Folha de Pagamento e Encargos Sociais - Guia Completo sobre eSocial, SPEDs e Impactos Tributários

1 TEMA FOLHA DE PAGAMENTO E ENCARGOS SOCIAS RELAÇÕES TRABALHISTAS ESOCIAL INTEGRAÇÃO COM SPEDs A IMPORTÂNCIA DO TRABALHO NUMA SOCIEDADE REGISTROS CONTÁBEIS IMPACTOS TRIBUTÁRIOS UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ SETOR DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE CONTABILIDADE TRIBUTÁRIA AULA 31 2 A BUROCRACIA É ENORME POR ISSO É NECESSÁRIO UM OLHAR MAIS PROFUNDO DO QUE SUA SIMPLES ELABORAÇÃO AO FINAL DESSE TRABALHO PENSO QUE SUA CONCLUSÃO TENHA PASSADO A IDEIA DE TODO ESSE CONTEXTO ACIMA CITADO PRINCIPALMENTE EM RELAÇÃO AO LUCRO REAL POSSÍVEL AUDITORIA OU SIMPLES CONFERÊNCIA DE TODA AS ATIVIDADES É TAMBÉM UM DESAFIO MAS COM BOAS OPORTUNIDADES PROFISSIONAL AO TRATAR DESSE TEMA PENSO NA GRANDE IMPORTÂNCIA EM SE ELABORAR A FOLHA DE PAGAMENTO DE MANEIRA CORRETA POIS ENVOLVE NÃO SÓ A PARTE TRABALHISTA MAS A PREVIDENCIÁRIA CONTÁBIL E TRIBUTÁRIA A VIDA É UMA JORNADA E NÃO IMPORTA QUANTA ASSISTÊNCIA É OFERTADA NINGUÉM PODE REALIZAR ESSA JORNADA POR NÓS AURÉLIA LOUISE JONES 3 Faz muito tempo que o contribuinte espera por uma simplificação das obrigações acessórias Infelizmente parece que a situação na deve mudar tão logo assim A Lei Complementar 1992023 que institui o Estatuto Nacional de Simplificação de Obrigações Tributárias Acessórias foi publicada no Diário Oficial da União DOU no dia 2 de agosto23 Na realidade tratavase de um Projeto PLP 17821 do senador Efraim Filho UniãoPB que continha em seu bojo uma grande simplificação das obrigações acessórias que foi votado pela Câmara dos Deputados em 122022 e pelo Senado em 0723 CONHECER ALGUMAS EXIGÊNCIAS NO AMBIENTE FOLHA DE PAGAMENTO OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS 4 Infelizmente grande parte das propostas não foram acatadas pela Presiência da República sob argumentos de que as medidas poderiam aumentar os custos no cumprimento das obrigações tributárias devido à necessidade de evoluir sistemas e preparar a sociedade para as novas obrigações Além disso afirmouse que a simplificação dos documentos fiscais deve ser realizada de maneira estruturada e em observância aos princípios da eficiência e da economicidade Os itens vetados atingem os principais pontos do projeto Entre eles a instituição da Nota Fiscal Brasil Eletrônica NFBe da Declaração Fiscal Digital Brasil DFDB e do Registro Cadastral Unificado RCU A primeira substituía vários documentos por um modelo único nacional Já a DFDB e o RCU permitiam a unificação das bases de dados dos fiscos das três esferas de governo Receita Federal e secretarias de fazenda ou finanças de estados e municípios 5 O Departamento de Pessoal por meio de seus funcionários colaboradores operacionalizam o eSocial em conformidade com a lei e o cumprimento de obrigações trabalhistas e tributárias O eSocial é regido pela Portaria Conjunta nº 44 de 11082023 tem versão atualizado do leiaute e do Manual de Orientação do Sistema Simplificado de Escrituração Digital das Obrigações Previdenciárias Trabalhistas e Fiscais eSocial Mas também o Profissional da Contabilidade não pode ignorar conhecimentos dessa ferramenta Qualquer dúvida pode ser sanada no Portal do ESocial ESOCIAL DECRETO Nº 8373 DE 2014 Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas 6 Quem está obrigado a enviar essas informações A regra é clara Se há relação empregatícia de carteira assinada é necessário enviar as informações do empregado ao eSocial Esta regra vale inclusive para os Micro Empresários Individuais MEI O eSocial faz parte da família do SPED Sistema Público de Escrituração Digital Praticamente são mais de 40 micro declarações independentes e que ao mesmo tempo se interligam o eSocial representa uma mudança radical na forma como os empregadores enviam os dados das relações de trabalho ao fisco 7 Quando uma empresa contrata serviços de terceiros por exemplo fazer pinturas consertos etc mediante a cessão de mão de obra sofrerão retenção de 11 de INSS no pagamento da nota fiscal fatura ou recibo de prestação de serviços Lei nº 971198 e conforme previsto nos arts 17 a 19 da IN RFB nº 13002012 Os valores retidos e destacados nos documentos citados acima poderão ser compensados em folha de pagamento desde que declarado em Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviços e Informações à Previdência Social GFIP EFD Reinf Escrituração Fiscal Digital de retenções e outras informações fiscais 8 É necessário acompanhar as alterações EFDReinf Como se observa o EFDReinf é um dos módulos SPED que deve ser utilizado em complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas eSocial para informar rendimentos pagos e retenções de imposto de renda e contribuições sociais 9 A contabilização da folha de pagamento é um assunto que envolve diversos enfoques entrelaçados decorrentes da relação que existe entre empregadorempregado direitos e obrigações trabalhistas e previdenciários inerentes às partes Da mesma forma envolve às leis do IRPJ e CSLL RIR2018 quanto à dedutibilidade ou não de algumas rubricas oriundas dessa relação empregadorempregado mediante determinações da Consolidação das Leis do Trabalho CLT FOLHA DE PAGAMENTO CONTRIBUIÇÕES TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS SITUAÇÕES PONTUAIS SEUS REFLEXOS 10 Não esqueça os computadores só processam as informações mediante sua programação Atenção Todo empregador ou profissional de contabilidade precisa conhecer os elementos contabilizados sobre salários que se traduz no contracheque entregue ao funcionário Quanto ao funcionário nem se fala porque ele sente diretamente no bolso 11 QUAIS SÃO AS REGRAS DO FISCO SOBRE A FOLHA DE PAGAMENTO É importante ressaltar que serão tratados os principais aspectos da legislação que envolve a área trabalhista legislação previdenciária legislação federal contábil entre outras que tenham ligação em algum ponto do tema porém não deixando de analisar os itens mais importantes e úteis à matéria CUSTOS DESPESAS COM MÃO DE OBRA Para efeitos de contabilização a folha de pagamento e os encargos sociais devidos serão contabilizados como custo quando o quadro de pessoal estiver alocado ao setor fabril industrial ou prestador de serviços 12 Serão contabilizados como despesa quando o quadro de funcionários for alocado nas instalações comerciais administrativas área de vendas etc portanto fora do contexto fábrica 13 Funcionários empregados devem estar devidamente registrados no quadro funcional da empresa exigindo se o cumprimento das leis já citadas quando aplicadas Qualquer rubrica qualificação e valor quantificação que não seja contabilizada afetará o montante dos custos fabricação ou as despesas gastos para se obter uma receita MAIS INFORMAÇÕES 14 IMPEDITIVOS DO SIMPLES NACIONAL CONSTA NÃO PODERÃO SE BENEFICIAR DO TRATAMENTO JURÍDICO DIFERENCIADO PREVISTO NA LEI COMPLEMENTAR Nº 123 CUJOS TITULARES OU SÓCIOS GUARDEM CUMULATIVAMENTE COM O CONTRATANTE DO SERVIÇO RELAÇÃO DE PESSOALIDADE SUBORDINAÇÃO E HABITUALIDADE Empregador a Consolidação das Leis do Trabalho CLT aduz no artigo 2º o conceito de empregador Considerase empregador a empresa individual ou coletiva que assumindo os riscos da atividade econômica admite assalaria e dirige a prestação pessoal de serviços 15 Acrescenta ainda por conta do 1º A equiparação de empregador determinando Equiparamse ao empregador para os efeitos exclusivos da relação de emprego os profissionais liberais as instituições de beneficência as associações recreativas ou outras instituições sem fins lucrativos que admitirem trabalhadores como empregados EQUIPARADO A EMPREGADOR 16 Salário é o valor pelo qual o funcionário é contratado podendo recebê lo em dinheiro ou crédito em conta bancária Remuneração é o conjunto de vantagens habitualmente atribuídas aos empregados em decorrência de serviços que são executados para o empregador São os salários propriamente dito mais alimentação moradia vestuário utilidades e outras prestações in natura CLT artigos 457 e 458 Folha de pagamento elaboração e manutenção da folha de pagamento individualizada e detalhada de todos os empregados assim como os recolhimentos de guias dos encargos sociais escrituração de livros fichas arquivos eletrônicos referente ao controle do quadro de pessoal vide aulas iniciais Regulamento da Previdência Social Decreto 304899 art 225 17 Adições aos salários além salários propriamente ditos existem outras verbas que oneram a folha de pagamento representados pelos encargos com as contribuições sociais como o 13 salário férias remuneradas contribuição para