenta pode ser usada em diferentes ocasiões por exemplo no lançamento de um produto assim como nas atividades domésticas ENDEAVOR BRASIL 2017 Outros casos em que o 5W2H pode fazer a diferença são no planejamento estratégico para tornar uma empresa mais lucrativa na manutenção de máquinas de uma indústria na definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal no aumento da sua carteira de clientes SEBRAE 2017 p3 9 5 S A ferramenta de qualidade 5S é derivada de cinco termos japoneses que começam com a letra S usados para criar um local de trabalho adequado para controle visual e produção enxuta Os pilares do 5S são simples de aprender e importantes de implementar Seiri separar e remover ferramentas peças e instruções desnecessárias dos materiais realmente necessários Seiton organizar e identificar peças e ferramentas ordenadamente para facilidade de uso Seiso para realizar uma campanha de limpeza Seiketsu realizar diariamente seiri seiton e seiso para manter o local de trabalho em perfeitas condições Shitsuke formar o hábito de sempre seguir os quatro primeiros Ss REVELLE 2004 p 21 Abaixo os termos japoneses são traduzidos para a versão em inglês dos 5s Quadro 1 Termos traduzidos do japonês para o português e inglês Japonês Traduzido Inglês Definição Seiri organizar ordenar Elimine o que for desne cessário separando as fer ramentas peças e instru ções necessárias daquilo que não precisa mais Seiton ordem colocar em or dem Organize o que resta or ganizando e identificando peças e ferramentas para facilitar o uso Seiso limpeza brilhar Limpe a área de trabalho realizando uma campanha de limpeza Seike tsu padroni zar padro nizar Programe limpeza e ma nutenção regulares reali zando seiri seiton e sei so diariamente S h i t suke disciplina susten tar Faça dos 5S um modo de vida criando o hábito de sempre seguir os quatro primeiros Ss Fonte Revelle 2004 p 21 Os benefícios derivados da implementação de um programa lean 5S incluem segurança aprimorada maior disponibilidade de equipamentos menores taxas de defeitos custos reduzidos maior agilidade e flexibilidade de produção melhoria do moral dos funcionários melhor utilização de ativos imagem corporativa aprimorada para clientes fornecedores funcionários e gerenciamento REVELLE 2004 Retomando a aula Chegamos assim ao final da quarta aula Vamos recordar alguns dos principais pontos abordados 1 Brainstorming e variações Nesta seção ficou definido brainstorming como um método de geração de ideias e compartilhamento de conhecimentos para resolver um determinado problema ou para gerar ideias inovadoras no qual os participantes são incentivados a pensar sem interrupção 2 Cartas e Gráficos de controle 25 Nesta seção explicamos que cartas de controle são uma plotagem contínua de dados para um processo e podem indicar quando as saídas do processo começam a se afastar das medições esperadas e em seguida permitem a correção O Gráfico de Controle ajuda a determinar graficamente se o desempenho do processo está dentro do limite aceitável 3 Diagrama de causa e efeito É parte integrante da Gestão da Qualidade O diagrama de causa e efeito é usado para fazer a análise de causa raiz Esse diagrama também é conhecido como Diagrama Espinha de Peixe e Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta que ajuda a estimular brainstorming dentro da equipe fazendo análise de causa raiz e ajuda a organizar os pensamentos 4 Fluxograma É parte integrante das ferramentas de gestão da qualidade O fluxograma no contexto das sete ferramentas básicas da qualidade é definido para descrever a apresentação gráfica de um processo 5 Ciclo PDCA É uma ferramenta Lean que pode ser usada em qualquer estágio de uma transformação organizacional para impulsionar o progresso e avaliar o sucesso Seu nome é derivado de suas quatro etapas Plan planejar Do fazer Check checar Act agir 6 Folha de verificação É um formulário de registro de dados que foi projetado para interpretar prontamente os resultados do próprio formulário Ele precisa ser projetado para os dados específicos que deve coletar Usado para a coleta de dados repetitivos quantitativos ou qualitativos Adaptável a diferentes situações de coleta de dados 7 Gráfico de Pareto É um histograma ordenado Os histogramas são plotados em ordem decrescente de frequência mostrando cada causa raiz e o número correspondente de defeitos contribuídos por elas O gráfico de Pareto é baseado na famosa regra 8020 que ajuda a focar a atenção nas questões mais críticas prioriza a causa potencial do problema e ajuda a identificar os poucos críticos dos muitos acríticos 8 5 W 2H É considerado uma ferramenta administrativa e da qualidade que pode ser aplicada em várias áreas de negócio e em diferentes contextos dentro de uma organização como no planejamento estratégico para organizar e guiar a execução de ações dentro da empresa O 5W2H tem como objetivo principal auxiliar no planejamento de ações pois ele ajuda a esclarecer questionamentos sanar dúvidas sobre um problema ou tomar decisões 9 5 S É derivada de cinco termos japoneses que começam com a letra S usados para criar um local de trabalho adequado para controle visual e produção enxuta Os 5S são Sein separar ferramentas peças e instruções necessárias de materiais desnecessários e remover os desnecessários Seiton para organizar e identificar peças e ferramentas ordenadamente para facilidade de uso Seiso para realizar uma campanha de limpeza Seiketsu realizar diariamente seiri seiton e seiso para manter um local de trabalho em perfeitas condições Shitsuke para formar o hábito de sempre seguir os quatro primeiros Ss Vale a pena Brainstorming Ferramentas da Qualidade Total Disponível em httpswwwyoutubecom watchvfBpcG4DMvvM Acesso em 12 maio 2022 WEBSÉRIE 7 Ferramentas da Qualidade Ep 01 Carta de Controle Disponível em httpswwwyoutube comwatchvit6jURXW48M Acesso em 12 maio 2022 DIAGRAMA DE ISHIKAWA 6M CAUSA E EFEITO ESPINHA DE PEIXE EXEMPLO PRÁTICO Disponível em httpswwwyoutubecom watchv9gXaHTm2y5M Acesso em 12 maio 2022 Ferramentas de Qualidade Fluxograma Disponível em httpswwwyoutubecomwatchvzwmQh55GDm4 Acesso em 12 maio 2022 RESUMÃO O que é o Ciclo PDCA Deming Disponível em httpswwwyoutubecomwatchv9y4qgEAM3s Acesso em 12 maio 2022 Folha de Verificação Checklist Ferramenta de Gestão da Qualidade Disponível em httpswwwyoutubecom watchvB2azE1hDzQ8 Acesso em 12 maio 2022 Diagrama de Pareto Ferramentas da Qualidade Total Disponível em httpswwwyoutubecom watchvTOifvS3LIrA Acesso em 12 maio 2022 ANÁLISE 5W2H O que é e como USAR de forma RÁPIDA e DIRETA Disponível em httpswww youtubecomwatchvRTiugdJLQDA Acesso em 12 maio 2022 Programa 5S Disponível em httpswwwyoutube comwatchvZaSxBWif4 Acesso em 12 maio 2022 Vale a pena assistir