o Fundo de Garantia FGTS aviso prévio indenizado repouso semanal remunerado indenização compensatória de 40 sobre o saldo do FGTS valetransporte valerefeição horas extras etc 18 Alguns especialistas estimam que a soma de todos os Custos Trabalhistas e Previdenciários representam mais de 100 do salário nominal ou seja um funcionário que receba um saláriobase de 250000 na realidade gera um custo total mensal dobrado ou seja mais de 500000 para a empresa A CARGA TRIBUTÁRIA SOBRE A FOLHA DE PAGAMENTO E ENCARGOS SOCIAIS 19 Se tiver de 24 a 32 faltas Férias contagem pelo período de aquisição 13º Salário contagem feita proporcional ao mês Se tiver de 15 a 23 faltas Se tiver de 6 a 14 faltas Para a fração de 112 tem que ser superior a 14 dias tanto na admissão como na demissão 30 dias corridos Se tiver até 5 faltas COMO CALCULAR O PROPORCIONAL DE FÉRIAS E 13 SALÁRIO 112 AVOS DIAS QUE PODE GOZAR DE FÉRIAS FALTAS NO PERÍODO AQUISITIVO 12 dias corridos 18 dias corridos 24 dias corridos Mais de 32 faltas Perde direito às férias FÉRIAS A cada de ano de trabalho cumprido pelo funcionário período aquisitivo 12 meses ele tem direito a gozo de férias de acordo com dias trabalhados nesse período aquisitivo da seguinte forma 20 Nota 1 mas esse é um problema para o profissional da área de RH Recursos Humanos resolver sendo o momento onde se requer mais atenção no caso de demissão do funcionário Veja um exemplo ilustrativo 21 nestes meses foram trabalhados menos de 15 dias CONTAGEM DOS AVOS DE FÉRIAS CONTAGEM DOS AVOS DO 13º SALÁRIO PERÍODO PERÍODO AVOS PERÍODO PERÍODO AVOS 2101X5 2002X5 112 2101X5 3101X5 0 2102X5 2003X5 112 0102X5 2802X5 112 2103X5 2004X5 112 0103X5 3103X5 112 2104X5 2005X5 112 0104X5 3004X5 112 2105X5 2006X5 112 0105X5 3105X5 112 2106X5 1307X5 112 0106X5 3006X5 112 0107X5 1307X5 0 TOTAL 612 512 será considerado 112 avos neste período trabalhado Foram trabalhados mais de 15 dias O Sr Plutão foi ADMITIDO na empresa Vênus em 2101X5 DEMITIDO em 1307X5 Não teve faltas no período e cumpriu o avisoprévio de 30 dias 22 Período Concessivo de férias após o período aquisitivo vem o chamado período concessivo de férias Nesse caso o empregado deve tirar as férias no período de 12 meses após o período aquisitivo Exemplo caso o funcionário tivesse cumprido o período aquisitivo de 2101X5 a 2001X6 o período concessivo só poderia ser de 2101X6 a 2001X7 Direito de férias período aquisitivo além da explicação acima para melhor compreensão a partir do momento que o trabalhador tem sua carteira assinada empregado esse direito começa a ser constituído pois a cada período de 30 dias se ele trabalhar 15 dias já terá direito a 25 de férias em cada mês 30 dias 12 meses 250 É o conhecido avos de férias Logo o período aquisitivo se dá assim que o empregado adquirir o direito às férias isto é Total de 12 meses 250 x 12 meses 30 dias 23 Nota 3 as férias não sendo concedidas dentro do período concessivo o empregado terá direito ao pagamento das férias em dobro de acordo com o artigo 137 da CLT Nota 4 Além das informações acima a Súmula nº 450 do TST Tribunal Superior do Trabalho determina que se a remuneração das férias e se for o caso do abono pecuniário serão efetuados até 2 dois dias antes do início do devido gozo das férias conforme o disposto no artigo 145 da CLT Caso isso não seja cumprido pelo empregador ainda que dentro do período concessivo as férias deverão ser pagas em dobro também Nota 2 nesse caso pode ocorrer uma dúvida Se o funcionário deve tirar as férias nos próximos 12 meses após o período aquisitivo na realidade ela irá trabalhar 11 meses e não 12 meses É verdade porém o art 134 da CLT Consolidação das Leis do Trabalho determina que o prazo máximo será de 12 meses para a concessão das férias 24 ENCARGOS SOCIAIS Sobre o valor do abono pecuniário de férias não há incidência de contribuição previdenciária e FGTS Todavia o abono deverá ser adicionado à remuneração das férias para cálculo do Imposto de Renda na Fonte VALOR DO ABONOPRAZO DE PAGAMENTO o valor do abono pecuniário deve ser calculado sobre a remuneração das férias acrescidas do terço constitucionalmente garantido O abono pecuniário deverá ser pago juntamente com a remuneração das férias até 2 dois dias antes do início do período de fruição das férias vide a Súmula 450 do TST